外事处工作任务统计表.docx
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外事处工作任务统计表
外事处工作任务统计表
序号
工作任务类别
工作任务名称
工作任务主要内容
1
办公室日常管理
1-1外事处网页维护
1、每月固定更新外事新闻、图片新闻。
2、针对重要外事工作动态，及时更新网页内容。
3、做好安全防护，严格保管网页维护登陆用户名、密码等相关资料。
1-2翻译、审校学院对外宣传英文材料
1、由院办提供需要翻译的中文材料，并由院办主任签字认定中文内容的准确性。
2、外事秘书负责对材料进行英文翻译工作。
3、翻译后的初稿由部门领导负责审校。
4、二稿由外籍教师协同进行审校。
5、终稿完成后，由部门领导签字确认，返回院办。
1-3外事行文
1、外事行文主要包括上行文和平行文。
2、正确编排文件号，草拟文件内容，报部门领导审批。
3、根据部门领导审批意见，对文件内容进行修订。
4、填写行文纸首页，经部门领导会签，主管院领导签发。
5、到学院办公室打印文件，加盖学院公章。
6、文件保留电子文档，并统一编号备案。
1-4制定并完善外事规章制度
1、认真学习、传达、贯彻、落实上级有关外事政策、文件、法规精神。
2、根据上级文件精神，结合学院实际情况，适时制定并修改学院的外事工作管理制度。
3通过学院发文、校园网通知等形式及时准确向全院传达文件精神。
1-5外事信息统计
1、统计外事出国团组成行时间、出访人及相关信息，出访目的、出访日程，返回日期等。
2、统计外宾来访团组的来访时间、来访人员及相关信息，来访日程等。
3、统计国（境）外友好院校的联系方式、交流与合作的项目。
4、统计外籍教师自然情况、联系办法、任教时间等。
5、统计其他相关外事信息。
1-6外事档案整理
1、在来校、出国、国际合作、国际会议结束后，外事处负责收集、汇总，整理各种外事材料，按规定向学校档案室移交。
2、凡出国学习、访问、考察、讲学、参加国际会议的人员，应在归国后将在国外各项活动中形成的材料交给外事处留存。
3、外事档案采用卷盒方式保管，以件为单位，加盖件号章，每件各自编排页号。
4、需移交至学院档案室的外事综合管理文件在次年6月底前归档。
其他各类外事材料以一个周期结束后一次性归档。
1-7管理部门印章
1、印章由专人负责保管、使用。
2、印章随用随锁，确保印章存放和使用安全。
印章若遗失须立即向部门领导、院办及保卫处报告。
3、使用印章必须办理使用登记手续。
登记的项目包括：
用印日期、发往单位、文件标题、印数、批办人、经办人。
4、印章使用信息应保留备案。
1-8固定资产管理与维护
1、添置办公设备等固定资产后，应及时填写学院统一格式“仪器设备”卡片，并将其中一份留存。
2、办公设备的日常维护由专人负责。
如设备发生故障，将情况与学院资产管理部门沟通后进行维修。
3、每年按照学院要求对固定资产进行一次统计清查。
2
出国出境
2-1制定教师出国培训计划
1、会同人事处及各系部领导，根据学院教学科研以及中外合作办学的总体规划，共同拟定教师出国培训计划。
2、结合多种派出方式，合理安排人员出国培训，力争多渠道获得资助，减轻学院经费负担。
3、将制订好的教师出国计划报送主管院领导。
4、由主管院长提交党委会讨论通过。
2-2发布国家公派出国信息
1、获悉国家公派出国信息后，通过校园网发布通知，并提供相应网页链接。
2、通知各系部，在全院范围发布信息。
3、针对重点项目，组织信息说明会，给与详细情况介绍。
2-3申请国家公派出国留学项目
1、外事处指导符合条件的候选人填写申请表及准备有关材料。
2、外事处将申请材料送主管院长签批。
3、外事处将申请材料送省教育厅。
4、外事处从省教育厅领取录取人员名单后通知被录取人员。
5、外事处发放有关录取文件，指导被录取人员办理护照、公证、交存保证金及与国外留学单位的联系。
