档案资料管理办法.docx

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档案资料管理办法

档案资料管理办法

档案资料管理办法

第一章

总则

第一条为规范项目档案管理工作，提高档案管理水平，充分发挥档案的作用，根据公司、局项目部、集团公司、业主有关规定，结合本项目实际，制定本办法。

第二条档案分类：

文书档案、科技档案、设计资料档案、竣工资料档案、会议档案、设备仪器档案、人劳档案、招投标及合同档案、计划统计报表、会计档案等。

本项目在工程施工管理过程中形成的对项目工作、工程施工具有保存和利用价值的各种门类和载体的文件材料均属国家和项目所有，应按档案工作的有关规定进行收集和管理。

第三条档案工作应纳入项目领导工作议事日程，纳入项目标准化管理工作流程，纳入各部门和有关人员的岗位责任制。

项目成立档案工作领导小组，由项目副书记任组长，总工程师、财务总监、成本副经理任副组长，各部室负责人为组员。

第二章档案工作机构及其职责

第四条项目综合管理部负责文书档案、会议档案、人劳档案等管理工作，负责制定项目档案工作的规章制度和档案工作计划并组织实施。

项目工程部负责科技档案、设计资料档案、竣工资料档案等管理工作。

项目计财部负责招投标及合同档案、计划统计报表、会计档案等管理工作。

其他业务部门负责本部门专业档案管理工作。

项目所属单位设档案机构和专（兼）职档案人员，负责本单位文件材料的归档和竣工档案的编制工作，并负责将竣工档案移交给项目经理部或所在公司。

第五条各档案部门应借助先进的信息技术手段为档案的保管、利用提供便捷的服务，采用新技术、新设备来改善保管形式和检索条件，逐步实现档案管理信息化。

第三章文件材料收集、归档

第六条档案收集内容为：

（一）项目各种重要会议和重大活动及事件形成的文件资料。

包括通知、报告、讲话、简报、纪要、总结和典型经验材料等。

（二）项目各项工作中形成的重要文件材料。

包括命令、指示、重要通知、通报、请示、报告、批复、工作计划、总结、规定、章程、重要调查材料、计划文件、统计报表、会计凭证、会计帐簿、会计报告等会计核算专业资料。

（三）项目所收与业务相关的文件资料。

（四）参加上级机关召开的重要会议带回的各种文件、资料。

（五）因机构变动或采购重要设备接收的各种文件、资料。

（六）各种招投标资料、合同。

（七）设计单位交付的设计文件。

（八）所属各单位、设备安装单位编制的竣工文件。

（九）所属各单位报送的各类文件、资料。

（十）其他应该收集归档的文件、资料。

第七条项目各部门及所属单位应按规定对需归档文件材料进行系统、科学地分类、组合、排列和编目，依专业分部门管理。

文书档案类归档文件材料由项目各业务部门整理、编目;基本建设档案、科学研究档案、设备仪器档案、人事档案、社保档案、会计档案、招投标档案等由相关业务部门设专人负责整理、编目、归档。

个人不得保存应归档的公文或者拒绝移交文件归档。

工作人员调离工作岗位时应及时向档案人员办理归档文件材料的交接。

第八条项目各部门主要归档内容

综合管理部：

文书档案、会议档案、人事档案、劳资档案等文件材料;

计划财务部：

会计档案、社保档案及验工计价、各种合同及招标投标方面的文件材料;

工程管理部：

预可行性研究、可行性研究、初步设计、施工图、科研报告、建设用地、征地拆迁、竣工文件、环境评价、环境保护、三电迁改、地下管线、文物迁改、通航论证、防洪评估、交叉跨越、林地手续等文件材料;

安全质量部：

试验检测报告、咨询监理、质量安全、工作总结报告等文件材料;

物资设备部：

物资设备招标等相关文件材料;

中心试验室：

试验检测等相关资料。

所属单位文件材料的归档可参考以上归档内容。

第九条项目各部门办理完毕的、具有保存价值的各种载体（照片、实物、声像材料等）的文件材料由专人负责收集齐全，分类整理，组成管理单位、编目（含电子版）、归档。

所属单位形成的文件材料由档案人员进行归档，机构撤销后向项目或公司移交。

第十条各类档案文件材料的归档范围、分类、保管期限的划分、整理与编目，应符合铁道部、客专公司和集团公司相关规定的要求。

归档文件的书写及书写材料和载体材料应规范，法律手续完备。

归档的文件材料应为原件，并齐全、完整、准确、系统。

电子文件应与相应的纸质文件材料一并归档保存。

非纸质文件材料应与其文字说明一并归档。

外文材料应与中译文一并归档。

第十一条归档文件材料的整理应遵循文件材料形成规律，保持其有机联系，并符合有关标准、规范要求。

文书档案按《铁路归档文件整理规则》（办档〔2003〕14号）、《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894—2002）执行;

