档案管理系统功能明细清单.docx

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档案管理系统功能明细清单

档案管理系统功能明细清单：

档案管理系统包含四大子系统，包含文件接收归档子系统、档案管理子系统、档案利用子系统、系统管理子系统。

1.1接收归档子系统

接收归档子系统主要是实现对文件的在线接收、预归档和正式归档的功能。

1.1.1文件管理

●文件接收：

实现于办公自动化系统与档案综合管理系统的在线归档接口，实现直接将各办公自动化系统办理完毕的文件归档到档案综合管理应用软件系统中，通过档案综合管理应用软件系统的功能对档案进行综合的管理。

●文件手工录入：

系统还具有手工录入的功能，可以录入各种收文、发文和内部文件，并对其进行统一管理。

兼职档案员在做文件归档时，按照文件的规范要求为每份文件鉴定其保存价值，确定其保管期限，然后分类归档入文件临时库。

●报表打印：

具有自动打印《收发文登记簿》，自动生成文件交接文具。

●扫描原文管理：

实现对多个扫描原文（各类电子文档，如DOC、XLS、WPS文件、图形文件、影像文件、多媒体文体等）的管理，功能包括对原文的添加、浏览、删除、描述信息修改、权限设置等功能。

●文件预归档：

可对文件进行批量归档，并自动生成或手工输入生成案卷题名、案卷号、分类号和保管期限，自动进行批量归档。

●回收站：

当用户从系统中删除一些文件数据或者原文文件时，系统并没有直接将这些数据直接清除，而是将这些文件放入回收站，当用户发现误删除一些数据时，可以在回收站中找到相应的数据，点击“还原”按钮，系统自动将数据还原到原来的数据存放地。

1.1.2预归档管理

文件归档后会自动转入到预归档管理的临时库中，在预归档管理模块中兼职档案员可对档案进行规范化整理、打印报表、档案调整（拆卷、组卷、案卷顺序调整、卷内顺序调整等）的功能。

预归档数据源的形成方式如图，数据进入预归档库后，可以进行编辑、修改、删除和组卷等操作。

●档案录入：

系统即可以直接接收文件管理中的档案，本模块也可直接对档案进行著录。

可以在本模块中进行数据的录入（卡片和网格著录）、修改、删除。

●扫描原文管理：

实现对多个扫描原文（各类电子文档，如DOC、XLS、WPS文件、图形文件、影像文件、多媒体文体等）的管理，功能包括对原文的添加、浏览、删除、描述信息修改、权限设置等功能。

