PPT技巧.docx

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PPT技巧

PowerPoint

2440.编辑放映两不误

能不能一边播放幻灯片，一边对照着演示效果对幻灯进

行编辑呢？

答案是肯定的。

只需按住Ctrl键不放，单击“幻灯片放映”菜单中的“观

看放映”就可以了，此时幻灯片将演示窗口缩小至屏幕左上

角。

修改幻灯片时，演示窗口会最小化，修改完成后再切换到

演示窗口就可看到相应的效果了。

2441.让演示文稿中的图片随时更新

在制作演示文稿时，如果想要在其中插入图片，你可以

依次在菜单中选择“插入→图片→来自文件”命令，然后打开

“插入图片”窗口，插入相应图片。

其实当你选择好想要插入的图片后，可以点击窗口右侧

的“插入”按钮，在出现的下拉列表中选中“链接文件”项，

点击“确定”。

这样一来，往后只要在系统中对插入图片进行

了修改，那么演示文稿中的图片也会随之自动更新，免除了重

复修改的麻烦。

2442.利用组合键生成内容简介

在用PowerPoint2003制作演示文稿时，通常都会将后面

几个幻灯片的标题集合起来，把它们作为内容简介列在首张或

第二张幻灯片中，让文稿看起来更加直观。

如果是用复制粘贴

来完成这一操作，实在有点麻烦。

其实最快速的方法就是先选择多张幻灯片，接着按下

Alt+Shift+S组合键即可。

2443.任意图形随意旋转

在用PowerPoint（以PowerPoint2003为例）中制作数学课

件时，经常会遇到需要图形旋转的问题，常用的解决方法是用

Flash完成动画的旋转，然后插入到PowerPoint中，其实有更好

的解决方法。

你要做的动画是：

一条线段以端点为圆心旋转180度，在

PowerPoint现有的动画中只有“陀螺旋”，但它旋转时是以中

心点为圆心，而不能设置以端点为圆心，你只能采用变通的方

法。

绘制完一条线段后，把它复制一条，首尾连接，选择后

一条线段，点选“绘图”工具栏中的“线条颜色”工具，在弹

出的菜单中选择“其他线条颜色”，在弹出的“颜色”对话框

中选择一种颜色，“透明度”一项改为“100%”，点击“确

定”。

然后把两条线段组合，在组合线段上点击右键，选择

“自定义动画”，在“自定义动画”任务窗格中依次点击“添

加效果→强调→陀螺旋”，在“数量”一栏改为“半旋转”、

“顺时针”即可。

小提示

此种方法可以用在任何图形上，旋转点可以在图形

上也可以在图形外，只要找准两图形组合后的中心点即

可。

在“旋转”动画中也可以使用此种方法，实现一些

特殊的效果。

2444.增加PPT的“后悔药”

在使用PowerPoint编辑演示文稿时，如果操作错误，那么

只要单击工具栏中的“撤销”按钮，即可恢复到操作前的状

态。

然而，默认情况下PowerPoint最多只能够恢复最近的20次

操作。

其实，PowerPoint允许你最多可以“反悔”150次，但

需要事先进行如下设置：

在“工具”菜单中，单击“选项”，然后单击“编辑”

标签，将“最多可取消操作数”改为150，单击“确定”按钮

即可。

2445.幻灯片双击就能播放

用PowerPoint制作的幻灯片大多直接保存为PPT的格式，

当双击这种格式文件时，打开的是PowerPoint程序，然后需调

用播放命令才能播放。

如果不熟悉播放操作，用鼠标点击拖动

时，可能会破坏幻灯片内部格局，造成播放效果失真。

可否直

接双击幻灯片文件就能进入播放状态呢？

当你已经制作完成了幻灯片，以后只是播放幻灯片，而

不用再修改它，那么就可以在保存幻灯片时选择文件类型为

“PowerPoint放映（*.pps）”。

这样，以后双击该文件时就会

自动播放幻灯片而不是打开它进入编辑状态。

2446.不打开软件直接播放

当你已经将文件保存为“演示文稿（*.ppt）”类型，这时你

也不用重新保存它，只需在播放的时候右击这个幻灯片文件

名，在弹出的快捷菜单中执行“显示”命令。

或者在打开前将

其扩展名改成.PPS后双击它播放，就可以不打开PowerPoint直

接播放幻灯片了。

2447.让字幕上下滚动

利用PowerPoint提供的丰富的自定义动画功能，我们可

以合理定制动画设置，制作出丰富多彩的动画效果。

比如在

PowerPoint2002下实现字幕上下滚动的效果。

直接选取“幻灯片放映→自定义动画”中的“字幕式”

