合同管理规则.docx
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合同管理规则
合同管理规则
篇一：
合同管理制度
合同管理制度
第一章总则
第一条为加强合同的管理，规范和约束公司的经营行为，维护公司的合法权益，杜绝风险存在，根据《合同法》及有关法律法规，结合公司的实际情况，特制定本制度。
第二条公司对外发生以下业务，均须以书面形式签订合同。
1、对外投资（接受投资）；
2、借入（借出）款项（不含公司内借款）；
3、分两次以上收（付）款的单笔业务；
4、服务期限在4个月以上的单次收（付）款业务；
5、单次付款（收款）金额在10,000元以上的生产经营用原材料、机器设备（产品）采购（销售）业务。
第三条合同标的具备招投标条件的，一般通过招投标程序再订立合同。
第四条公司对合同实行专业归口管理，法人委托书管理，合同专用章管理。
第五条本制度适用于x公司。
第六条本制度由总则、合同相关部门的职责、合同订立条件、合同主要内容、合同订立、合同履行和评价、合同的变更解除、合同纠纷的处理、合同章及合同的管理、附则十部份组成。
第二章合同相关部门的职责
第七条公司的合同主管部门为法务部（行政暂兼），全面负责法律咨询、法律事务和合同管理的日常工作，其具体职责：
1、负责联系公司聘请法律顾问，法律顾问参与企业合并、分立，投资、入股等重大合同谈判、签约的法律咨询服务；负责对公司委托审查的合同提出法律意见，供决策参考：
接受委托处理各类合同纠纷的协商、调解，代理仲裁、诉讼案件等法律事务工作；
2、参与公司重大工程、采购及投资项目的谈判；负责从财务角度对合同进行审核把关；
3、负责管理公司合同专用章，建立合同台账，填写合同报表，保管合同文本、变更函件与合同有关的资料，办理合同资料年终归档，建立合同档案（合同档案原件由行政部、财务部各执一份）。
第八条合同承办部门指公司内部需签订合同的部门；合同承办部门由业务对口的分管领导负责；承办人指具体负责合同签订的公司员工。
l、合同承办部门主要职责：
在授权范围内负责谈判、签订合同，既不能违章越权，也不能消极推诿；
依照“谁签订合同谁负责”的原则，对本部门所承办签订合同的主体资格，履约能力的可靠性，合同内容的合法性、严密性、可行性及其执行结果负直接、主要责任；
负责按质、按量、按时全面履行合同，避免出现违约给公司造成损失；
协调对方及与合同相关部门的关系。
2、合同承办人主要职责：
承办人对客户资信调查的真实性负直接责任；
负责本部门合同文本及相关文书的起草，送部门负责人修改，再由法务人员斟酌完善；
送相关部门会签；
呈送分管领导复核审批；
及时掌握合同履行的进展情况，发现问题及时向部门经理汇报，并提出解决问题的意见和建议；
负责保管合同文书及与履行、变更、转让、解除合同的有关文件，及时送交合同主管部门行政部、财务部归档。
第三章合同订立条件
第九条公司法定代表人对承办人签订合同实行授权委托代理制度。
承办人依据经相关权限人签字审批后的“合同评审签发单”代表法定代表人签订合同。
承办人未办理“合同评审签发单”对外签订的合同无效（其经办人将负全责）。
第十条合同承办部门对经办的合同，经审查具备以下条件的，方可办理签约手续。
1、“合同评审单”中的评审流程已完成；
2、依据合同性质确定合同类别，正确使用合同示范文本；
3、对方应具有的条件：
对新客户（供应商）的营业执照、税务登记证以及履约能力的有关证件经审查合法、真实、可靠；对已有业务关系的客户（供应商）应审查其以往付款情况，以及近期经营状况有无负面的重大变动；
所需的生产许可证、经营许可证、产品合格证、计量合格证、建筑工程资质证、装修资质证、物业管理资质证、广告许可证等相关法定证件齐备；
