OA可行报告.docx

OA可行报告.docx

《OA可行报告.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《OA可行报告.docx（7页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

OA可行报告

关于XXXXXX投资集团有限公司

引入协同OA办公系统可行性分析报告

一、公司信息化现状

青海XXXXX投资有限公司青海XXXXX农牧科技发展有限公司财务核算采用新中大软件，青海XXXXX有限责任公司财务采用用友T3软件，客服采用管家婆软件，财务和业务没有相应的接口，其他子公司及部门基本上处于手工半手工状态，没有系统的软件系统。

二、引进协同办公系统的意义：

随着社会的发展，企业进入当前的网络时代，信息化管理需求大大提高，传统的办公模式束缚了人的创造力和想象力，埋没了人的智慧和潜能，使人们耗费了大量的时间和精力去手工处理那些繁杂、重复的工作。

手工模式无法满足新形势下发展的需要，人们需要用先进的生产工具来提高企业的办公效率。

传统的管理方式造成办公环境的混乱、无序、推诿、低效等问题时有发生，管理成本、办公费用居高不下，不但给企业带来了严重的经济负担，而且也不能营造一个和谐的办公环境。

领导在日常繁忙的工作中，不能及时、有效的对各项工作按轻重缓急来处理，带来了繁重的工作压力。

因此企业需要一套规范化的管理模式，让所有的工作不但能有条不紊，还能节省时间、成本并提高效率。

OA是OFFICEAUTOMATION（办公自动化）的缩写，意在运用网络和计算机技术的手段提高办公的效率，进而实现办公的自动化处理。

OA对办公方式的改变和效率的提高起到了积极的促进作用。

具体来说，协同OA办公系统对于公司现阶段的工作具有如下意义：

1.有利于公司的健康发展和整体凝聚力提升，OA协同办公系统是集团所有人使用的，在使用的过程中能够使各部门真切感受的一个集团的实实在在的存在，能够增加主人翁意识，催进集团品牌的提升。

2.有利于公司各部门转变管理观念和工作模式，提高办事效率，克服传统管理模式和办公模式带来的不良做法，使各部门权利与义务明确，方便公司领导监督与指导。

3.有利于节约行政开支，节省人力、财力。

同时，在全局内部建立一个高效的协同管理工作平台和集中的信息整合呈现平台，形成各部信息共享、和谐互助的良好氛围，建立健全组织文化，实现真正的以人为本。

三、信息化办公系统的优势：

相比目前公司办公系统，信息化办公系统的优势一是提高效率。

OA系统大多内置了大部分公文类型的模板，常规性公文直接套用模板稍作修改即可成稿，而在文件的审核、批办、签发、传阅等环节也只需在电脑上简单操作，避免了文件的积压、丢失、耗时等问题的出现。

而OA系统的内置工作流可以简单明了的将工作流程以图形化进行呈现，让人可以很直观的发现工作流程中的死角和拐角，语音和文字方面功能的同步应用更是大大提高了工作的时效性和准确性。

二是节约资源。

通讯功能的应用可以减少不必要的人力耗费，行政功能的应用可以减少大笔的纸张、耗材费用，缩减了不必要的财政开支，而OA的整体应用可以减少宝贵的时间，另外OA的可扩展性功能可以将一些特殊性质工作都整合进来，例如财务人员的业务整合到OA当中即可实现在线做账、生成表格、转账汇款等功能，从而最大限度的节约各项资源，最大化的提升资源的利用率并将实际工作中的理论成本降到最低。

三是整合信息。

OA的数据采集功能、信息整合功能可以将例如考勤数据、业务数据、财务数据、人力数据等信息进行汇总计算并分科目统计之后形成直观图图表供上层管理者进行分析研究，用数值来体现员工利用率、成本开支、利润率、市场占有率等指标，以供决策者对集体内部的运营情况做详尽的了解，并为其更改策略、调整业务倾向等决策工作提供了第一手参考资料。

四是整合孤立数据，节约时间，提高决策效率。

在一个界面上展现来自系统各数据库的数据，可以看到最新客户，最新订单，可以看到生产系统的生产计划及生产情况，也可以看到来自销售一线的最新销量统计，打开管理软件，所有内容根据权限展现在面前。

实现了实时查询、管理、统计进销存的即时性。

外埠子公司信息总部可以随时即时查询。

五是功能全面便捷。

采用协同OA办公系统后，其他应用系统都可以集成到OA系统做接口，网站发布信息、文件归档工作等，都可利用OA模块的相关系统来处理，进行起来更加简捷方便、得心应手。

利用手机移动办公和PC机一样快捷方便。

四、目前公司在办公中存在并需要解决的问题

1）部分部门工作流程不清晰、不健全；

2）员工、部门之间沟通与协作效率较低；

3）业务动态进展监控难；

4）审批周期长，遇领导出差或事务繁忙时审批效率低；

5）个别部门办公机制不透明；

6）业务数据形成数据孤岛；

7）缺少多层次沟通平台，通知、公告、领导随机交办的临时事件等信息，传达不顺畅；

8）多项目同时运作，跨部门、跨地域协调成本高，集中管控难度大等等其他实际工作中存在的问题。

我公司正处于发展壮大的关键时刻,如何让各部门、各岗位协调有序，工作区域之间无空白，让全员都能了解公司整体的战略、动态，让每个人都能明确工作的目标，单靠少数领导的带动，力量比较薄弱。

