项目沟通管理计划.docx

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项目沟通管理计划

CommunicationsManagementPlan

项目沟通管理计划

Preparedfor

基于上海电大远程学习平台的市民远程学习试点项目

Monday,25April2022

Version1.0

Preparedby

RayZong

v-ruizon@

RevisionandSignoffSheet

ChangeRecord

Date

Author

Version

Changereference

26May2009

RayZong

1.0

Initialversionforreview/discussion

Reviewers

Name

Versionapproved

Position

Date

TableofContents

TemplateGuidance

Description:

ThepurposeoftheCommunicationManagementPlanistooutlinethewaysinwhichinformationwillbecollectedanddisseminatedthroughoutthelifecycleoftheproject.Ittypicallyconsistsof:

▪CommunicationPlanning–determiningtheinformationandcommunicationneedsofthestakeholders:

whoneedswhatinformation,whenwilltheyneedit,andhowwillitbegiventothem

▪InformationDistribution–makingneededinformationavailabletoprojectstakeholdersinatimelymanner

▪IssuesManagement–establishesapre-definedprocesstologandtrackbusinessissues,tofacilitateescalationandactionplanningforresolutionandtoassignaccountabilityforthefollow-throughontheresultingactionplan. 

▪PerformanceReporting–collectinganddisseminatingperformanceinformation.Thisincludesstatusreporting,progressmeasurement,forecasting,andtimereporting

▪AdministrativeClosure–generating,gatheringanddisseminatinginformationtoformalizephaseandprojectcompletion

1ProjectNarrative

摘要

本文档用于指导项目全过程的沟通工作,沟通方法,沟通渠道等各个方面的计划与安排.

目标

通过描述项目全过程中进行沟通工作时需要采用的沟通方法,沟通渠道等方面的计划与安排,帮助项目涉及人了解沟通需求,比如谁要什么信息;什么时候需要;怎么获得.

机密与敏感信息

项目团队成员在本项目实施过程中,所接触到的相关技术信息属于企业机密,在未得到项目经理的授权时不得擅自向外部人员进行发布.所接触到的相关业务信息属于政府敏感信息,在未得到项目经理与客户的授权时不得擅自向外部人员进行发布.

在默认情况下,项目团队成员应该自觉对项目相关的信息进行保密.

沟通方法

项目期间内，将使用正式的程序来促进交流。

沟通方法包括（但不限于）:

∙报告，主要指项目周状态报告，微软项目经理将与客户项目经理一起工作，编制状况报告，分发给客户和微软的项目管理层。

∙临时会议或直接交谈：

按需要组织会议进行沟通，或直接与相关人员（不限于项目组成员）进行讨论，注意记录沟通和讨论结果。

∙电话或电话会议：

对于异地或者涉及非项目实施地点人员的沟通以电话或电话会议为主，此类电话或电话会议视为与面对面会议同等的作用，注意记录沟通和会议结果。

∙传真：

对于重大事项，可通过传真通知客户或微软。

∙电子邮件：

电子邮件可以有效提高沟通效率、降低项目成本，本项目视邮件沟通记录与纸质记录具有同样的作用。

∙会议：

项目会议必须按照规定的频度和时间准时执行，会议必须提前准备，安排主持人和记录员。

本项目涉及会议主要包括（但不限于）：

a）周项目例会：

审查总体状况、项目时间表和状况报告中提到的未决问题，提出问题，可能的话解决问题。

追踪问题，风险，和依赖条件。

确定下周计划分工。

b）项目启动会议，使项目参与人明确本次项目的目标，工作范围，本项目实施的方法及各自的角色和职责。

c）项目管理委员会或高层的沟通会议：

每月或根据情况安排会议时间，面对面会议或电话会议，更新项目状态，追踪项目问题，风险，和依赖条件。

对项目提出建议，或解决方案。

项目团队

沟通细则

Ø内部报告

项目内部的报告机制分为书面报告和口头报告两种.书面报告可以采用专门报告模版或系统反馈以及Email的形式.

专门报告模版可以使用团队站点中的项目文档模版.

系统反馈可以使用团队基础系统（TeamFoundationSystem）进行相应的文字互动.

Email形式为通用的沟通方式,项目内部大部分事务沟通,交流和报告均可使用Email的形式进行.

项目团队成员需要根据实际情况对所分配的任务进行完成情况的任务报告,任务报告需要通过团队基础系统或Email的形式进行,把任务的执行情况及时地报告给相应的负责人.报告对象根据项目的组织结构,由下至上地进行.

Ø项目新闻与简报

与项目相关的一些新闻与简报可由两种方式传递给所有项目成员.对于重大的新闻或项目相关的消息可以通过项目团队站点进行新闻发布或简报发布.对于一些非重大的消息可以由相关负责人Email或口头通知所有项目成员.

Ø外部沟通

所有外部沟通由项目经理负责.其他项目成员除非具有项目经理的授权与指派,不得与项目外部人员（包括客户）进行任何直接沟通（需求调研除外）与承诺.

