超实用的办公自动化笔记.docx
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超实用的办公自动化笔记
第一课计算机基础知识
一、计算机简介：
世界上第一台计算机是1946年12月14日在美国生产的，名为“ENIAC”（埃尼阿克），重30吨，体积167平方米。
当时处于
第二次世界大战，美国为了计算炮弹的弹道，而研发了计算机。
二、计算机按体积大小分类：
大型计算机
中型计算机
小型计算机
微型计算机（简称：
微机，俗称：
电脑）
三、计算机的组成：
注：
“输入设备”包括键盘、鼠标、摄像机、扫描仪、传真机、麦克等
“输出设备”包括显示器、音箱、打印机、绘图仪、投影仪等
四、鼠标
（1）鼠标的分类：
（2）鼠标的使用：
五、开机与关机：
1．开机：
先开显示器，再开主机（按主机上的“电源按钮”，通常是大按钮。
）POWER
注：
机箱上的“小按钮”叫“复位”按钮，也叫“重起”
按钮。
英文名：
Reset。
当电脑死机时可按此钮重新
启动计算机。
2．关机：
第1种方法：
WindowsXP系统中：
点“开始”点“关闭计算机”点“关闭”
第2种方法：
无论以上哪种操作系统，关机时可先按键盘上的“Power”键（关闭的是主机），再关“显示器”。
注：
当电脑在没有死机的情况下需要重新启动计算机时，用鼠标点“开始”关机在“希望计算机做什么”下选择“重新启动”点“确定”或按“回车键”，计算机将重新启动
六、键盘（107个键）
1.功能区：
ESC——Power
ESC键：
返回键。
作用：
取消当前的命令.
F1---------F12在不同的环境中有不同的功能。
Sleep键：
系统待机，相当于用遥控器把电视机关闭。
WakeUp键：
当用完Sleep键后，可用此键使电脑从待机中
恢复。
（注：
当用“Sleep键”使系统待机后，除了用WakeUp键取消告待机外，也可用键盘上的其它任意键或点击鼠标。
Power键：
关机
2.主控制区：
包括26个英文字母在内的矩形区域。
1回车键：
用途：
“确定”或使另起一行
②退格键：
或者：
用途：
删除光标左侧的字符
也叫“换档键”）
③空格键：
用途：
使光标向右移动。
④上档键：
Shift（有两个，
作用：
当输入键盘上有上下两个字符上面的字符时，要先按住
“上档键”，再按相应的字符。
例如：
输入“%”，先按住“Shift”键，再按“%”
注：
也可按住上档键后，再按相应的英文字母，可输入大写字母
⑤大写锁定键：
CapsLock
控制键盘上第二个指示灯。
当指示灯亮时，输入的是大写英文字母，灭时，输入的是小写字母
⑥Tab：
向右移动光标。
⑦Ctrl和Alt：
只有分别与其他键在一起用时才起作用。
⑧相当于鼠标的右键功能。
⑨相当于鼠标左键点“开始”
3.编辑区：
光标键:
作用：
在有字符的范围内移动光标。
删除键：
Delete
作用：
删除光标右侧的字符。
4.辅助区（也叫“小键盘”）：
Num
Lock
数字锁定键：
用来控制键盘上第一个指示灯。
当灯亮时，可以输入辅助区中的0到9的数字，灯灭时不可以输入。
/在运算时是“除法”*在运算时是“乘法”
四、指法：
基本键位：
ASDFJKL；
（左手）食指：
45RTFGVB
中指：
3EDC
无名指：
2WSXAlt
小手指：
其余
初学打字，掌握适当的练习方法，对于提高自己的打字速度，成为一名打字高手是必要的：
●一定把手指按照分工放在正确的健位上；
