年会制度流程及分工1.docx

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年会制度流程及分工1

年会制度

1年会目的

为了加强员工的凝聚力，丰富企业文化生活；表达公司对员工节日的关怀与问候，同时给员工们一个展示自己才华的舞台，让领导员工齐聚一堂开心快乐的总结过去所获得的光辉成果，并展望美好的未来！

2年会主题

主题文化

3成立筹备委员会

由筹备委员会确定年会主题、年会举办时间

4成立各职能小组

4.1总导演：

（对会议成果负责）

全面负责年会工作，保证年会工作的顺利完成。

负责创建执行团队，建立组织构架；

明确各岗位分工，确定各岗位职责；

组织完成年会活动的策划方案与执行方案；

组织完成活动的各流程方案；

组织会务组定向会的召开，协调、督促各岗位按计划完成各项会务工作。

4.2执行导演：

做好总导演与各副导演之间的上传下达工作；

提醒各总监按时完成本岗位工作并按时将其工作成果上报给会务总监；

检查统计各副导演工作进展，并提交总导演审核；

完成总导演交办的其他事宜。

4.3场内各岗位

4.3.1场内副导演：

负责年会活动的场内工作，人员分工，场内组织框架制定及上传，需对场内工作组的业绩

承担领导责任，需完成场内工作的各项流程及完成的时间节点。

（对总导演负责）；

负责年会场内所有会务：

场内布置，灯光，音响，安保，节目，论坛职责审核、确定；

负责年会场内流程：

入场，就座，退场，节目和论坛的安排，场内指导手册的制作、修

改；

年会会后的总结及改进方案填写；

当天年会效果评估调查及汇总；

完成执行导演安排的其他事项；

4.3.2场内副导演助理：

做好场内副导演与各岗位负责人之间的上传下达工作；

协助场内副导演制定年会场内流程；

提醒各岗位负责人按时完成本岗位工作并按时将其工作成果上报给场内副导演；

统计各部门及分子公司表彰人员名单，统计好之后上报给场内副导演、秘书组及制片组；

统计各参会公司出席年会人员名单，统计好之后上报给场内副导演审核；

勘察会场之后制作场内座位布局图上报给场内副导演审批；

统计场内各岗位负责人所需物资上报给场内副导演审批通过后交物资采购；

统计场内预算上报给场内副导演审批；

年会会后的总结及改进方案填写；

当天会议效果评估调查及汇总；

场内副导演交办的其他事宜。

4.4场外各岗位职责

4.4.1场外副导演：

负责年会活动的场外工作，场外组织框架制定及修改，人员安排，需对场外工作组的业绩

承担领导责任；

需完成场外工作的策划、人员分工、各项流程制定、物资申报、组织执行、监督检查、总

结分享和整个活动的款项管理。

场外效果评估；

场外总结及改进建议；

执行导演安排的其他事项。

4.4.2场外副导演助理：

负责年会用餐工作及茶歇安排，保证不超预算；

负责全场摄影摄像工作（含大合影），保证每个分享、每个节目、每个颁奖都至少有一张

照片，要完成后期的加工制作；

场外总结及改进建议；

完成场外副导演安排的其他事项。

4.4.3接待服务专员：

（各邀约部门委派专人负责）

年会活动的通知工作、制发场地路线图、车辆管理工作、签到工作、住宿餐饮工作、候场管理工作，入场管理工作、场外装饰和指引标识工作及场外的各项服务工作。

接待事项的总结及改进建议。

完成执行导演安排的其他事项；

4.5秘书组及制片组岗位职责

4.5.1秘书组长：

负责年会活动整体创意创新工作，使年会有新意有意义。

与场内副导演配合完成场内工作。

具体表现为：

舞台灯光创意、表现形式创意、场内布景创意、节目及内容创意；

负责年会主持组工作。

具体为：

主持人的选拔确定、主持人服装、按照流程制作主持词串场

词。

4.5.2制片组长：

负责年会表彰单位的照片素材及先进标语的收集；

负责年会节目背景音视频素材的收集；

负责年会PPT的制作及播放；

会后总结及改进建议；

完成执行导演安排的其他事项。

4.6应急组岗位职责

4.6.1应急组长：

在总导演的领导下，具体负责实施年会现场安全监理工作，工作进度与执行情况及时与

执行导演汇报；

负责年会的安全与应急工作，需对年会安全工作承担主要领导责任，需完成各项流程；负责配合场内、场外副导演进行年会安全准备，做好年会安全把控工作，确保年会顺利进