●档案调整：

档案调整包含对通过本系统进行管理的档案进行调整，包含案卷顺序调整、卷内顺序调整和简化顺序调整等。

通过档案调整后的档案会重新生成新的档号和顺序号、件号。

其调整的内容包括传统组卷调整和简化整理调整两类。

●批量修改：

象Word系统中一样，本系统也提供替换功能，即批量修改档案/文件著录的内容。

●打印报表：

档案目录是档案室根据利用的要求而编制的各种档案目录。

包含档案案卷目录、卷内备考表、案卷封面、案卷脊背、卷内目录等。

●档案入库：

在预归档管理模块，综合档案室管理员还可以对数据进行审核，审核通过可直接将档案入库，并进行入库操作。

入库后档案即进入档案正式库中。

1.2档案管理子系统

档案管理子系统主要是实现对档案的综合管理功能，包含如下功能：

1.2.1档案管理

档案管理是对电子档案正式库的管理功能，包含对档案、文书档案的收集、分类、归档、打印报表、档案调整（拆卷、组卷、案卷顺序调整、卷内顺序调整等）的功能。

将各种类型的档案信息设定档号并进行著录登记、编制，自动生成档案管理所需案卷号、件号、起止号等各种序号。

支持传统的立卷方法和最新归档文件整理方法，打印各种案卷目录、案卷封面、全引目录、卷内目录等。

1.2.2档案保管

用于记录、控制、统计库房温湿度情况，记录档案的存放位置以及打印档案存放位置索引，并可记载库房检查情况。

档案保管包括库房管理、消防、温湿度管理、存放位置管理、病档管理等日常记录工作。

1）库房温湿度

数据采集：

记录数据可由人工采集输入，亦可由温湿度测量仪传送计算机采集。

对采集数据可进行增、删、改及移动、查询、排序等操作。

控制记录：

当采集的温湿度数据超标时，系统将采取“提醒”措施，提供给库房管理人员进行外治措施。

外治措施：

分为通风、除湿机、空调、加湿器等，并记录处理后的温湿度结果和操作员名称。

2）病档管理

可对病档的登记、病档抢救情况跟踪等功能，实现对病档的综合管理。

3）库房检查

可对每次档案库房检查情况的管理，包含每次检查时间、检查情况进行著录、管理，并可输出各种检查报表。

4）档案质量检查

质量检查是对档案质量进行控制的重要环节，通过库房盘点发现质量问题及时予以解决。

而质量检查则可以随时将检查的情况登记下来，以备及时的修复。

质量检查包含卷内目录问题、拔钉装订问题等各种情况。

1.2.3基本年报

要统计档案室保存、利用档案的情况，并将统计结果以相关标准格式打印出来。

●人员机构：

主要是对档案室的人员机构进行管理，可以著录和管理档案室的人员机构情况信息。

●设备情况：

主要是对档案室的设备情况进行管理，可以著录和管理档案室的各种设备情况信息。

●档案利用：

主要是对档案室的利用情况进行管理，可以自动统计档案室档案的利用情况信息。

●档案用房：

可以采集档案室的用房情况，著录和管理相应的档案用房信息。

●档案情况：

可以著录和管理档案室的档案情况信息，包含本年度室存全部档案、本年接收档案、本年移交档案、室存档案历史分期情况、档案编目情况等各种信息内容。

1.2.4档案统计

实现对各类档案的各类统计服务功能。

●密级统计：

可按档案的密级进行馆藏量统计例，如秘密、绝密等；

●期限统计：

按档案的保管期限进行馆藏量统计，例如永久、长期等；

●分组统计：

可将复合统计与任意著录项统计相结合，并采用字段分组方式进行统计，并将统计分组显示，也可将分组统计结果输出，方便统计利用。

1.2.5档案鉴定

本模块是要实现对保管期限已到的文件级/案卷级档案进行鉴定，以决定是否有继续保存的价值，如果有则修改保管期限及记载修改情况，继续保存，否则进行销毁。

包含档案鉴定、档案销毁、鉴定查询3个功能模块。

1.2.5.1档案鉴定

档案鉴定是对档案进行到期档案鉴定工作。

到期档案鉴定是对保管期限到期档案的鉴定，通过此系统您可以修改相关记录的保管期限，签署鉴定意见，并且系统将保管期限为销毁类的记录加入销毁清册中。

1.2.5.2档案销毁

档案销毁即对鉴定为销毁的档案进行销毁登记的工作，被销毁的档案在编目管理界面中的相应编目表的记录信息其档案实体状态将自动变为“已销毁”。

1.2.5.3鉴定查询

鉴定查询是系统提供了一个快速的查询功能，可以快速的查询某人在什么时间鉴定的档案内容。

可以按照人员进行查询，也可按照鉴定日期进行查询，方便用户的查询利用。

1.2.6全宗卷管理

全宗卷管理是实现对各个档案室的全宗动态进行管理。

可以著录各种全宗的整理类信息、综合类、鉴定类信息等，提供了对档案室实体的管理，并能自动打印出全宗卷目录和全宗卷封面。

1.2.7移交进馆

此模块用于各单位向档案馆移交档案数据的功能。

档案管理员首先选择移交数据的范围，然后点击移交按钮，系统自动将这些数据生成报送文件离线移交至档案馆。

1.2.8数据管理

