超实用的办公自动化笔记.docx

1、超实用的办公自动化笔记第一课 计算机基础知识一、计算机简介： 世界上第一台计算机是1946年12月14日在美国生产的，名为“ENIAC”(埃尼阿克)，重30吨，体积167平方米。当时处于第二次世界大战，美国为了计算炮弹的弹道，而研发了计算机。二、计算机按体积大小分类： 大型 计算机 中型 计算机 小型 计算机 微型 计算机 ( 简称：微机， 俗称：电脑 ) 三、计算机的组成： 注：“输入设备”包括 键盘、鼠标、摄像机、扫描仪、传真机、麦克 等 “输出设备”包括 显示器、音箱、打印机、绘图仪、投影仪 等四、鼠标（1）鼠标的分类： (2)鼠标的使用：五、开机与关机：1开机：先开显示器，再开主机(按

2、主机上的“电源按钮”，通常是大按钮。）POWER 注：机箱上的“小按钮”叫“复位”按钮，也叫“重起”按钮。英文名：Reset。当电脑死机时可按此钮重新启动计算机。2关机：第1种方法： Windows XP 系统中： 点“开始” 点“关闭计算机” 点“关闭”第2种方法：无论以上哪种操作系统，关机时可先按键盘上的“Power”键（关闭的是主机），再关“显示器”。注：当电脑在没有死机的情况下需要重新启动计算机时，用鼠标点“开始” 关机 在“希望计算机做什么”下选择“重新启动” 点“确定”或按“回车键”，计算机将重新启动六、键盘（107 个键）1. 功能区：ESC Power ESC键 ：返回键。 作

3、用：取消当前的命令.F1-F12 在不同的环境中有不同的功能。Sleep键：系统待机，相当于用遥控器把电视机关闭。Wake Up键：当用完Sleep 键后，可用此键使电脑从待机中恢复。（注：当用“Sleep键”使系统待机后，除了用Wake Up 键取消告待机外，也可用键盘上的其它任意键或点击鼠标。Power 键：关机2. 主控制区： 包括26个英文字母在内的矩形区域。1回车键： 用途：“确定”或使另起一行退格键： 或者： 用途：删除光标左侧的字符也叫“换档键”）空格键： 用途：使光标向右移动。 上档键：Shift (有两个， 作用：当输入键盘上有上下两个字符上面的字符时，要先按住“上档键”，再

4、按相应的字符。 例如：输入“ % ”，先按住“Shift”键，再按“%” 注：也可按住上档键后，再按相应的英文字母，可输入大写字母大写锁定键：Caps Lock 控制键盘上第二个指示灯。当指示灯亮时，输入的是大写英文字母，灭时，输入的是小写字母Tab：向右移动光标。 Ctrl 和 Alt：只有分别与其他键在一起用时才起作用。 相当于鼠标的右键功能。 相当于鼠标左键点“开始”3. 编辑区： 光标键: 作用：在有字符的范围内移动光标。 删除键：Delete 作用：删除光标右侧的字符。4. 辅助区（也叫“小键盘”）：Num Lock数字锁定键： 用来控制键盘上第一个指示灯。当灯亮时，可以输入辅助区中

5、的0到9的数字，灯灭时不可以输入。/ 在运算时是“除法” * 在运算时是“乘法”四、指法： 基本键位： A S D F J K L ； （左手） 食指： 4 5 R T F G V B 中指： 3 E D C 无名指：2 W S X Alt 小手指： 其余初学打字，掌握适当的练习方法，对于提高自己的打字速度，成为一名打字高手是必要的：一定把手指按照分工放在正确的健位上；有意识地慢慢记忆键盘各个字符的位置，体会不同键位上的字母被敲击时手指的感觉，逐步养成不看键盘输入的习惯。进行打字练习必须集中精力，做到手、脑、眼协调一致，尽量避免边看原稿边看键盘，这样容易分散记忆力；初级阶段的练习即使速度慢，也