6、外事处指导被录取人员办理签证及出国前的有关准备事项。
7、被录取人员完成留学任务后，外事处指导并协助其领取保证金。
2-4选派汉语教师出国任教
1、在收到国家汉办、省教育厅相关文件后，及时通过校园网发布通知。
2、会同人事处，组织符合条件的汉语教师参加国家汉办出国任教项目遴选。
3、协助教师准备国家汉办出国任教项目申请材料。
4、与国家汉办沟通，将录取结果通知教师本人，并将录取名单抄送人事处。
5、协助教师准备签证材料。
6、会同人事处，做好出国前教育。
7、在教师出国任教期间，与教师通过电子邮件等方式保持联系。
2-5上级单位组团出国任务审批
1、学院行文到辽宁省政府外事办公室出国审批处办理同意出国函文件内容包括出访目的，出访人员简介、出访行程及时间。
2、副厅级及以上干部出国需经主管副省长审批，并报教育厅备案。
3、组团单位收到同意函后提供：
出国任务通知书、出国任务批件。
4、外事处持上述文件到出国审批处办理出国确认件。
5、出国政审：
外事处通知组织部办理政审批件，副厅级以上干部需到省委组织部办理政审备案。
2-6自行组团出国任务审批
1、学院行文到辽宁省政府外事办公室出国审批处办理出国任务批件。
2、持出国任务批件到学院组织部办理政审批件，副厅级以上干部需到省委组织部办理政审备案。
3、到辽宁省政府外办护照签证处办理因公护照、签证。
2-7申领因公出国护照
1、出国人员材料准备：
出国人员小2寸白背景标准出国照片8张，身份证原件及复印件，填写个人自然情况表。
2、整理团组材料：
任务通知书、任务批件、出国任务确认件、政审批件，填写好的因公护照签证申请表。
3、持上述材料到辽宁省外事办公室护照签证处办理因公护照。
4、因公护照办理完毕后通知本人到护照签证处，在护照上签字。
5、其他事项：
公派出国人员回国后要及时报到，将因公护照交外事处统一保管。
2-8办理因公出国签证
1、根据去往不同国家及不同出访目的所需签证材料，准备：
邀请函、出国行程、派遣函（包含应何单位邀请、派遣人员姓名、单位、职务、出访目的、停留时间、担保按期回国以及医疗保险、往返机票、食宿、城市间交通费等由谁来承担）、在职证明，签证表等。
2、送签后要及时与外办护照签证处取得联系，询问签证进展情况。
3、签证通过后，及时通知本人，做好出国前准备工作。
2-9出国人员外事培训
1、外事处会同人事处、组织部共同制定预备出国人员培训计划。
2、培训主要内容分为三大部分。
一是外事纪律的教育；二是西方文化与礼仪；三是出国应注意的有关事项。
3、党员和科级以上干部的外事纪律教育由外事处会同组织部负责，其他人员的外事纪律教育由外事处会同人事处负责。
2-10因公出国人员出行前安排
1、提供前往国家的自然、历史、文化、风俗习惯等相关信息。
2、与外方院校或科研机构沟通，安排出访接待事宜。
3、预定因公出国机票，境外住宿，境外交通，安排出访行程。
2-11因公出国报告收缴
1、因公出国人员回国返回工作岗位一周内，由外事处通知上交出国考察报告。
2、将考察报告复印报送主管院长。
3、考察报告归入外事档案留存。
2-12因公护照的收缴与管理
1、外事处具体负责收缴并保管我院因公出国人员所持的公务普通护照。
2、外事处指定专人负责护照收缴保管工作。
3、因公护照的收缴、保管与管理工作应参照上级有关文件的要求进行。
4、在因公出国人员回国返回工作岗位一周内，通知本人上交因公护照。
5、外事处每年一月十日前和七月十日前要分别将头年下半年和当年上半年护照收缴情况报省外办。
2-13因私出国人员的信息备案
1、申请出国（境）自费留学、工作及定居的人员应提前40天提出申请，并提供接纳国家、学校、单位的有效批文原件及复印件至学院人事处、外事处备案留存。
2、所有因私出国（境）人员均须到人事处、外事处备案。
2-14出具因私出国人员证明材料
1、与人事处沟通，确认因私出国人员备案情况。
