PPT技巧.docx

1、PPT技巧PowerPoint2440.编辑放映两不误能不能一边播放幻灯片，一边对照着演示效果对幻灯进行编辑呢？答案是肯定的。只需按住Ctrl键不放，单击“幻灯片放映”菜单中的“观看放映”就可以了，此时幻灯片将演示窗口缩小至屏幕左上角。修改幻灯片时，演示窗口会最小化，修改完成后再切换到演示窗口就可看到相应的效果了。 2441.让演示文稿中的图片随时更新 在制作演示文稿时，如果想要在其中插入图片，你可以依次在菜单中选择“插入图片来自文件”命令，然后打开“插入图片”窗口，插入相应图片。其实当你选择好想要插入的图片后，可以点击窗口右侧的“插入”按钮，在出现的下拉列表中选中“链接文件”项，点击“确定”

2、。这样一来，往后只要在系统中对插入图片进行了修改，那么演示文稿中的图片也会随之自动更新，免除了重复修改的麻烦。2442.利用组合键生成内容简介 在用PowerPoint 2003制作演示文稿时，通常都会将后面几个幻灯片的标题集合起来，把它们作为内容简介列在首张或第二张幻灯片中，让文稿看起来更加直观。如果是用复制粘贴来完成这一操作，实在有点麻烦。其实最快速的方法就是先选择多张幻灯片，接着按下Alt+Shift+S组合键即可。2443.任意图形随意旋转 在用PowerPoint（以PowerPoint 2003为例）中制作数学课件时，经常会遇到需要图形旋转的问题，常用的解决方法是用Flash完成动

3、画的旋转，然后插入到PowerPoint中，其实有更好的解决方法。 你要做的动画是：一条线段以端点为圆心旋转180度，在PowerPoint现有的动画中只有“陀螺旋”，但它旋转时是以中心点为圆心，而不能设置以端点为圆心，你只能采用变通的方法。绘制完一条线段后，把它复制一条，首尾连接，选择后一条线段，点选“绘图”工具栏中的“线条颜色”工具，在弹出的菜单中选择“其他线条颜色”，在弹出的“颜色”对话框中选择一种颜色，“透明度”一项改为“100%”，点击“确定”。然后把两条线段组合，在组合线段上点击右键，选择“自定义动画”，在“自定义动画”任务窗格中依次点击“添加效果强调陀螺旋”，在“数量”一栏改为“

4、半旋转”、“顺时针”即可。小提示此种方法可以用在任何图形上，旋转点可以在图形上也可以在图形外，只要找准两图形组合后的中心点即可。在“旋转”动画中也可以使用此种方法，实现一些特殊的效果。2444.增加PPT的“后悔药” 在使用PowerPoint编辑演示文稿时，如果操作错误，那么只要单击工具栏中的“撤销”按钮，即可恢复到操作前的状态。然而，默认情况下PowerPoint最多只能够恢复最近的20次操作。其实，PowerPoint允许你最多可以“反悔”150次，但需要事先进行如下设置：在“工具”菜单中，单击“选项”，然后单击“编辑”标签，将“最多可取消操作数”改为150，单击“确定”按钮即可。244

5、5.幻灯片双击就能播放用PowerPoint制作的幻灯片大多直接保存为PPT的格式，当双击这种格式文件时，打开的是PowerPoint程序，然后需调用播放命令才能播放。如果不熟悉播放操作，用鼠标点击拖动时，可能会破坏幻灯片内部格局，造成播放效果失真。可否直接双击幻灯片文件就能进入播放状态呢？当你已经制作完成了幻灯片，以后只是播放幻灯片，而不用再修改它，那么就可以在保存幻灯片时选择文件类型为“PowerPoint放映（*.pps）”。这样，以后双击该文件时就会自动播放幻灯片而不是打开它进入编辑状态。2446.不打开软件直接播放当你已经将文件保存为“演示文稿(*.ppt)”类型，这时你也不用重新保