正式规范的委托代理手续、签字盖章手续、审批手续；
合同签订人的身份、资格，合法有效。
4、合同内容具有合法性、严密性、可靠性。
合同条款齐备、文字准确，风险控制到位。
第四章合同主要内容
第十一条合同主要内容包括如下八项：
1、当事人的基本情况：
①当事人的姓名（自然人）或名称（经济组织）；②法定代表人（负责人）；③住所（自然人的户口所在地或常住地址、经济组织的主要办事机构或主要经营场地）；④电话、传真；⑤营业执照号；⑥银行账号；
2、合同标的：
标的是指合同各方当事人权利义务指向的对象。
如买卖合同中的具体买卖的物品、工程合同中的工程范围等；
3、数量；
4、质量；
5、价款、结算方式和付款方式；
6、履行期限、地点和方式；
7、违约责任；
8、解决争议的办法。
第五章合同订立
第十二条合同订立程序，一般包括调研准备阶段和洽谈签约两个阶段。
第十三条调研准备阶段
l、订约资格与履约能力的调查。
按照对客户资信调查的规定，对新开客户要即时调查，长期客户要定期考查的要求，合同正式签订前，对于新客户，承办部门需填写“前期调查表”，对客户资信情况做出评价，部门负责人签字，作为审批合同的附件；
2、可行性研究。
确定了目标市场与客户关系后，应根据公司的经营意图和自身特点、市场需求制定出经营方案。
作为对外洽谈、交易的依据。
第十四条洽谈签约阶段：
1、合同谈判：
合同谈判应由具有合同谈判经验并具有相应技术、经济和法律知识的人员负责；重大或法律关系复杂的合同应由合同主管领导和承办部门联合组成谈判小组。
合同谈判小组负责人由董事长确定。
合同承办部门为合同谈判小组牵头部门，负责对谈判要点进行纪录，形成“谈判会议纪录”并由谈判小组成员签字确认。
2、合同起草：
合同起草原则上由承办部门的谈判人员或谈判小组负责，必要时可由律
师根据谈判要点起草和修正。
合同起草应做到标的明确、平等互利、内容齐全、条款完备、责任明确、风险控制到位。
3、合同评审：
合同承办部门的承办人员应填写“合同评审单”，将合同文本、合同对方资料、招标相关资料送至相关要限人评审，必要时还须提供合同签订背景情况说明。
若评审人提出有需要修改的地方，应由承办人修改后重新执行修改、复审及完善。
合同金额评审人权限，合同总价在300，000元以下的总经理为最终评审人；合同总价超过300，000元的，董事长为最终评审人；
合同条款评审人分为专业评审人和一般评审人两种。
一般评审人根据合同金额确定最终评审人（评审小组人员由董事长选定）；
工程类合同
①本制度所称建设工程指建筑工程、设备安装工程、基础设施工程（供水、供电、煤气燃气、供暖、通讯、智能化、小区配套、环境工程、公建）等；
②工程合同由工程部负责起草、谈判。
建设工程合同条款的起草应参照《建设工程施工合同示范文本》（GF-91-0201）（工商同字（1991）第83号）及《建设工程价款结算暂行办法》（财建[XX]369号）。
建设工程合同及合同预算须送造价审计部、财务部审核；
③工程合同需经工程师（质量、工期、形象进度等技术部分）、预算师（合同价款、计价方式、费用、经济签证等）、财务经理（付款方式）进行专业评审后，方可提交合同承办部门的分管副总（就合同条款的合法性、完整性负第一责任）、总经理、董事长进行一般评审。
工程类合同评审附属文件包括：
施工图、预算书、招标文件、投标文。
合同对方应提供施工资质证复印件。
合同均需财务经理进行专业评审后，提交合同承办部门的分管副总（就合同条款的合法性、全面性）、总经理、董事长、进行一般评审。
4、合同定稿：
合同由承办部门经理和分管领导根据评审意见定稿。