●有意识地慢慢记忆键盘各个字符的位置，体会不同键位上的字母被敲击时手指的感觉，逐步养成不看键盘输入的习惯。
●进行打字练习必须集中精力，做到手、脑、眼协调一致，尽量避免边看原稿边看键盘，这样容易分散记忆力；
●初级阶段的练习即使速度慢，也一定要保证输入的准确性。
★★★打字高手＝正确指法＋键盘记忆＋集中精力＋准确输入
第二课打字（拼音输入法）
一、单字：
1．全部拼写：
例如：
张
①先输入字的声母和韵母，也就是
②按“空格键”，会出现
如果要打的字是“文字选择窗口”中的第1个字，可再按“空格键”，所需的字即被打出；如果要打的字不是第1个字，就按“文字选择窗口”中对应的数字。
如果当前的“文字选择窗口”中没有所需的字，需按键盘上的“=”向下翻页（如果想返回到上一页，按“-”），直到找到所需的字，再按对应的数字键。
例如：
丽先输入“LI”，再按“空格健”，因为在“文字选择窗口”中的第一页中没有所需的字，所以按“=”向下翻页，再按“5”
（注：
如果在输入拼音时输入有误，例如：
想输入ZHANG，
但输入了ZHENG，需按“退格键”删除错误的拼音，再输入正确的拼音，再按“空格键”，选需的字）
2.简单拼写：
（也就是拼写出字的“声母”）
在26个字母中，除了U、V两个字母外，其余24个字母分别对应一个汉字，如：
A啊B不C才D的E饿
F发G个H和I一J就
K可L了M没N年O哦
P批Q去R日S是T他
W我X小Y有Z在
方法：
先输入字对应的所在键，再按两次“空格键”。
例如：
啊先输入“A”，再按两次“空格健”。
二、词组：
1.全部拼写：
把词组中每个字的声母和韵母全部拼写，再按
“空格键，如果在“文字选择窗口”中第一词组是所需的，就再按一次“空格键”，将词组输入，如果第一词组不是所需的,就再按对应的数字键。
例如：
中国ZHONGGUO指示ZHISHI，再按数字键“3”
2.简单拼写：
输入词组中每个字的声母，再按2次空格键。
例如：
电脑先输入“DN”，再按两次“空格健”
3.整句输入：
例如：
输入“明天我去笔架山旅游”
①输入“mingtianwoqubijiashanlvyou”
②按“空格键”，会出现，再按空格键，会出现，再按空格键，出现
此时，需按“退格键”，选择正确的字的编号，再按“空格键”，
，再按数字键3，，再按“空格键”，，按空格键整句话将打出。
注：
可把不是词组的字组在一起后，变成“词组”
例如：
将“刘德华”变成词组：
①输入“Liudehua”，按“空格键”。
②按数字键“4”，按“退格键”，再按4，再按5。
当再次输入“LDH”后，按空格键，将打出“刘德华”
※选择“输入法”的方法：
（2种方法）
第1种方法：
用鼠标点击屏幕右下角的，再点击所需的输入法，例如：
智能ABC
第2种方法：
键盘上的Ctrl键＋Shift（上档）键同时按，每按一次，将选择一种输入法。
中英文切换：
Ctrl键＋空格键
先按住Ctrl键，再按一下“空格键”
（如果当前不是英文输入法，例如：
当前是智能ABC输入法，可按此组合键，将输入法直接转换成英文输入法。
再按此组合键，可切换回“智能ABC”输入法）
三、标点符号的输入。
当输入法在中文状态下，例如：
“智能ABC”或“五笔”，并且
“输入法状态栏”中的标点符号是“空心”（如果是“实心”，可用鼠标左键单击一下，可变“空心”）时，可输入以下标点符号：
①逗号，加“上档键”是书名号《
②句号。
加“上档键”是书名号》
③单引号‘加“上档键”是双引号“
（注：
再按一次此组合键是”）
