行政管理制度.docx
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行政管理制度
芜湖市和蓄机械股份有限公司
行政管理制度
（第一版）
目录表
第一章办公管理制度
第二章档案管理制度
第三章公文管理制度
第四章安全保密制度
第五章公司印章管理制度
第六章电脑网络管理制度
第七章会议与接待管理制度
第八章员工着装管理制度
第九章员工名牌管理制度
第十章考勤管理制度
第十一章员工就餐管理制度
第十二章门卫管理制度
第十三章员工出差管理制度
政文：
第一章办公管理制度
办公管理是公司对员工办公环境、行为和使用物品、设备进行规范、规划、配置、控制、保管的过程，主要包括：
办公环境管理、办公行为及形象规范，办公用品及设备管理。
为加强办公管理，规范办公行为及管理操作，维护办公环境，维持正常工作秩序，保全固定资产，特制定本办公管理规定，其整体原则为美化环境，规范行为，保全配备，有效控制；办公管理规定内容如下：
第一条办公环境管理（因办公室外环境卫生工作由有关人员负责，此指员工对办公室内各自办公周围环境和办公桌椅的清洁和维护）。
一．办公桌椅排放整齐有序，不得乱放，阻碍行人；
二．办公用品、由行政部统一计划，统一发放管理。
工作文件及资料等须整齐置放；
三．与工作无关的物品须整齐存放于隐蔽地方，不得妨碍正常工作；
四．每日下班离岗前须整理桌面物品、文件资料，便于次日正常工作；
五．日常办公文件资料须分门别类整理、统一有标识存放，便于查找和取拿；
六．保持办公地点的美观，不许乱贴、乱钉与工作无关的物品；
七．办公室清洁卫生由行政部负责监督,各员工办公桌清洁应由其本人负责,办公桌面须保持整洁。
环境卫生轮流值日.
八、空调由专人管理，其它人不得自行开关。
九、办公室温度在5度以下或27度以上可以使用空调。
十、办公场所禁止吸烟，不听劝阻者罚款10-20元，如果业务单位来人吸烟，接待人员应负责劝阻，劝阻不了,对负责业务接待人员处罚。
第二条办公行为及形象要求：
一．上班时，衣着须大方、整洁、得体，不可穿着短裤、超短裙及拖鞋或拖鞋式凉鞋。
二．上班时间内必须佩戴名牌；
三．在办公场所须文明交谈,行为须端正，在正常上班时间讨论工作的需要低声交谈，保持办公场所安静；
四．不能在办公场所喝酒、赌博；或酒后上岗。
五．不能在办公场所乱涂、乱画、乱贴、乱钉；
六．接听私人电话尽可能简短，通话时避免影响他人工作；
七．尊重他人工作，不能窥看他人工作及文件内容；
八．离开办公室注意关灯、关空调、检查门窗并上锁。
第三条办公设备管理、办公用品管理及领用：
一．办公设备的采购、管理及领用：
办公设备属公司固定财产，主要包括办公桌椅、电脑及电脑的各种组件、电脑软件、网络设备、打印机、复印机、扫描仪、空调、文件柜等；
1．办公设备采购、管理细则：
1）办公设备的购买须以下列程序申请：
填写《物品需求单》→
报行政部核查→呈总经理签批→转交采购部采购。
2）采购由专人负责或委托采购，未经批准擅自采购，不予以报销；
3）对于专业设备或大件设备，须委托有关有辨别能力和经验的人员采购或专人采购委托验收；
4）采购人员须清楚了解申购物品性能要求，不明之处须与申购部门或管理员联系，在未明确之前，不得擅自采购；
5）采购必须物、票相符，票据真实；
6）采购须保证物品质量，价格合理；
7）采购费用报销须实报实销，不许虚开多报；
8）采购物品须经有关使用人员或专门指定人员验收合格后方能由管理员登记入库做台帐；
9）对于无计划、无申请、无审批的采购一律不给予报销；对于采购的物品无发票的一律不给报销，如有特殊情况作特殊处理。
2．办公设备采购程序：
1）需使用办公设备部门，须提前三天填写《物品需求单》，部门经理或负责人签署意见，交行政部；