若评审人会签的有“需修改”意见，则需重新修改和评审。
对于评审意见无法达成一致同意的，为不耽搁时间将由合同金额最终评审人直接定稿（附公司文件号）。
历次“合同评审签发单”作为最新“合同评审签发单”的附件，合同承办部门不得废弃。
5、签字盖章：
定稿的合同，承办人可凭“合同评审单”签字，并持“合同评审单”申请加盖合同专用章。
公司合同一律盖“合同专用章”，凡申请盖公章的，须由合同专用章保管人签字同意。
6、合同原件资料归档：
所有合同一般公司留存两份。
7、外部有关手续：
法律法规规定需经专门机关批准的合同，合同签订后应由承办部门办理审批手续；凡国家规定需经有关部门登记或备案的合同，必须向规定的部门申请登记或备案；凡按有关规定必须鉴证的合同，必须申请鉴证；法律规定或合同约定进行公证的合同
必须进行公证。
第六章合同履行和评价
第十五条合同的履行阶段
1、承办部门负责组织、协调合同规定的公司义务的全面履行，督促检查、验收、确认合同对方义务的履行。
合同承办人应将合同的履行情况及时向董事长汇报；
2、合同签订后，承办部门应在2日内将合同文本复印件送达与履行合同有关的部门并将合同义务分解落实；
3、对应验收的标的物，应由有关部门验收后签署验收证明。
对验收不合格或与合同规定不符的标的物，应由承办部门在即日提出书面意见，按国家规定或合同约定的时间向对方提出异议，尽快采取适当措施解决；
4、凡不按合同规定的结算方式办理收款和支付手续的，财务部有权拒绝办理。
财务部经理应随时督促合同承办部门保障合同双方如约履行合同；
5、合同承办部门应定期对到期合同履行情况进行检查。
问题较大的应书面上报董事长。
第十六条总结评价阶段
合同承办部门要对重大合同的履行情况按进行总结，分析执行结果，评价合同伙伴，总结经验教训。
第七章合同的变更、解除
第十七条合同虽已签订，但发现显失公平、重大误解或对方有欺诈行为，严重损害公司利益的，合同承办部门应及时与对方协商变更或解除合同，并以“工作审批单”逐级审批汇报，申请采取合法有效的措施，制止危害行为的发生，必要时可请求仲裁机构或人民法院予以变更或撤消。
第十八条对于工程类合同在执行过程中涉及经济签证的，合同承办部门应根据明确的修改图纸，则按图纸计算变更工程量；如无明确图纸须进行现场丈量确认，并绘制图纸或拍照录像，以保存第一手原始资料。
第十九条经双方协商变更、解除合同的内容，应签订书面协议，签订的补充协议按正常合同依本制度的规定办理手续，作为原合同的附件进行管理。
第八章合同纠纷的处理
第二十条合同违约必须依法承担违约责任。
对方违约要按规定索取违约金，如造成经济损失还应索取赔偿金；我方违约或给对方造成经济损失应由承办部门查清原因，以“工作审批单”形式逐级审批后按规定办理违约金和赔偿手续。
第二十一条发生合同纠纷后，承办部门应首先及时与对方协商解决。
因对方责任引起的纠纷，应坚持原则，保障我公司合法权益不受侵犯；因我公司责任引起的纠纷，应尊重对方的合法权益，主动承担责任，并尽量采取补救措施，减少我公司损失；因双方责任引起的
篇二：
合同管理办法
合同管理办法
1.目的
为加强公司合同（协议）管理，规范合同管理流程，预防风险，减少经济纠纷，维护公司合法权益，保证公司经营活动依法、健康进行，特制定本办法。
2.适用范围
本办法适用于公司的合同管理，文中所说的合同均包含协议。
3.术语
合同：
合同是平等主体的自然人、法人和其他组织之间设立、变更、终止民事权利义务关系的协议。
合同资料：
合同原件及其附件，与合同有关的电报、信函、电传、传真、电子数据交换和电子邮件等文件，包括发货、提货、托运及验收单据、发票、汇票、本票、支票、信用证等结算凭证，以及其他与合同有关的书证、物证等材料。
