会议.docx
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会议
目录
一、会议可行性分析背景
二、会议目的
三、会议主题
四、会议时间
五、会议地点
六、会议组织
七、参会人员
八、会议宣传
九、会议内容
十、日程和议程
十一、会议流程与安排
十二、会场布置
十三、工作进度
十四、会议组织结构及人员分工
十五、现场管理服务
十六、会议费用预算
十七、注意事项
十八、会议评估
十九、附件一
二十、
中国平安保险公司2014年全国车险经销商洽谈会
一、会议可行性分析（背景）
日均不下、且保持良好的持续增长状态的汽车销售量，注定车险是一块吃不完的大蛋糕；如何才能让你在这块蛋糕上分的更多呢？
面对贫乏的保险品种、价格不一的保单、监管不严的车险市场等市场问题，你又如何应对呢？
单一的保险品种是否让你无法应对要求“古怪”的刁钻客户？
没关系，来2014年平安车险经销商洽谈会吧。
一流的营销专家、专业的销售指导，面对面的经验交谈，更有更多新的车险品种。
2014年平安车险经销商洽谈会等着你来
二、会议目的
回馈指导拓展平安保险车险的销量
三、会议主题
春日之秀平安新车险
四、会议时间
2014年4月4日—2014年4月7日
五、会议地点
重庆大酒店（沙坪坝区小龙坎新街84号，近南开中学、沙坪坝转盘）
六、会议组织
主办单位：
中国平安保险公司
承办单位：
重庆平安保险公司
协办单位：
重庆市驰聘汽车俱乐部
支持单位：
重庆华龙网重庆人民日报
腾讯网猪八戒网
七、参会人员
中国平安保险公司总经理
中国平安保险公司市场部经理
中国平安保险公司业务部经理
重庆平安保险公司总经理
重庆平安保险公司业务部经理
平安保险公司各省市分公司总经理
各省的汽车代理商（4S店）：
68人（每省个2人）
电话车险代理商：
52人
网上车险代理商：
40人
平安保险公司的业务员：
40人
八、会议宣传
（一）前期宣传
1.公关宣传
组织有关车险的研讨会、咨询会。
2.新闻媒体宣传
（1）在网上发布平安车险的会议消息。
（2）在10月3日前三个月，在报纸、电视广告等新闻媒体上做主题宣传。
（3）在各大商场和楼宇，张贴有关会议相关的海报。
（4）微薄宣传
（二）会议宣传推广思路:
目标人群从认知-了解-信服的广告宣传顺序，制定宣传推广方案
1.分阶段推广：
整体宣传工作可分多个阶段进行宣传，围绕平安车险洽谈会为主题，逐渐扩大宣传力度，展示平安车险的xxx
2.整合传播扩大影响：
组合多种传播工具与媒介载体，结合事件行销、公关关系等，全面影响区域内的广泛关注，使平安车险成为车险里的焦点，提升活动影响力
3.针对性传播强力配合：
根据自身发展规划，有针对性的选择传播渠道和传播区域，提高目标人群的关注度，最大限度的保证宣传投入的效应。
4.新闻热点推广：
将热点话题最大的挖掘有新闻价值的事件提高项目曝光率，扩大影响，提高关注。
（三）新闻宣传工作围绕活动主要内容，分三个阶段进行
1.会前宣传突出宣传活动的亮点与特点，围绕车险洽谈会及专家讲座，及时做好活动筹备情况的动态性报道。
大力宣传平安车险巨大的市场潜力和良好的公众形象，以及中国平安努力以良好的服务塑造的品牌优势，积极为客户提供保单以外的各种附加价值服务。
组织召开新闻发布会，系统性的对活动的发起、筹备、执行进行消息发布。
2.会中宣传突出宣传推介项目以及洽谈成果，会期投资洽谈活动、重要客商合作情况，组织消息、言论、综述、专题、图片、特写等多种形式，展示活动的亮点和成果。
3.会后宣传跟踪报道会后洽谈成果。
（五）平面媒体策略
投放策略：
报纸媒体可运用二分之一版组合，配合电视广告，加强宣传力度
投放媒体：
《南方周末》
媒体特点：
中国发行量最大的新闻周报，辐射面积达
投放版面：
生活版+财经版
投放方式；硬广告、软广告及新闻稿
《重庆日报》
媒体特点：
长江上游发行量最大的日报，占有重庆市70%以上的重庆地区经济实力最强最稳定的读者群和消费群。
投放版面：
财经版
投放方式：