2）行政部须见申请部门经理或负责人意见后，根据物品存储情况，在《物品需求单》上作出无须采购、或可以领用的意见，通知有关申请人领拿，并在申请单上注明实际情况；
3）如若库存不足或没有，则行政部必须在申请表中作出采购意见并交总经理审批；
4）行政部根据采购最终审批意见交采购部采购；
5）行政部根据实际要求自行或委托专业人员验收已采购物品，验收合格则登记入库管理，不合格则按有关规定进行处理或退货；
3．办公设备使用管理细则：
设备管理员权责：
1）采购物品验收合格入库后，行政部必须详细做好进出和结余台帐；
2）行政部必须明确办公设备代码编号，并在办公设备上做明确标识或贴上标号；
3）对于办公设备归员工个人使用、保管，分配到员工个人；未能归个人使用或共用的设备归入公司使用，由行政管理部统一保管和使用，必要时进行使用登记；
4）办公设备分布和归谁使用由行政部进行详细设档管理，明确设备分布位置和负责人；
5）行政部必须跟踪和确认交换使用办公设备的去处，并做好登记；
6）行政部必须进行每半年定期全面及日常不定期部分检查和盘点，对违反规定人员提出处理意见；
设备使用人权责：
1）办公设备分配到个人后，使用人须自觉妥善放置和保管好设备，否则检查或盘点发现未能妥善保管或有损坏，要求个人负责赔偿；
2）不许浪费使用或故意损坏办公设备；
3）未能合理使用而损坏办公设备（除设备正常损坏外），使用人自购新件或照价赔偿，并给予通报批评；
4）借用办公设备，须及时归还，否则因丢失或被损坏，由借用人负责购置新件偿还或照价赔偿，并予以批评；
5）办公设备原则上只能于上班时间使用，不许外带；属共用设备，不得独占私用；
6）未经同意，不许乱拿乱用他人或公司共用办公设备；
7）原则上不允许在公司机器上配备私人部件，如须配备须通知行政部进行登记备案；
8）不允许使用办公设备做与工作无关的事或私人项目；
9）不允许在工作场所使用电脑玩游戏和浏览与工作无关的网
页；
10）设备使用人须无条件配合管理员进行设备核查工作；
11）每个员工有权利和责任维护公用设备，对故意毁坏公司公用设备的人员进行检举揭发，予以检举人适当的奖励；
设备交换、更换和报废：
1）对于分配到个人的办公设备，不许擅自交换，如实际工作需要，人员之间进行临时设备部件交换使用，须口头征得部门经理同意和通知行政部后进行交换使用；
2）如因设备损坏或老化须升级更换设备，须经行政部或专业人员检查确认后，更换设备人员须填写《设备更换申请表》，填妥表单并有部门经理、行政部及公司领导审批签署后方能更换设备；
3）交换或更换办公设备应当及时通知行政部作登记备案，待行政部管理员核查发现不实，应依据相关制度将作警告处理和必要的经济处罚，如因交换或更换遗失或损坏的将要求当事人赔偿；
4）如设备损坏，使用保管人须填写《设备损坏登记表》，填明损坏原因，便于行政部安排维修；
5）设备因损坏或老化无法使用，经过专业人员确认后可作废处理。
设备使用程序：
1）行政部安排领用和分配设备，填写《办公设备配置状态表》；
2）行政部明确各设备负责人的责任；
3）更换设备或部件的，交换人按程序办理相关手续，并填写
《设备更换申请表》和《设备损坏登记表》；
4）行政部见《设备更换申请表》和《设备损坏登记表》后确认更换设备，于原《办公设备配置状态表》上注明更换情况；
5）临时使用需交换设备的，自行登记并于交换期满后按期换回；
6）设备已不能使用，经专业人员检查确认后，设备使用人填写《设备报废处理表》，由部门经理、总经理审批签署意见；
7）管理员见审批签署后的《设备报废处理登记表》，做报废处理和登记；
二．办公用品管理及领用
1．办公用品由行政部负责管理；各部门的门锁和柜锁钥匙必须交于行政部一把.备用。
2．办公用品使用由需求部门按每月所须报告采购计划，行政部审核后转财务部、报总经理审批，行政部负责报采购部采购；
3．购入各类耐用低值易耗品，行政部做好耐用低值易耗品登记后，方可报销冲帐；
