武江区行政审批电子监察系统建设项目18页.docx

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武江区行政审批电子监察系统建设项目18页

韶关城建档案馆馆藏档案数字化扫描（二期）项目

招标要求

一、招标范围和要求

本项目需在原数字化城建档案治理系统的基础上完成档案全数数据的扫描、分割、关联、转换和系统挂接任务，并在项目监理人员、质量检查人员的监控下完成项目实施工作。

本项目原中标单位：

深圳市实信达科技开发。

1.项目大体条件

（1）工作时刻：

中标后到2020年6月30日。

（2）工作场地：

必需在采购人指定的工作场地，采购方负责提供网络，桌椅，电力，水力。

（3）设备：

1）工作设备、工具耗材（包括计算机、扫描仪、打印机、刻录盘片、档案装订耗材，工作用具等）全部由成交人自行配备，并且要符合下面所列的要求。

2）所有设备必须放置在指定的工作地点。

为了档案的安全，项目完成后所有设备必须经采购方检查，才能搬离工作场地。

3）项目完成后成交人自行撤离相关人员和设备。

（4）数字化步骤：

档案数字化处置的大体流程要紧包括案卷整理、修裱、条款录入、批量扫描、数据处置、数据挂接、信息存储与备份等工序。

承建商应依照以下数字化处置的大体流程设计本项目的数字化处置方案，经本方的审察同意后方可进行施工。

档案调卷→整理查对→部份已破损的档案修裱→原件拆卷→档案扫描→图像处置→条款录入→数据存储及归并→光盘刻录→数据挂接（关联）→原件装订→完整归还→数据检查。

2.数字化处置大体要求

（1）档案调卷：

1）成交人指定1名固定人员负责整个项目的档案调卷、保管、归还工作，在整个项目期间不得随意更换。

2）调卷时刻：

8：

30——9：

00。

3）负责调卷人员要在档案治理员率领下从库房搬运档案，档案的选择从采购方确信的清单（合同签定后由采购方向成交人提供档案数字化处置清单）中依次提取，对提取的档案要逐页清点，并办理处置借用手续，不得显现任何过失。

（2）整理查对：

1）按照国家和省档案管理部门有关档案整理的标准对照目录逐页检查档案原件，同时检查档案纸质目录，发现错误或疏漏进行改正或做出正确标识。

2）成交人必需有2名以上专责人员负责治理整理查对工作。

3）差错率不得超过1%（以份为单位，即一份文件或一条目录只要发现一处错误就算该文件或目录出错）。

（3）目录数据修改

1）按照甲方的要求，对照校对好的纸质目录检查，发现错误或疏漏进行修正。

2）过失率不得超过1%。

（4）原件拆卷：

1）将档案原件的装订线拆除，排好顺序，不得显现任何漏缺页及顺序过失，更不能对档案原件有任何损坏。

2）记录每卷档案原件的总页数，注明每一页幅面的大小A3或A4，A2或A0，原件缺码的也要注明。

3）按要求把扫描件和非扫描件区分开。

重份的文件、未解密的文件要剔除，有正式的文件不扫描原稿。

4）填写扫描情形记录表。

（5）修裱：

档案由于时刻久远，纸张载体质量差，损毁较严峻，对其进行修裱，包括喷潮、上浆、托裱、上墙、挣干、裁切等。

（6）档案扫描：

1）必须采用专业文件扫描仪。

2）关于纸质较差的档案原件，不许诺采纳持续进纸方式扫描，只能单张扫描。

3）文件的存储格式为TIFF多页文档或者PDF多页文档。

4）对档案页面笔迹清楚、不带插图的档案，黑白页面采纳黑白二值模式进行扫描，彩色页面采纳彩色模式扫描；对档案页面笔迹清楚度差或带有插图的档案，采纳灰度或彩色模式扫描。