效果来实现，有时选择“进入”时的“字幕式”不能达到目

的，则要选择“退出”时的“字幕式”效果，反之亦然。

2448.让字幕左右滚动

使用“字幕式”不能制作出字幕左右滚动的效果，不过

我们可以借助于“缓慢进入”或者“缓慢移出”来实现。

在“幻灯片放映→自定义动画”中选择效果之后还需要

在“方向”下选择“自左侧”还是“自右侧”。

当然，用“缓

慢进入”和“缓慢移出”也可以制作字幕的上下滚动，只要选

择“自底部”或者“自顶部”的方向模式即可。

小提示

字幕的滚动速度默认是在“速度”下面从“非常

慢”到“非常快”之间进行选择，但是也可以自行调

节，只需在“任务窗格”下的自定义动画项目列表中

右击要滚动的字幕对象，选择“计时”菜单项，然后在

“速度”后面直接输入一个数字（单位为秒），即表示

字幕滚动所需的全部时间。

2449.设置合理的安全恢复时间

用PowerPoint制作幻灯片时，难免会遇到非正常关机、死

机、程序出错等情况。

虽然PowerPoint提供了强大的文档恢复功能，但是所能恢复的文档取决于它最后一次自动保存的结

果，如果自动保存的时间间隔比较长，还是不能起到保护作

用。

我们可以通过修改PowerPoint自动保存文件的频率，来尽

量减少数据丢失。

①点击“工具→选项→保存”命令，指定希望Microsoft

Office程序保存文件的频率。

②PowerPoint默认开启了自动保存功能，如果不小心关闭

了这个功能，只需要选中“保存自动恢复信息”复选框，设定

好时间间隔，然后单击“确定”即可。

小提示

自动恢复的时间要根据自己的处理速度设定一个合

理的值，如果你的电脑配置较高，处理速度快，设得短

一些也无所谓，但若电脑配置较低，每次自动恢复数据

备份存盘操作会造成电脑反应变慢，影响操作。

2450.动态时钟助你控制播放时间

用PowerPoint做的PPT在全屏播放时，会把Windows任务栏

右侧的时间托盘遮住，而PowerPoint中“插入”菜单中的“日

期和时间”又是静态的。

这对控制演讲时间来说很不方便。

如

果想在PPT中插入动态时钟，可以通过Flash控件来实现。

①在PowerPoint中新建一个PPT文件，选择“视图→母版

→幻灯片母版”菜单，切换到母版视图，以使插入的动态时钟

能够在所有的页面中出现。

②选择“视图→工具栏→控件工具箱”菜单，打开控件

工具箱。

③点击最右边的“其他控件”按钮，弹出“其他控件”

下拉选框。

④选择ShockwaveFlashObject，鼠标变成十字光标，在

幻灯片母版右上方画一个控件方框。

⑤右键点击控件方框，选择“属性”，弹出控件属性控

制面板。

⑥设置要播放的文件属性即Movie属性为“.\clock1.

swf”，即把动态时钟Flash文件clock1.swf放在与幻灯片相同

的目录下。

⑦选择“视图→普通”，回到普通视图中。

再选择“插

入→新幻灯片”菜单，插入一些新的PPT，这时控件方框出现

在每一张PPT中。

⑧选择“幻灯片放映→观看放映”菜单，屏幕右上角就

会出现一个动态的时钟。

小提示

这里用到Flash控件，所以你的电脑必须能够播放

Flash。

需要用到一个Flash文件clock1.swf，你应事先准

备一个用来显示动态时钟的Flash文件，并更名为clock1.