4．耗材（包括各类纸张、笔芯、墨水、涂改液等等）按计划购买,行政部验收后方可报销冲帐；
5．行政部应逐步建立办公用品耗用量标准，做到有计划、有台帐、有控制、有考核；
6．员工的文具物品、通讯设备、办公用品均于行政部办理领用手续后使用，员工应本着爱护公物、节约的原则。
第四条办公管理处罚规定，如检查发现有违反以上办公管理规定者，将按如下规定予以处理：
一．有具体处罚规定的，按规定执行；
二．未有具体处罚规定的，按如下方法处罚：
1．偶有违反、情节轻微者，予以批评教育；
2．偶有违反、情节严重者或屡教不改者，视实际情况予以经济处罚，并考虑予以辞退；
三．有扣罚款的，行政部向财务部发出《罚款通知单》复印件，原件自行留底备案；
第二章档案管理制度
第五条管理体制：
人事档案归公司行政部管理。
第六条管理内容：
一．对员工人事档案的建档工作；
二．员工调入时，人事的转调工作；
三．员工考核结果、奖励、惩罚决定存入人事档案；
四．统计分析人事档案资料，合理调配人力资源，做到人尽其才；
五．员工调出时，作出工作总结与工作证明，人事档案调转工作；
六．人事档案为密件，须合理存放，不泄露秘密，无关人员不得查阅；
七．因各种特殊原因，如调入人原单位无正当理由不予调动，档案丢失，毁损等，公司有关按规定为其重新建立人事档案。
第三章公文管理制度
第七条行政部是公司文件处理的管理机构，负责公司文件的管理工
作，并指导各部门文件处理工作。
第八条公司文件由公司领导亲自拟制或由行政部根据公司领导决策和意图拟制。
部门文件由部门自行拟制。
文件拟制的基本要求：
一．准确反映公司决策和领导意图；
二．观点鲜明、条理清楚、层次分明，结构严谨、文字练达、标点符号使用恰当，人名、地名、时间、数字、引文要准确；
三．合理使用文种；
四．联合行文，要征求各联合部门的意见或由各联名部门共同起草。
第九条拟稿人负责校核文件。
对外文件由行政部负责审核。
文件校核主要有以下几方面内容：
一．校核文件内容与形式的表达的统一性和必要性.
二．内容和公司决策及有关的章程，和已发布的相关文件的衔接；
三．提出的措施和办法与实际的可行性；
四．内容涉及的部门、经过协调、会签，意见应一致；
五．文字表达应准确、简明扼要、条理清楚、语法规范，打印无错误；
六．文件格式符合要求，文种的选择应适当，编号应正确，发布范围应合理；
第十条文件发文前均应送相关主管领导审批，明确发文范围。
文稿一经领导审批，一般不得再行修改。
如确需修改的,需报经原审批领导复审。
领导审批稿件应归档保存，以备查阅。
第十一条根据公司领导工作职责分工，文件审批权限为：
日常事务的文件，凡政策性强、涉及的问题比较敏感，涉及到公司内部重大政策、计划、人事任免、机构设置及编制、重大经济合同、协议重大决策、重大项目、重要人事（部门经理及以上）调整等，对公司产生重大影响的文件，由总经理审批、签发；
第十二条行政部在缮印文件时，应按领导审批的范围份数进行印制，做到迅速准确、字样清晰、装订整齐、符合格式。
校对人对打印（复印）的稿件负责。
秘密文件的印刷、校对按保密制度指定专人进行。
密级文件应在文件首页右上角标注密级标识。
第十三条收文应记录，并做好分类管理、传阅、保存工作。
员工调离时应办理文件移交手续。
第十四条公司外来文件应由行政部负责登记、拟办、送领导批办。
领导批办的文件事项由指定部门落实，行政部督办并汇报。
第十五条领导批办文件时应具体明确：
传阅层次、办理要求、完成时间、办理部门，防止批办的工作因含糊而未及时落实。
第十六条承办部门负责人应及时组织落实领导批办的工作任务，凡属本部门职权范围内的事项，应直接予以解决；涉及其它部门业务的事项，主办部门要主动会同有关部门办理；须报请公司领导审批的重要事项，应由主办部门提出处理意见，如涉及其它部门时应协商并取得一致意见，然后送请公司领导审批。
办理完毕，通知行政部核验，文件移交行政部保存归档。