分辨率一样为200dpi，对文字偏小、密集、清楚度较差等情形，分辨率为300dpi或更高。

大幅面档案文件，如工程图纸、报纸等尺寸超过A3的，选用大幅面图像扫描仪（AO）。

5）扫描质量要求以视觉清楚为准，页面完整，不得漏页，每页文件名采纳甲方规定命名，过失率不得超过1%。

6）对显现偏斜的图像应进行纠偏处置，以达到视觉上大体不感觉偏斜为准。

对图像页面中显现阻碍图像质量的杂质，如黑点、黑线、黑框、黑边等应进行去污处置，处置进程中应遵循在不阻碍可懂度的前提下展现档案原貌的原那么。

（7）数据存储及归并：

1）对扫描后的每页图像文件进行检查（包括图像清晰度等）、存储。

2）犯错率不得超过1%。

（8）光盘刻录：

1）将扫描形成的图像文件全数刻录成光盘，并提供详细清单，不得有过失。

2）刻录盘片由成交人提供。

3）刻录质量：

刻录必需保证质量，要求盘片能在一般光驱中正确读取，内容无过失（有任何过失必需从头刻录）。

4）刻录文件组织治理方式：

完全依照档案治理的要求做好分级分项组织治理。

（9）数据挂接：

1）将扫描后的多页TIFF格式或PDF格式的每份图像文件对照数据库原有的目录数据，进行批量挂接导入数据库，并将导入后的数据备份。

2）天天必需及时进行数据挂接，以备采购方检查。

3）出错率不得超过1%。

（10）数据检查

1）成交人必需安排专责人员对前面所有工作进行详细检查。

2）为保证工作质量和方便采购方掌握工作进度，成交人必须在每周一将上周处理完成的数据刻录一套光盘供采购方检查，采购方随机抽查或全部检查，抽查或检查中发现错误超过1%，采购方即将本批数据一次性退给成交人检查修改，同时不告之具体错误处，但必须书面告知错误超过规定要求。

同一批数据退回3次或在整个项目实施过程中数据累积退回10次，采购方暂停成交人全部工作一周责令其整改，整改期间耽误的工作进度由成交人自行负责。

（11）原件装订：

1）装订前检查：

检查档案数量是不是齐全；档案目录是不是清楚并与档案实体相符；检查盒内文档的各类编号与盒面各项是不是相符；检查文件排列顺序是不是正确，文件放置方向是不是正确。

2）依照拆卷前的标准原样装订，必需保证恢复拆卷前的状态，不得有任何过失。

（12）完整归还：

负责档案归还的专责人员对要归还的档案必需逐页清点，办理好归还手续，不得有任何过失。

（13）废纸处置要求：

数字化处置进程中产生的废纸必需寄存在指定的纸箱内，每礼拜集中清理一次。

清理时要安排专责人员对纸张进行认真检查，确保其中没有夹带任何档案文件后才能清出工作场地。

（14）数字化加工厂地工作制度要求：

1）所有工作人员（以下说明的“工作人员”均指治理人员和工作人员）必需严格遵守《中华人民共和国保密法》、《保密守那么》和《中华人民共和国档案法》等有关规定，不得以任何方式对外泄露档案信息的内容。