引进OA协同办公系统，可以有效改善或解决以上问题

五、实施计划和方案：

从我公司的整体情况看，公司需要利用信息化手段，逐步辅助企业加强企业自身的管理，从而使得企业进入一个良性的管理发展循环道路上：

公司现有的信息化程度比较低，管理体系复杂，基层员工素质参差不一，因此建议分步实现企业信息化。

1.OA和进销存首先在天露公司实施

XXXX公司产品相比XXXXX农牧公司比较单一，生产、办公和销售地点和人员集中，集团总部的领导和部门办公地点也大多设在天露公司，比较易于软件的开发和实施。

软件初期的实施对后期的发展运用起着至关重要的作用。

在XXXX公司信息化办公实施顺畅后再在XXXXX农牧公司、外埠公司及其他子公司相继实施直至全部。

2.监控系统和其它系统的实施

由于异地监控系统、车辆管理系统需要互联网和其它系统的支持，为了能和公司的办公系统有效的结合，建议单独实施或等公司信息化办公系统实施完成再行实施。

3.办公系统计划方案

办公系统通过建立统一的资源配置、流程引擎、报表引擎、内容管理、交换中心，满足各部门日常办公中办文、办会、办事的需要，实现互联互通、资源共享、上通下达、协调一致，从而达到提高办公效率，降低办公成本，改良办公环境，加快集团发展的目的。

其具体实施方案围绕以下办公功能进行：

A.制度管理：

通过表单、授权、流程、审批、文档等方式，完成各类制度的信息化定义，并进行执行和管理；

固化、梳理公司日常涉及的主要业务的制度和管理流程，包括：

经营管理和行政管理方面的各种已有的制度流程；公司规章制度、政策、工作规范的制定、修订、废止；项目经营目标、策略审批；项目规划设计、单体建筑设计方案制定、修订；项目的预决算申请审批；大量日常办公文档的撰写、修改和审批以及各种工作安排和汇报等等。

B.工作管理：

通过自由协同、日程、计划、会议，工作统计、行为积分、数据表单、结果文档等方式，建立组织和个人的工作管理；

C.业务生成：

通过建立业务主题、业务表单、业务流程，业务菜单、业务空间，业务授权，自定义各类个人和团队的基础业务管理；

D.公文管理：

根据公司的公文管理制度，进行发文、收文、签报、督办、公文文档、公文交换、公文统计与查询等公文的处理；

E.文档管理：

通过建立各类个人文档、单位文档、公文档案、项目文档，常用文档，实现文档关联、文档推送、文档借阅、检索和共享；

F.文化建设：

利用公告、新闻、调查、讨论，空间、在线沟通等方式，将企业的文化贯穿于工作中，从而辅助企业文化的建设；

G.移动应用：

支持iphone、ipad、Android的客户端应用，实现移动的办公操作；

H.扩展应用：

全文手写批注、电子签章功能，实现协同的扩展应用，满足后期增加修改模块等升级功能。

六、启动信息办公的准备条件

1、必要条件

首先须完善各部门及各部门之间的工作流程及表单。

明确人员与部门、部门与部门之间的关系。

否则，系统实施时间将被拖延。

2、设施配置

据统计，我公司现有可使用电脑数量78台，其中XXXX业公司44台（包括1台PC服务器），天露公司办公楼、生产车间、保管室均有上网条件。

天露办公端口计划设计为：

OA端口100～200个，进销存端口20～30个。

七、软件选型

OA市场上产品多，各产品有不同的优势及缺点，依据我公司特点选择产品主要围绕固化流程（快速方便的流程制作设计，低成本达到设计目标），较高的产品集成（集成通信平台、移动办公、电子签章等等）。

并且流程设计较为简单，设计成本低，集成应用适中的软件，对于我公司现阶段已足够使用。

购买OA协同标准版或企业版，主要功能均可以实现，基础许可数决定软件版本的价格（即同时在线人数）。

要实现更高一级的功能，需要安装扩展插件，另外收费。

每个OA品牌均有多种扩展插件，可根据本公司需要随时购买。

我部门用二个月的时间，先后与西宁市及外地的一些软件公司联系沟通，综合对方公司的实力和服务。

最终选择较适合为我公司提供办公软件服务的有四家：

1、青海易门软件

2、青海天沐时科技有限公司

3、西宁文翔科技有限公司

4、厦门三五互联科技股份有限公司

单位

系统

报价*

公司

所在地

优点

缺点

青海易门软件

金蝶OA

浪潮进销存

43万

西宁

西宁公司，沟通服务方便

使用其他公司软件，技术人员较少

青海天沐时科技有限公司

致远A8-m协同管理软件

58万

西宁

OA软件青海总代理，沟通服务方便

技术人员较少

厦门三五互联科技股份有限公司

35OA

10-20万

厦门

自己研发的产品，维护、升级等比较可靠

公司在厦门，需要租赁他们的服务器，后期费用大，沟通服务不方便

西宁文翔科技有限公司

致远A8-m协同管理软件

74万

西宁

西宁公司，沟通服务方便

使用其他公司软件，技术人员较少

*以上价格含软件基础模块费和施工费，不包括硬件设施，模块增加将可能增加费用

八、硬件设施

PC机:

支持32位和64位服务器，支持微软WINDOWS操作系统。

服务器：

IBM塔式服务器，8G以上内存，1T以上硬盘，千兆网卡。

UPS不间断电源、硬件防火墙、机柜等。

九、其他系统

OA办公系统和进销存系统，涉及整个公司所有员工，并且能够解决我公司一些办公中存在的问题，建议首先实施，其他系统如监控系统等，因为考虑可能和公司办公系统相连接，所以建议放在第二步实施。

电子商务信息部

二〇一二年八月九日