④短划线-加“上档键”是破折号——
⑤顿号、加“上档键”是绝对值|
以下符号全加“上档键”
上档键＋1
！
感叹号
2
·
例如：
中国·锦州
4
￥人民币符号
6
……省略号
注：
当输入法是“英文”（或者中文输入法下“输入法状态栏”中的标点是“实心”）时，上档键＋减号，是下划线_____
例如：
《西游记》作者是______,1＋2＝_____
第三课操作系统
一、操作系统简介及版本
1。
简介
2。
版本：
Windows98Windows2000WindowsXP
二、桌面
进入操作系统后看到的第一个介面（包括“我的电脑”，“网上邻居”等）叫桌面。
三、图标：
是图形和文字标注的简称。
例如：
“我的电脑”和它上面的图形合在一起叫图标。
1.图标分类：
分为“系统图标”和“应用程序图标”
①系统图标：
是安装操作系统时自带的图标。
包括：
“我的电脑”、“网上邻居”、“回收站”、“我的文档”、“IE浏览器”（注：
如果桌面上某个图标没有，是因为已把它删除了，可以再添加。
）
②应用程序图标：
系统图标以外的图标，叫应用程序图标。
例如：
Word、EXCEL、POWERPOINT、是安装
软件时添加到桌面上的。
注：
打开图标有两种方法：
①双击图标（最好双击图形）
②在图标上点右键，在左键点“打开”
2。
排列图标。
（1）自动排列图标：
①在桌面空白处点右键
②点“排列图标”
③点“自动排列”（此时，在“自动排列”的左侧会出现√）
（此时，桌面的图标将自动排列，自动排列后也可把鼠标指向其中任何一个图标，按后按住左键，移动鼠标，改变图标的位置，但只能在有图标的范围内移动，不允许将图标拖到空白位置。
）
（2）手动排列图标：
①在桌面空白处点右键
②点“排列图标”
③点“自动排列”（此时，“自动排列”左侧的√会消失，这样就取消了“自动排列”）
④用鼠标拖动所要移动位置的图标，找到合适的位置，松开鼠标。
（注：
手动排列完图标后，可在桌面的空白处点右键，再点“对应图标”，将图标对齐。
3．隐藏桌面的图标：
①在桌面的空白位置点右键，再将鼠标指向“活动桌面”
②点“显示WEB内容”。
（如果在“显示WEB内容”前已有对号√，此步就可不做）
③点“”，桌面上的所有图标将隐藏。
4．显示被隐藏的桌面图标：
①在桌面的空白位置点右键，再将鼠标指向“活动桌面”
②点“”
四、任务栏
1.“开始”“开始”里的命令只需左键单击
2.“显示桌面”按钮：
无论桌面变成什么样的界面，当点击此按钮后，都会回到桌面。
3.“输入法”按钮
单击此按钮中的“软键盘”，再点所需的输入方法。
4.系统时间和日期：
可双击时间，更改日期、时间。
5．任务栏大小及位置的调整。
（1）调整大小：
把鼠标指针放在“任务栏”中的“上边缘”，此时鼠标指针变成“”，按住鼠标左键并向上（或向下）拖动，任务栏大小将改变。
（2）调整位置：
将鼠标放在任务栏中的空白位置上，按住左键拖动，可将任务栏放在屏幕四周的任一位置。
五、窗口。
以“我的电脑”为例，介绍窗口。
当进入“我的电脑”后，看的界面叫窗口，不同的图标窗口的内容是不同的。
1.标题栏：
第一行（蓝色）
①窗口名称：
“我的电脑”。
②“
”最小化按钮。
当点此按钮后，窗口会被缩小到任务拦上，要想使窗口恢复原状，点击任务栏上被缩小的窗口按钮。
③“
”还原按钮。
当点此钮后，窗口会被缩小，被缩小的窗口可有以下操作:
⑴改变窗口大小：
把鼠标指向窗口的右下角，此时鼠标指针变成“”，按住鼠标左键，移动鼠标，直到所需的大小松开鼠标。
⑵移动窗口位置：