6、一定要保证输入的准确性。 打字高手正确指法键盘记忆集中精力准确输入第二课 打字（拼音输入法）一、单字：1全部拼写：例如：张先输入字的声母和韵母，也就是 按“空格键”，会出现如果要打的字是“文字选择窗口”中的第1个字，可再按“空格键”，所需的字即被打出；如果要打的字不是第1个字，就按“文字选择窗口”中对应的数字。如果当前的“文字选择窗口”中没有所需的字，需按键盘上的“=”向下翻页（如果想返回到上一页，按“-”），直到找到所需的字，再按对应的数字键。例如：丽 先输入“LI”，再按“空格健”，因为在“文字选择窗口”中的第一页中没有所需的字，所以按“=”向下翻页，再按“5”（注：如果在输入拼音时输入有

7、误，例如：想输入ZHANG，但输入了ZHENG，需按“退格键”删除错误的拼音，再输入正确的拼音，再按“空格键”，选需的字）2.简单拼写：（也就是拼写出字的“声母”）在26个字母中，除了U、V两个字母外，其余24个字母分别对应一个汉字，如：A 啊 B 不 C 才 D 的 E 饿 F 发 G 个 H 和 I 一 J 就 K 可 L 了 M 没 N 年 O 哦 P 批 Q 去 R 日 S 是 T 他W 我 X 小 Y 有 Z 在方法：先输入字对应的所在键，再按两次“空格键”。例如：啊 先输入“A”，再按两次“空格健”。 二、词组：1.全部拼写：把词组中每个字的声母和韵母全部拼写，再按“空格键，如果在

8、“文字选择窗口”中第一词组是所需的，就再按一次“空格键”，将词组输入，如果第一词组不是所需的,就再按对应的数字键。例如：中国 ZHONGGUO 指示 ZHISHI ，再按数字键“3”2.简单拼写：输入词组中每个字的声母，再按2次空格键。例如：电脑 先输入“DN”，再按两次“空格健”3.整句输入：例如：输入“明天我去笔架山旅游”输入“mingtianwoqubijiashanlvyou”按“空格键”，会出现 ，再按空格键，会出现 ，再按空格键，出现 此时，需按“退格键”，选择正确的字的编号，再按“空格键”， ，再按数字键3， ，再按“空格键”， ，按空格键整句话将打出。注：可把不是词组的字组在一

9、起后，变成“词组” 例如：将“刘德华”变成词组： 输入“Liudehua”，按“空格键”。按数字键“4”，按“退格键”，再按4，再按5。 当再次输入“LDH”后，按空格键，将打出“刘德华”选择“输入法”的方法：（2种方法）第1种方法：用鼠标点击屏幕右下角的 ，再点击所需的输入法，例如：智能ABC第2种方法：键盘上的 Ctrl键Shift（上档）键同时按，每按一次，将选择一种输入法。中英文切换：Ctrl键空格键 先按住Ctrl键，再按一下“空格键 ”（如果当前不是英文输入法，例如：当前是智能ABC输入法，可按此组合键，将输入法直接转换成英文输入法。再按此组合键，可切换回“智能ABC”输入法）三、

10、标点符号的输入。 当输入法在中文状态下，例如：“智能ABC”或“五笔”，并且“输入法状态栏”中的标点符号是“空心”（如果是“实心”，可用鼠标左键单击一下，可变“空心”）时，可输入以下标点符号： 逗号 ， 加“上档键”是 书名号 句号 。 加“上档键”是 书名号 单引号 加“上档键”是 双引号 “ （注：再按一次此组合键是 ” ）短划线 - 加“上档键”是 破折号 顿号 、 加“上档键”是 绝对值 |以下符号全加“上档键”上档键1！ 感叹号2 例如：中国锦州4 ￥ 人民币符号6 省略号注：当输入法是“英文”（或者中文输入法下“输入法状态栏”中的标点是“实心”）时，上档键减号，是 下划线 _ 例如