2）所有工作人员在开始本项目施工前必需再同意一次由档案局组织的档案保密教育，并向采购方提供书面档案保密许诺。

3）所有工作人员必需严格遵守保密制度，并严格执行档案局规定的工作时刻。

4）由项目领导统一安排天天的工作，施工人员保质、按量完成，不许诺加班。

5）档案原件处置完成后必需当即原样归还，不得损坏和丢失档案原件；不得擅自复制任何档案文件，不得将复制的档案文件偷带出工作场所。

6）工作人员应维持工作环境整洁、卫生。

必需自备无袋工作服工作，不得携挂包、钱包、磁盘、纸张、电话等任何物品进入工作间，更不得将工作间的任何物品带出工作间外。

7）在加工厂地实行封锁治理，确保加工现场档案的平安。

8）挑选业务熟练、相关项目体会丰硕的人员，尽可能不改换工作人员，如确实需要改换的，提早一周书面通知市档案局，征得同意后才能换人。

9）在全数工作中，调派项目实施领导一名，常驻实施地址，负责治理和和谐各项工作。

二、项目具体技术要求

1.纸质档案数字化处置技术要求

（1）数据化步骤：

档案调卷→整理查对→部份已破损的档案修裱→原件拆卷→档案扫描→图像处置→条款录入→数据存储及归并→光盘刻录→数据挂接（关联）→原件装订→完整归还→数据检查。

（2）必需采纳A3幅面之内的高速、平板扫描仪，如尺寸超过A3的，可选用大幅面图像扫描仪（AO）。

（3）关于原件纸质较差的档案，不许诺采纳持续进纸方式扫描，只能单张高速平板扫描。

（4）文件的存储格式为TIFF多页文档或PDF多页文档格式。

（5）对档案页面笔迹清楚、不带插图的档案，黑白页面采纳黑白二值模式进行扫描，彩色页面采纳彩色模式扫描；对档案页面笔迹清楚度差或带有插图的档案，采纳灰度或彩色模式扫描。

分辨率一样为200dpi，对文字偏小、密集、清楚度较差等情形，分辨率为300dpi或更高。

（6）扫描质量要求以视觉清楚为准，页面完整，不得漏页，每页文件名采纳韶关城建档案馆规定的文件名，过失率不得超过1%。

（7）对扫描后的每页图像文件进行检查、存储。

（8）在保留原扫描的每页图像文件的同时，利用软件工具把同一份纸质文件的多个图像文件归并为一个多页TIFF格式文件或多页PDF格式文件，文件名采纳韶关城建档案馆规定格式进行命名。

（9）将扫描形成的图像文件全数刻录成光盘，并提供详细清单，不得有过失。

（10）刻录盘片要求是独立包装的高质量光盘。

（11）将扫描归并后的（多页TIFF格式或多页PDF格式）每份图像文件对照数据库原有的目录数据，批量挂接并导入数据库。

2.纸质档案数字化处置人员分解

3.纸质档案数字化处置工作内容

（1）调卷

调卷数量操纵为一周工作量，做到一周内扫完一批，周一上午调卷，周五下午还卷，扫一批还一批，数据交一批，环环相扣，责任到人，将档案遗失风险降到最小。

遵守库房治理制度，严格遵守保密制度，确保档案和档案信息的平安。

①1名专门调卷工作人员，和治理库房人员一路，到档案馆库房，依照清单，搬下相应的案卷，对提取的档案逐页清点，一起进行案卷内容、目录、数量的查对，不得有任何过失；

②清点终止，在档案调卷记录本记录，两边签字；

③档案保管人员与1名专门调卷工作人员进行全宗、目录、数量的二次查对；

④放入临时档案保管柜，锁好，注意平安保留。

（2）整理查对

由整理查对的专责人员进行档案治理整理查对工作，其他查对人员必需工作认真细致，工作人员为2人，过失率不得超过1%，警惕谨慎，严禁破损档案的一切行为，并严格遵守保密制度；

档案整理时需考虑到纸张易折、易碎等缘故，需轻拿轻放；

整理人员到档案保管人员处领取当日需要扫描的档案，并进行记录。

对照目录逐份逐页检查档案原件，发觉错误疏漏，在档案馆工作人员的指导下，进行更正或做出正确标识，位置错，从头归类，顺序不对，调整、放好，并确信目录无误，同时，填写过失报告；

检查档案实体的编页码；

档案实体的页码按顺序持续排列，但如有漏页码那么可视具体情形处置：

中间任意两页之间有需补编页码的，那么按甲方规定补编。

显现跳号，那么依照甲方规定处置。

③检查案卷目录和案卷封面所有项目是不是正确。

④检查《档案目录》，使《档案目录》内的案卷和卷内目录与每卷档案查改后的目录一致；

⑤拆卷，一样在扫描进程中拆，但关于一些改动较大、需要从头排序的案卷那么要在检查时拆卷，从头整理，理顺卷内文件。

（3）条款数据著录

对照档案原件，著录卷内文件目录的所有项（依照甲方软件系统要求录入），保证其正确、完整，并与实体文件一一对应，认真检查每份文件，一份文件对应一条款录；对没有文件级目录的，应补编目录。