第十七条用传真系统传送文件时，必须确认文件的实收情况。
凡需存档或送请领导批示的传真件，应复制后再行处理，以利长期保存。
第十八条部门具体情况确需发文的须向总经理申请，审批后方可发文。
第十九条公司指定收、发信息资料专用邮箱地址和传真号。
专用传真号为：
（和蓄没有确定）
专用邮箱地址为：
第二十条在公司邮箱内，有分组，机要文员首先要搜索市场部各客户的邮件，要在第一时间内快速的处理市场营销邮件。
其次处理公司行政方面的邮件。
当公司行政部接到相关邮件文后，根据其内容和要求，急办程度，填写《文件会签记录单》。
（见附表：
《文件会签记录单》）
第二十一条重要文件首先应由总经理批阅，行政部根据批阅内容指示办理跟踪落实。
第二十二条公司行政部可以根据文件内容以及性质，可灵活组织按排各承办相关各部门负责人在第一时间内集体会签阅读。
第二十三条一般不是紧急性急办文件，各部门负责人应在行政部文件传阅单送达之时，即刻安排时间阅读并签字，不可以让文件搁浅停留。
第二十四条当承办部门需要持有文件或份数时，应当在会签传阅单格式栏中写上持有份数并签名。
第二十五条会签传阅程序走完以后，行政部根据会签和文件内容需要对承办部门复印文件并办理手续。
第二十六条公司外出开会人员带回来的文件应及时进行登记、编号保存，不得个人保存。
第二十七条凡正式文件均需由行政部经理根据文件内容和性质阅签后，送交承办部门阅办，重要文件应呈总经理亲自阅批后，转送承办部门阅办，为避免文件积压误事一般应在当天阅签完，紧急文件要即阅即办。
⑴、一般函、电、单据等直接分转承办单位处理，如涉及几个部门协办的文件即应分转处理。
第二十八条应在当天或第二天将文件送到公司领导和承办部门，如果送到两个以上的业务部门，应按批次顺序依次传阅会签，最迟不得超过两天（特殊情况另外）。
1、传阅文件应严格遵守传阅范围和保密规定，不得将有密级的文件带回家，宿舍和公共场所，也不得将文件转借他人阅读，对尚未传达的文件不得向外泄露内容。
2、行政部在编缉传阅文件时，根据文件的内容和保密性，对有些事关公司商业机密不宜公开的部份要采取文件隐藏部份。
3、各部门相关负责人阅读文件应抓紧时间，当天阅完后应在下班前将文件交回行政部，阅批文件一般不得超过1天，阅后应签名以示负责，如有领导“批示”拟办意见应责成有关部门和人员按文件所要求和领导批示办理有关事宜。
4、阅文时不得抄录全文，不得任意取走文件夹内任何文件及附件，以防止丢失泄密。
5、文件阅完后，应及时送交行政部，切忌横传。
6、不得将文件压放或分散，如需备查，应按照会签表上有关规定，签上持有文件份数，由行政部统一办理并登记下发复印件，在规定的时间内由公司行政部统一对各部门文件进行处理。
第二十九条发文范围
1、公布公司的规章制度；
2、转发上级文件或根据上级文件精神制定本公司文件；
3、公布公司重大生产技术、经营管理，生活福利等工作决定；
4、公布有关奖惩决定和通报；
5、其他有关公司的重大事项；
6、公司对外发文主要用于：
⑴、对上级机关呈报工作计划，请示报告，处理决定；
⑵、同相关业务单位联系有关企业重大生产技术，人事劳资、物资供应、科研、基建、经营管理、其他党群工作等；
⑶、在公司日常生产技术、经营管理、有关图纸技术文件、工艺修改审批工作、公司内可使用通知形式传达到各部门；
7、各业务部门与外单位发生的一般业务联系，可用各科室名义对外发函（应各自编号备案）不用公司名义发文。
第三十条发文程序与要求
1、发文程序规定
⑴、各单位需要发文应事先向公司行政部提出申请，草拟文稿必须从全厂角度出发，做到情况确定观点鲜明，条理清楚层次分明、文字简炼、标点符号正确；
⑵、文稿拟就后，拟稿人应填写附文稿纸首页，详细写明文件标题、发送范围、印刷分数、拟稿单位及拟稿人并签名、盖章，标定日期和密级。
⑶、文稿交行政部核稿（文稿内容和质量）；