swf，与PPT放在同一目录下。

如果“其他控件”下拉选

框中找不到ShockwaveFlashObject，那你可能需要安装

Macromedia的Flash软件。

2451.给剪贴画着色变花样

在PowerPoint中插入一些软件自带的剪贴画，可增加幻灯

片的视觉效果。

如果想变变花样，还可以用给剪贴画变换一下

颜色，以PowerPoint2000为例。

①新建一张幻灯片，单击菜单栏“插入→图片→剪贴画

→办公室”，插入“黄发女郎”的剪贴画。

②单击此剪贴画，打开“图片工具栏”。

③单击“重新着色”按钮，在打开的“重新着色”对话

框中，向下拖动“更改为（N）”这列后侧的滚动条，找到黄

色后，单击“更改为（N）”这列下边的黄色，再单击黑色，

最后单击“确定”按钮退出。

“黄发女郎”就变成一头黑发

了。

④如果对所改的颜色不满意，可以单击“图片工具栏”

的“图片重设”按钮，无论对幻灯片做过怎样的改变，都会恢

复到新插入的状态。

2452.一边演示一边娱乐

用笔记本电脑给客户演示PowerPoint文稿，笔记本屏幕与

投影仪屏幕完全同步。

如果想忙中偷闭切换到其他程序娱乐一

下，让投影仪屏幕显示PowerPoint，而自己却可以做自己想做

的事，可以这样设置。

①右击Windows桌面空白处，执行“属性”命令。

②在“显示属性→设置”中，点击2号屏幕，勾选“将

Windows桌面扩展到该显示器”并设置合适的分辨率，一般设

置为800×600。

③打开Powerpoint，执行“幻灯片放映→设置放映方

式”。

④在“设置放映方式”对话框中，选择幻灯片放映显示

于“监视器2”，并勾选“显示演示者视图”项。

⑤最后就可以按下F5键来播放幻灯片了，这时你的笔记

本电脑屏幕上会显示PowerPoint的演示者视图，而此屏幕上显

示的任何东西不会被他人看到，你可以在闲暇时做自己想做的

事了。

2453.裁剪图片

用PPT进行演示时，不少图片需要进行简单的裁剪处理，

用PPT里的“绘图”工具就能轻松实现。

①画一个想要裁剪的图形，如椭圆，选中椭圆后单击

“绘图”工具栏上“填充颜色”按钮右侧的黑三角。

②从列表菜单中选择“填充效果”，选择“图片”选项

卡，单击“选择图片”按钮，从文件中找到合适的图片。

③单击“插入”，回到“填充效果”对话框，确定后这

张图就变成了椭圆形，等于把这张图片填充进了一个椭圆形

里，也就是实现了裁剪效果。

2454.演示平抛运动

在物理的“平抛运动”教学中，需要演示从水平飞行的

飞机中投出炸弹的轨迹。

通过直观演示平抛运动，可以明白

平抛运行就是水平匀速运动加自由落体运动。

以PowerPoint

2003为例。

①点击“插入→图片→来自文件”导入飞机和炸弹，对

图片进行调整设置。

②选中飞机，点击“幻灯片放映→自定义动画”，在任

务窗格中点击“添加效果→动作路径→向左”，自动生成以绿

色、红色三角形为端点的水平虚线。

如果觉得默认的“动作路

径”长度不合适，可以通过红色三角形上的控点调整长度。

在

动作路径中，绿色三角形是对象（飞机）动画的起始位置，红

色三角形是对象（飞机）动画的终止位置，水平虚线则是对象

的运动轨迹。

③炸弹的操作方法与飞机的操作基本一样，只是在“动作路径”中选择“绘制自定义路径→曲线”进行绘制。

然后选

中炸弹，设置“自定义动画”为“从上一项开始”，从而实现

飞机和炸弹同时运动。

如果感觉绘制出来的曲线不够平滑，可

以用鼠标右击曲线，选择“编辑顶点”命令，此后曲线上就会

出现许多小黑点，用鼠标拖动各顶点，让曲线变得更加平滑。

④点击“自选图形→动作按钮→前进或下一项”，在幻

灯片右下角绘制一个前进按钮，自动弹出“动作设置”对话

框，点击确定。

在动作按钮中，可以插入声音，可以自由控制