11、：西游记作者是_, 12_ 第三课 操作系统一、操作系统简介及版本1。简介2。版本：Windows 98 Windows 2000 Windows XP二、桌面 进入操作系统后看到的第一个介面（包括“我的电脑”，“网上邻居”等）叫桌面。三、图标：是图形和文字标注的简称。例如：“我的电脑”和它上面的图形合在一起叫图标。 1.图标分类：分为“系统图标”和“应用程序图标” 系统图标：是安装操作系统时自带的图标。包括：“我的电脑”、“网上邻居”、“回收站”、“我的文档”、“IE浏览器”（注：如果桌面上某个图标没有，是因为已把它删除了，可以再添加。） 应用程序图标：系统图标以外的图标，叫应用程序图标。例

12、如：Word 、EXCEL、POWERPOINT、是安装软件时添加到桌面上的。注：打开图标有两种方法： 双击图标（最好双击图形） 在图标上点右键，在左键点“打开” 2 。排列图标。（1）自动排列图标： 在桌面空白处点右键点“排列图标”点“自动排列”（此时，在“自动排列”的左侧会出现）（此时，桌面的图标将自动排列，自动排列后也可把鼠标指向其中任何一个图标，按后按住左键，移动鼠标，改变图标的位置，但只能在有图标的范围内移动，不允许将图标拖到空白位置。） （2）手动排列图标：在桌面空白处点右键点“排列图标”点“自动排列”（此时，“自动排列”左侧的会消失，这样就取消了“自动排列”）用鼠标拖动所要移动位

13、置的图标，找到合适的位置，松开鼠标。（注：手动排列完图标后，可在桌面的空白处点右键，再点“对应图标”，将图标对齐。 3隐藏桌面的图标： 在桌面的空白位置点右键，再将鼠标指向“活动桌面” 点“显示WEB内容”。（如果在“显示WEB内容”前已有对号，此步就可不做） 点“ ”，桌面上的所有图标将隐藏。4显示被隐藏的桌面图标： 在桌面的空白位置点右键，再将鼠标指向“活动桌面” 点“ ”四、任务栏1.“开始” “开始”里的命令只需左键单击2.“显示桌面”按钮：无论桌面变成什么样的界面，当点击此按钮后，都会回到桌面。3.“输入法”按钮 单击此按钮中的“软键盘” ，再点所需的输入方法。 4. 系统时间和日期

14、： 可双击时间，更改日期、时间。5任务栏大小及位置的调整。 （1）调整大小： 把鼠标指针放在“任务栏”中的“上边缘”，此时鼠标指针变成“ ”，按住鼠标左键并向上（或向下）拖动，任务栏大小将改变。（2）调整位置： 将鼠标放在任务栏中的空白位置上，按住左键拖动，可将任务栏放在屏幕四周的任一位置。五、窗口。 以“我的电脑”为例，介绍窗口。当进入“我的电脑”后，看的界面叫窗口，不同的图标窗口的内容是不同的。1.标题栏：第一行（蓝色）窗口名称：“我的电脑”。“ ”最小化按钮。当点此按钮后，窗口会被缩小到任务拦上，要想使窗口恢复原状，点击任务栏上被缩小的窗口按钮。“ ”还原按钮。当点此钮后，窗口会被缩小，

15、被缩小的窗口可有 以下操作: 改变窗口大小：把鼠标指向窗口的右下角，此时鼠标指针变成“ ”，按住鼠标左键，移动鼠标，直到所需的大小松开鼠标。 移动窗口位置：鼠标指向窗口的蓝色标题栏后，按住鼠标左键，移动鼠标直到所需的位置，松开鼠标。 (3)最大化：使窗口充满整个桌面。“ ”关闭按钮 用来关闭窗口。 (注: 关闭窗口也可用ALT+F4 ）2.菜单栏：是命令集合（不同窗口，菜单栏中的命令不同） 3.工具栏：用户经常使用的命令，在菜单栏中也有，不同窗口工具栏中 的工具是不同的。4.地址栏：标志当前位置5.窗口区: 白色区域。6.状态栏：7指定某个窗口为“当前”窗口： 第1种方法： 当打开多个窗口后，

