山东专升本计算机excel知识点总结.docx

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山东专升本计算机excel知识点总结

excel的主要功能，启动与退出

（一）excel的主要功能有

1.表格制作

2.图形、图像、图表功能

3.数据处理和数据分析

4.列表（数据清单）功能

（二）启动和退出（同word）

（三）补充

1.excel文档的扩展名.xlsx

2.excel文档模板的扩展名.xltx

3.excel可以存取的文件格式：

.xlsx.xltx.htm.html.txt.pdf.xps.csv.xls.

xlt.xml

4.excel的窗口主要包括：

标题栏，选项卡，选项组，编辑栏，工作表编辑区，状态栏等（编辑栏，工作表编辑区，是特有的）

5.编辑栏从左到右依次是：

名称框，工具按钮，编辑区

6.选项卡：

文件、开始、插入、页面布局、公式、数据、审阅、视图

6.“数据”选项卡：

“获取外部数据”、“链接”、“排序和筛选”、“数据工具”、“分级显示”组

工作簿

1.工作簿:

是存储数据、进行数据运算以及数据格式化的文件，也是存储的单位。

2.在保存excel工作簿的操作过程中，默认的工作簿文件名是:

Book1

3.新建一个工作簿时excel自动创建三个工作表，分别命名为：

Sheet1,Sheet2,Sheet3

注意：

默认的是三张，但是可以在文件/选项/“常规”选项卡/包含的工作表数，设置1—255的范围。

设置以后需新建工作簿才能生效，当前工作簿内工作表数量不会改变

4.隐藏工作簿：

⑴属性⑵视图／窗口组／隐藏

5.excel为保护工作部采取的措施有：

⑴设置打开权限⑵设置修改权限

6.为了防止excel工作表被别人修改，可以使用“审阅”选项卡下的“保护工作表”

7.如果打开了多个工作簿，可以按住shift键单击保存按钮，对多个工作簿进行一次性保存

8.功能区右边的最小化、最大化和关闭按钮是作用于当前工作簿的

工作表

工作表是一个由行和列交叉排列的二维表格，也称作电子表格

（一）工作表的基本注意事项

1.工作表不是一个独立的文件，因此不能单独存盘。

2.一个工作表最多有16384列，1048576行（列编号从A开始，行编号从1开始）

3.可以同时在多个工作表中输入信息，也可以同时在多个单元格中输入相同信息（Ctrl+Enter）

注意：

活动的单元格有且只有一个

4.可以生成当前工作表的副本。

假如当前被选中的工作表的名字是Sheet1,则副本工作表的名字为Sheet

（2）

5.若某工作簿中仅有一张工作表，则不允许删除该工作表（最小一张表格为可视的）

6.excel中可以同时向多个表格输入内容，但是当前的工作表是：

第一张

（二）工作表的管理

1.选中多个工作表：

Ctrl（不连续）；Shift（连续）

同时选中的多个工作表称为：

工作表组。

可对这组工作表同时完成相同的操作。

2.插入新的工作表

⑴单击工作表标签右侧的“插入工作表”按钮，插入一张新的工作表

⑵按“Shift+F11”组合键，可快速在当前工作表的前面插入一张新工作表

⑶开始／单元格组／“插入”按钮右侧的下拉按钮／“插入工作表”选项（如果同时选中多个表，则插入多个）

⑷鼠标右键／“插入”命令／“插入”对话框／在“常用”选项卡的列表框中选择“工作表”

（可根据需要选定多个工作表插入）

注意：

前两种方法能插入一张，后两种方法能插入多张

3.删除工作表

⑴开始／单元格组／“删除”按钮右侧的下拉按钮／“删除工作表”

⑵鼠标右键删除

注意：

删除工作表是永久删除，无法撤销删除操作，其右侧的工作表将成为当前工作表（excel中撤销命令最多能撤销16次）

4.重命名工作表（不可以同时对多个工作表重命名）

⑴鼠标右击，“重命名”

⑵双击相应的工作表标签

⑶开始／单元格组／“格式”按钮／“重命名工作表”