目录数据著录人员，认真地逐条查对，在档案馆治理人员的指导、监督下，进行更正，过失率不得超过1%；

依照整理查对人员的过失报告，假设是目录室的目录错误，那么在档案馆目录治理人员指导下，进行更正，确保目录室目录准确无误；

工作统计记录，责任到人。

（4）原件拆卷

自备拆装工具，严格遵守相关业务标准，注意爱惜原件，不能损坏；将档案原件的装订线拆除，排好顺序，不得显现任何漏缺页及顺序过失；依照需要，进行文件的扫描；多页粘贴在一路，要分开单独处置,注意浆糊黏附的位置，警惕处置，严禁破坏档案原件的行为。

档案袋上注明文件编号，由全宗号＋目录号＋案卷号＋顺序号13位数字组成，其中，全宗号3位，目录号4位，案卷号3位，顺序号3位；记录造册，交付档案扫描人员；工作统计记录，责任到人。

（5）档案扫描

采纳专业文件扫描仪，依照TIFF多页文档或PDF多页文档格式，２００－３００dpi分辨率，黑白页面扫为黑白模式，彩色页面扫为彩色模式，依照原件清楚程度，依照需要，个别采纳灰度或真彩扫描，质量要求视觉清楚，页面完整，不得漏页，文件名采纳档案馆规定命名，关于纸质较差的原件，不许诺采取持续进纸方式扫描，只能单张扫描。

过失率不得超过1%；

采纳流水线作业方式，将扫描仪进行编号；

扫描人员到拆卷人员处领取文件，当面清点，核实无误，两边进行记录；

发觉错误，进行原件拆卷的返工；

扫描完成，进行清点，按原先秩序放回档案袋，交付原件装订人员；

工作统计记录，责任到人。

（6）数据存储

对扫描文件进行检查，要求认真细致，过失率不得超过1%；

专责数据存储人员对扫描后的数据进行检查，与原件进行查对，与文件编码进行查对，核实无误后，进入临时存储区域，对图像进行纠偏、去噪等图像处置；

二人位置互换，重复上述工作，核实无误后，将临时存储区域的数据放入光盘刻录区域，同时，进行存储介质备份，避免数据毁损；

发觉错误，进行扫描返工；

工作统计记录，责任到人。

（7）光盘刻录

专责文件刻录人员将扫描形成的图片文件，全数采纳高质量光盘刻录，并提供详细目录清单，确保无过失；

到光盘刻录文件夹，依照项目，选择相应档案数据；

检查光盘是不是有划痕，是不是是高质量原装金盘确保光盘质量；

进行光盘刻录。

成立光盘目录。

2人位置互换，进行目录的再次查对；

发觉错误，进行返工；

工作统计记录，责任到人。

（8）数据挂接

数据挂接人员，将扫描取得的每一个图片文件，依照资料整理信息、扫描前的标引信息及卷内文件页号信息核查图象文件总数是不是与实际文件数相等，如不相等那么不能生成裸数据光盘，可打印出清单，回退给图像处置人员补扫。