2、了解签证所需具体材料，核准需要学院出具的证明材料。
3、按照签证材料要求，客观出具收入证明、工作经历证明等相关中英文材料。
4、报部门领导和主管院长审批，院领导签字，盖章。
5、出具的证明材料应复印留存备案。
3
外专聘请与管理
3-1办理外国专家工作许可
1、外专聘请部门向外事处提供办理工作许可的相关材料。
2、学院行文至辽宁省外国专家局（包含外教个人信息、工作经验、合同期）。
3、材料准备：
外国专家来华工作许可申请表、专家个人简历及中文翻译、护照复印件、最高学历证书或专业资格证明材料复印件、经中国驻外使、领馆认证的外国卫生医疗机构或中国政府制定的卫生检疫部门出具的健康证明书、聘用协议或合同。
4持以上材料报送辽宁省外国专家局。
5、省外专局审批后出具工作许可，外事处留存工作许可复印件及存根。
6、将工作许可交给外国专家聘请部门。
3-2办理外国文教专家邀请函
1、外专聘请部门向外事处提供办理工作许可的相关材料。
2、学院行文至辽宁省政府外事办公室专家领事处（包含外教个人信息、工作经验、合同期）。
3、材料准备：
专家个人简历及中文翻译、护照复印件、最高学历证书或专业资格证明材料复印件、经中国驻外使、领馆认证的外国卫生医疗机构或中国政府制定的卫生检疫部门出具的健康证明书、聘用协议或合同、外专局出具的来华工作许可复印件。
4、持以上材料报送辽宁省外事办公室专家领事处。
5、省外办专家领事处出具邀请函，外事出留存邀请函复印件。
6、将邀请函交给外国专家聘请部门。
3-3办理外国文教专家专家证
1、外专聘请部门向外事处提供办理专家证的相关材料。
2、学院行文（包含外教个人信息、工作经验、任教日期）。
3、材料准备：
外国专家证申请表、护照原件、复印件、签证原件、复印件、工作许可存根、聘请单位资格认可证书复印件一份并加盖公章、签订完毕的国家外专局印制的合同和复印件、卫生检疫部门出具的健康证明书、近期2寸免冠照片2张、如有家属随行，提交家属的有效护照、签证原件，复印件各一份，小一寸照片2张。
4、外国专家入境15日之内，持以上材料至辽宁省外国专家局办理专家证。
5、省外专局出具专家证，外事处留存复印件。
6、将专家证交给专家本人留存。
3-4办理外国文教专家居留许可
1、外国专家入境后24小时之内到辖区派出所办理临时住宿登记。
2、学院行文（包含外专个人信息、工作经验）。
3、材料准备：
居留许可申请表、护照、签证、专家证和临时住宿登记表原件及复印件、体检结果原件。
4、带领专家本人，持以上材料至沈阳市公安局出入境管理处办理拘留许可。
5、专家本人现场照相，采集数据。
6、沈阳市公安局出入境管理处在护照页上加盖外国人居留许可，外事处留存复印件。
7、将护照返回外专本人。
3-5聘请外国专家单位资格认可证书年检
1、每年的11月份，收到外专局年检通知后，及时通知学院内外专聘用部门，开展自检，并形成材料，上报至外事处。
2、整理、总结各部门上报的自检材料，统计外专情况，形成学院外专聘请资格年检报告。
针对外专聘请与管理中出现的具体问题，制订相应的整改措施。
3、将年检报告连同资格证书送至辽宁省外国专家局。
4、次年1月，年检完成，从外专局取回证书。
3-6组织策划外国专家社会文化活动
1、外事处会同院内外国专家的聘用部门共同制订外国专家社会文化活动方案。
2、上报主管院长审定外国专家社会文化活动方案。
3、外事处会同相关部门组织实施具体的活动方案。
3-7申报外国专家友谊奖、荣誉奖
1、外事处发送通知和申请表至院内聘请外国文教专家的部门。
2、院内各聘请外国文教专家的部门申报，并将申报材料交到外事处。
3、外事处审核，上报主管院长审定。
4、外事处将申请材料上报省外国专家局。
5、省外国专家局通知外事处评选结果。
6、外事处将评选结果通知院内聘请外国专家的各部门。
7、外事处安排出席颁奖典礼。
3-8申报外国专家玫瑰奖