提供对数据的综合管理，系统包含数据导入、数据导出2个功能模块。

●数据导入：

可以导入DBF、XLS格式的数据。

●数据导出：

可以按照要求导出成DBF格式的数据。

1.2.9系统设置

设置系统的操作用户登记及各操作用户的使用权限设置、档号格式定制、分类维护、辅助字典维护、业务类别定制等。

1.3档案利用子系统

档案利用子系统是为档案用户提供的相应的服务，主要包括：

档案检索系统、档案借阅系统、档案编研、统计分析等。

1.3.1档案检索

档案检索，是指根据利用的要求，将需要利用的档案文件从其实体管理体系或者电子档案中提调出来的工作过程。

利用计算机进行查询和检索具有高效、快捷、灵活的特点，也是档案管理走向现代化的标志。

本系统提供多样的查询检索方式，其中查询包括：

基本信息查询、复合查询、一体化查询、专题查询等各种检索方式，各个人员根据自己的权限范围查看各种实体档案和电子档案信息。

1.3.1.1数据库检索

系统提供多种不同的数据库检索方式，包含精确检索、模糊检索、复合检索、渐进检索等。

●精确检索：

输入字段的全部内容，精确查询到需要查询的电子文件信息。

●模糊检索：

输入字段的部分内容，模糊检索出该字段符合输入内容的检索方式，可以大大的缩小查询的范围。

●复合检索：

通过多个条件组合在一起的检索方式，可以更加精确的查询到需要查询的电子文件信息。

●渐进检索：

渐进检索也是二次检索，是指在第一次检索的基础上再进行检索，可大大的提高检索效率。

本系统中也提供渐进检索功能，可以对电子文件进行二次检索。

1.3.1.2跨类检索

跨类检索是提供了跨各种档案类别的检索功能，只要输入关键字，系统即可在各个档案类别中进行搜索，并将搜索的结果反馈至软件中。

1.3.2全文智能检索

全文智能检索类似于google搜索方式，主要是现实对电子档案原文的全文检索功能，它解决的主要问题是：

在关系型数据库数据量很大时，使用数据库本身的查询方法已经不实用，系统反应时间过长，而利用全文智能检索系统可大大的提高检索的速度。

针对系统接收的电子文件，以及数字化后经OCR处理的文档，提供全文检索功能。

要求覆盖尽可能多的文件类型（如DOC、XLS、PDF等主流的电子文档格式）。

档案全文智能检索系统具有以下性能和功能特色

1）数据库容量：

支持TB级别搜索。

2）支持高并发，支持多平台，支持多库，支持分布式计算。

3）支持多种智能检索模式和多级组配检索技术。

4）性能达到百万页原文1秒左右。

1.3.3档案利用

档案利用系统应具备档案查阅、借出、利用等各类档案利用情况的功能。

对要利用的实体档案和电子档案可以先提出申请，然后经过审核才能查看电子文件的原文，实现利用的流程性管理。

1.3.3.1电子档案借阅

电子档案借阅主要是实现对电子档案的流程化借阅功能，示意图如下：

●电子档案借阅申请：

当用户需要查阅其权限范围外的电子文件或者电子档案时，必须提出借阅申请。

●电子档案借阅审核：

档案审核是指由档案管理员对档案借阅者进行审批的功能，档案管理员可以做出同意或拒绝的批复。

当管理员做出同意批复时，同时指定允许其利用的天数，系统将在指定天数以后自动回收其查阅权限。

●我的借阅夹：

申请借阅可以通过此模块查看借阅情况的查看，如果通过申请则可以直接浏览电子原文。

●电子借阅统计：

可以根据需要自动统计出某个时间段的电子档案利用情况，及时了解利用信息。

1.3.3.2实体档案借阅

●实体档案借阅：

利用者如果是借阅实体档案的，借阅者要先提出借阅申请，包含申请利用天数、利用目的等内容。

档案管理员也可直接将借阅信息补充登记在此，以备将来的查询利用。

利用者利用实体档案后，可以通过此模块归还实体档案，如有必要也可对利用效果进行登记。

●实体借阅统计：

可根据需要自动统计出某个时间段实体档案借阅情况。

1.3.4光盘发布

光盘发布是只用户可以将需要利用的档案进行选择后制作成可下载使用的数据包，并设置下载该数据包使用的密码，在制作时用户可以选是否将原文信息封装进数据包。

制作好的数据包可进行下载使用。

1.3.5档案编研

档案编研工作是指以室藏档案为主要物质对象，以主动提供或报道档案信息内容，满足社会利用位主要目的，在深入研究档案内容的基础上，按专题对档案文件进行收集、筛选、加工，使之转化为不同形式的编研成果的一种专业工作。

通过本模块编制的编研文件，可根据权限在线提供查询利用，方便使用者的使用要求。

1.3.6统计分析

档案信息统计分析是档案利用效率的重要评价手段。

档案信息的利用可以通过查询服务进行在线统计，克服传统档案统计工作中信息实时统计欠缺的问题。

并可对利用者的各种利用要求信息进行登记、统计、分析、辅助决策，找出档案利用管理的规律和利用者最关心的问题，根据这些信息可对利用工作进行及时调整，充分满足利用者的要求。