硬广告、软广告及新闻稿
《汽车之友》
媒体特点：
国内第一本将汽车知识、时尚生活、汽车文化、汽车应用、购车咨询完美结合在一起的汽车时尚类杂志，受众对象明确
投放版面：
杂志封面
（四）辅助宣传策略：
1.充分利用网络媒体，完善平安车险网站，开辟本次活动车险推介专题窗口及商务合作经贸交流发展专题窗口。
2.在重庆xxx台做专题报道，一次首播，两次重播。
3.在重庆各汽车站、北站候车大厅制作宣传广告牌。
4.重庆市区出租车车尾广告、公交汽车车身广告。
九、会议内容
会议任务：
（1）专家座谈会，旨在指导和提升各渠道车险销售人员的营销技能，讲解保险营销业务流程各环节的核心沟通技能，为各类保险业务人员树立正确的营销理念和工作态度
（2）全国各地平安车险经销代理商的交流讨论
（3）平安保险总公司与全国平安车险经销商关于加强合作与交流的洽谈
（4）平安保险总公司代表推出新型的车险险种，丰富车险类别
（5）平安保险公司代表做去年平安保险营销业绩、同其他保险公司比较、所占市场份额的报告
会议目标:
1.拓展保险新市场，扩大保险市场份额，提升品牌竞争力
2.提升车险营销人员的营销技能
3.增强公司与经销商的联系
十、日程和议程
日期
时间
会议议程
负责人
地点
参会人员
2
0
1
4
年
4
月
5
日
8:
00—9:
30
报道
XXX
重庆酒店大厅
工作人员
9：
30—10：
00
茶歇
XXX
重庆大酒店茶歇厅
全体与会者
10:
00—10:
30
住宿和餐饮安排
XXX
重庆大酒店茶歇厅
工作人员
全体与会者
10：
30—10：
40
发放会议材料
XXX
重庆酒店茶歇厅
全体与会者
11：
50—12：
00
开幕式
会议日程安排
XXX
重庆酒店第一会议室
全体与会者
12：
00—12：
30
午餐
XXX
重庆酒店自助餐厅1号厅
全体与会者
12：
30—13：
50
午休
XXX
重庆酒店23楼
全体与会者
14：
10—15：
30
专家讲座
XXX
重庆酒店第一会议室
全体与会者
15：
30—15：
50
茶歇
XXX
重庆酒店茶歇厅
全体与会者
16：
00-17：
00
咨询
XXX
重庆酒店第一会议室
专家团队、经销商
17：
20—18：
20
晚餐
XXX
重庆酒店自助餐厅1号厅
全体与会者
18：
40—20：
30
晚间娱乐
XXX
重庆酒店1号厅
全体与会者
21：
00
晚间休息
XXX
重庆酒店23楼
全体与会者
日期
时间
会议议程
负责人
地点
参与人员
2
0
1
4
年
4
月
6
日
8：
00—8：
30
早餐
XXX
重庆酒店自助餐厅1号厅
全体与会者
9：
00—10：
00
项目洽谈1
XXX
重庆酒店第一会议室
全体与会者
10：
00—10：
30
茶歇
XXX
重庆酒店茶歇厅
全体与会者
10：
40—11：
50
项目洽谈2
XXX
重庆酒店第一会议室
全体与会者
12：
00—12：
40
午餐
XXX
重庆酒店自助餐厅1号厅
全体与会者
12：
50—13：
50
午休
XXX
重庆酒店23楼
全体与会者
14：
20—15：
20
项目洽谈3
XXX
重庆酒店第一会议室
全体与会者
15：
20—15：
50
茶歇
XXX
重庆酒店茶歇厅
全体与会者
16：
00—17：
00
项目洽谈3
XXX
重庆酒店第一会议室
全体与会者
17：
20—18：
00
晚餐
XXX
重庆酒店自助餐厅1号厅
全体与会者
18：
20—20：
30
舞会
娱乐
XXX
重庆酒店歌舞厅1号
全体与会者
21：
00
晚间休息
XXX
重庆酒店23楼
全体与会者
日期
时间
会议议程
负责人
地点
人员
2
0
1
4
年
4
月
7
日
8：
00—8：
30
早餐
XXX
重庆酒店自助餐厅1号厅
全体与会者
8：
40—9：
00
与会者留影
XXX
重庆酒店大门
全体与会者
9:
00—12:
50
游览A组（专业游览）
XXX
重庆平安保险公司九龙坡谢家湾47号
A组与会者
重庆市九龙坡区函谷工业园区