数据查验过的数据批量挂接，导入数据库，并将导入后的数据备份，再采纳高质量光盘刻录，提供详细清单。

过失率不得超过1%。

①进入档案治理信息系统，寻觅相应的档案，进行编辑；

②到光盘刻录文件夹，依照档案号，选择相应档案数据扫描件；

③批量挂接，导入数据库；

④进行数据库数据备份；

⑤检查光盘是不是有划痕，是不是是高质量光盘确保光盘质量；

⑥进行光盘刻录；

⑦成立光盘目录；

⑧挂接人员位置互换，进行目录的再次查对；

⑨发觉错误，进行返工；

⑩工作统计记录，责任到人。

（9）档案归还

档案归还人员对档案逐页清点，办理归还手续，确保无过失；

依照调卷记录表，对档案逐页清点；

办理归还手续；

发觉错误，进行返工；

工作统计记录，责任到人；

当天借出的档案，必需当天归还到临时档案柜，锁好档案柜，不得将任何档案带出工作间或摆放在工作间；

每周五下午，必需将临时档案柜中的档案交还档案馆库房，确保档案平安。

4.纸质档案修裱技术要求

为保证档案数字化的顺利进行，必需对部份已破损的档案进行修裱。

档案修裱的大体流程要紧包括修裱前整理、修裱、修裱后恢复装订。

（1）修裱前整理

档案修裱前，第一是对案卷拆开、去钉、除霉、理顺页码，对仅是补洞或需要整张托裱的纸张进行分类。

（2）修裱

对破损较少的档案进行手工补洞；对破损严峻或脆裂的档案进行整张托裱。

（3）修裱后恢复

把修裱后的档案，通过数字化加工处置后，按档案原样进行装订。

投标人必需就业主提出的全数要求做出回应，提供符合该项目的整体项目治理方案。

三、项目建设治理要求

（一）设计要求

中标人需对系统深化设计，设计方案要求合理。

设计方案需经采购人（用户）批准通事后进行项目实施工作。

投标人应在投标文件中详细描述深化设计的组织和实施策略及设计报告的详细内容。

（二）施工要求

投标人应在投标文件中详细描述施工的组织和实施方法，包括施工进程中的质量、进度、本钱、变更等操纵手腕，突发事件的应急处置预案，与用户沟通的体制和方法等。

（三）验收要求

以抽检的方式检查已完成数字化转换的所有数据，包括目录数据库、图像文件及数据挂接的整体质量。

数据验收时抽检的比率不得低于10%，验收指标如下：

（1）目录数据库与图像文件挂接错误，或目录数据库、图像文件之一显现不完整、不清楚、有错误等质量问题时，抽检标记为“不合格”；

（2）数字化转换质量抽检的合格率达到99%以上（含99%）时，给予以验收“通过”。

合格率=抽检合格的文件数/抽检文件总数×100%；

（3）验收“通过”的结论，必需经分管领导审核、签字后方有效；

（4）认真填写纸质档案数字化验收记录表单。

（四）文件交付要求

项目建设应严格依照国家相关的工程标准进行，中标人必需依照项目进度及时提供有关文档。

所有的项目文档必需用中文书写。

投标人应在投标文件中详细描述所交付文件的目录和内容大纲。

质量操纵打算

1.施工小组内部份工明确。

每一个实施环节相辅相承，下一个环节都能及时监控上一节的错误；

2.每一个重要环节中都设置专业人员进行质量检查；

3.每周组织一次小规模的质量抽查；

4.由我局组织多次小规模的扫描验收。

行政制度及规那么

1.实施工作开展之前，明确每一个人的工作职责及相应的注意事项，配备适合的实施工具，安排适合的工作环境，尽可能降低人为失误。

2.每批档案在整理查对工作终止后，由项目领导组织对整理查对工作的复查，发觉过失，由整理查对人员更改。

3.每批档案在扫描工作终止后，由项目领导组织对扫描数据的复查，显现顺序问题或缺漏现象时，由扫描人员负责重扫。

4.每批档案在装订成卷后，由项目领导组织对装订顺序的复查，显现问题时，由工作人员从头装订。

5.每批档案在数据挂接工作终止后，由项目领导组织复查，显现问题，即时纠正。

6.项目施工中，由项目领导总结本周的功效和问题，对需要改良或纠正的问题及时进行综合分析，并将相应的处置方案更新到下一周的工作打算中进行实施，保证项目实施质量。

7.项目时期验收后，项目领导依照对证量、进度等综合分析，并将相应的处置方案更新到下一时期的工作打算中进行实施，保证项目实施质量。

8.项目总验收时，由项目领导与档案馆工作人员一起进行整体检查。

9.数据复查时，采纳交叉检查的方式进行。

10.复查及修改均需保留完整记录。

11.错误修订不得跨日，不得阻碍正常工作。

四、项目监督与治理要求

本项目将由采购人（用户）对系统建设各项目进行工程监督和治理。

（1）采购人（用户）对项目的质量、进度、打算、验收等进行全方位的治理；

（2）中标人必需同意采购人（用户）关于项目的治理和监督，及时向采购人（用户）同时提交各类设计方案、实施方案、打算、报告等项目文档。

关于采购人（用户）对项目实施进程中指出的问题，应该踊跃给予回答并解决。

关于采购人（用户）提出的整改要求，因此服从并实施整改方法。

（3）项目设计方案、实施方案和进度打算应通过采购方（用户）的审核同意后才能付诸实施，重要的施工环节应取得采购方（用户）的同意后才能施工，施工质量应同意监理的随时检查。