16、可通过点击“任务栏”中已打开的窗口的名称，来指定当前窗口。 第2种方法：按键盘上的“Alt键+Tab键” （注：先按住Alt 键，再按Tab键，然后将两个键都松开）六、硬盘1.用途：是在机箱内的一个硬件设备，用来存储计算机中的各种数据。2.查看硬盘信息： 双击桌面上的“我的电脑”图标后，会出现“本地磁盘（C：）；本地磁盘（D：）；其中：C；D；E叫盘符。它是把一块硬盘分成了指定的几部分，每台电脑划分的份数也不同。如果想查看某盘符里的信息，只需双击盘符即可。3从当前盘符中退出及转换到其它的盘符： 例如：从D盘中退出，进入E盘 第一种方法： 在D盘中点“工具栏”中的“向上” ，可从D盘中退出，并看

17、见其它盘符，然后双击所要进入的盘符E，即可进入E盘。 第二种方法： 点“地址栏”右侧的，再点弹出的“下拉式”菜单中所要进入的盘符 E盘。七、文件夹1.用途：用来存放文件（或文件夹），并将其进行合理的整理。2.文件夹存放位置: 桌面 “我的电脑”中的C盘、D盘中。在文件夹中存放文件夹3.新建文件夹: 例如：在D盘中新建文件夹进入桌面上的“我的电脑”双击D盘在D盘的空白处点“右键-新建-文件夹把输入方法切换到所需的方法（注：此时一定要用CTRL+SHIFT键切换）输入文件夹的名称，例如“成绩表”。按“回车键”或在任意位置点一下鼠标左键。4.打开文件夹（2种方法）第1种方法：双击文件夹第2种方法：在

18、文件夹上点右键 点“打开”。5.文件夹（文件）重命名（2种方法）第1种方法：在文件夹（或文件）上点右键-点“重命名”-把输入法切换到自己所需的方法（用键盘）后输入新名-按回车键第2种方法：在文件夹（或文件）名上左键单击后，暂停一会儿，再单击文件名 输入新名。（注：在同一目录中，不允许有相同的文件（夹）名。）第四课 操作系统（2）一.移动文件夹（文件） 指把文件夹（文件）从当前位置移到其他位置。例如：把D盘里的文件夹（文件）移到E盘. 方法： 在D盘文件夹上是右键-点“剪切”进入“E盘”-在空白处点右键-粘贴。（注：如果想把文件夹（文件）移入到同一盘符下的另一个文件夹中，只左键单击要移动的文件夹

19、（文件）按住左键，移动鼠标到另一个文件夹上即可。）二.复制文件夹（文件）在文件夹（文件）上点“右键”-点“复制”进入所需位置-点右键-点“粘贴”三.删除文件夹（文件）1彻底删除。选定文件夹（文件），也就是左键单击文件夹（文件）。按住“上档键”后，再按“删除键”DELETE。按“回车键”或用鼠标点“是”。2可以恢复的删除 在文件夹（文件）上点右键 点“删除” 点“是”（注：此时文件（夹）已被删除，并放入桌面上的“回收站”中。 （1）如果把回收站中的文件(夹)删除,那么文件(夹)将被彻底删除. 方法: 在回收站中点“清空回收站” 点“是”。（如果只想删除某个或其中的几个，首先要选定所需的文件（夹）

