采购订单管理流程.docx
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采购订单管理流程
大枫纸业集团股份有限公司
文件编号
DF-QW-7.4.1-002
采购订单管理流程
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1． 目的
1-1. 规范采购订单的作业流程；
1-2. 规范采购物料跟催及到料异常处理作业流程；明确采购部、仓储物流部、质量部的
职责；
1-3. 确保采购作业正确性、时效性、规范化、流程化；
1-4. 用最快的速度及时处理不符合公司要求的品质的物料，严格控制工厂呆料、废料的
库存；
2． 适用范围
适用于全集团物资采购、收货、仓储和使用不良反馈作业
3． 职责
3-1 基地采购部/集团采购部：
保证采购订单的正确性及准确性，以及后段物料交期的跟催、到
货
/使用异常的及时处理；
3-2 集团供应管理部：
负责制定供应商配额；
3-3 仓储物流部：
负责到货物资的收货和数量、包装验收，在发生收料异常（短装、没有按采购
计划送货）时必须及时通知采购部处理；通知品管验货；
3-4 质量部：
接到仓库验货通知后必须马上安排验货；如有品质异常必须通知采购部并协同采购
一起处理；
3-5 采购部经理：
对采购订单的正确性、合理性进行审核；
4． 分类和指导原则：
4.1 分类
a）采购订单管理流程，包括采购订单作业、采购订单变更、采购订单取消、采购采购物料
到料跟催、到货/使用异常及品质异常处理；
4.2 指导原则
4-1 采购订单作业
4-1-1 基地计划部提供采购计划；集团供应管理部制定供应商配额；
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4-1-2 采购严格依据集团计划部提供的采购计划表，并参照集团供应管理部制订的供应商配额及
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最新有效的价格资料开立采购订单；
4-1-3 订单必须下给集团公司在册的合格供应商；
4-1-4 采购订单要素需填写齐全，基本要素包含抬头（公司全称、地址）、供应商（公司全称、
地址）、订单号码、采购日期、品名、规格、数量、币种、单价、总价、交货条件、付款条件、
税别、单位、交货地点、交货时间、包装方式、检验、交易模式等内容；
4-1-5.采购订单需经采购部经理签核后，才能传给供应商；
4-1-6.订单变更时需经采购经理重新核准后，采购应以书面方式通知供应商并得到确认；
4-1-7.订单取消需要取得供应商的书面确认；
4-1-8.定期与供应商核对剩余采购订单量，发现问题，及早处理；如剩余订单量超过设定标准，
必要时取消订单。
4-2 采购物料到料跟催及异常处理作业
4-2-1 采购订单下出后采购必须跟催以确保物料满足交期；在必要时可以前往供应商工厂催货。
4-2-2 仓库依据采购计划安排收货，认真核对交期要求、品名、规格、数量等基本要素；如有异
常应立即通知采购部；无异常则对供应商提供的送货单签字确认，并通知质量部门检验；
4-2-3 采购接到仓库收货异常通知后必须马上处理，如短装应立即要求供应商补齐；
4-2-4 品管依据品质要求验货，如有异常应立即通知采购部；无异常则在仓库提供的进货验收单
（送货单）上签字确认；
4-2-4 采购接到品管验货品质异常时应立即通知供应商处理并提交品质改善措施；
4-2-5 如供应商品质异常再三发生，采购人员在必要时应该邀请品管相关人员一起前往供应商进
行辅导。
4-2-6 采购物料在制造过程中发生的品质问题，在质量部检核判定责任归属以后，必须马上通知
采购部处理，由采购员通知供应商处理；
5． 工作流程
5-1 采购订单作业细则
5-1-1 采购员依据基地计划部提供的采购计划表，并参照集团供应管理部制订的供应商配额及最
新有效的价格资料开立采购订单，然后提交给采购部经理审核；
5-1-2 审核完毕，采购员通过电话、传真的形式将订单传 达给供应商；
5-1-3 供应商书面回复交期给采购；采购再将该交期回复给集团采购部；
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5-1-4 采购订单确定；
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5-2 采购订单变更作业细则
5-2-1 采购员依据集团计划部提供的采购计划变更申请表开立采购订单变更通知单，然后提交给
采购部经理审核；
5-2-2 审核完毕，采购员将采购订单变更通知以书面形式传达给供应商 ；
5-2-3 供应商书面回复交期给采购 ；采购再将该交期回复给集团采购部；
5-2-4 采购订单变更确定；
5-3 采购订单取消作业细则
5-3-1 采购员依据集团计划部提供的采购计划取消申请表开立采购订单取消通知单，然后提交给
采购部经理审核；
5-2-2 审核完毕，采购员将采购订单变更通知以书面形式传达给供应商 ，并通过电话同供应商
沟通协调；
5-2-3 供应商书面回复意见 给采购；如不同意，采购将该回复转达给集团采购部；如同意，采购
订单正式取消；
5-4 采购物料到料跟催、异常处理；
5-4-1 采购员跟催采购物料交期，必要时可以前往供应商工厂催货，供应商如因某种原因不能按
时到货，采购员必须提前知悉，并在沟通协调未果的情况下及时通知基地计划部调整生产计划；
5-4-2 采购物料到达基地后，仓库人员应立即安排收货；如有收货异常立即通知采购部，短装即
在送货单上注明实收数量；无异常则在送货单上签字确认，并留下一联送货单以作入库依据；
5-4-3 采购部收到仓库收货异常通知应立即处理；
5-4-4 仓库通知品管验货；
5-4-5 品管收到仓库验货通知后，立即验货，并将检验结果在进货验收单（送货单）上注明，如有
异常立即通知采购部；
5-4-5 采购部接到品质异常通知后，立即通知供应商来基地处理，并要求供应商提交品质改善措
施；
5-4-6 物料验收合格后，仓库依据进货验收单办理入库，并开立入库单；
5-4-7 采购物料在制造过程中发生的品质问题，在质量部检核判定责任归属以后，必须马上通知
采购部处理，由采购员通知供应商处理；
6 记录管理要求：
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6-1 采购记录跟踪表：
采购员及时记录采购相关信息，并每周汇总一次反馈给采购计划部；
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6-2 到货反馈表：
仓库及时记录到货情况，并每周汇总一次反馈给采购部和采购计划部；
6-3 材料质量进货检验汇总表和使用质量周报表：
基地质量部门每周将本周到货的质量检验结果
和使用部门反馈的质量异常汇总表反馈至物控部和采购部。
7 工作流程图
7-1 采购订单管理流程
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采购订单管制作业系统
8 相关表单 （见附件）
8.1 采购订单
8.2 采购订单变更通知单
8.3 采购订单取消通知单
8.4 采购记录跟踪表
8.5 到货反馈表
8.6 材料质量进货检验汇总表
8.7 使用质量周报表
9 其他：
9.1 文件的分发
基地采购部签收 ：
集团采购部签收 ：
仓储部签收 ：
质量部签收 ：
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