235 华为国际机票采购和核销管理规定.docx

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235华为国际机票采购和核销管理规定

国际机票采购和核销管理规定

公司各部门：

随着公司海外市场的不断拓展，出国人员日益增多，为规范公司各部门国际机票采购和核销行为，特制定本规定。

1、公司所有员工因公出境，国际机票统一由旅游部负责订购。

2、为便于相关业务部门在工作安排上有充裕的时间准备，订票部门需提前一周预订机票。

3、各部门订购国际机票需由部门权签人签字：

航线选择由旅游部提出最佳经济路线的建议。

当然不能过份考虑经济，而选择非常不好的时间段，以及不好的航空公司。

头等舱、商务舱的选择按公司标准（见华为司发1997（99）号文件的有关规定）执行，需直接主管或上级主管签字。

4、由旅游部订购的国际机票，机票款由旅游部统一支付，机票费用记相关员工个人备用金。

5、员工出差回国后一周内，按《财务部费用核销流程》规定，凭国际机票收据、订票单位开具的发票原件以及其他凭据办理核销手续。

6、国际机票供应商需经行政服务专家团认证后方可选用。

7、本规定自签发之日起执行。

附件1：

国际机票订购操作流程

附件2：

国际机票付款及核销操作流程

一九九九年七月十九日

附件1：

国际机票订购操作流程

一、工作流程：

二、操作指引：

01填写“国际机票预订申请单”订票人

所有要素必须填齐，若选订头等或商务舱，必须要一级部门总裁签字认可，否则按经济舱位预订。

02填制“华为公司国际机票预订单”旅游部

接到预订申请后，旅游部按申请人要求填写预订单。

03询价旅游部

将已填制好的预订单分别向各合作单位询价，至少询价2个单位（注：

各合作单位均经过采购总部认证）。

04反馈“华为公司国际机票预订单“给订购人旅游部

旅游部将汇总后的各合作单位的机票信息，即“深圳华为公司国际机票预订单”及时反馈给订票人。

05确认国际机票订购方案订购人及其部门权签人

订票人在各种方案中选择出最合适的方案，并经部门权签人签字批准后，交旅游部订购机票。

06订机票旅游部

经旅游部经办人签字确认订票后，向订票单位发出“深圳华为公司国际机票预订单”，订票单位订好票后，与旅游部书面确认。

07取票订购人

订购人需提前至少3天通知旅游部出票，订票单位将机票送至旅游部，旅游部及时通知订购人取票。

取票人需签字确认所领取机票张（套）数，并确认票款记入相关员工个人备用金。

取票人取走机票的同时，将“华为公司机票退款授权书”及发票原件一并取走，做退票及报销时，核销个人备用金使用。

若出票时间距出发时间很短，订票单位将机票速递至我司，速递费由订购人承担（有票据）。

表格与记录：

01a国际机票预订申请单

03a华为公司国际机票预订单

07a华为公司机票退款授权书1说明：

公司员工因公出境，由旅游部统一订购机票，并办理付款手续。

票款记入员工个人备用金，需由员工自行办理备用金核销手续

国际机票预订申请单

订单编号：

一、个人资料（中英文名要与护照一致）

部门名称

部门编码

工号

中文名

英文名

性别

联系电话

部门名称

部门编码

工号

中文名

英文名

性别

联系电话

二、机票要求（请订票人自行确认签证允许出境的口岸，即能否从所填写的出发地出境）

出发日期

出发地

到达地

舱位标准

机票类型

部门权签人意见

头等:

商务:

经济:

COMFIRM:

OPEN期:

（选订头等舱、商务舱需部门权签人签署意见）

备注：

OPEN期指可以选择OPEN3个月或半年或一年

头等:

商务:

经济:

COMFIRM:

OPEN期:

头等:

商务:

经济:

COMFIRM:

OPEN期:

头等:

商务:

经济:

COMFIRM:

OPEN期:

头等:

商务:

经济:

COMFIRM:

OPEN期:

头等:

商务:

经济:

COMFIRM:

OPEN期:

头等:

商务:

经济:

COMFIRM:

OPEN期:

经办人：

预订日期：

部门主管：

联系方式：

地址—深圳市科技园科发路华为用服大厦旅游部1422室邮编—518057电话—0755-*******、1393024021

传真—0755-6540366联系人—刘晓剑

深圳华为公司国际机票预订单

订单编号：

一、订票要求（订票单位填写）：

人数：

中英文姓名/性别姓名/性别

姓名/性别姓名/性别姓名/性别

日期出发地到达地舱位标准机票类型日期出发地到达地舱位标准机票类型

二、机票情况（旅行社填写）：

旅行社名称——（请将有机位的所有航班都列出来，以方便客人选择，并请尽快回复，谢谢！

）

行程编号

航空公司

日期

出发地

到达地

出发时间

到达时间

机型

航班号

票价（每位）

订票人选择行程/说明原因/签名

订票人：

部门权签人：

取票人:

（可代取）

注：

签名确认后票款将记入相关员工个备用金，由员工自行办理核销手续。

备注：

订票确认旅行社负责人：

订票确认旅游部经办人：

（样件）

机票退款授权书

香港国旅航空服务有限公司：

由我公司付款订购的机票：

旅客姓名：

华庆亚（HUAQINGYAYJA）、刘立高（LIULIGAO

行程：

香港——汉城——香

付款金额：

7,240.00（柒仟贰佰肆拾元正）

因其它原因，需办理退票手续。

现将退票款及退票费发票收领人授权给香港华为公司员工梁志薇小姐，请协助办理退票手续为盼！

受款人联系方式：

姓名——梁志

地址——香港湾他港湾道23号鹰君中心1305-6室

电话——（00852）25881899手机90344335

旅行社联系方式：

姓名——叶碧华经理

地址——香港九龙尖沙咀科学馆道14号新文华中心A座13楼

电话——（00852）2732586827325888（FAX）27212910

祝祺！

单位：

深圳市华为技术有限公司旅游部

授权人：

授权时间：

1附件2：

国际机票付款及核销操作流程

一、工作流程

二、操作指引

01准备付款凭据旅游部

付款凭据包括：

借款申请表、国际机票付款通知单、国际机票预订单、订票单位开据的发票（复印件），并经旅游部主管审核。

02审批市场管理部主管

经市场管理部主管审批的“借款申请表”、“国际机票付款通知单”，方可交公司会计部。

03付款并记员工个人备用金公司会计部公司会计部对审批合格的款项向订票单位付款，并记相关员工个人备用金。

04核销购票人

员工按照“财务部费用核销流程”，办理个人备用金核销手续。

在核销国际机票时，除按核销流程要求的凭据外，还需附以下凭据：

订票单位开据的发票（原件）、机票收据（PASSENGERRECEIPT）。

表格与记录

01a借款申请表

01b国际机票付款通知单

01c国际机票预订单

01d订票单位开据的发票（复印件）

参考文件

04a财务部费用核销流程F&E/OP1502

1国际机票付款通知单

财务部：

请于年月日之前付给币种：

小写：

元大写：

收款单位：

开户银行：

银行账号：

备注：

年月日至年月日国际机票订购明细表

部门名称

部门编码

订单编号

审批人

姓名

工号

币种

金额

合计：

（大写）（小写）：

经办人：

审核人：

批准人：