20、，选定按住“CTRL”键，再用鼠标左键单击所需文件（ 夹）；其次：在被选定的文件夹（文件）上点右键 点“删除”。（2）把回收站中的文件（夹）恢复到原位。 方法：第1种情况：把回收站中的全部内容恢复到原位 点“全部恢复” 第2种情况：回收站中某个文件（夹）恢复原位； 选定要恢复的文件（夹） 点“还原”注：如果文件（夹）正在打开，则不允许删除、重命名、移动、复制，必需将其关闭。四.隐藏文件（夹）： 在文件（夹）上点右键 属性 隐藏点菜单栏中的“工具” 文件夹选项 查看 点“不显示隐藏的文件和文件夹”五显示被隐藏的文件（夹）：进入被隐藏的文件（夹）所在的盘符内 点“工具” 文件夹选项 查看 点“显示

21、隐藏的文件和文件夹”在被隐藏的文件（夹）上点右键 点“属性” 点“隐藏”，使对号取消 点“确定”。六文件（夹）的“查看方式” 点“工具栏”中的“查看”工具 ，再点所需的方式，例如：缩略图（比较适合于查看图片文件）七将各个盘符内的文件（夹）以快捷方式发送到“桌面”。 找到所要发送的文件（夹），并在文件上点“右键”，再点“发送到-“桌面快捷方式”，这样，文件（夹）就会被发送到“桌面”。（注：在桌面上以快捷方式发送的文件（夹），在其文件（夹）名内会有“快捷方式” 字样，可通过更改文件名删除“快捷方式”四个字。八设置桌面背景 在桌面空白处点“右键”点“属性”在“背景”选项卡下选定所需的背景名。（如果没

22、有所需的点“浏览” 点“查找范围”右侧的“” , 找到图片所在的盘符，最终找到图片 选定图片 点“打开” 点“确定”。九设置“屏幕保护程序”： 在开机状态下，如果长时间的不动键盘或鼠标，会对显示器造成损伤，因此，系统提供了“屏幕保护程序（简称：屏保）”，来保护我们的显示器。设置“屏保”后，当不动键盘和鼠标指定的时间后，“屏保”将自动启动，想取消“屏保”，只需点鼠标或在键盘上按任意键。 在桌面空白处点右键 属性点“屏幕保护程序”选项卡。点“屏幕保护程序”下面右侧的，选择所需的程序。“等待”后的时间表示：当在所显示的时间内不碰鼠标和键盘后，电脑会自动启动所设置的“屏幕保护程序”。（注：当选定某个屏

23、幕保护程序后可点击“设置”，进行“屏保”调节）十资源管理器。1打开“资源管理器”的方法： 点“开始 ” 程序 附件 Windows资源管理器 2其它操作：第五课 操作系统（3）记事本用途: 可在记事本中输入所需的文字并进行简单的排版，例如:写一篇日记。在记事本中,最多能输入3200个字。打开“记事本”的方法： 点“开始” 程序 附件 “记事本”1光标: 闪动的“ | ”叫光标（1）作用: 光标在什么地方,输入的字就会在哪. （2）移动光标的方法:第种方法:用鼠标左键单击需要光标的位置第种方法:用键盘上的“光标键” (注:以上两种移动光标的方法都是在有字符的基础上) 2在字与字之间插入字符: 把

24、光标移到所需位 输入字符3换行 指的是结果当前段，并把光标移到下一空白行，另起一段。方法:把光标放在所要另起一段的位置，按回车键。 (注:如果光标后没有字符,当按回车键后,只是光标移到下一行；如果光标后有字符,当按回车键后，光标后的字符会随光标一起移到下一行。如果一行输入到末尾时不希望用回车键换行,可以点“格式”菜单栏下的“自动换行”。4删除某个字符： 把光标移到需删除字符的后面,按键盘上的退格键；如果光标左侧没有字符,按键盘上的“退格键”，光标一直向左移动,当光标在行首时,再按退格键,光标会移到上一行,同时把光标后的文字带到上一行。5删除多个字符 选定所需字符。(选定的方法: 把光标放在需选