合同管理：
本办法规定的合同管理是指对合同签约人的授权管理；对合同评审、合同纠纷的处理及其它与合同有关的事项；合同谈判、评审、签约、履约过程中形成的全部合同资料的管理。
5.职责
公司综合管理部是公司合同的归口管理单位；
拟定公司合同管理制度并组织实施；
办理因合同（含产品质量、劳动争议、交通事故等）引起的诉讼及非诉讼案件，定期进行综合分析，提出建设性总结报告；
重大、疑难合同（其它）纠纷确需聘用律师的，综合管理部负责按程序聘用、联系律师，牵头组织诉讼或非诉讼事务；
负责合同管理员的配臵、业务培训和管理，授权委托人员的业务培训；
合同相关业务的经济法律制度调研。
各部门合同管理员的职责
认真贯彻执行公司各项规章制度；
收集、整理、保管合同原件、附件及相关合同资料；
建立本部门合同管理台账，每季度末归档，每年的一月将上一年的合同汇编成卷，存放至少三年；
配合合同履行责任人对合同履行的全过程进行了解、协调、监督检查；
了解和及时反映本部门合同管理中存在的问题，提出改进意见和建议。
各部门合同管理职责
销售部负责产品买卖、服务合同及与其相关的合同业务的管理；
采购部负责采购合同及与其相关合同业务的管理；
财务部负责对合同中涉及财务业务具体条款的审查及本部门合同业务的管理；
审计部负责对合同进行审计，按照合同管理办法审查公司各部门合同；
其它部门负责本职责范围内合同业务的管理。
6.管理内容与规定
合同签订授权
公司对签约人实行经理授权委托制度，合同签订授权人员有权签订合同，正常情况下，合同签订授权人员及授权范围见附件一；
综合管理部负责公司授权事宜的办理。
每年12月，相关部门可根据实际业务需要按照附件二的格式提报授权人员名单，经部门领导签字后报综合管理部，综合管理部编制授权通知，经总经理批准后下发执行；
被授权人只能在授权的权限范围和期限内签订合同。
超越权限或期限签订的合同，除法律有规定或公司追认以外，由签约人自己承担法律后果，公司不承担责任，但公司保留根据相关规定对签约人和责任人给予处罚的权利；
授权人如有岗位变动或职务调整的，本部门应及时向综合管理部申请变更，保证合同签订、履行工作的连续性和实效性。
合同的立项及签订
各部门在对外发生经济业务往来中，在财务预算内的每笔业务首先要以申请的方式立项，内容包括业务概况、实现目标、费用预计等，经部长审核、主管公司领导审定后，报总经理批准；
以下合同：
资产重组、投资类合同、国际合作、知识产权类合同，技术转让、技术许可、技术委托、技术咨询合同，期间在一年以上的租赁合同，标的额超过（含）壹佰万元的及其它需要董事长批准的合同，上报集团公司董事长批示后执行；
合同前期的谈判、协商、合同文本的确定由业务部门负责；
合同审查必须按照附件三《合同评审单》的要求进行，申报部门负责审查签约对方情况的真实性，包括对方主体资格、注册资金、信用等级、所有制形式、对方履约能力，对方代理人的情况、合同条款的可履行性，合同价款及其支付方式，副部长及以上部门领导签字确认；
审计部门负责对合同价格、结算方式、风险评估的审核，审计部部长及以上领导签字确认；
综合管理部法律事务员负责审查合同条款的规范性、合法性、合理性和合同内容的完备性、严密性，并签字确认；申报部门因提报材料不全，法律事务员可退回，要求提报完整材料；
合同必须由有授权权限的人签订，除了及时清结的情况外，合同必须采取书面的方式订立；合同标的额单项为壹佰万元以下（不包含本数）的，由主管副总级领导负责与对方签订合同（或协议）；单项壹佰万元以上（包含本数）的，由主管副总负责与对方签订合同（或协议），但须经总经理批准，重大合同必须董事长批准。