行；

年会安全工作方案，包括安全工作环节与内容的确定、安全专员的编制与配备及着装、与

酒店安全负责人的对接、现场安全设施与通道的查验、安全工作的执行与管理；

年会应急预案准备，突发应急事件的处理，包括制作年会安全预案（火灾、打架斗殴等引

发的混乱与踩踏，突发疾病的应急处理等）；

负责安全专员的分工与培训、突发现场的指挥与控制工作（疏散、逃生、制止、车辆调度

等）；

逃生应急图准备，制定逃生方案（图纸含电梯位置，消防栓位置以及逃生路线）派遣专人

进行应急处理和掌控工作；

负责会场安全制度整理，纪律要求公布，执行和监察工作；

会议效果安全组评估；

年会改进方案的填写；

完成执行导演交于的其他任务。

4.6.2应急组长助理：

负责年会的安全与应急工作，需对年会安全工作承担领导责任，需完成各项流程；

年会安全工作方案，包括安全工作环节与内容的确定、安全专员的编制与配备及着装、与

酒店安全负责人的对接、现场安全设施与通道的查验、安全工作的执行和管理；

理、火灾、突发疾病的应急处理等）；

负责协助安全专员的分工与培训、突发现场的指挥与控制工作（疏散、逃生、制止、车辆

调度等）；

逃生应急图准备，制定逃生方案（图纸含电梯位置，消防栓位置以及逃生路线）；负责会场纪律制定以及监察执行；

负责配合场内、场外副导演进行年会安全准备，做好年会安全工作，确保年会顺利进行。

会议效果安全组评估；

年会改进方案的填写；

完成应急组长交于的其他任务。

4.7物资组职责

4.7.1物资组长：

负责对整个年会的物资采购、质量、储藏、运输、发放以及回收负责；

需完成事项：

对物资的采购、质量的审核、物资的存放及运输、物资的发放还有回收。

年会改进方案的填写；

完成执行导演交于的其他任务。

4.7.2物资组长助理：

负责设备的租赁，退还；保证物资使用没有问题的同时，以节约为本；

负责统计别人借用设备，并对所有物资进行统计、清点；

物资准备的及时性，不能影响年会的进程，保证在X月XX日前采购完毕；

完成物资组长安排的任务；

年会改进方案的填写。

xxxxx年会工作人员分工

一、节目组

1.组织已确定为年会的各节目演员的集中彩排、节目顺序编排。

及晚会整体顺序编排。

完成时间X月XX日之前

责任人：

XXX

2.晚会演职人员的服装选购、租凭，化妆师的确定。

完成时间X月X日之前

责任人：

XXX

二、剧务组

1.主持人的确定、主持人台词内容确定及演练

完成时间X月XX日之前

责任人：

XXX

2.表彰人员荣誉证书的制作、奖金的领取发放、抽奖方式的确认，抽奖礼品的发放和统计。

奖品的确认。

完成时间X月X日之前

责任人：

XXX

3.年会节目背景视频的收集、后期制作，顺序排版

完成时间X月XX日之前

责任人：

XXX

三、场地组

1.舞台设计、灯光、背景、音响效果的掌控

完成时间X月XX日之前

责任人：

XXX

四、警卫组：

1.到达场地路线方位图的制作，引导员工到晚会场地，并按照确定好的座位图依次安排领导和员工入座。

晚会现场秩序维护、引导。

完成时间X月X日之前

责任人：

XXX

五、接待组（礼仪小姐）

1.负责外来人员的接送站、住宿、餐饮。

2.负责引导来宾及领导就座，接待来宾、发放领导座位前的食品饮料。

引导领导及员工上台致词、颁奖、及配合后台工作人员。

完成时间：

X月XX日

责任人：

XXX

六、清洁组

1.负责维护现场清洁卫生及晚会结束后清洁的打扫。

完成时间：

X月XX日

责任人：

XXX

七、食堂后勤组

1.年饭菜品的制定、制作及发放，确保参会人员、表彰人员、演员及工作人员有一个好的补给。

完成时间：

X月X日之前

责任人：

XXX

八、采购组

1.一等奖、二等奖、三等奖

2.话筒电池及耳麦

3.主席台前茶水、饮料等

奖品购买完成时间：

X月XX日之前

责任人：

XXX

xxxxx年会流程

一、会议目的：

为了加强员工的凝聚力，丰富企业文化生活；表达公司对员工节日的关怀与问候，同时给员工们一个展示自己才华的舞台，让领导员工齐聚一堂开心快乐的总结过去所获得的光辉成果，并展望美好的未来！