鼠标指向窗口的蓝色标题栏后，按住鼠标左键，移动鼠标直到所需的位置，松开鼠标。
（3）最大化：
使窗口充满整个桌面。
④“
”关闭按钮
用来关闭窗口。
（注:
关闭窗口也可用ALT+F4）
2.菜单栏：
是命令集合（不同窗口，菜单栏中的命令不同）
3.工具栏：
用户经常使用的命令，在菜单栏中也有，不同窗口工具栏中
的工具是不同的。
4.地址栏：
标志当前位置
5.窗口区:
白色区域。
6.状态栏：
7．指定某个窗口为“当前”窗口：
第1种方法：
当打开多个窗口后，可通过点击“任务栏”中已
打开的窗口的名称，来指定当前窗口。
第2种方法：
按键盘上的“Alt键+Tab键”
（注：
先按住Alt键，再按Tab键，然后将两个键都松开）
六、硬盘
1.用途：
是在机箱内的一个硬件设备，用来存储计算机中的各种数据。
2.查看硬盘信息：
双击桌面上的“我的电脑”图标后，会出现“本地磁盘（C：
）；本地磁盘（D：
）……；其中：
C；D；E……叫盘符。
它是把一块硬盘分成了指定的几部分，每台电脑划分的份数也不同。
如果想查看某盘符里的信息，只需双击盘符即可。
3．从当前盘符中退出及转换到其它的盘符：
例如：
从D盘中退出，进入E盘
第一种方法：
在D盘中点“工具栏”中的“向上”，可从D盘中退出，并看见其它盘符，然后双击所要进入的盘符E，即可进入E盘。
第二种方法：
点“地址栏”右侧的▼，再点弹出的“下拉式”菜单中所要进入的盘符E盘。
七、文件夹
1.用途：
用来存放文件（或文件夹），并将其进行合理的整理。
2.文件夹存放位置:
⑴桌面⑵“我的电脑”中的C盘、D盘…中。
⑶在文件夹中存放文件夹
3.新建文件夹:
例如：
在D盘中新建文件夹
①进入桌面上的“我的电脑”
②双击D盘
③在D盘的空白处点“右键------新建-----文件夹
④把输入方法切换到所需的方法
（注：
此时一定要用CTRL+SHIFT键切换）
⑤输入文件夹的名称，例如“成绩表”。
⑥按“回车键”或在任意位置点一下鼠标左键。
4.打开文件夹（2种方法）
第1种方法：
双击文件夹
第2种方法：
在文件夹上点右键点“打开”。
5.文件夹（文件）重命名（2种方法）
第1种方法：
在文件夹（或文件）上点右键---点“重命名”---把输入法切换到自己所需的方法（用键盘）后输入新名-----按回车键
第2种方法：
在文件夹（或文件）名上左键单击后，暂停一会儿，再单击文件名输入新名。
（注：
在同一目录中，不允许有相同的文件（夹）名。
）
第四课操作系统
（2）
一.移动文件夹（文件）
指把文件夹（文件）从当前位置移到其他位置。
例如：
把D盘里的文件夹（文件）移到E盘.
方法：
①在D盘文件夹上是右键---点“剪切”
②进入“E盘”---在空白处点右键---粘贴。
（注：
如果想把文件夹（文件）移入到同一盘符下的另一个文件夹中，只左键单击要移动的文件夹（文件）按住左键，移动鼠标到另一个文件夹上即可。
）
二.复制文件夹（文件）
①在文件夹（文件）上点“右键”----点“复制”
②进入所需位置---点右键---点“粘贴”
三.删除文件夹（文件）
1．彻底删除。
①选定文件夹（文件），也就是左键单击文件夹（文件）。
②按住“上档键”后，再按“删除键”DELETE。
③按“回车键”或用鼠标点“是”。
2．可以恢复的删除
①在文件夹（文件）上点右键②点“删除”③点“是”
（注：
此时文件（夹）已被删除，并放入桌面上的“回收站”中。
（1）如果把回收站中的文件（夹）删除,那么文件（夹）将被彻底删除.