9:
00—12:
50
游览B组（风光游览）
XXX
沙坪坝区歌乐山
B组与会者
沙坪坝区白公馆
沙坪坝区瓷器口
13:
00—13:
40
﹙A组﹚
午餐
XXX
九龙坡区函谷大饭店
A组与会者
13:
00—13:
40
﹙B组﹚
午餐
XXX
瓷器口年丰饭店
B组与会者
14:
40---17:
40
游览B组（专业游览）
XXX
重庆平安保险公司九龙坡谢家湾47号
B组与会者
重庆市九龙坡区函谷工业园区
14:
40---17:
40
游览A组（风光游览）
XXX
沙坪坝区歌乐山
A组与会者
沙坪坝区白公馆
沙坪坝区瓷器口
17:
40—18:
40
返回重庆酒店
XXX
重庆酒店
全体与会者
18：
40—20：
00
宴会
XXX
重庆酒店1号大厅
全体与会者
20：
10—21：
10
晚间娱乐
XXX
重庆酒店歌舞厅1号
全体与会者
21：
30
休息
XXX
重庆酒店23楼
十一、会议流程与安排
十二、会场布置
地点：
重庆大酒店
时间：
2014年4月6日—8日
会场地形图：
（一）会场布置
1.讲台设计：
讲台：
长1米。
宽0.5米，高1.5米
讲台测置于大屏幕前，讲台旁置放一株绿色植物，房间中间靠前位子摆放一张桌子，便于使用投影仪。
在大屏幕的另一边置放一株绿色植物（与讲台这里对应）
2.与会区：
该区一共设200个定座位，
3.茶歇区布置：
根据会议室大小的实际情况摆放所需要长度的设备。
如该区大概摆设有：
饮水机，沙发，桌子、桌子上置放饮水机以及茶叶、速溶咖啡。
4.报到处：
报到处应设置在进入会场的大门边上，便于与会人员签到进入。
可以根据会议室大小的实际情况摆放所需要长度的家具。
该区大概摆设有：
长桌，签到处，领证处（进入会场必须持证）。
5.整体会场设计：
工作人员必须着正装，挂工作牌
（二）道具汇总
序号
名称数量摆放位置使用人跟进人
1
摄像头
2
厅内四侧
咨询人员
XXX
2
耳麦
2
讲台
主持人、发言人
XXX
3
电源
2
讲台
XXX
4
鲜花
2小束
讲台
XXX
5
胸花
3束
赠送
特邀专家
XXX
6
客户数据库
6
黄宁
XXX
7
电脑
2
讲台两侧
主持人
XXX
8
音响
4
厅内四侧
主持人
XXX
7
宣传字牌
6
签到处
客户顾问
XXX
8
专家介绍牌
6
厅内两侧
会场布置
XXX
9
水牌
1
进门处
会场布置
XXX
10
6*2.5展字画
1
正门
会场布置
XXX
11
横幅
1条
6位礼仪小姐
XXX
12
礼仪服装
6套
13
茶水
与会者
XXX
（三）注意事项：
1、投影仪和大屏幕，屏幕分别架设2~3个小的屏幕，便于坐在后面的人可以清楚的看到屏幕显示的内容。
2、音响设备布局要合理，使得在场人员能够清晰的听到发言者的声音。
灯光设备保持明亮，聚光灯中央空调的设置要符合天气情况和人体情况。
3、盆景摆放要恰当，不可过多的摆放到会场中4、场地最好能够铺上地毯，可减小走路的噪音
4、会场要注意消防设施的放置，标明安全通道的走向。
十三、工作进度
项目名称
项目内容
预计完成时间
负责部门
责任人
会场确定
会场确定
2013年3月15日
方案策划执行组
XXX
会议策划方案
确定策划方案（会议日程、议程、会议时间、参会人员范围等）
2013年3月15日之前
方案策划执行组
XXX
代理商邀请函
1、按参会人员范围确定参会人员名单
2、下发正式会议通知及要求
3、寄发邀请函
2013年3月17
方案策划执行组
XXX
餐饮安排
1、按参会人员范围确定就餐人员名单
2、餐饮预算的完成
3、总用餐人数及形式的确认
4、会议休息期间果盘、点心咖啡的准备
2013年4月8日
会务接待组
XXX
住宿安排
1、下发住宿相关问题安排的通知
2、住宿房间总量、住宿人数总量的确定
3、费用预算
4、住宿现场安排
2013年4月8号
会务接待组
XXX
会议、讲座资料准备
会议材料准备
住宿现场安排、
2013年4月1日
方案策划执行组
XXX
会场布置
制定会场布置方案
2013年4月9日前