每笔合同经过规定的程序后，部门经办人可持编号的合同到财务部加盖合同印章，财务部监印人对业务部门、审计部门、法律事务员及签约人签字情况进行审核，对合同是否在签约人授权权限范围内进行审核，无误后填写《合同（协议）用印登记台帐》（见附件四）盖章；若发现存在问题，一律给予退回。
合同的履行
每一件合同都必须明确有一个合同履行责任人。
一般情况下，合同签约人就是合同履行责任人，重大合同（指合同标的额为壹佰万元以上的）必须由总经理、董事长签字的，由具体业务部门作为合同履行责任人；
合同履行责任人对所签订合同的履行情况和全过程负有协调、检查、监督的责任，并及时反映汇报合同履行中的各种情况和存在的问题；
财务部门对无年度预算的项目，不予开支；对于超月度预算的项目，公司将以停止付款等手段来确保各项费用不超月度预算，并确保全年各项费用控制在年度预算范围之内；
合同履行过程中，在公司向对方支付款项时，业务部门应按照合同的规定提供相应的书面依据，如货物验收合格单、设备验收单等，单项资金超过（含）壹拾万元的，需总经理、董事长批准，单项资金小于壹拾万元的，由主管副总级领导批准，否则，财务部门有权拒付款项；
合同在履行中需要变更的，应由双方当事人协商一致，并采取书面的形式进行确认，不允许单方变更合同的内容。
对于变更的内容，业务部门应按原评审程序进行评审；
合同在履行过程中因相对人经营状况恶化或其他原因导致合同不能按约定履行的，履行责任人应及时报主管领导批示，并采取相应措施；
合同的保管
合同签订并履行完毕后，履行责任人必须将所有合同资料交合同管理员归档，确保合同资料的完整性。
中途变更履行责任人的，应做好交接手续。
因保管不善给公司造成损失的，给保管责任人处以损失1%-5%的罚款；
合同由本部门的合同管理员保管，并按照海得威公司合同（协议）管理台帐（格式同附件三）的要求登记造册，如需交公司档案部门归档的，合同管理员应按照档案管理的要求执行；
各部门可以根据本部门情况，制定有关合同保管内容、程序、方法、责任的实施细则。
合同纠纷的处理
出现合同（含其它）纠纷，由各签约部门先行交涉、处理。
各部门发生合同（含其它）纠纷难以解决的，应按《案件申报单》（见附件五）的格式要求报综合管理部，由综合管理部会同相关部门，召开专题会议，提出解决问题的措施；
疑难合同（含其它）纠纷，确需聘用律师的，综合管理部负责按程序聘用、联系律师，牵头解决诉讼或非诉讼事务。
合同管理的检查、考核
综合管理部负责对公司合同管理工作的检查、考核；
正式的合同管理检查，综合管理部要出具合同管理意见书，相关部门要按照意见书要求限期改正并将落实情况报告综合管理部；
综合管理部在合同管理检查过程中，发现签约部门未按签订的合同履行或者在与对方发生争议或诉讼时发现签约部门未按签订的合同履行、未按综合管理部审查意见修改合同的，给予签约部门处罚，具体处罚方式或处罚金额由公司根据具体情况决定。
7.激励
对合同管理措施不得力，合同履行不及时，给公司造成经济损失的部门，处以损失额1%-5%的罚款；对个人因玩忽职守签订无效合同，货款回收不及时形成呆坏帐损失的，处以500元-XX元的罚款；对公司造成巨大损失，或与对方通谋欺诈侵犯公司利益的，提交公司相关部门处理。
构成犯罪的，移交司法机关处理。
8.附则
本办法由公司综合管理部起草并负责解释。
9.附件
附件一：
授权申请单
附件二：
合同评审单
附件三：
合同（协议）用印登记台帐
附件四：
案件申报单
附加说明：
本办法提出部门：
综合管理部
篇三：
合同管理办法实施细则
XXX有限公司
合同管理办法实施细则
（20XX年制订）
目录
第一章总则
第二章合同管理机构
第三章合同的管理权限
第四章合同的订立
第五章合同的审核
第六章合同的签约权限