6、存它，只需在播放的时候右击这个幻灯片文件名，在弹出的快捷菜单中执行“显示”命令。或者在打开前将其扩展名改成.PPS后双击它播放，就可以不打开PowerPoint直接播放幻灯片了。2447.让字幕上下滚动利用PowerPoint提供的丰富的自定义动画功能，我们可以合理定制动画设置，制作出丰富多彩的动画效果。比如在PowerPoint 2002下实现字幕上下滚动的效果。直接选取“幻灯片放映自定义动画”中的“字幕式”效果来实现，有时选择“进入”时的“字幕式”不能达到目的，则要选择“退出”时的“字幕式”效果，反之亦然。2448.让字幕左右滚动使用“字幕式”不能制作出字幕左右滚动的效果，不过我们可以借助

7、于“缓慢进入”或者“缓慢移出”来实现。在“幻灯片放映自定义动画”中选择效果之后还需要在“方向”下选择“自左侧”还是“自右侧”。当然，用“缓慢进入”和“缓慢移出”也可以制作字幕的上下滚动，只要选择“自底部”或者“自顶部”的方向模式即可。小提示字幕的滚动速度默认是在“速度”下面从“非常慢”到“非常快”之间进行选择，但是也可以自行调节，只需在“任务窗格”下的自定义动画项目列表中右击要滚动的字幕对象，选择“计时”菜单项，然后在“速度”后面直接输入一个数字（单位为秒），即表示字幕滚动所需的全部时间。2449.设置合理的安全恢复时间用PowerPoint制作幻灯片时，难免会遇到非正常关机、死机、程序出错等

8、情况。虽然PowerPoint提供了强大的文档恢复功能，但是所能恢复的文档取决于它最后一次自动保存的结果，如果自动保存的时间间隔比较长，还是不能起到保护作用。我们可以通过修改PowerPoint自动保存文件的频率，来尽量减少数据丢失。点击“工具选项保存”命令，指定希望Microsoft Office程序保存文件的频率。PowerPoint默认开启了自动保存功能，如果不小心关闭了这个功能，只需要选中“保存自动恢复信息”复选框，设定好时间间隔，然后单击“确定”即可。小提示自动恢复的时间要根据自己的处理速度设定一个合理的值，如果你的电脑配置较高，处理速度快，设得短一些也无所谓，但若电脑配置较低，每次

9、自动恢复数据备份存盘操作会造成电脑反应变慢，影响操作。2450.动态时钟助你控制播放时间用PowerPoint做的PPT在全屏播放时，会把Windows任务栏右侧的时间托盘遮住，而PowerPoint中“插入”菜单中的“日期和时间”又是静态的。这对控制演讲时间来说很不方便。如果想在PPT中插入动态时钟，可以通过Flash控件来实现。在PowerPoint中新建一个PPT文件，选择“视图母版幻灯片母版”菜单，切换到母版视图，以使插入的动态时钟能够在所有的页面中出现。选择“视图工具栏控件工具箱”菜单，打开控件工具箱。点击最右边的“其他控件”按钮，弹出“其他控件”下拉选框。选择Shockwave F

10、lash Object，鼠标变成十字光标，在幻灯片母版右上方画一个控件方框。右键点击控件方框，选择“属性”，弹出控件属性控制面板。设置要播放的文件属性即Movie属性为“.clock1.swf”，即把动态时钟Flash文件clock1.swf放在与幻灯片相同的目录下。选择“视图普通”，回到普通视图中。再选择“插入新幻灯片”菜单，插入一些新的PPT，这时控件方框出现在每一张PPT中。选择“幻灯片放映观看放映”菜单，屏幕右上角就会出现一个动态的时钟。小提示这里用到Flash控件，所以你的电脑必须能够播放Flash。需要用到一个Flash文件clock1.swf，你应事先准备一个用来显示动态时钟的F