幻灯片的播放节奏，可以方便地跳转到上一页、下一页或指定

页。

2455.动画分解演示

新建一幻灯片，用直线和曲线工具画出两个箭头和一曲

线作为运动的分解图，双击后出现“设置自选图形格式”对话

框，可以进行设置。

然后将板书写好并放好位置，在幻灯片左

下角绘制一个返回按钮。

前端和后端并不是按左边和右边来确

认，也不是按上边和下边来确认，而是按点击的先后来确定。

前端就是指最先点的那个点，后端就是指最后点的那个点。

如果想给运动的分解加上动画展示，可选中各分解的

箭头，点击“添加效果→进入→阶梯状”，设置速度为“慢

速”。

要让三个箭头同步运行，设置好第一个箭头后，在设置

另两个箭头时，要设置开始为“之前”。

2456.动画延迟播放

如果想让动画过一段时间再播放，可以在“自定义动

画”栏里双击相应的动画，在“计时”标签里设置延迟的秒

数。

2457.让PPT精彩生辉

要让做出来的PPT布局美观大方，达到你期望的效果，首

先应该选择合理的形式，表达关键要点，并建立清晰严谨的逻

辑。

多加注意，可让你的PPT演示与众不同。

例如PPT文件用于辅助现场演讲的演示时，要多用图表，

少用文字，适当运用特效、动画等功能，可以活跃气氛，控制

演讲节奏，让演示效果丰富多彩。

2458.PPT直接发给别人阅读

PPT文件还可以直接发送给别人阅读，这时必须添加尽可

能简洁但描述清晰的文字，每一页幻灯片都要具备很清晰的阅

读顺序，逻辑性要求更高，这样才能保证别人看得懂。

使用特效、动画要谨慎，防止阅读者因鼠标点得过频而

手指发酸。

如果PPT文件体积暴增，将很难通过网络发送。

2459.结构合理思路清晰

通常一个PPT文件包含10～30张幻灯片，不仅要包含封面

页、结束页和内容页，还必须有紧跟封面页的目录页来展示整

个PPT的内容结构。

必须有章节页（各章节的封面）把不同阶段的内容划分

开，并呼应目录，保障整体连贯。

结束页之前还要有总结页，

帮助回顾要点，才能给别人留下深刻印象。

每一个内容页也必须严格遵守“大标题、小标题、正

文、注释”这样的内容层级结构。

而且结构层次不宜太多，关

系要么并列，要么递进。

否则，不仅阅读者会看晕，很可能演

讲时自己都会讲晕。

运用常见的分析法图表，例如商业场合常见的SWOT分析

图、矩阵分析图等，可以帮助你排除情绪干扰，理清思路。

2460.色彩布局美观大方

不必追求“漂亮”，只要美观大方即可。

这要从色彩和

布局两方面着手。

Office软件的调色板里面有“标准色”，就

是一套最容易为大众所接受的颜色。

选用搭配色彩时，可以参考Office的“配色方案”。

同一

个方案里，差别较大的色适合标示不同内容，相近的颜色用来

区分相近内容（比如标题用黑色，副标题用灰色）。

2461.用菜单插入时间

①定位在需要日期或时间的幻灯片中，执行“插入→文

本框→水平”命令。

②在幻灯片中拖出一个矩形框，用于保存输入的日期。

③执行“插入→日期和时间”命令，打开“日期和时

间”对话框，选中一种样式，确定即可。

2462.在页脚插入时间

幻灯片有很多张，给每张幻灯片都加上一个日期，可执

行“视图→页眉和页脚”命令，在“固定”下面的方框中输入

日期或时间，按下“全部应用”按钮，输入的日期或时间就自

动添加到所有幻灯片的页脚处。

选“自动更新”，日期会自动更新。

选“应用”，则只

能添加到当前幻灯片上。

2463.让箭头跟着目标走

用PPT做组织结构图时，方块之间用箭头连接，但是如果

移动方块，箭头还在原地，非常麻烦。

①点击图形工具栏的“矩形”可以画出有底色的方块，

右击选择“添加文本”把部门名称输入，为了保证大小相等，

可以把这个方块逐一复制。

②如果你用的是绘图工具中比较明显的那种箭头，它是

