会务标准化流程及参会人员排位示意图.doc

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会务工作标准化流程

一、会前准备工作

（一）确定会议名称

1、会议性质（例会、安全生产会、理论学习会、现场会、启动会、研讨会、座谈会、汇报会等）；

2、会议内容；

3、会议范围。

（二）拟定会议步骤

1、会议日程；

2、会议议程；

3、会议程序。

（三）草拟会议通知

内容包括：

会议名称、目的、主要内容、与会人员范围、地点、会期等。

（四）下发会议通知

将会议通知传达到每名拟定与会人员，确定每名与会人员是否能如期参会，并及时反馈。

同时，如接到上级会议通知，应以纸质文字形式，注明会议时间、地点、着装及特殊要求，送至每位与会领导手中。

（五）准备会议材料

1、会议文件；

2、讲话发言材料；

3、会议主持词。

（六）布置会场

1、打扫会场卫生，摆放桌椅；

2、会场电脑、投影仪、话筒、音响等设备调试；

3、水杯、矿泉水摆放；

4、名牌（台卡）摆放；

5、材料摆放；

6、会议条幅；

7、座位图。

（七）会前检查

1、听取会议所有筹备人员的口头汇报；

2、到现场实地检查，包括会议材料的准备情况和会场的布置工作；

3、针对可能出现遗漏的问题，进一步采取补救措施。

二、会中工作

（一）签到工作

及时完成会议签到工作，并确定未来人员是否请假，与谁请假，并督促人员尽快入座。

（二）主席台热水填补

每20-40分钟对主席台水杯进行补水，如遇特殊情况，可根据现场情况调整补水时间。

（三）会议记录

随身携带录音笔，及时记录领导发言。

（四）会议拍照

随身携带照相机、摄像机，及时拍摄记录会场情况。

（五）突发情况

面对会议中出现的分会场网络中断、话筒失音、音响失灵等突发情况，与会务负责人员要及时救场，妥善处理。

三、会后工作

（一）清理工作

1、回收领导名牌；

2、清理会议室卫生；

（二）录音整理工作

会议结束后24小时内，完成录音整理工作，如遇涉密录音，由专责人员整理。

（三）会议纪要

会议结束后48小时之内，完成会议纪要相关工作，及时发放。

（四）会议宣传工作

会议结束后48小时之内，完成会议新闻稿件的刊登，及时报道宣传会议的相关情况。

参会人员排位示意图

一、大会议室的位置安排

座位摆放总原则，第三小点的排法只在座位无法移动时使用。

场景一：

汇报会、演出、讲座、视频学习会

场景二：

职代会、安全生产会、动员会

实例：

二、小会议室位置安排

场景三：

支部学习会、党委会、班子会、董事会

场景四：

考察座谈会、调研会、汇报会、交流会

（A为上级领导或者来访客人，B为本方领导）

三、领导站位安排（与会议站位安排原则相同）

场景五：

领导合影留念

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