11、lash文件，并更名为clock1.swf，与PPT放在同一目录下。如果“其他控件”下拉选框中找不到Shockwave Flash Object，那你可能需要安装Macromedia的Flash软件。2451.给剪贴画着色变花样在PowerPoint中插入一些软件自带的剪贴画，可增加幻灯片的视觉效果。如果想变变花样，还可以用给剪贴画变换一下颜色，以PowerPoint 2000为例。新建一张幻灯片，单击菜单栏“插入图片剪贴画办公室”，插入“黄发女郎”的剪贴画。单击此剪贴画，打开“图片工具栏”。单击“重新着色”按钮，在打开的“重新着色”对话框中，向下拖动“更改为（N）”这列后侧的滚动条，找到黄色

12、后，单击“更改为（N）”这列下边的黄色，再单击黑色，最后单击“确定”按钮退出。“黄发女郎”就变成一头黑发了。如果对所改的颜色不满意，可以单击“图片工具栏”的“图片重设”按钮，无论对幻灯片做过怎样的改变，都会恢复到新插入的状态。2452.一边演示一边娱乐用笔记本电脑给客户演示PowerPoint文稿，笔记本屏幕与投影仪屏幕完全同步。如果想忙中偷闭切换到其他程序娱乐一下，让投影仪屏幕显示PowerPoint，而自己却可以做自己想做的事，可以这样设置。右击Windows桌面空白处，执行“属性”命令。在“显示属性设置”中，点击2号屏幕，勾选“将Windows桌面扩展到该显示器”并设置合适的分辨率，一般

13、设置为800600。打开Powerpoint，执行“幻灯片放映设置放映方式”。在“设置放映方式”对话框中，选择幻灯片放映显示于“监视器2”，并勾选“显示演示者视图”项。最后就可以按下F5键来播放幻灯片了，这时你的笔记本电脑屏幕上会显示PowerPoint的演示者视图，而此屏幕上显示的任何东西不会被他人看到，你可以在闲暇时做自己想做的事了。2453.裁剪图片 用PPT进行演示时，不少图片需要进行简单的裁剪处理，用PPT里的“绘图”工具就能轻松实现。画一个想要裁剪的图形，如椭圆，选中椭圆后单击“绘图”工具栏上“填充颜色”按钮右侧的黑三角。从列表菜单中选择“填充效果”，选择“图片”选项卡，单击“选择

14、图片”按钮，从文件中找到合适的图片。单击“插入”，回到“填充效果”对话框，确定后这张图就变成了椭圆形，等于把这张图片填充进了一个椭圆形里，也就是实现了裁剪效果。2454.演示平抛运动在物理的“平抛运动”教学中，需要演示从水平飞行的飞机中投出炸弹的轨迹。通过直观演示平抛运动，可以明白平抛运行就是水平匀速运动加自由落体运动。以PowerPoint 2003为例。点击“插入图片来自文件”导入飞机和炸弹，对图片进行调整设置。选中飞机，点击“幻灯片放映自定义动画”，在任务窗格中点击“添加效果动作路径向左”，自动生成以绿色、红色三角形为端点的水平虚线。如果觉得默认的“动作路径”长度不合适，可以通过红色三角

15、形上的控点调整长度。在动作路径中，绿色三角形是对象（飞机）动画的起始位置，红色三角形是对象（飞机）动画的终止位置，水平虚线则是对象的运动轨迹。炸弹的操作方法与飞机的操作基本一样，只是在“动作路径”中选择“绘制自定义路径曲线”进行绘制。然后选中炸弹，设置“自定义动画”为“从上一项开始”，从而实现飞机和炸弹同时运动。如果感觉绘制出来的曲线不够平滑，可以用鼠标右击曲线，选择“编辑顶点”命令，此后曲线上就会出现许多小黑点，用鼠标拖动各顶点，让曲线变得更加平滑。点击“自选图形动作按钮前进或下一项”，在幻灯片右下角绘制一个前进按钮，自动弹出“动作设置”对话框，点击确定。在动作按钮中，可以插入声音，可以自由