1、外事处发送通知和申请表至院内聘请外国文教专家的部门。
2、院内各聘请外国文教专家的部门申报，并将申报材料交到外事处。
3、外事处审核，上报主管院长审定。
4、外事处将申请材料上报沈阳市政府外办专家领事处。
5、市外办通知外事处评选结果。
6、外事处将评选结果通知院内聘请外国专家的各部门。
7、外事处安排出席颁奖典礼。
3-9组织外国专家学习《外国人出入境管理法》
1、聘请外专的部门在专家到任后一周内向外事处上报专家的情况，包括年龄、性别、国籍、合同期等。
2、外事处统计所有在任外国文教专家情况，并将情况上报至沈阳市公安局出入境管理处。
3、由外事处与公安局出入境管理处、学院内外教聘请部门协调安排学习外管法。
4、公安局出入境管理处的警官到学院宣讲《外国人出入境管理法》和《外国人入境出境管理法实施细则》。
4
外事接待
4-1邀请国外专家学者短期讲学或学术交流
1、聘请部门填报下一年度聘请国外专家学者短期讲学或学术交流申报表。
2、聘请部门报送聘请报告，内容包括：
外专个人简历、国籍、护照号、拟来华时间，来华工作期限、办理签证国、工作安排、经费负担办法等。
3、外事处审核材料，上报主管院长审批。
4、外事处起草邀请国外专家学者的邀请函，由主管院长签发。
5、国外专家学者来华前一周，聘请部门到外事处填写来华短期外国专家登记表，并与外事处协调办理食宿等接待安排，聘请部门确定专人负责专家的日常生活和教学（科研）工作的具体安排。
6、专家离校后，聘请单位应向外事处提交工作总结。
4-2邀请国外友好院校代表团来访
1、院内相关部门根据学院与国外友好院校合作项目的进展情况，起草邀请国外友好院校代表团来访的报告，上报外事处。
2、报告内容包括：
代表团来访的事由，代表团成员的个人简历、国籍、护照号、拟来华时间、来华期限、办理签证国、经费负担办法等。
3、外事处审核后，上报主管院长审定。
4、外事处起草邀请国外友好院校来访的邀请函，报主管院长签发。
5、外事处与院内相关部门配合，组织落实邀请国外友好院校代表团来访的具体方案。
4-3外宾来访接待
1、根据外宾来访目的，停留时间，团组人数草拟接待计划。
2、召集接待计划中相关部门人员，讨论具体活动安排，修订接待计划。
3、将接待计划翻译成英文，发送电子邮件至即将来访的外宾。
4、将接待计划报送主管领导及相关系部。
5、在外宾来访一周前，落实外宾来访期间住宿、宴请、会议等相关内容。
6、制作欢迎标语，会议用名签。
7、通知参与外宾接待人员相关事宜。
8、安排接站，来访期间用车。
4-4接待国外短期交流学生来校学习或访问
1、接收国外短期交流学生的部门向外事处报送书面申请，内容包括：
学生个人简历、国籍、护照号、拟来华时间，来华学习或访问目的及期限、日程安排、经费负担办法等。
2、外事处审核材料，上报主管院长审批。
3、外事处起草邀请国外短期交流学生的邀请函，由主管院长签发。
4、国外短期交流学生来华前一周，聘请部门到外事处填写来华短期外国学生登记表，并与外事处协调办理食宿等接待安排，接收部门确定专人负责学生的日常生活和学习访问工作的具体安排。
5、外事处将学生情况上报至沈阳市公安局出入境管理处。
6、学生离校后，接收部门应向外事处提交情况总结。
4-5外籍荣誉教授聘请
1、根据学院教学和科研发展的具体规划，选定外籍荣誉教授人选。
2、报送主管院长审批。
3、邀请拟聘外籍荣誉教授人选来校访问开展学术交流活动。
4、举办外籍教授受聘仪式，颁发聘书。
5
申请项目资助
5-1申请国家留学基金委青年骨干教师出国研修项目资助
1、每年的2月20日至3月20日及7月10至7月25日，组织教师进行个人网上申报，将推荐人选的申请材料上报辽宁省教育厅，由辽宁省教育厅上报至留学基金委。
2、4月及8月，留学基金委对材料进行审核。
5月及9月，将录取结果通知辽宁省教育厅。
3、外事处负责与辽宁省教育厅联络，及时获取录取通知。
