会务标准化流程及参会人员排位示意图.doc
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会务工作标准化流程
一、会前准备工作
(一)确定会议名称
1、会议性质(例会、安全生产会、理论学习会、现场会、启动会、研讨会、座谈会、汇报会等);
2、会议内容;
3、会议范围。
(二)拟定会议步骤
1、会议日程;
2、会议议程;
3、会议程序。
(三)草拟会议通知
内容包括:
会议名称、目的、主要内容、与会人员范围、地点、会期等。
(四)下发会议通知
将会议通知传达到每名拟定与会人员,确定每名与会人员是否能如期参会,并及时反馈。
同时,如接到上级会议通知,应以纸质文字形式,注明会议时间、地点、着装及特殊要求,送至每位与会领导手中。
(五)准备会议材料
1、会议文件;
2、讲话发言材料;
3、会议主持词。
(六)布置会场
1、打扫会场卫生,摆放桌椅;
2、会场电脑、投影仪、话筒、音响等设备调试;
3、水杯、矿泉水摆放;
4、名牌(台卡)摆放;
5、材料摆放;
6、会议条幅;
7、座位图。
(七)会前检查
1、听取会议所有筹备人员的口头汇报;
2、到现场实地检查,包括会议材料的准备情况和会场的布置工作;
3、针对可能出现遗漏的问题,进一步采取补救措施。
二、会中工作
(一)签到工作
及时完成会议签到工作,并确定未来人员是否请假,与谁请假,并督促人员尽快入座。
(二)主席台热水填补
每20-40分钟对主席台水杯进行补水,如遇特殊情况,可根据现场情况调整补水时间。
(三)会议记录
随身携带录音笔,及时记录领导发言。
(四)会议拍照
随身携带照相机、摄像机,及时拍摄记录会场情况。
(五)突发情况
面对会议中出现的分会场网络中断、话筒失音、音响失灵等突发情况,与会务负责人员要及时救场,妥善处理。
三、会后工作
(一)清理工作
1、回收领导名牌;
2、清理会议室卫生;
(二)录音整理工作
会议结束后24小时内,完成录音整理工作,如遇涉密录音,由专责人员整理。
(三)会议纪要
会议结束后48小时之内,完成会议纪要相关工作,及时发放。
(四)会议宣传工作
会议结束后48小时之内,完成会议新闻稿件的刊登,及时报道宣传会议的相关情况。
参会人员排位示意图
一、大会议室的位置安排
座位摆放总原则,第三小点的排法只在座位无法移动时使用。
场景一:
汇报会、演出、讲座、视频学习会
场景二:
职代会、安全生产会、动员会
实例:
二、小会议室位置安排
场景三:
支部学习会、党委会、班子会、董事会
场景四:
考察座谈会、调研会、汇报会、交流会
(A为上级领导或者来访客人,B为本方领导)
三、领导站位安排(与会议站位安排原则相同)
场景五:
领导合影留念
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