16、控制幻灯片的播放节奏，可以方便地跳转到上一页、下一页或指定页。2455.动画分解演示新建一幻灯片，用直线和曲线工具画出两个箭头和一曲线作为运动的分解图，双击后出现“设置自选图形格式”对话框，可以进行设置。然后将板书写好并放好位置，在幻灯片左下角绘制一个返回按钮。前端和后端并不是按左边和右边来确认，也不是按上边和下边来确认，而是按点击的先后来确定。前端就是指最先点的那个点，后端就是指最后点的那个点。如果想给运动的分解加上动画展示，可选中各分解的箭头，点击“添加效果进入阶梯状”，设置速度为“慢速”。要让三个箭头同步运行，设置好第一个箭头后，在设置另两个箭头时，要设置开始为“之前”。2456.动画延

17、迟播放如果想让动画过一段时间再播放，可以在“自定义动画”栏里双击相应的动画，在“计时”标签里设置延迟的秒数。2457.让PPT精彩生辉要让做出来的PPT布局美观大方，达到你期望的效果，首先应该选择合理的形式，表达关键要点，并建立清晰严谨的逻辑。多加注意，可让你的PPT演示与众不同。例如PPT文件用于辅助现场演讲的演示时，要多用图表，少用文字，适当运用特效、动画等功能，可以活跃气氛，控制演讲节奏，让演示效果丰富多彩。2458.PPT直接发给别人阅读PPT文件还可以直接发送给别人阅读，这时必须添加尽可能简洁但描述清晰的文字，每一页幻灯片都要具备很清晰的阅读顺序，逻辑性要求更高，这样才能保证别人看得

18、懂。使用特效、动画要谨慎，防止阅读者因鼠标点得过频而手指发酸。如果PPT文件体积暴增，将很难通过网络发送。2459.结构合理思路清晰通常一个PPT文件包含1030张幻灯片，不仅要包含封面页、结束页和内容页，还必须有紧跟封面页的目录页来展示整个PPT的内容结构。必须有章节页（各章节的封面）把不同阶段的内容划分开，并呼应目录，保障整体连贯。结束页之前还要有总结页，帮助回顾要点，才能给别人留下深刻印象。每一个内容页也必须严格遵守“大标题、小标题、正文、注释”这样的内容层级结构。而且结构层次不宜太多，关系要么并列，要么递进。否则，不仅阅读者会看晕，很可能演讲时自己都会讲晕。运用常见的分析法图表，例如商

19、业场合常见的SWOT分析图、矩阵分析图等，可以帮助你排除情绪干扰，理清思路。2460.色彩布局美观大方不必追求“漂亮”，只要美观大方即可。这要从色彩和布局两方面着手。Office软件的调色板里面有“标准色”，就是一套最容易为大众所接受的颜色。选用搭配色彩时，可以参考Office的“配色方案”。同一个方案里，差别较大的色适合标示不同内容，相近的颜色用来区分相近内容（比如标题用黑色，副标题用灰色）。2461.用菜单插入时间定位在需要日期或时间的幻灯片中，执行“插入文本框水平”命令。在幻灯片中拖出一个矩形框，用于保存输入的日期。执行“插入日期和时间”命令，打开“日期和时间”对话框，选中一种样式，确定

20、即可。2462.在页脚插入时间幻灯片有很多张，给每张幻灯片都加上一个日期，可执行“视图页眉和页脚”命令，在“固定”下面的方框中输入日期或时间，按下“全部应用”按钮，输入的日期或时间就自动添加到所有幻灯片的页脚处。选“自动更新”，日期会自动更新。选“应用”，则只能添加到当前幻灯片上。2463.让箭头跟着目标走用PPT做组织结构图时，方块之间用箭头连接，但是如果移动方块，箭头还在原地，非常麻烦。点击图形工具栏的“矩形”可以画出有底色的方块，右击选择“添加文本”把部门名称输入，为了保证大小相等，可以把这个方块逐一复制。如果你用的是绘图工具中比较明显的那种箭头，它是不能随目标移动。应该选择“自选图形”