二、会议安排：

1.会议主题：

XXXX

xxxxxXX年度总结表彰暨XX年新春联欢会

2.会议地点：

公司二楼大厅

3.会议时间：

xxxx年xx月xx日xx点

三、参会人员：

参会人员预计XXX人

四、会议安排及流程

（一）会议准备工作

成立年会筹办组织：

总导演、执行导演：

XXX、XXX；职责：

年会总策划。

副导演：

XXX、XXX等；职责：

负责年会具体筹划工作。

会务组：

职责：

负责物资采购、奖品准备，对接各邀约嘉宾、表彰人员、参会人员召集、保证年会现场的顺利进行。

会务组成员：

XXX：

职责：

负责引导参会人员及嘉宾入场（引位）、入口礼仪、签到、服务、颁奖，颁奖时请注意奖金数额获奖人及颁奖嘉宾，服装整齐。

XXX：

职责：

会议场地布置，保证会议准时安全合格的进行。

XXX：

职责：

布场、年会安全场内秩序包括：

讲话、抽烟、走动、带小孩、打电话等，保证会议进行中的安静和气氛；职工聚餐饭菜准备。

物资组：

XXX；工作职责：

会议物资，会场所有物品的保管、出库、颁奖、游戏道具准备。

音响：

XXX协助：

XXX；工作职责：

负责会议现场话筒、音乐、灯光的配合。

摄影摄像组：

XXX、XXX，现场照片拍摄和摄像等工作，提前准备摄相机、照相机。

主持人：

XXX、XXX

（二）：

奖项设定：

1.年度标兵（荣誉证书、奖品）

颁奖人：

XXX

2.年度劳模（荣誉证书、奖品）

颁奖人：

XXX

获奖人员：

XXX、XXX、XXX、XXX

3.年度先进科室（荣誉证书、奖品）

获奖科室：

XXX、XXX、XXX

颁奖人：

XXX

4.年度先进厂区、部门

获奖部门及厂区：

XXX、XXX、XXX

颁奖人：

XXX、XXX、XXX

5.年度先进集体：

XXX、XXX（荣誉证书、奖品）

获奖集体：

XXX、XXX

颁奖人：

XXX

（三）会议流程

一、X月X日至X月XX日，嘉宾确定及邀请（公司领导邀请特邀贵宾、各邀约部门邀请分子公司贵宾），XXX一收集邀请人员名单X月X日前将受邀人员名单递交总导演及集团公司办公室。

二、X月X日中午：

11:

00-12:

30全体员工集体在职工餐厅吃午餐，会务组人员将会场音响等布置结束（下午13:

30布置茶水、水果摆放等）。

三、X月X日X点XX分，礼仪人员、主持人及相关会务人员进入会

场，作最后调整。

四、XX点XX分，入场：

按次序播放背景音乐①表彰人员入场，同时播放入场背景音乐

②礼仪人员引导嘉宾入场，播放背景音乐，同时播放嘉宾入场音乐

③礼仪人员引导领导入场，播放背景音乐，同时播放领导入场音乐

五、X点X分，主持人提示大会即将开始，请与会人员将手机调到

静音或震动状态。

播放开场视频

六、邀请主持人音乐响起，主持人上台。

七、主持人介绍现场嘉宾及领导，介绍会议流程。

八、领导集体拜年

九、董事长新年致辞

十、xxxxx集团年会议程开始:

1.节目（2-5个）

2.总裁宣读表彰决定

3.表彰仪式（播放颁奖音乐，表彰人员上台，领到颁奖，合影留念）

4.节目（2-5个）

5.抽奖环节

6.节目（2-5个）

7.抽奖环节

8.节目（2-5个）

十一、年会结束，领导与演职人员合影留念。

十二、答谢晚宴

1.嘉宾乘坐班车前往第二会场，XXX等引领至晚宴会场按桌次就坐

X月X日X点XX分，礼仪人员、主持人及相关会务人员进入会

场，作最后调整。

2.XX点XX分，入场：

按次序播放背景音乐①表彰人员入场，同时播放入场背景音乐

②礼仪人员引导嘉宾入场，播放背景音乐，同时播放嘉宾入场音乐

③礼仪人员引导领导入场，播放背景音乐，同时播放领导入场音乐

3.X点X分，播放开场视频

4．邀请主持人音乐响起，主持人上台。

5.主持人开场白

6.董事长上台宣讲祝酒词

7.节目穿插小礼物发放（带起全场氛围）

8.部门领导上台宣讲祝酒词

9.晚会结束

10.会后娱乐

11.安排车辆送至酒店（特别注意醉酒人员，多照顾）