方法:
在回收站中点“清空回收站”点“是”。
（如果只想删除某个或其中的几个，首先要选定所需的文件（夹），选定按住“CTRL”键，再用鼠标左键单击所需文件（夹）；其次：
在被选定的文件夹（文件）上点右键点“删除”。
（2）把回收站中的文件（夹）恢复到原位。
方法：
第1种情况：
把回收站中的全部内容恢复到原位
点“全部恢复”
第2种情况：
回收站中某个文件（夹）恢复原位；
选定要恢复的文件（夹）
点“还原”
注：
如果文件（夹）正在打开，则不允许删除、重命名、移动、复制，
必需将其关闭。
四.隐藏文件（夹）：
①在文件（夹）上点右键属性隐藏
②点菜单栏中的“工具”文件夹选项查看点“不显示隐藏的文件和文件夹”
五．显示被隐藏的文件（夹）：
①进入被隐藏的文件（夹）所在的盘符内
②点“工具”文件夹选项查看点“显示隐藏的文件和文件夹”
③在被隐藏的文件（夹）上点右键点“属性”点“隐藏”，
使对号取消点“确定”。
六．文件（夹）的“查看方式”
点“工具栏”中的“查看”工具，
再点所需的方式，
例如：
缩略图（比较适合于查看图片文件）
七．将各个盘符内的文件（夹）以快捷方式发送到“桌面”。
找到所要发送的文件（夹），并在文件上点“右键”，再点“发送到----“桌面快捷方式”，这样，文件（夹）就会被发送到“桌面”。
（注：
在桌面上以快捷方式发送的文件（夹），在其文件（夹）名内会有“快捷方式”字样，可通过更改文件名删除“快捷方式”四个字。
八．设置桌面背景
①在桌面空白处点“右键”
②点“属性”
③在“背景”选项卡下选定所需的背景名。
（如果没有所需的点“浏览”点“查找范围”右侧的“▼”,找到图片所在的盘符，最终找到图片选定图片点“打开”点“确定”。
九．设置“屏幕保护程序”：
在开机状态下，如果长时间的不动键盘或鼠标，会对显示器造成损伤，因此，系统提供了“屏幕保护程序（简称：
屏保）”，来保护我们的显示器。
设置“屏保”后，当不动键盘和鼠标指定的时间后，“屏保”将自动启动，想取消“屏保”，只需点鼠标或在键盘上按任意键。
①在桌面空白处点右键属性
②点“屏幕保护程序”选项卡。
③点“屏幕保护程序”下面右侧的▼，选择所需的程序。
④“等待”后的时间表示：
当在所显示的时间内不碰鼠标和键盘后，电脑会自动启动所设置的“屏幕保护程序”。
（注：
当选定某个屏幕保护程序后可点击“设置”，进行“屏保”调节）
十．资源管理器。
1．打开“资源管理器”的方法：
点“开始”程序附件Windows资源管理器
2．其它操作：
第五课操作系统（3）记事本
用途:
可在记事本中输入所需的文字并进行简单的排版，例如:
写一篇
日记。
在记事本中,最多能输入3200个字。
打开“记事本”的方法：
点“开始”程序附件“记事本”
1．光标:
闪动的“|”叫光标
（1）作用:
光标在什么地方,输入的字就会在哪.