不能随目标移动。

应该选择“自选图形”中的“连接符”，选

择一种样式（一般选择“直线箭头连接符”）。

这样无论怎么

移动方块，箭头都始终自动指向原来所指的方块。

③选中方块和箭头所在的区域，然后单击界面左下方的

“绘图”，选择“对齐或分布”，任你选择各种对齐方式，很

快就可以达到均匀分布的理想效果了。

2464.PPT动画音乐演示

要做一个PPT动画演示，比如边升国旗边奏国歌，以

PowerPoint2003为例，可以这样来实现。

①首先进行封面的设计。

右击幻灯片的编辑窗口，选择

“幻灯片设计”命令，在“应用设计模板”中选择合适的模

板，再将标题更改合适。

在制作封面背景时，可以用插入图片

或设置背景图片的方法来插入合适的图片。

②选择“幻灯片放映→幻灯片切换”命令，在“幻灯片

切换”任务窗格的切换方式列表中选择“随机”，调整好其他

选项，再点击“应用于所有幻灯片”按钮即可为所有的幻灯片

添加动态的切换效果。

③用直线和矩形工具画出国旗台，在制作国旗台时，要

对台和旗杆进行组合，然后用矩形工具画一面红旗。

④按Shift键选择各对象后右击，选择“组合→组合”即可进行组合。

选中对象后右击，选择“组合→取消组合”即可

打散对象。

组合功能可用于PPT中的各对象，组合后能大大方

便对对象的操作。

⑤右击红旗，选择“自定义动画”命令，在“自定义动

画”面板里点击“添加效果→动画路径→向上”。

选中路经，

按着Shift键即可垂直调节路径的长短。

设置好后，点击“自

定义动画”面板中的“播放”即可预览国旗上升的动画。

⑥在调整各部分的位置时，如果用鼠标感觉不好掌握，

可以用键盘方向键来移动。

如果还觉得不够精细，可以按住

Ctrl+方向键来细移对象。

⑦在“自定义动画”面板中双击“矩形1”，打开“向

上”对话框。

选择“其他声音”即可插入准备好的国歌素材。

⑧可在WEB上进行链接。

点击“插入→文本框→水平（垂

直）”插入一个文本框，输入你想说的一句话，点击右键选择

“超链接”，输入网址即可。

⑨点击“格式→幻灯片设计”，在“幻灯片设计”栏中

点击“配色方案→编辑配色方案”，在对话框中选中“自定

义”选项卡，就可以更改链接文字的颜色。

2465.图片插入及调整

插入图片是通过点击“插入→图片→来自文件”来实现的。

插入背景图片是通过右击工作区选择“背景”命令，在

“背景填充”下拉菜单中选择“填充效果”，在“图片”选项

卡下点击“选择图片”按钮来实现的。

直接插入图片后可以进行调整，而插入的背景图片是自

动铺满在工作区上，不能再调整大小。

2466.全屏播放添加控制窗口

在使用PPT做演示时，经常使用全屏放映模式，有时还需

要与其他程序窗口的数据配合使用来增强演示效果，但一般需

要退出播放。

其实用下面的方法，可以不用退出播放。

在全屏放映模式下用Alt+Tab组合键或Esc键，可以与其他

窗口切换。

把控制窗口加入是最方便的，先按住Alt键不放，再依次

按下D、V键激活幻灯片播放，所启动的幻灯片放映模式就是一

个带标题栏和菜单栏的形式。

在幻灯片播放时就能方便地对播

放窗口进行各种操作了。

2467.众多模板灵活选用

PPT拥有众多靓丽模板，可以根据需要灵活选用。

进入

“文件→新建”，在打开的任务窗格中可以看到它提供了“根

据设计模板”、“根据内容提示向导”、“根据现有演示文稿

新建”3种调用模板的方式。

单击“根据现有演示文稿新建”下的“选择演示文

稿”，可以将现有演示文稿作为模板建立新文件，“根据模板

新建”下有“通用模板”和“M上的模板”等多种

选择，单击“通用模板”可以打开“模板”对话框，选用系统

安装的各种模板。

小提示

如果需要向导指引，可单击“根据内容提示向导”