基本建设档案、科学研究档案、设备仪器档案、招投标档案按《铁路科学技术档案分类与代码》（TB/T1588-2005）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）、《CAD电子文件光盘存储、归档与档案管理要求》（GB/T17678.1-1999）执行;

会计档案按《铁路系统会计档案管理实施细则》（办档〔1998〕22号）及《铁路系统会计档案管理实施细则补充规定》（办档〔1999〕22号）和集团公司及业主有关规定执行。

第十二条归档时间

文书档案：

当年形成的文件材料应在办理完毕后的第二年上半年归档。

基本建设档案：

项目及各单位形成的在其工程项目竣工验交后三个月内归档或分阶段、单项归档。

会计档案：

在会计年度终了后由会计部门整理归档。

招投标档案：

应在每个招标项目结束后归档。

科学研究档案：

应在每项科研课题完成或停止后归档。

设备仪器档案：

应在每个设备仪器安装调试或使用后归档。

电子文件、照片及底片、声像材料、实物等载体的文件材料可及时归档或与纸质文件的归档时间一致。

第四章档案管理

第十三条归档后的纸质档案和电子档案按不同类别、年度、保管期限等进行系统的排列。

文书档案按年度—保管期限排列;基本建设档案按线路名称—阶段—专业—里程排列;会计档案按类别—年度—保管期限排列;招投标档案按类别—项目排列;设备仪器档案按类别—设备顺序号排列;科学研究档案按项目—专业排列。

第十四条对有破损或字迹模糊的档案，应及时进行修补或复制，以延长档案的寿命。

第十五条档案库房要安全坚固，保持适当的温度和相对的湿度，按照“六防”（防火、防盗、防潮、防蛀、防尘、防光）要求，配备和添置必要的设备设施，设专人负责管理，建立定期检查和清点制度，确保档案的安全和长期保存。

第十六条建立档案登记和统计制度。

对档案的入库、移出、保管、利用等情况及时进行登记和统计。

第五章档案利用

第十七条编制多种检索工具采用不同的查询方式满足利用者需要，建立科学、快捷的计算机检索系统。

第十八条制定档案借阅、摘抄、复制制度，严格履行借阅手续。

严格遵守保密制度，查阅密级档案或外借工程建设档案资料须经项目领导批准。

第十九条党务类档案和会计档案、人事档案只限于档案形成部门的人员查阅。

第二十条携带档案外出应派专人专车，不得将档案带至公共场所。

第六章档案移交与销毁

第二十一条工程结束后各类档案应按有关规定进行移交。

文书档案、会计档案待机构撤销或合并后向接管单位移交;设计施工图及招投标档案待工程验交后向接管单位移交;竣工文件的编制移交按《铁路建设项目竣工文件编制移交办法》（办档〔2002〕8号）和《铁路建设项目竣工验收交接办法》（铁建设〔2008〕23号）执行。

[换行]第二十二条没有归档和存查价值的公文，经项目有关部门鉴定和分管领导人批准，在立卷归档工作结束后销毁。

在收发文簿上加盖“销毁”戳，编制销毁清单，由分管领导签字，并有两人监销，保证不丢失、不漏销。

对已过保管期限确无保存价值的档案适时提出销毁建议，经综合部负责人审核同意，报项目分管领导批准后按销毁办法实施。

第七章考核、奖励与处罚

第二十三条项目将定期、不定期组织档案管理检查、考核、评比工作。

第二十四条项目对有下列行为之一的部门和档案工作人员予以奖励：

（一）在档案的收集、整理、保护和提供利用等方面成绩突出的;

（二）举报、制止档案违法行为，查处档案违法案件表现突出的。

第二十五条有下列行为之一的，由档案部门提出建议，有关主管部门对直接责任人员依法给予行政处分：

（一）损毁、丢失属于项目所有档案的;

（二）擅自提供、抄录、公布属于项目所有档案的;

（三）涂改、伪造档案的;

（四）擅自出卖或者转让项目所有档案的;

（五）不按规定归档或移交档案的;