现场筹备组
XXX
会标设计及背景板效果图确定
会场绿植摆放
主席台桌牌及发言材料准备
会场指引牌的制作
会场整理、会中主席台茶水服务
会场人员矿泉水准备及摆放
开场音乐
颁奖音乐
专项活动音乐
结尾音乐
交通安排
接待及住房安排
2013年4月10日
会务接待组
XXX
确定各部门会后乘坐班车人员数量，并制定班车路线
整体调度
会前定期召开准备会议
2013年4月9日
XXX
会议报到
会议过程按方案实施督查
2013年4月10日
会务接待组
XXX
报到过程组织
会议进行
会议接待、现场服务
2013年4月10日
现场服务组
XXX
会后整理
2013年4月10日
会后整理组、后勤组
XXX
游览观光
重庆市九龙坡区函谷工业园区
沙坪坝区歌乐山
沙坪坝区白公馆
沙坪坝区瓷器口
2013年4月12日
会务接待组
XXX
代理商返程机票预订
2013年4月13日
会务接待组
XXX
十四、会议组织结构及人员分工
会议组织流程图
相关负责人
综合部
参会人员
组长：
吴瑞桃
副组长：
谢稳
组员：
徐静 、张霞、吴璐颖、许婷婷、
职能职责：
会议总策划、会务总调度；过程控制；各项工作方案审批。
组长
组员
职能职责
要求
活
动
前
期
筹
备
方案策划执行组
吴瑞桃
谢稳
徐静
负责确定日程安排，地点选择，活动的具体内容的策划、执行
确认会议的人数
设计制作组
徐静
张霞
吴璐颖
产品单页、展板、PPT标准模板、广告宣传品、签到簿等宣传资料的设计、制作，以及会议所需礼品、奖品的制作、购买。
7月31号之前必须完成设计稿
现场筹备组
谢稳
吴璐颖
徐静
1、主席台横幅策划、制作
2、会场桌椅摆放、座位布局策划
3、投影设备、音响准备
4、会场绿植设计
5、会后整理
最迟于会议开始前3个小时联系工程安装完毕
会中管理
会务接待组
吴璐颖
谢稳及部分特定工作人员
负责来宾邀请，餐饮、住宿、会议、摄影、摄像、旅游、车辆安排、返程订票、礼品发放。
（具体工作安排附后）
现场服务组
谢稳
吴璐颖、徐静、张霞
会议所需材料发放整齐。
会场主要灯光要在会前半个小时打开，保持明亮。
并检查各项设备设施是否完备
做好清洁工作
会后管理
会后整理组
吴瑞桃
谢稳、徐静、
会议所用材料全部回收，且负责撰写会议报告
后勤组
李明
张青青、吴倩
十五、现场管理服务
十六、会议费用预算
项目
金额
合计
项目
金额
合计
住宿
100元/人×200人×3天
6万元
材料复印费
5000元
0.5万
餐饮1
100元/人/天×200人×2天
4万元
材料制作费
5000元
0.5万
餐饮2
200人
横幅/指示牌制作
2000元
0.2万
茶歇
500元/次×4次
0.2万
会议室租金
5000元/天×2天
1万元
茶歇室租金
200元/小时×2小时
0.04元
车票
300元/人×200人×来回
12万
KTV歌舞厅
1000元/间×6间
0.6万
汽车租赁费
2000元/车×4辆
0.8万
舞会大厅费用
1000元/1小时×6小时
参会证制作费用
5元/份×200份
0.1万
预备资金
200000元
20万
总计
大写
十七、注意事项
（一）会前注意事项
1.会议资料准备
（1）在具备条件的前提下将参会人员的资料按每人次准备好，注意区分参会人员的角色（如分成会议主持、参会领导、参会普通人员），资料按照人员角色分别准备。
（2）会议资料多时，应该将资料分为几类，并且装订成册，以便携带。
（3）当与会人员应角色不同需要资料时，应安排工作人员将资料标注各公司的名称，以便发放。
2.会议通知
这里所写的是书面通知应注意的事项：
（1）电话通知，对通话的时间和内容作好记录，并要记录下对方的姓氏，以便查找是否通知到了。
（2）正式的书面通知要写明这次会议的主题，参会人员，会议时间，会议地点等。
会议议题的安排，要注意议题的时间是否合理，不要过早，也不要过晚。
3.会场布置
（1）考虑会议场馆的大小和与会者人数。
如人数不多，会议场馆的容量也大，就可以以马蹄形或者圆桌式的会议形式举行，便于与会者相互讨论。