打开“内容提示向导”对话框，经过几个步骤后，就可

以在“幻灯片”选项卡中看到符合特定任务要求的一系

列模板。

只要逐个选中模板中的幻灯片，根据需要插入

文字和图片，便可迅速完成演示文稿的制作。

2468.让默认模板更合意

给默认模板设置一些常用元素，就不需要每次创建演示

文稿都去更改了。

单击“常用→新建”，进入“视图→母版→幻灯片母

版”，就能在幻灯片母版上进行更改了。

最后另存为“演示文

稿设计模板”，“文件名”框中键入blank，单击“保存”即

可。

2469.借鉴顶级公司的模板

登录XX的主页，点击右下角的“高级搜索”，把“语

言”改为“全部语言”，“文档格式”改为“微软Powerpoint

（.ppt）”，在“站内搜索”中输入你想搜索的著名公司的名

称（如），回车后就能看到IBM公司的无数个PPT了。

不知道公司网址的话，可以在网上搜。

其他格式的模板也可以参照此法进行尝试。

网上有很多

优秀的英文Word模板，只需把英文信息翻译成中文，再保存成

模板就可以作为参考了。

2470.插入超链接动画

用这种方法最简单，适合PPT的初学者，同时它还能将EXE

类型的文件插入到幻灯片中去。

①打开要插入动画的幻灯片，在其中插入任意一个对象

（比如一段文字、一个图片等），目的是对它设置超链接，所

以它最好与链接到的动画的内容相关。

②选择这个对象，点击“插入→超链接”，在弹出的窗

口中，左边的“链接到”选择“原有文件或网页”，点击“文

件”按钮，选择想插入的动画，然后确定。

以后播放动画时，只要单击设置的超链接对象就可以

了。

2471.插入控件动画

在插入控件方式下，如使用的是绝对路径，插入的Flash

动画则不能播放。

要将Flash动画和制作的演示文稿保存在同

一文件夹中，同时在用ShockwaveFlashObject控件插入Flash

动画时，将路径设置为相对路径，即只要输入名称就行了。

插入的Flash动画，既不支持演示文稿的“打包”功能，

也不支持相应的演示文稿播放器。

因此在将演示文稿移动到其

他电脑上播放时，要注意将Flash动画原文件一并移动。

小提示

Flash输出时要注意版本。

Office97只支持Flash2，

Office2000只支持Flash4。

2472.动画中的字体

舞蹈中有一些华丽的道具，比如字体，如何保证在其他

电脑上也能正常出现呢？

在EmbedMovie选择DeviceFont选项即

可。

如果你的PPT里的swf有“文鼎篆书”字体，而客户的电脑

没有安装，使用DeviceFont选项就能出色地帮你完成任务。

2473.让数据图表动起来

为了加强演示文稿的说服力，我们常常会在幻灯片中使

用图表。

如果使用图表后再为它设置一下序列动画，让数据演

示也动起来，一定更能吸引听众的注意力。

①创建PPT图表。

新建一张幻灯片，在“幻灯片版式”任务窗格设置“内容版式”为“内容”。

切换到“幻灯片设计”

任务窗格，为幻灯片选择一个恰当的设计模板。

②单击幻灯片正文占位符中的“插入图表”按钮，进

入图表创建状态，就可以直接将用于创建图表的数据填入

数据表。

填写好后，单击图表外任意位置，完成图表的创

建。

③也可从已有的Excel表格中导入数据。

进入“编辑→导

入文件”，弹出“导入文件”对话框，选定数据文件后数据便

自动导入。

④选中要设置动画的图表，进入“幻灯片放映→自定义

动画”任务窗格，单击“添加效果”按钮，在弹出的菜单中选

择“进入→其他效果→渐变”命令，然后确定。

⑤单击“自定义动画”列表中的“渐变图表1”的下拉

箭头，选择“效果选项”命令。

在弹出的“渐变”对话框中选

择“图表动画”选项卡。

⑥单击“组合列表”框右侧的下拉按钮，在弹出的下拉

列表中选择“按序列中的元素”项，确定后就可以预览动画效

果了。

预览后可以进一步在“自定义动画”任务窗格中设置动

画的速度等属性，以便达到完美的效果。

小提示

通过复制粘贴（或者插入对象）的方法导入的图表

在PPT中做不出这种序列动画，若准备设置图表的序列