25、定多个字符的第一个字前或最后一个字后,按住左键向后或向前移动鼠标直到所需的最后一个字符,松开鼠标,此时被选定的字符背景是蓝色)按 退格键、回车键、空格键、删除键 均可。6在字符间留出间距。 把光标移到两个字中间,按空格键。（按两次空格键，空一个字的位置）7设置文字的字体（书法）、字形、字号 点“格式”菜单 点“字体”8复制 选定所需的文字。 在选定的蓝色背景上点右键点“复制” 把光标移到所需的位置。右键粘贴 （注：可以在同一文档中复制，也可以复制到另一个文档中，只需在当前文档中“复制”，然后打开另一文档，把光标移到所需位置后，右键-粘贴）9移动文本 选定所需的文字。在选定的蓝色背景上点右键点“

26、剪切” 把光标移到所需的位置 右键粘贴10保存文本文档 点“文件” 点“保存” 在“文件名”后输入所需的文件名。在“保存在”后点“ ” ，点所要保存的盘符，如果希望保存在指定的文件夹内，可双击文件夹。如果所需的文件夹提前没有建立，可通过点击“创建新文件夹”按钮（如下图），建立一个所需的文件夹。（此种在保存文件的同时建立文件夹的方法也适合于以后要学的“Word、Excel、PowerPoint”软件。） 点“保存”。注：如果保存文件后，继续输入内容，当再次保存时，将不会有反应。（因为再次保存时，只是保存了新增加的内容，“文件名”和“保存位置”在第一次保存时已经确定） 11打开保存过的文件 第一种

27、方法：“开始 ” 文档 文件名 第二种方法：进入“我的电脑” 进入文件所在的盘符 双击文件名。 12建立“记事本”的简单方法。 找到记事本存放的位置。 （记事本可以放在C盘D盘中，也可放在桌面上。）例如：要想在E盘中建立计事本 ，首先进入“我的电脑”，再进入E盘）在空白位置点“右键”，点“新建”-“文本文档”把输入法切换到所需的方法，例如：智能ABC，再输入所需的文件名，例如：日记，再用鼠标在空白位置点一下左键，让文件名确定。双击计事本文件的图标，进入计事本，输入所需的文字点“文件”菜单下的“保存”，此时什么反应都没有，不再弹出“保存”的对话框 ，因为“保存位置”和“文件名”已经在第一次保存记

28、事本时做完。第六课 五笔字型输入法（1）一拆字原理： 是按照汉字的书写顺序把其偏旁部首组在一起，输入汉字。 例如： 照 日 刀 口 J V K O二、汉字的组成：字 字根 笔划（一 丨 丿 丶 乙）三、五种笔划在键盘上的分区：1区：（横区）一 G F D S A 2区：（竖区）丨 H J K L M3区：（撇区） 丿 T R E W Q4区：（捺区） 丶 Y U I O P5区：（折区） 乙 N B V C X 利四、 五个基本字根（笔划）的变形及所在键：字根变形所在键一提 G丨H丿T丶Y乙N五. 键内字：字根表中每个键内的所有汉字，叫）25个键名字（1）键名字：在字根表中每个键内的第一个字根，同时也是汉字，叫键名字。 方法：所在键按四次。 王 GGGG 土 FFFFF 大 DDDD 木 SSSS 工 AAAA 目 HHHH 日 J J J J 口 KKKK 田 LLLL 山 MMMM 禾 TTTT 白 RRRR 月 EEEE 人 WWWW 金 QQQQ 言 YYY+空格 立 UUUU 水I I I I 火 OOOO 之 PPPP 已 NNNN 子 BBBB 女 VVVV 又 CCCC 纟XXXX（2）成字字根：在字根表中每个键内，除了键名字外，其他的汉字叫“成字字根”。方法：先报户口（也就是输入字的所在键），再输入字的第一笔、第二笔和最后一笔所在键,如