（六）明知所保存的档案面临危险而不采取措施，造成档案损失的。

第八章附则

第二十六条本办法未尽事项由项目综合管理部负责提出处置方案，并负责跟踪落实。

第二十七条本办法自发布之日起实行。

附件1：

文件材料归档范围和保管期限表（文书、基建、招投标、科研、设备仪器档案）

附件2：

文件和档案保密制度

附件3：

档案借阅制度

附件4：

档案库房管理制度

附件1：

文件材料归档范围和保管期限表

（文书、基建、招投标、科研、设备仪器档案）

一、文件材料不归档范围

（一）上级机关普发的不需本项目办理的;任免、奖惩非本项目人员的;供工作参考的文件材料。

（二）本项目的重份文件;无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历次修改稿、校对稿;项目内部互相抄送的非公式文件。

（三）本项目领导兼任外单位职务形成的与本项目工作无关的文件材料。

（四）同级机关的不需贯彻执行和办理的文件材料。

（五）下属单位的供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

二、文件材料保管期限年限

（一）文件材料保管期限分永久、长期、短期三种

1.永久：

30年以上;

2.长期：

10以上至30年以下（含30年）;

3.短期：

10年（含10年）以下。

（二）文书档案保管期限

序号归档范围保管

期限

1党务类

1.1

党委

工作工作总结、大事记、决定、决议、重要通知、调研报告及专题总结永久

年度工作计划、一般性的通知和报告、工作制度和办法等长期

党务工作的简报、通报短期

上级机关对项目重大问题的指示、批示文件永久

上级机关对项目一般性、普发性的文件材料短期

对下属单位党务工作的批复长期

1.2

组织

工作对党员、党员干部考察、考核、任免、政审决议、决定等永久

党员入党、转正、延期、退党、取消预备期资格的决议、决定及党员名册;党组织、党员的统计报表永久

项目党群机构设置、调整、人员编制等方面决议、决定及通知;组织工作的规章制度;党费收支与党组织关系介绍信及存根长期

1.3

宣传反映项目重要活动的简报、编辑出版物的样本与定稿永久

项目宣传工作的报告、会议记录、调研材料等长期

1.4

纪检监察纪检监察工作的决定、通知、统计报表、会议记录与纪要、请示报告及上级批复永久

重大案件的立案报告、调查依据、审查结论、处理意见等材料永久

一般案件的调查处理材料;纪检与监察工作的规定、通报长期

2工会类

工会工作计划、总结、决定、通知、会议记录、统计报表;项目民主管理、劳动竞赛、表彰先进、劳保福利方面的文件材料;工会会费与财务管理材料长期

工会制发的规章制度;文体活动等方面的文件材料短期

3行政管理类

3.1

行政

事务项目经理办公会、联席会会议记录、纪要、决定等;上级领导和机关视察的题词、指示、讲话材料;项目工作总结、重要的报告永久

上级机关颁发的本项目应执行的有关文件长期

机构设立、变更、更名;启用与废止印模等文件材料永久

机构设立、变更、更名;启用与废止印模等文件材料长期

工商行政管理方面的材料重要的永久

工商行政管理方面的材料一般的长期

文秘、机要、保密、信访等方面的文件材料长期

其他行政事务方面形成的材料重要的长期

其他行政事务方面形成的材料一般的短期

3.2

安全

保卫法律及公证事务中形成的文件材料重要的永久

法律及公证事务中形成的文件材料一般的长期

安全保卫工作计划、总结、报告、请示与批复、决定、办法、通知、报表等重要文件材料长期

上级机关颁发的本项目应执行的安全保卫方面的文件长期

安全保卫工作的一般文件材料短期

3.3

审计

工作审计机关批准的审计任务书;专项审计的重要通知、报告、决定、评价书（结论）、调查与证明等材料永久

审计工作会议记录与纪要、计划、报告、总结、决定、办法、请示与批复等长期

上级机关颁发的本项目应贯彻执行的有关审计工作文件长期

下属单位报送的审计工作文件短期

3.4

劳动

人事项目内部机构设置、人员编制方面的有关文件材料;永久

干部职工的任免与招聘、奖惩、考察、职称评聘等方面的文件材料永久

项目职工名册、劳动人事统计报表永久

项目干部、人事、工资、劳动保护、保险政策性文件;工作总结长期

项目干部职工调动介绍信及存根、工资转移证等长期

上级机关颁发的本企业应贯彻执行的有关文件长期

干部职工进修培训的文件材料凭证性的长期

干部职工进修培训的文件材料一般的短期

3.5