4、获得录取通知后，及时通知教师办理签证手续。
5-2申请专业技术人员出国培训项目立项
1、每年的9月底，外事处发送通知和申请表至院内各部门。
2、10月10日前，院内各部门将申请专业技术人员出国培训项目的申请表交到外事处。
3、外事处审核，上报主管院长审定。
4、外事处指导拟定派出培训的人员，填写专业技术人员出国培训项目申请书。
5、专业技术人员出国培训项目的申请分为短期、中期、长期、三类项目。
6、外事处将项目申请书上报省外国专家局。
7、外事处指导拟定派出的人员参加全国出国备选人员英语水平考试（BFT）。
5-3申请外国专家局引智项目立项
1、每年的9月底，外事处发送通知和申请表至院内各系部、科研部门。
2、10月10日前，院内各系部、科研部门将申请国家外专局引智项目立项申请表交到外事处。
3、外事处审核，上报主管院长审定，确定拟申请立项的项目名单。
4、外事处指导相关的项目负责人，填写国家外专局引智项目立项申请书。
5、外事处会同教务处、科研处等相关部门审定项目申请书。
6、外事处将项目申请书上报省外国专家局。
6
国际合作关系网络建设
6-1拓展与国外友好院校合作交流的网络
1、根据学院“十一五”期间国际交流与合作的发展规划，大力开展对外交流与合作，与国外的高等院校建立广泛的联系。
2、外事处对拟建立校际关系的国外高等院校作可行性调查和深层次的沟通接触，为学院领导的决策提供依据。
3、上报主管院长审定。
4、学院拟同意与该院校建立校际交流关系。
5、外事处起草校际交流协议书。
6、根据校际交流协议书的具体内容，外事处会同相关部门组织落实具体的交流与合作方案。
6-2建立中青年骨干教师出国培训渠道
1、由人事处拟定中青年骨干教师、管理干部的出国培训人员的遴选办法。
2、学院审定出国培训人员名单。
3、外事处根据选送人员的专业背景和学术水平，选择合适的国外高等院校和科研院所，研究其相关的专业和学科的建设情况，确定拟选派的国外高等院校的名单。
4、上报主管院长审定。
5、学院确定选派的国外高等院校的名单。
6、外事处会同人事处，与选派的国外高等院校签订“培训协议”，落实培训任务。
6-3与离任外籍教师、海外校友沟通
1、建立离任外籍教师、海外校友联络方式资料库。
2、及时添加、更新，整理资料库信息。
3、在圣诞节、元旦、春节等重要节日，向离任外籍教师、海外校友邮寄贺卡，并与他们保持联系和沟通。
4、在对外合作与交流具体工作中，充分发挥海外校友资源，定期邀请在学术上有突出成就和造诣的校友回校访问。
7
参加上级主管部门及涉外团体外事活动
1、参加辽宁省教育厅、辽宁省外国专家局、沈阳市公安局出入境管理处等上级相关部门组织的年度工作会议，向兄弟院校借鉴成功管理经验，完成上级单位部署的工作任务。
2、学院作为中国教育国际交流协会职教中心第四届常务理事单位，积极参加中心各项活动，出席年度全体理事单位及常务理事单位会议。
3、在涉外交流活动中，宣传介绍学院，树立学院形象，为学院的国际交流与合作争取项目，赢得更多的机会。
8
外事保密与安全保卫工作
１．自觉维护党和国家利益，提高政治警惕性，加强保密观念，严格遵守各项保密制度，防止失、泄密事件的发生。
２．必须坚持内外有别的原则，凡国内未公开发表的机密事项，均不得向外国人泄露；
３．陪同外国人在我省进行旅游、参观考察、学术交流等活动，原则上应安排到开放地区和开放单位，如需去非开放地区，需经省外办批准，向公安部门办妥手续，方可前往。
４．遵守涉外人员守则，不准携带秘密文件、资料、内刊及记载有机密内容的笔记本会见外宾或陪同外宾参观游览。
出国人员要保持高度警惕、严防窃照、窃听，不得将秘密文件、资料、图表、内刊和内部笔记本携带出国。
５．工作中发现问题或疑点，应及时向学院及上级有关部门报告。
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