21、中的“连接符”，选择一种样式（一般选择“直线箭头连接符”）。这样无论怎么移动方块，箭头都始终自动指向原来所指的方块。选中方块和箭头所在的区域，然后单击界面左下方的“绘图”，选择“对齐或分布”，任你选择各种对齐方式，很快就可以达到均匀分布的理想效果了。2464.PPT动画音乐演示要做一个PPT动画演示，比如边升国旗边奏国歌，以PowerPoint 2003为例，可以这样来实现。首先进行封面的设计。右击幻灯片的编辑窗口，选择“幻灯片设计”命令，在“应用设计模板”中选择合适的模板，再将标题更改合适。在制作封面背景时，可以用插入图片或设置背景图片的方法来插入合适的图片。选择“幻灯片放映幻灯片切换”命令

22、，在“幻灯片切换”任务窗格的切换方式列表中选择“随机”，调整好其他选项，再点击“应用于所有幻灯片”按钮即可为所有的幻灯片添加动态的切换效果。用直线和矩形工具画出国旗台，在制作国旗台时，要对台和旗杆进行组合，然后用矩形工具画一面红旗。按Shift键选择各对象后右击，选择“组合组合”即可进行组合。选中对象后右击，选择“组合取消组合”即可打散对象。组合功能可用于PPT中的各对象，组合后能大大方便对对象的操作。右击红旗，选择“自定义动画”命令，在“自定义动画”面板里点击“添加效果动画路径向上”。选中路经，按着Shift键即可垂直调节路径的长短。设置好后，点击“自定义动画”面板中的“播放”即可预览国旗上

23、升的动画。在调整各部分的位置时，如果用鼠标感觉不好掌握，可以用键盘方向键来移动。如果还觉得不够精细，可以按住Ctrl+方向键来细移对象。在“自定义动画”面板中双击“矩形1”，打开“向上”对话框。选择“其他声音”即可插入准备好的国歌素材。可在WEB上进行链接。点击“插入文本框水平（垂直）”插入一个文本框，输入你想说的一句话，点击右键选择“超链接”，输入网址即可。点击“格式幻灯片设计”，在“幻灯片设计”栏中点击“配色方案编辑配色方案”，在对话框中选中“自定义”选项卡，就可以更改链接文字的颜色。2465.图片插入及调整插入图片是通过点击“插入图片来自文件”来实现的。插入背景图片是通过右击工作区选择“

24、背景”命令，在“背景填充”下拉菜单中选择“填充效果”，在“图片”选项卡下点击“选择图片”按钮来实现的。直接插入图片后可以进行调整，而插入的背景图片是自动铺满在工作区上，不能再调整大小。2466.全屏播放添加控制窗口在使用PPT做演示时，经常使用全屏放映模式，有时还需要与其他程序窗口的数据配合使用来增强演示效果，但一般需要退出播放。其实用下面的方法，可以不用退出播放。在全屏放映模式下用Alt+Tab组合键或Esc键，可以与其他窗口切换。把控制窗口加入是最方便的，先按住Alt键不放，再依次按下D、V键激活幻灯片播放，所启动的幻灯片放映模式就是一个带标题栏和菜单栏的形式。在幻灯片播放时就能方便地对播

25、放窗口进行各种操作了。2467.众多模板灵活选用PPT拥有众多靓丽模板，可以根据需要灵活选用。进入“文件新建”，在打开的任务窗格中可以看到它提供了“根据设计模板”、“根据内容提示向导”、“根据现有演示文稿新建”3种调用模板的方式。单击“根据现有演示文稿新建”下的“选择演示文稿”，可以将现有演示文稿作为模板建立新文件，“根据模板新建”下有“通用模板”和“M上的模板”等多种选择，单击“通用模板”可以打开“模板”对话框，选用系统安装的各种模板。小提示如果需要向导指引，可单击“根据内容提示向导”打开“内容提示向导”对话框，经过几个步骤后，就可以在“幻灯片”选项卡中看到符合特定任务要求的一系列模板。只要