⑷、对于审核修改较多，有碍打印和存档的文稿，应由拟稿部门重新誊写清楚。
⑸、需会签的文稿，在交付打印前送会签部门会签；
⑹、文稿会签后，按批准权限送交总经理审批签发；
⑺、经领导批准签发后的文稿交行政部统一编号打印。
⑻、文件打印清样，应由拟稿人校对，校对人员应在发文稿上签名；
⑼、文件打印后，应由机要文员检查分发，对于质量不好的文件，机要文员应拒绝盖印发放；
第三十一条文件借阅和清还
1、各部门相关人员因工作需要借阅一般文件，需经本部门负责人签写文件借阅单，对有密级文件须经行政部经理同意。
2、借阅文件应严格履行借阅登记手续就地阅看、按时归还，任何人不得将文件带走，或全文抄录，不允许拆卷和在文件上钩画。
3、行政部应定期对已经办妥的本公司文件和上级要求限期清退的文件进行缴清退还工作（月底一小清，年终彻底清），如发现文件丢失，必须查明原因和责任者，并如实向领导报告。
4、各部门应指定一名责任性强的员工，负责文件收交保管、保密、借办检查工作。
第三十二条文件的立卷与归档
1、文件归档范围
公司所有会签的文件、函电等，公司统一保存电子文档，所有电子文档归公司行政部统一编号管理，任何人或部门调用文档必须履行借阅手续，不可以复制和转存文件夹。
极其重要文件由公司行政部统一建档保存原文。
其它一般性业务文档由承办部门自行保管，但必须在行政部发文记录簿上签字备案。
我公司目前把文件总体暂分为四大类：
⑴、第一类为外来行政事务类政府文件：
外来行政事务类政府文件按级编制，一般分为五级，即：
镇级、县级、市级、省级、国家级。
编号规则为：
WG年月-XXX；WS年月-XXX；WS年月-XXX；WX年月-XXX；WZ年月-XXX。
（如：
WG1107-001——W代表外来文件，G代表国家级，1107代表日期为2011年7月，001代表文件序号。
）
ZW取汉语政府第一个拚音字母Z；W为文件第一个汉语拚音W；
年月—s-001表示××年×月×县第××号文件。
以上是文件编号规则说明：
以次类推：
⑵、公司对外的业务商函：
WS取商函的第一个汉语拚音字母S，W为文件的第一个字母。
后面的内容是一样的。
⑶、客户的往来文档及文件：
KW客户的汉语拚音第一个字母K；
其它与上面的编号规则一样的。
⑷公司内部文件编号：
NW内部文件第一个汉语拚音字母N；
其它编号须序规则一样。
NWR年月＋部门代码＋流水号。
2、相关业务单位文件原则上存放于主管业务部门，按照文件存档原则规范存放保管，等到一年终极时，由公司行政办统一组织人员进行处理。
3、公司办公室保存电子档原文，另外将文件汇签表用扫描仪扫描存入电子档规范保存。
4、对于原文件保存部门公司行政部用发文登记表要进行登记发放，由承办人进行签字。
第三十三条、电话、打印、复印及传真管理
1、使用公司电话,应注意简明扼要，提倡一分钟电话；不得用办公室电话打私人电话。
2、当电话铃响时，听到的员工，均有义务接转电话。
3、电话回答语：
您好！
这里是“芜湖市和蓄机股份有限公司”，请问你找谁？
4、电话、传真机、打印机属公司公共财物，由行政部管理，传真件的收发由专人负责并登记,以备查验。
5、各部门需要扫描、打印、复印、传真文件和信息资料，应将文件和信息资料发送或考贝至行政人事部文印室，由行政文员负责办理，非专业人员不得从事此类事务的操办。
2、行政文员应了解岗位职责，熟知操办规程，掌握专业技能。
3、行政文员在办理此类事务时，应本着节约原则，提高办事质量，控制印制品用纸。
4、应做好登记工作，认真调整好打印格式，调整好后方可打印或复印，尽可能不要出现废纸。
5、履行打印、复印登记手续，A3、A4、16K、不同规格的纸张，可用纸张，和废纸张，自已主动登记。
6、机要文员要负责监督填写。
这种方法用来统计办公过程的成本与效率对比。
7、各位员工应自觉爱护、减少损坏。