Ø公开

任何与项目相关的信息公开活动,统一由项目经理发起与负责,其他项目成员除非具有项目经理的授权与指派,不得擅自进行任何公开活动.

Ø外部调查

任何与项目相关的外部调查活动,统一由项目经理发起与负责,其他项目成员除非具有项目经理授权与指派,不得擅自进行任何外部调查活动,包括任何书面调查和口头调查（需求调研除外）.

Provideabriefnarrativethatcanbereusedforfuturecommunicationsdocuments.Itshouldconciselysummarizetheproject.

2TableofReference

Thecontentsofthisdocumentarebasedonthefollowingdocuments/references,e-mailscommunicationsavailable.Furtherdetailsareavailableinthefollowingdocuments:

Sl.No.

NameofDocument/DocumentID

Version,DateofIssue

3EscalationPath

Optional:

deleteifnotusingaSteeringCommittee.Recordthename,roleandaliasorcontactdetailsofthepersoneachteamisrequiredtoescalateonissuesto.Indicatetheprimarypointofcontactforthisandprojectteam.Listadditionalpersonswhoshouldbecontactedtoescalateissuestowhentheyarenotbeingaddressedbytheprimarycontactwithinthegivenguideline.

AnescalationCommitteewillbeformedwiththemembersmentionedbelow.Foranyissuesandescalations,thecommitteewillbeinformedandthisteamwillmeetforaresolution.

.

Name

Role

Alias

LeiZheng

ServiceExecutive

lzheng

4ContactList

Provideacompletecontactlistforprojectteammembersavailableremotelytosupporttheonsiteprojectteam.Thisshouldincludename,titleorfunction,phonenumber（s）,emailaddress,locationandtimezones.（AnExcelspreadsheetcanbeused.）

MGSIteamresourcescanbecontactedbythee-mailalias

Thelistofteammemberswiththeirrolesandcontactidsarehere

Name

Responsibility

Alias

郑雷

项目总负责

lzheng

王新

项目经理

v-wxi

宗睿

产品经理

v-ruizon

陶石

总架构师

shitao

产品架构师

业务架构师

开发主管

测试主管

美工

开发人员

开发人员

开发人员

开发人员

开发人员

Describetheprocessformanagingandversioningprojectdocuments,includingprovisionsfor:

▪ProjectTeamSite

▪Projectarchives

▪Formaldeliverablesacceptance

▪Electronicsignatureprocess

▪Accessandsharepoints

Describeexpectationsregardingsuchtopicsas:

▪Attendance

▪Facilitation

▪Scribing

▪Participating

▪Follow-up

Listthereportsthatwillbeissuedasapartofthecommunicationsaboutthisproject,includingsuchthingsas:

▪Purpose

▪Owner

▪Frequency

▪Datasource

▪Format

5CalendarofMeetingsandReports

Includeaprojectcalendarthatsetsthedatesforallregularlyscheduledmeetingsandreports.

Example:

CalendarforMeetings&Reports

Internal

名称

听众

主题

方法

频率

发起人

DailyStandupmeeting

所有项目成员

个人工作情况

每个项目团队成员轮流简述自己的工作情况,所遇到的问题

每天早晨9:

30分开始,一共大约15分钟

产品经理或程序经理

WeeklyProgressReviews

所有项目成员

项目状态

每个项目团队成员简述和自己职责相关的工作进展,风险以及计划

每周五下午1：

00

产品经理或程序经理

MonthlyProgressReviews

所有项目成员

项目状态

对项目详细情况进行全面汇报，并制定下阶段方针计划

每月第一周

周五下午1：

00

项目经理

OneOneMeeting

包括发起人和参与人

包括与个人状态相关的自由主题

可以进行专题性的讨论或自由交流

不定期

一般可由负责人根据实际情况发起

FreeTalk

包括发起人与参与人

以技术主题为主

可两人以上进行自由讨论

不定期

任何项目成员均可发起

FaceToFace

包括发起人与参与人

任何主题

可两从以上进行

随时

任何项目成员均可发起

通知

所有项目成员

需要所有项目成员知道的主题

在项目团队站点中的通知栏目

不定期

产品经理或程序经理

External

名称

听众

主题

方法

频率

发起人

项目进展报告

客户代表

项目进展情况

项目经理通过协调客户方代表的现场会议或Email报告

每周五下午3：

00

项目经理

MilestonePassingreview

客户代表

项目milestone评审

项目经理通过协调专门与客户方代表的现场会议

根据项目计划制定

项目经理

专题项目汇报

客户代表

项目工作情况

项目经理通过协调专门与客户方代表的现场会议

根据项目计划制定

项目经理

确认沟通

客户与用户

需客户或用户确认的主题

项目经理通过协调客户方或用户的现场会议或Email

不定期

项目经理或项目经理授权代表人

需求调研

用户

以技术主题为主

由项目经理协调用户方的现场会议

根据项目计划

产品经理或项目经理授权代表人