第七章合同的履行、变更和解除
第八章合同的检查
第九章合同的纠纷处理、
第十章合同档案的管理
第十一章奖惩
第十二章附则
第一章总则
第一条为加强公司合同管理，预防和减少合同纠纷，保障公司合法权益，制定本细则。
第二条本细则适用于公司各部门和分公司的合同管理工作。
第三条部门和分公司，依照《中华人民共和国合同法》及有关法律法规的规定，对外签订的明确双方权利义务的书面合同（有关身份关系的合同除外），应适用本细则。
第四条部门和分公司应建立健全合同管理制度，认真落实合同管理工作。
第五条任何单位和个人不得利用合同从事违法活动，扰乱公司经营管理秩序，损害公司利益、国家利益或社会公众利益。
第六条公司合同的管理、承办、审核、履行和档案管理人员等，对合同负有保密义务，严禁泄露公司商业秘密。
第二章合同管理机构
第七条公司的合同管理，实行合同综合部门管理、专业职能部门、承办部门和履行部门管理相结合的原则。
第八条公司行政部是合同综合管理部门，其主要职责是：
（一）拟订合同管理制度并负责组织实施。
（二）对合同管理工作进行业务指导、监督和检查。
（三）拟订公司合同范本，并推行使用。
（四）参与重大合同、重要合同的可行性研究、谈判和文本起草工作
（五）审核公司对外签订的合同。
（六）会同合同承办、履行部门参与合同纠纷、案件等处理。
（七）对合同管理的相关人员进行法律知识培训。
（八）其他应当由合同综合管理部门承担的职责。
第九条公司应配备专职法律人员负责合同管理，分公司应指定专人协助专职法律人员进行合同管理工作。
专职法律人员应具有法律专业本科学历及法律职业资格（或律师职业资格、企业法律顾问资格），分公司指定的协助人员应具有一定的法律业务素质。
第十条财务部及各业务部门是合同的专业职能管理部门，其职责是参与合同管理，以法律法规及公司的相关规定为依据，从各自的职责和专业角度对合同进行专业审核和监督。
第十一条合同承办部门是指负责合同的谈判、拟定和签订的部门，其职责是：
（一）负责对市场需求进行可靠、合理的预测，对投入产出进行经济、准确的核算。
（二）负责对合同相对方资信状况、履约能力的调查。
（三）牵头组织合同的谈判、拟定。
（四）提请有关部门审核其承办的合同。
（五）依公司相关规定具体负责合同的订立、变更和解除。
（六）负责在合同签订后及时将合同原件移交档案部门存档。
（七）在行政部指导下处理合同纠纷。
（八）建立本部门的合同档案，指定专人负责合同管理。
（九）其他应由承办部门承担的职责。
财务部门负责承办需经过招投标签订的合同，其他业务部门负责承办不需要经过招投标的合同和其他业务合同。
由公司作为赠予方、赞助方的赠予合同、赞助合同由行政部承办。
第十二条合同履行部门是指具体履行合同的部门，其职责是：
（一）严格按照合同约定履行合同，防止合同纠纷的发生。
（二）负责提请合同承办部门变更或解除合同。
（三）在行政部指导下处理合同纠纷案件。
（四）在合同审核流程中负责审核将由本部门履行的合同。
（五）建立本部门的合同档案，指定专人负责合同管理。
（六）负责在合同签订后及时将合同原件移交档案部门存档。
（七）其他应由承办部门承担的职责。
第三章合同的管理权限
第十三条部门和分公司不得以部门名义对外签订合同，所有合同必须以公
司名义签订。
第十四条以下合同经公司内部审核以后，由公司统一审核管理：
（一）融资借款合同。
（二）担保合同。
（三）合资合作合同。
（四）资本变动合同。
（五）对外投资合同。
（六）设立新实体合同。
（七）需要以公司名义签订的各种业务合同。
第十五
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