1.4系统管理子系统

系统管理是对整个档案管理系统进行综合管理，包含系统的各个环节。

包含权限管理、开放设计、报表管理、工作流管理、分类维护、辅助字典和日志管理几部分。

1.4.1权限管理

档案管理工作中，为满足档案工作的保密性及安全性需要，不同用户按不同身份进入系统，而且不同的用户可有不同的使用权限。

要求实现对用户及用户组的增、删、改，设定登录密码以及控制不同模块及数据的使用权限。

●角色管理：

角色管理是指具有相同权限的一组用户，系统预设了三个用户组本系统预设两个角色：

系统管理员组和普通人员组，并可根据实际需要自定义各种不同角色，每个角色可包括多个用户。

●用户管理：

用户管理是指对角色下的不同用户进行管理，包含增、删、改等基本操作。

用户的权限包含两个部分：

一是对各个模块操作的权限；另外一个是对各类资源库的操作权限，用户可以根据实际工作需要，灵活组合各种权限，系统对资源库的管理达到“字段级”控制。

1.4.2开放设计

开放设计主要是可以实现对档案类别和文件类别的自定义综合管理，主要包含以下几个方面的数据库自定义功能：

数据库表结构自定义：

用于定义档案类别的表结构字段信息，可自定义各种档案的表结构；

录入界面自定义：

用于定义电子文件的数据采集录入窗体，可自定义各种档案的录入界面；

显示网格自定义：

用于自定义网格显示的项目，可自定义各种档案的网格显示界面。

1.4.3报表维护

报表维护可以实现对软件中的各个模块的各种表实现自定义打印报表的功能，无需修改代码即可自定义报表实现对报表的维护，可以对原先的电子档案报表、统计表进行修改等操作，能自动提取各种数据库中的数据，并能自动实现各种统计功能。

报表维护极大的方便的用户自定义各种档案门类报表的功能，可增、删、改各种档案门类报表格式，并可自动提取系统中的各种字段数据，自动生成各种档案报表。

1.4.4工作流管理

实现业务整体和局部工作流程自定义功能，如接收流程、鉴定流程、借阅审批流程等，在自定义流程时无需通过修改程序完成，而能够灵活设置流程环节、环节对应的操作人员以及详细的操作权限。

工作流管理是基于著名的开源工作流引擎OSWorkflow，OSWorkflow是基于FSM（finitestatemachine，有限状态机）理论。

每一个state表示了step及其所属的status（state=stepID+status）。

OSWorkflow的核心设计思想是一个state到另一个state的转移（Transaction），依赖于action的发生。

在一个workflow的生命周期中，总会存在至少一个或多个state，这就是osworkflowengine的最核心理念。

用户可以通过管理界面定义工作流过程，比如档案业务相关的审批过程。

1.4.5实体分类维护

文件在归档之前，必须对档案实体分类进行划分。

在本系统中，您可以自由定义档案的实体分类，它允许分为任意多级，每级的宽度可以为任意长度。

列表目录树中的一级类目序号能从小到大排序。

1.4.6辅助字典

系统将使用频率较高的元数据内容汇集成词典，使其内容变为可选项而不必手工录入，提高文件维护的效率和准确性。

系统提供词典条目的添加、删除、修改等功能，方便用户进行维护。

可根据需求增加字典信息，辅助字典可以提高录入的速度，减轻录入人员的工作量。

当某一输入项目的输入汉字相对比较固定时，系统将其在辅助字典中对其加以定义，如密级项中设置了绝密、机密、秘密、公开、内部、国内，分类方案或者保管期限等。

1.4.7日志管理

本系统采用全程日志跟踪的形式，记录所有用户对系统进行的操作信息。

本模块用于检索所有系统用户对系统的操作信息，为用户恶意操作系统时提供证据信息。

本模块提供了系统登陆日志和数据操作日志功能，满足对登陆用户和操作系统数据用户的跟踪。

1.4.8档案信息管理接口

当OA系统中合同审批、文件签发通过后，系统通过调用档案信息管理软件的接口自动将信息归档至档案信息管理软件中，主要包括：

自动归档：

在OA端发起合同或文件签发审批；在钉钉端审批；如果审批通过，系统自动调用档案信息管理软件接口将信息归档至档案信息管理软件中；如果审批未完成或不通过软件不予调用档案信息管理接口。

归档成功后，更新合同管理和文件签发的状态为已归档。

手动归档：

在后台的admin页面显示所有的合同和文件签发文件；勾选需要归档的合同和文件签发文件；如果文件已归档则提示：

是否需要归档。

如果文件未归档则提示：

是否重新发起归档。