5.移动或复制工作表

⑴在同一个工作簿中移动或复制：

①A移动：

鼠标直接拖动

B复制：

拖动的同时按Ctrl键

②开始／单元格／格式／“移动或复制工作表”对话框

③鼠标右击工作表标签，使用快捷菜单操作

⑵在不同工作簿中移动或复制

要先打开用于接收工作表的工作簿（开始／单元格／格式／“移动或复制工作表”对话框），然后可以进行常规操作

注意：

⑴用户既可以在一个工作簿中移动或复制工作表，也可以在不同工作簿之间移动或复制工作表

⑵不可以使用剪贴板，因为剪贴板剪贴的是“内容”

6.隐藏工作表和取消隐藏

⑴开始／单元格组／格式按钮／弹出的下拉列表的“隐藏和取消隐藏”

⑵鼠标右键单击工作表标签，快捷菜单隐藏

注意：

隐藏的内容不影响对他们进行操作

7.将当前工作表中的内容移动到其他工作表：

将鼠标指针放在选择区域的边框上，按住Alt键+鼠标左键拖动，并指向相应的工作表标签

（三）行、列的锁定和隐藏和删除

1.隐藏行、列

⑴鼠标右键

⑵开始／单元格／格式

⑶将指针指向要隐藏的行列边界，拖动使行高或列宽为零

2.行、列的删除

⑴开始／单元格／格式

注意：

行、列删除后，被下方和右方所补充（同word）

4.在excel中，插入的行，默认是在选中行的上方

5.在excel中，如果要改变行与行，列与列之间的顺序:

按住Shift键，结合鼠标进行拖动

单元格

（一）单元格的基本要点

1.单元格：

工作表中行列交叉的地方称为单元格。

又称为存储单元，是工作表最基本的数据单元，是电子表格软件中处理数据的最小单位。

2.单元格名称（单元格地址）：

由单元格所处的列名和行名组成。

3.每个单元格的内容长度的最大限制是32767个字符，但是单元格中最多只能显示2041个字符

编辑栏中才可以显示全部32767个字符

4.使用Ctrl+方向键，可以从当前单元格向某个方向的最后一个非空单元格定位，如果没有内容的，则到最后一个单元格

5.在excel工作表中，可以插入并编辑word的文档（word中也可以插入excel工作表）

6.在excel的单元格中可以保存数字，字符串以及公式等，但是不能包含图像信息。

7.E总是试图首先将单元格中的信息，作为数值信息处理

8.单元格不可以被隐藏

（二）单元格编辑

1.重命名单元格

⑴鼠标右键，快捷菜单—定义名称

⑵从编辑栏的名称框中输入新的名称

注意：

①不能以数字开头②不能包含空格③不能与Excel系统的默认名称重名④可以以下划线或字母开头。

2.单元格的合并

⑴合并并居中

⑵合并后的数据为最左上角的数据

3.单元格的删除

⑴右侧单元格左移⑵下方单元格上移

（二）单元格区域的选择

1.⑴不相邻单元格区域（单元格）：

先选定第一个单元格区域，按住Ctrl键，再选定其他单元格区域

⑵连续的单元格区域：

先选定第一个单元格，然后按住Shift键单击该区域的最后一个单元格（如果此单元格不可见，则可以利用滚动条使他可见）

2.⑴选择整行：

单击行标题

⑵选择整列：

单击列标题

3.⑴不相邻的行或列:

先选定第一行或者第一列，然后按住Ctrl键在选点其他的行或列

⑵连续的行或列：

①沿行号或列标拖动鼠标②选定第一行或第一列，然后按住Shift键再选定其他行或列

4.⑴某个单元格：

①单击相应的单元格②用箭头键移动到相应的单元格

⑵某个单元格区域：

单击选定该区域的第一个单元格，然后拖动鼠标直至选定最后一个单元格

5.工作表中所有的单元格：

⑴单击全选按钮⑵Ctrl+A

6.取消单元格选定区域

⑴取消连续：

单击工作表中其他任意一个单元格

⑵取消不连续：

按住Ctrl键，点击要取消单元格

7.选定单元格文本

⑴允许对单元格进行编辑：

先选定并双击该单元格，再选文本

⑵不允许对单元格进行编辑：

先选定该单元格再选编辑栏的文本

8.选定多个工作表中的相同区域：

在首张工作表中选择一个数据区域，然后按住Ctrl键，选择其他工作表标签

输入和编辑数据

（一）基本注意要点

1.excel单元格中可以接受的数据类型有：

文本类型，数字，日期和时间，公式与函数

注意：

如果有两种则：

常量，公式

2.输入时，系统自动判断输入的数据类型，并进行适当处理（运用对齐方式分析数据类型）

文本类型（左对齐），数字（右对齐），日期和时间（右对齐），错误值和逻辑值（居中对齐）

3.向单元格中输入信息的方式：

⑴覆盖：

单击需要输入数据的单元格，直接输入数据，此时输入的内容将直接显示在单元格和编辑栏中

⑵修改：

单击单元格，然后单击编辑栏，可以在编辑栏中输入或者编辑当前单元格的内容

⑶修改：

①双击单元格，单元格内出现光标，移动光标到所需位置，可进行数据的输入和修改②F2键

4.f（x）:

插入函数

×:

取消（相当于“Esc键”）

√：

确认（相当于“回车键”）

5.单元格中通常显示“结果”，编辑栏显示“公式或函数”，但是单元格中真正存储的仍然是公式或函数

注意：

让单元格显示公式或函数

⑴双击单元格

⑵先选定单元格再按f2键

6.数组常量的注意：

⑴不能含有不同长度的行或列

⑵数组区域的单元格不可以单独编辑

⑶数组常量可以分为一维数组和二维数组

⑷同一个数组常量中，必须使用相同类型的值

（二）类型

文本类型

1.文本可以是字母，汉字，数字，空格或者其他字符，以及它们的组合

2.默认对齐方式:

左对齐

3.把数字作为文本输入（数据型文本／数值型文本）：

先输入一个半角的单引号（’）再输入相应的字符

注意：

⑴只保留15位的精确度

⑵这类：

既能完成算术运算，也能进行文本运算

4.可以作为文本型数据的：

身份证号码，电话号码，学号，邮政编码，2/3，=3+5之类的信息输入

注意：

文本型数据特点①比较长的数字②以0开头的（0要保留）③公式或函数要保留

5.区分“数字”（数值:

）与“数字字符串”（文本类型）

数字类型

1.数字（值）型数据的输入：

可以是0—9、正号（+）、负号（—）、千分位号（，）、小数点（.）、分号（／）、￥（$）、百分号（%）、科学计数法（E）（e）等特殊字符

2.默认对齐方式：

右对齐

3.分数输入：

在分数的前面先输入0，以及一个空格

如：

“02/3”

（单元格显示分数编辑栏显示小数）

4.⑴负数输入：

可在数字前面输入符号，或者将数字两边添加小括号。

如：

-8或者（8）

⑵正数输入：

如8

5.⑴如果直接输入“2/3”，则系统将视之为日期，认为是2月3日。

⑵若“=2/3”，则系统将视之为公式

6.百分数按钮格式化，连续按两下增加位数按钮。

百分数要注意四舍五入，除掉%后的数，与原来的数不一定一样

7.货币类型也当成数字来处理

8.若想将小数变为百分数，则需改变默认数字格式（开始／单元格组／格式）

9.常规格式的数字长度为11位，超过11位就出现“科学计数法”或者自定义的数字格式

无论显示的数字的位数如何，excel都只保留十五位的数字精度

10.数值型数据可以不加双引号，文本型数据有引号

日期和时间型数据类型

1.excel将日期和时间型数据作为数据处理，默认对齐方式：

右对齐

2.日期分隔符“／”（默认）或“—”

3.日期的表示类型：

⑴年月日：

2017-3-25，2017/3/25

⑵日月年：

25-Feb-2017，25/Feb／2017

注意：

①月份不可以在最前面，但可以是英文

②默认的日期分隔符可以改变（控制面板／区域语言，可以改变默认设置）

③如果仅输入月份和日，excel则将计算机当前内部时钟的年份，作为默认值

4.时间分隔符“：

”

5.输入时间的类型

⑴24小时制

①可以只输入时和分（23:

00）

②只输入小时数和冒号（23:

）

③输入一个大于24的小时数，系统将自动进行转化

⑵12小时制

①可以在时间后面输入一个空格，然后输入AM或者PM（也可是A或P），要是上午或下午（3:

00AM）

⑶输入当天日期：

Ctrl+“；”

⑷输入当前时间：

Ctrl+Shift+“；”

6.日期和时间都可以相加、相减，不能相乘或相除

日期可以加减天数

日期和日期只可以相减

7.如果在单元格中既输入日期又输入时间，则中间必须用空格隔开

公式和函数（函数是特殊公式）

1.公式由参与运算的数据和运算符组成，在输入时必须以“=”开头

2.函数由函数名，括号和参数组成

如“=Sum（B2:

E2）”是求和函数

3.函数，excel提供了大量内置函数，包括日期和时间函数、数学与三角函数、统计、查找与应用、数据库、文本、逻辑、信息等方面

4.常见的函数及其应用

函数名

功能

示例

Sum

求和

=Sum（3,2,5）结果为10

Average

求平均值

Max

求最大值

Min

求最小值

5.函数的输入方法

⑴直接输入

⑵公式选项卡／数据库组／“插入函数”命令

⑶编辑栏／插入函数按钮

⑷输入“=”后，从“名称框”中单击“函数”下拉按钮

6.参数:

可以是数字、文本、TURE或FALSE的逻辑值、数组、错误值，单元格引用、常量、变量、区域、公式、其他的函数（给定的参数必须能产生有效的值）

7.参数的个数由逗号决定；单元格区域由冒号决定

注意特例：

如果A1:

A3命名为li，数值分别为6、11、2。

B1:

B3命名为yan，数值为4、26、2。

则average（li,yan）等于51/6（所有数据加在一起然后除以数据的个数）

8.当数据更改后，计算结果自动更新

9.函数也可以用作其他函数的参数，从而构成组合函数

10.区域的表示中不能使用:

省略号和分号

11.数据库函数都是以字母D开头

（三）数据填充

1.实现自动数据填充的方法

⑴先在当前单元格内输入第一个数据，然后按住当前单元格右下角的填充柄进行填充

当前单元格数据类型

直接拖动填充柄

按住Ctrl键拖动填充柄

数值型

相同序列

差为1的等差序列

日期型

天数相差1的等差序列

相同序列

时间型

相差1小时的等差序列

相同序列

文本型

具备增减性

变化的文本序列

相同序列

不具备增减性

相同序列

相同序列

有文本也有数字

文本不变，数字等差（向上递减，向下递增）

⑵开始／“编辑”组／“填充”按钮／“系列”命令／“序列”对话框

2.在excel的数据移动过程中，如果目的地已经有数据，则也会无条件的覆盖

3.文件／选项／高级／常规／“自定义序列”对话框中，可自定义序列（系统自带的不可以删除编辑）

4.选中连续的两个有数据的单元格，拖动填充柄产生的是等差数列（先选定待填充数据区域的起始单元格，输入序列的初始值。

再选定相邻的另一个单元格，输入序列的第二个数值。

这两个单元格中数值的差额，将决定该序列的增长步长）

5.指定序列类型也可以：

先按住鼠标右键，再拖动填充柄，在到达填充区域的最后单元格时，松开鼠标右键，在弹出的快捷菜单中单击相应的命令。

（四）数据编辑

1.复制：

⑴使用剪贴板

⑵选定源区域，按下Ctrl键后，将鼠标指向四周边界，此时鼠标变成右上角带一个“+”的空心箭头，拖动到目标区域释放

注意：

使用剪贴板复制数据的方法同word完全相似。

不同之处是被复制的单元格四周出现闪烁的虚线，只要虚线存在，就可以粘贴多次；如果仅需要粘贴一次，则在目标单元格中按回车键即可。

2.移动：

⑴使用剪贴板

⑵直接拖动（拖拽过程中鼠标的形状变成十字箭头形）

3.选择性粘贴

⑴鼠标右键

⑵开始／剪贴板／选择性粘贴对话框

4.选择性粘贴对话框:

⑴粘贴：

全部，公式，数值，格式，批注有效性验证，列宽，所有使用源主题的单元，边框除外，公式和数字格式，值和数字格式

⑵运算：

无、加、减、乘、除

⑶跳过空单元

⑷转置（行变列、列变行）

5.在excel中进行单元格复制时，复制出来的内容不一定与原单元格一致

6.数据的对齐方式:

水平对齐和垂直对齐

7.选择性粘贴功能，可以将公式转换为数值

（五）数据清除和数据删除

数据清除：

1.清除单元格格式：

清除单元格中的内容、格式、批注、超链接等。

注意：

单元格本身并不受影响，数据清除后，单元格本身仍保留在原位置不变。

2.操作

⑴开始选项卡／编辑组／清除按钮

（级联菜单中的命令有：

全部清除，清除格式，清除内容，清除批注，清除超链接等）

⑵鼠标右键

3.选定单元格或单元格区域后按delete键，相当于选择“清除内容”

注意：

w中delete键相当于“删除内容”

数据删除

1.数据删除的对象是单元格，行或列

注意：

删除后，选取的单元格行或列，连同里面的数据都从工作表中消失

2.操作

⑴开始／单元格组／删除

⑵鼠标右键

3.excel中删除的行被“下一行”所填充；删除的列被“右列”所填充

（同w）

4.excel中删除的单元格被“下边”单元格所填充（w是右边）

（六）查找和替换

1.开始／编辑／查找和选择

2.可以按行、列查找（默认按行查找）

3.可以在不同的工作表、工作簿里查找

（七）数据有效性

1.数据选项卡/“数据工具”组/数据有效性按钮

2.正常—有效显示

不正常—报错

3.复制别的单元格内容到该单元格，有可能破坏单元格数据的有效性

4.有效性设置可以进行复制，查找以及删除等操作

使用公式

（一）运算符的种类

公式中的运算符类型：

算术运算符，比较运算符，文本运算符，引用运算符

A算术运算符

1.类型：

+、-、＊、／、%、∧

2.Sqrt:

表示平方根

B比较运算符

1.类型:

=、>、<、>=、<=、<>

2.用于实现两个值得比较，结果是Ture或者是Force

参加数学运算时:

True是1，Force是0

C文本运算符

“&”用于连接一个或多个文本数据以产生组合的文本

D单元格引用运算符

1.（:

）—区域表示运算符

2.（空格）—区域交集运算符（交叉运算符）

注意：

交集的情况①常见相交②交集为空③真包含的情况

3.（，）—区域并集（相加-交集）运算符（联合运算符）

注意

1.运算优先级：

⑴单元格引用运算符〉算术运算符〉文本运算符〉比较运算符

⑵算术运算符：

百分号>乘幂>乘号／除号>加号／减号

（二）公式出错原因

公式不能正确计算出来，excel将显示一个错误值，用户可以根据提示信息判断出错的原因。

1.＃＃＃＃＃＃

⑴单元格中数字日期或时间比单元格的宽度大（列宽不够）⑵单元格的日期时间公式产生了一个负值。

（默认的是科学计数法，若记数法也不够，则为＃）

2.＃VALVE！

使用了错误的参数或者运算符类型，或者公式出错

3.＃DIV／0！

公式中出现0做除数的现象

4.＃NAME?

公式中应用了excel不能识别的文本

5.＃N／A！

函数或公式中没有可用数值

6.＃REF

单元格引用无效

7.＃NUM

公式或函数某个数字有问题

8.＃NULL

试图为两个并不相交的区域指定交叉点

注意：

excel单元格中以“＃”开头的内容均表示错误信息

（三）单元格的引用

1.单元格地址的方式有：

相对引用（默认），绝对引用，混合引用，三维地址引用

2.相对引用：

单元格引用是随着公式的位置的改变，而发生改变。

3.绝对引用:

公式中的单元格或单元格区域地址，不随着公式位置的改变而发生改变。

绝对单元格引用的形式是：

在每一个列标号及行号前面增加一个“＄”

4.混合引用:

单元格或单元格区域地址，部分是相对引用，部分是绝对引用

5.相对引用，绝对引用，混合引用相互转化可以用:

F4

（F1:

帮助，F2显示函数）

6.三维地址引用：

excel中引用单元格时，不仅可以用同一工作表中单元格，还可以用不同工作表中单元格

格式为：

［工作簿］工作表名！

单元格引用。

如：

［Book1］Sheet1！

A1

注意：

删除行与列时，与绝对引用和相对引用没有关系，被别的行、列填充

（四）函数的应用实例

1.IF条件函数

⑴格式为：

IF（〈条件〉，〈条件真取值〉，〈条件假取值〉）

⑵数值，文本都可以

2.排位函数RANK

⑴格式为：

RANK（number,ref,order）

①number：

需要找到排位的数字

②ref：

包含一组数字的数组或引用（绝对引用）

③order:

一数字，用来指明排位的方式

注意：

如果order是0，则省略。

excel将ref当作按降序排列的数据清单进行排位；如果order不是0，则excel将ref当作按升序排序的数据清单进行排位

⑵函数RANK对重复数的排位相同，但重复数的存在将影响后续数值的排位

3.COUNT,COUNTIF统计区域中满足给定条件单元格个数，的函数

4.SUMIF对满足某一单元格区域求和

批注的使用（审阅选项卡/批注组/单击新建批注）

1.可以被单独粘贴，可以删除、编辑、显示、隐藏批注

如果要编辑、删除、显示、隐藏批注，可先选定单元格，单击右键，在弹出的快捷菜单中选择相应的命令

2.批注默认情况下不能打印，可以设置打印，但不能单独打印

页面布局／页面设置／工作表（对批注是否打印进行设置）

3.批注可以随单元格一起移动，但是不可以单独移动

4.可查看“上一条”，“下一条”批注

5.添加了批注的单元格，在单元格右上角有一个小红三角，当鼠标移到该单元格时将显示批注内容

格式化工作表

（一）行高和列宽的调整

1.行高的调整④列宽的调整③

⑴通过拖动鼠标实现

调整列宽：

拖动列标右边界

调整行高：

拖动行标下边界

⑵双击分隔线

双击行号之间的分割线或列标之间的分隔线，可以实现自动调整到合适的行高或列宽

⑶通过对话框实现

开始选项卡／单元格组／格式按钮

⑷复制列宽，选择性粘贴

注意：

不可以粘贴“行高”

2.同一行的行高相同，同一列的列宽相同

（二）格式化工作表

只要改变单元格的默认值，就用开始／单元格组／格式

1.excel对单元格数据的格式化操作，可以使用⑴“设置单元格格式”对话框设置⑵开始选项卡设置⑶格式刷复制

注意：

单元格格式打开快捷键Ctrl+Shift+F

2.可以设置：

文字的字形、字体、字号、对齐方式；表格边框、底纹、图案颜色；数字显示格式

注意：

每个单元格的自动网格线在打印时并不显示

3.对齐中：

⑴可以自动换行

（手动换行的快捷键：

Alt+Enter）

⑵可以设置文字角度／方向

⑶可以设置文本对齐方式、文本控制

⑷可以设置合并后居中

4.单元格的数据格式定义包括六部分：

数字，对齐，字体，边框，填充，保护

注意：

没有调整行高和列宽

5.“设置单元格格式”对话框

⑴数字（对数据的显示格式设置）

⑵对齐（对数据进行水平对齐，垂直对齐以及方向格式的设置）

⑶字体（对字体，字形，大小，颜色的设置）

⑷边框（对单元格的外边框以及边框类型，颜色的设置）

⑸填充（对单元格底纹的颜色和图案的设置）

⑹保护（进行单元格保护的设置）

6.利用格式刷可快速复制单元格的格式信息（开始／剪贴板／格式刷按钮）

注意：

1.将标题相对于表格居中时，可以使用开始／对齐方式／合并后居中

2.单元格数据的格式化，必须先选择要进行格式化的单元格或单元格区域

3.为表格添加边框：

开始／“字体”组

（三）excel的数据格式

数据格式分为表格套用格式和条件格式

1.表格套用格式（开始／样式组／表格套用格式）

⑴excel提供了多种已经设置好的表格格式，用户可以选择所需样式套用到选定的工作表单元格区域

⑵套用是可以全部套用，也可以部分套用，用户可以对不合适的格式进行修改

⑶删除自动套用格式，则先选择要删除自动套用格式的区域，在“设计”选项卡／“表格样式”组／“其它”按钮／下拉菜单中选择“清除”

2.条件格式（开始／样式组／条件格式）

⑴在工作表中，有时为了突出显示满足设定条件的数据，可以