（2）移动光标的方法:
第①种方法:
用鼠标左键单击需要光标的位置
第②种方法:
用键盘上的“光标键”
（注:
以上两种移动光标的方法都是在有字符的基础上）
2．在字与字之间插入字符:
①把光标移到所需位②输入字符
3．换行指的是结果当前段，并把光标移到下一空白行，另起一段。
方法:
把光标放在所要另起一段的位置，按回车键。
（注:
如果光标后没有字符,当按回车键后,只是光标移到下一行；
如果光标后有字符,当按回车键后，光标后的字符会随光标一起移到下一行。
如果一行输入到末尾时不希望用回车键换行,可以点“格式”菜单栏下的“自动换行”。
4．删除某个字符：
把光标移到需删除字符的后面,按键盘上的退格键；如果光标左侧没有字符,按键盘上的“退格键”，光标一直向左移动,当光标在行首时,再按退格键,光标会移到上一行,同时把光标后的文字带到上一行。
5．删除多个字符
①选定所需字符。
（选定的方法:
把光标放在需选定多个字符的第一个字前或最后一个字后,按住左键向后或向前移动鼠标直到所需的最后一个字符,松开鼠标,此时被选定的字符背景是蓝色）
②按退格键、回车键、空格键、删除键均可。
6．在字符间留出间距。
把光标移到两个字中间,按空格键。
（按两次空格键，空一个字的位置）
7．设置文字的字体（书法）、字形、字号
点“格式”菜单点“字体”
8．复制
①选定所需的文字。
②在选定的蓝色背景上点右键
③点“复制”④把光标移到所需的位置。
⑤右键—粘贴
（注：
可以在同一文档中复制，也可以复制到另一个文档中，只需在当前文档中“复制”，然后打开另一文档，把光标移到所需位置后，右键----粘贴）
9．移动文本
①选定所需的文字。
②在选定的蓝色背景上点右键
③点“剪切”④把光标移到所需的位置⑤右键—粘贴
10．保存文本文档
①点“文件”②点“保存”③在“文件名”后输入所需的文件名。
④在“保存在”后点“▼”，点所要保存的盘符，如果希望保存在指定的文件夹内，可双击文件夹。
如果所需的文件夹提前没有建立，可通过点击“创建新文件夹”按钮（如下图），建立一个所需的文件夹。
（此种在保存文件的同时建立文件夹的方法也适合于以后要学的“Word、Excel、PowerPoint”软件。
）⑤点“保存”。
注：
如果保存文件后，继续输入内容，当再次保存时，将不会有反应。
（因为再次保存时，只是保存了新增加的内容，“文件名”和“保存位置”在第一次保存时已经确定）
11．打开保存过的文件
第一种方法：
“开始”文档文件名
第二种方法：
①进入“我的电脑”进入文件所在的盘符②双击文件名。
12．建立“记事本”的简单方法。
①找到记事本存放的位置。
（记事本可以放在C盘D盘……中，也可放在桌面上。
）例如：
要想在E盘中建立计事本，首先进入“我的电脑”，再进入E盘）
②在空白位置点“右键”，点“新建”----“文本文档”
③把输入法切换到所需的方法，例如：
智能ABC，再输入所需的文件名，例如：
日记，再用鼠标在空白位置点一下左键，让文件名确定。
④双击计事本文件的图标，进入计事本，输入所需的文字
⑤点“文件”菜单下的“保存”，此时什么反应都没有，不再弹出
“保存”的对话框，因为“保存位置”和“文件名”已经在第一次保存记事本时做完。
第六课五笔字型输入法
（1）
一．拆字原理：
是按照汉字的书写顺序把其偏旁部首组在一起，输入汉字。
例如：
照日刀口
JVKO
二、汉字的组成：
字字根笔划（一丨丿丶乙）
三、五种笔划在键盘上的分区：
1区：
（横区）一GFDSA
2区：
（竖区）丨HJKLM
3区：
（撇区）丿TREWQ
4区：
（捺区）丶YUIOP
5区：
（折区）乙NBVCX利
四、五个基本字根（笔划）的变形及所在键：
字根
变形
所在键
一
提
G
丨
H
丿
T
丶
Y
乙
N
五.键内字：
字根表中每个键内的所有汉字，叫……）
25个键名字
（1）键名字：
在字根表中每个键内的第一个字根，同时也是
汉字，叫键名字。
方法：
所在键按四次。
王GGGG土FFFFF大DDDD木SSSS工AAAA
目HHHH日JJJJ口KKKK田LLLL山MMMM
禾TTTT白RRRR月EEEE人WWWW金QQQQ
言YYY+空格立UUUU水IIII火OOOO之PPPP
已NNNN子BBBB女VVVV又CCCC纟XXXX
（2）成字字根：
在字根表中每个键内，除了键名字外，
其他的汉字叫“成字字根”。
方法：
先报户口（也就是输入字的所在键），再输入字的第一笔、第二笔和最后一笔所在键,如
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