人数较多，就应该以戏院式的会议举行。
（2）准备好参会人员的铭牌并安排好与会者的座位。
（3）调试好会议中要用到的器械，如投影仪、调音台、幕布、麦克风等。
注意现场的环境，如温度、湿度是否舒服，灯光是否适当。
（4）会议组织人员应准备记录的工具，如录音笔、照相机，便于会后总结。
（5）会（徽）标要体现本次会议的议题。
4.现场管理
（1）会议开始前在会场入口处设立接待处，准备好签到表，对参会人员签到；在入口处安排服务人员，明确、清楚的告诉每位进场的人员如何坐？
坐到什么地方？
（2）在会议开始时，要给每位与会者发放演讲稿
（3）空调的温度问题。
要看楼层的高度，楼层越高，温度会反而会往上走，导致空调失灵，因此要在会前把温度调好。
（4）准备好会议中需要的纸和笔。
（二）开会中注意事项
1.入场和离开会议现场要有秩序，不要一哄而散，以免造成拥挤堵塞和意外事故的发生。
2.时间观念。
开会要守时，不要迟到，不管什么会议，迟到都是对别人的不尊重。
3.谈吐有节。
注意不随便打断别人的谈话，先听完对方的发言，然后在对别人的观点进行反驳和补充。
态度和蔼，语气中肯。
别人在发表自己的的观点是要全神贯注的听，不要做一些与会议无关的事情。
在交谈时，避免高声喧哗，要以理服人，这样才有可能达到自己预期的效果。
4.各种准备资料要带齐，如：
会议议程和日程等。
5.做好会议记录
（1）安排专职人员做会议记录，对参会人员的发言进行记录，会后留底。
（2）安排人员摄影、录音，会后留底。
6.会议服务
（1）安排专职人员负责茶水服务。
（2）安排专业人员操控现场的麦克风、投影仪和视屏设备。
（3）着装要得体。
男士应穿西装和皮鞋，颜色应以褐色、黑色为主，不要穿颜色鲜艳的服饰；女士也应穿得得体，女士的皮鞋走路时不应发出声音。
（4）主持人在会议中也不能频繁的走动，也会影响会议的质量。
7.会场倒茶
（1）倒茶的时候要先给外来的客人倒茶，然后在给自己单位的领导倒茶；给主席台上公司级领导倒水的顺序按进入的顺序就可以了（特别安排除外），但如有重要领导在场（如市长或更高级的领导）就要先给市长或领导倒茶。
（2）倒茶的顺序要按照职务的高低，比如说参加会议的有单位董事长、总经理、副总经理，那你就应该先给董事长倒茶，然后在是总经理，在轮到副总经理。
（3）要记住一点，倒茶时不能倒满，倒满了有驱客的嫌疑。
（4）冲水不能冲着对方，针对冲水的动作，要进行分解：
要拿起杯子，不要对着领导冲水，不要挡住领导形象，不能直接在桌面上冲等。
（5）冲水的服务人员最好只安排1人，可以避免太多的吸引会场参与者的目光。
（6）要保证每一个人都有水喝，但不要试图在冲水时每一个都去冲。
对领导、主席台、主持人、特殊人物一定要保证有水，参会者不一定照顾到。
（7）参会人员到场时应请他们把手机调成振动或静音。
（三）会后注意事项
（1）整理会议后文字记录、图片、录音等资料，留以备案。
（2）完成会后的总结材料，该材料包扩：
会议纪要、会议记录、主持人的演讲稿、会议中讨论的问题等。
（3）整理完成会议总结材料后报领导审批，然后将审批的材料发放个每位工作人员，让他们去执行。
（四）游览的注意事项
本次游览分为参观景点和走访平安保险分公司
1.游览景观
（1）旅游时要注意食品安全，建议大家不买“三无”产品。
（2）参观名胜古迹时，必须遵守旅游景点的相关规则，不要随地吐痰，破坏花草树木的不良行为。
与当地居民交流时，要注意文明礼貌，不要说脏话。
经过高处或钢索栈道时，必需扶好栏杆或钢索；不要拥挤追逐，小心踏空；经过台阶和狭窄、路滑地段，谨防跌倒。
2.走访平安保险分公司
（1）在公司内不要大声喧哗，会影响其他人。
（2）听从工作人员的安排，不要随意离开团队。
（3）在公司大厦内要留意安全出口、灭火器、消防栓，以免在发生火灾时不知道逃生出口。
十八、会议评估
附件一：
参会回执表：
姓名
性别
（照片）
年龄
籍贯
身份证号码
公司负责人
电话
公司地址
邮编
负责人意见（是否参与本次展会）
﹙盖章﹚
升级会员 