26、逐个选中模板中的幻灯片，根据需要插入文字和图片，便可迅速完成演示文稿的制作。2468.让默认模板更合意给默认模板设置一些常用元素，就不需要每次创建演示文稿都去更改了。单击“常用新建”，进入“视图母版幻灯片母版”，就能在幻灯片母版上进行更改了。最后另存为“演示文稿设计模板”，“文件名”框中键入blank，单击“保存”即可。2469.借鉴顶级公司的模板登录XX的主页，点击右下角的“高级搜索”，把“语言”改为“全部语言”，“文档格式”改为“微软Powerpoint（.ppt）”，在“站内搜索”中输入你想搜索的著名公司的名称（如），回车后就能看到IBM公司的无数个PPT了。不知道公司网址的话，可以在网

27、上搜。其他格式的模板也可以参照此法进行尝试。网上有很多优秀的英文Word模板，只需把英文信息翻译成中文，再保存成模板就可以作为参考了。2470.插入超链接动画用这种方法最简单，适合PPT的初学者，同时它还能将EXE类型的文件插入到幻灯片中去。打开要插入动画的幻灯片，在其中插入任意一个对象（比如一段文字、一个图片等），目的是对它设置超链接，所以它最好与链接到的动画的内容相关。选择这个对象，点击“插入超链接”，在弹出的窗口中，左边的“链接到”选择“原有文件或网页”，点击“文件”按钮，选择想插入的动画，然后确定。以后播放动画时，只要单击设置的超链接对象就可以了。2471.插入控件动画在插入控件方式下

28、，如使用的是绝对路径，插入的Flash动画则不能播放。要将Flash动画和制作的演示文稿保存在同一文件夹中，同时在用Shockwave Flash Object控件插入Flash动画时，将路径设置为相对路径，即只要输入名称就行了。插入的Flash动画，既不支持演示文稿的“打包”功能，也不支持相应的演示文稿播放器。因此在将演示文稿移动到其他电脑上播放时，要注意将Flash动画原文件一并移动。小提示Flash输出时要注意版本。Office 97只支持Flash 2，Office 2000只支持Flash 4。2472.动画中的字体舞蹈中有一些华丽的道具，比如字体，如何保证在其他电脑上也能正常出现呢

29、？在EmbedMovie选择DeviceFont选项即可。如果你的PPT里的swf有“文鼎篆书”字体，而客户的电脑没有安装，使用DeviceFont选项就能出色地帮你完成任务。2473.让数据图表动起来 为了加强演示文稿的说服力，我们常常会在幻灯片中使用图表。如果使用图表后再为它设置一下序列动画，让数据演示也动起来，一定更能吸引听众的注意力。创建PPT图表。新建一张幻灯片，在“幻灯片版式”任务窗格设置“内容版式”为“内容”。切换到“幻灯片设计”任务窗格，为幻灯片选择一个恰当的设计模板。单击幻灯片正文占位符中的“插入图表”按钮，进入图表创建状态，就可以直接将用于创建图表的数据填入数据表。填写好后

30、，单击图表外任意位置，完成图表的创建。也可从已有的Excel表格中导入数据。进入“编辑导入文件”，弹出“导入文件”对话框，选定数据文件后数据便自动导入。选中要设置动画的图表，进入“幻灯片放映自定义动画”任务窗格，单击“添加效果”按钮，在弹出的菜单中选择“进入其他效果渐变”命令，然后确定。单击“自定义动画”列表中的“渐变 图表1”的下拉箭头，选择“效果选项”命令。在弹出的“渐变”对话框中选择“图表动画”选项卡。单击“组合列表”框右侧的下拉按钮，在弹出的下拉列表中选择“按序列中的元素”项，确定后就可以预览动画效果了。预览后可以进一步在“自定义动画”任务窗格中设置动画的速度等属性，以便达到完美的效果。小提示通过复制粘贴（或者插入对象）的方法导入的图表在PPT中做不出这种序列动画，若准备设置图表的序列