未经有关负责人批准、不得擅自拆装维修;不会使用者不经批准擅自使用造成损坏的,视其情节给予经济处罚、通报批评。
第四章安全保密制度
第三十四条为保守公司秘密，保护公司的安全和利益，特制定本保密制度所有员工必须自觉遵守。
第三十五条公司秘密分为机密、保密二种，密级文件由公司领导指示
专人负责起草，起草的密级稿件应注“机密”或“绝密”，起草完毕后及时送交专职文员打印；密级件作废的稿纸不得随便摆放在桌上、字纸篓里，应妥善保管，集中销毁。
第三十六条打印密级件时，应在材料封面打印上“机密”或“绝密”标注，无关人员不得站在周围观看；对于电子密级件要加密；密级件的校对，应由起草人负责，不得随便让他人帮忙校对。
第三十七条文件交接由行政部文件专员或公司领导指定人员负责，交接后应及时采取保密措施，不得随便放置。
严格按控制范围传递文件，不得让非批准承阅人员接触。
第三十八条文件、资料的保管一方面要保证资料完整，不丢失、不损坏，同时对密级件又要进行保密。
各部门的文件管理由相应责任人负责，下班或离开办公室时应锁好文件柜，把密级件妥善放好后才能离开；档案管理人员不得将自己的钥匙随便交给他人使用。
第三十九条其具体范围包括：
一．机密资料是公司的重要秘密,泄露会使公司的利益受特别严重损害。
其范围：
1．公司董事会资料、会议记录、纪要、保密期限内的重要决定事项；
2．公司中层以上职员人事考核、涉嫌违法违纪调查、未公布的人事任免、奖惩决定；
3．公司的年度工作总结、财务预算决算报告、缴纳税款、营销报表和各种综合统计报表；
4．公司有关客户业务资料、市场情报、供应商资信调研资料；
5．公司开发设计资料、技术资料和业务情况；
6．公司与同行对手的竞争策略、计划。
二．保密资料是公司内部的一般秘密,泄密人会对公司造成不良影响,其范围：
1．公司各部门人员编制、调整、未公布的计划、员工福利待遇资料、员工手册；
2．公司的安全防范状况及存在问题；
3．公司员工违法违纪的检举、投诉、调查材料、发生案件、事故的调查登记资料；
三．公司.法人代表的印章、营业执照、财务印章、合同协议；
第四十条密级文件的销毁应经总经理批准，销毁时不得随便扔进纸篓，须使用碎纸机或焚毁，由二人监销，并做好登记。
第四十一条有关人员应树立高度保密意识，遵守公司的保密制度，严守公司机密；不得与无关人员谈及或在公众场合谈及公司的机密内容；不得传播机密。
第四十二条发现失密、泄密现象，要妥善处理，及时上报。
第四十三条凡违反本规定者，视其情节可给予经济处罚、通报批评、追究法律责任等处罚。
第五章节公司印章管理制度
第四十四条为加强公司印章的统一管理，凸显印章在公司管理中作用，明确使用印章的责任和权限，规范印章雕刻及使用程序。
第四十五条公司各种印章的雕刻和使用
1、行政人事部负责公司行政公章、法人印、合同专用章的统一雕刻、保管及使用。
负责按要求刻制公司各类印章以及印章启用前的登记备案工作，负责公司作废印章的销毁。
2、公司总经理负责用印文件的审批。
第四十六条财务部因工作需要，财务部放置公司法人印鉴章一牧、财务专用章一牧，由财务部指定两人分别负责其相关章的管理及使用。
财务部使用资金票据转账或提取现金时必须加盖公司行政公章。
第四十七条各部门需要持有效签字单到行政人事部加盖使用行政公
章对外行文。
1、行政公章是指“公司公章”用作以公司名议发出函件、证明、介绍信向上级部门报送的有关上行文，计划、统计、决算及有关具有约束力的文件等。
2、业务专用章
业务专业章是指对外业务联系频繁或工作性质决定，需要有印章的部门，可以申请刻制业务专用章，业务专用章只能用于所规定专项业务，但不包括签订的合同，协议等有法律效力的业务。
3、内部业务用章是指公司内部开展业务工作需要使用，不能对外使用。
4、党、工、团印章
党工团印章是指只限于党工团组
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