外事外事工作请示与批复、通知;谈判记录、会谈纪要、出国考察报告等永久[换行]外事接待文件材料、来往函电、出国组团文件、出国考察参考性资料短期

4计划统计类

建设投资、进度、物资、工程量的建议计划、实施计划和调整计划长期

项目工程建设、施工及管理方面的统计报表永久

5财务资产类

5.1

财务

管理项目财务核算、决算永久

项目有关税务、资金管理、会计管理的文件材料重要的长期

项目有关税务、资金管理、会计管理的文件材料一般的;短期

财务管理制度、规定、办法、通知;上级机关颁发的需执行的政策性文件长期

固定资产新增、调拨、报废的文件材料重要的长期

固定资产新增、调拨、报废的文件材料一般的短期

5.2

资产

管理房地产的权属证明;永久

房地产的租赁、使用方面材料长期

产权变动的请示及批复、协议、合同等;清产核资、资产评估;资产处置方案及归属;因产权变动所致职工身份变化的材料永久

股权及股权管理方面的文件材料永久

6工程管理类

概算、预算管理、差价管理文件长期

工程索赔等涉及法律事务的文件长期

工程建设与管理方面的规程、规范、标准、规划、规定等文件长期

招标文件审查、技术设计审查、技术协议长期

工程投资、进度、质量、安全文件长期

7物资设备类

重要物资采购与保管合同、协议永久

物资采购计划、记录长期

（三）基建档案保管期限

说明：

施工单位基建档案的归档范围及对竣工文件的编制要求详见铁道部办档〔2002〕8号和铁建设〔2008〕23号文件

序号归档范围保管

期限

1综合

1.1项目施工计划、报告、会议记录、纪要永久

1.2工程建设管理制度、办法、规定等长期

2工程立项与设计

2.1

工程

立项工程项目建议书及报批文件;项目选址意见书及其报批文件;可行性研究报告及其评估、报批文件;有关工程立项的会议纪要、领导讲话与视察文件;专家建议文件永久

项目评估（包括借贷承诺评估）、论证文件永久

设计任务书、计划任务书及其报批文件永久

环境影响报告书和批复永久

调研及考察资料长期

2.2

建设用地征用土地申请报告、批准文件;红线图、坐标图、行政区域图永久

征地移民拆迁、安置、补偿批准文件、协议书永久

建设用地规划许可证及其附件、划拨建设用地文件、国有土地使用证永久

2.3

施工准备环境保护、劳动安全、卫生、消防、人防的规划、批复等文件永久

水、暖、电、煤气、通信、排水等配套协议文件长期

原材料、燃料供应等来源协议文件长期

2.4

工程

设计总体规划设计、方案设计、初步设计及报批文件、技术设计文件永久

初步设计、技术设计图纸和说明、施工图及其说明长期

对工程设计的评价、鉴定及审批文件永久

关键技术、技术专利的有关文件;永久

3施工管理

开工申报、批复文件及图纸、许可证、审查表;施工执照、许可证永久

有关开工方面的其它文件、工程质量监督手续长期

施工组织设计、方案及报批文件，施工计划、施工技术及安全措施，施工工艺文件长期

4竣工验收文件

工程竣工总结、竣工验收报告及工程设计、施工、监理总结、质量评审文件、会议文件、验收证书及验收委员会名册、签字、验收备案等文件材料永久

工程审计、决算报告等文件材料

环境保护、劳动安全卫生、消防、档案等验收审批文件永久

有关工程建设的照片和底片、录音、录像、电子档案永久

5监理文件

5.1施工监理、物资设备采购监理协议、大纲、规划、细则、专题总结、批复;监理通知;有关质量控制的文件材料长期

5.2合同谈判纪要、审查文件;合同书、合同变更文件;合同争议及处理文件永久

6涉外文件

谈判协议、会议纪要、议定书、永久

谈判记录、谈判过程中外商提交的材料长期

出国考察及收集来的有关材料;询价、报价、投标文件短期

（四）科研档案保管期限

序号归档范围保管

期限

1开题报告、任务书、批准书、会议记录、重要的来往文函;考察报告、重要课题研究报告永久

2协议书、委托书、合同永久

3研究、试验方案、技术规程、调查研究报告永久

4阶段报告、科研报告、技术鉴定永久

5成果申报、鉴定、审批及成果推广应用材料永久

（五）设备仪器档案保管期限

序号归档范围保管

期限

1设备仪器购置、管理办法、规定等长期

2设备仪器购置调研、考察材料及合同、协议、问题处理文件材料重要的长期

设备仪器购置调研、考察材料及合同、协议、问题处理文件材料一般的短期

3项目设备仪器随机文件及安装、调试文件材料重要的长期

项目设备仪器随机文件及安装、调试文件材料一般的短期

4项目设备仪器质量问题处理、报废鉴定及处理材料重要的长期

项目设备仪器质量问题处理、报废鉴定及处理材料一般的短期