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Office培训教材上
Office培训教材
Word2007技巧指南
此指南简要介绍word2007中的部分操作技巧
Word第一章快速创建专业文档
1.1快速操作技巧
1.1.1全新用户界面
Word2007打破了原有Office软件“菜单＋工具栏”的模式，采用了全新的用户界面，这是一种质的飞越。
那么Word2007中为什么采用了这种全新的用户界面呢？
第一，让用户能够更加迅速地找到所需功能
以前的“菜单＋工具栏”模式需要用户记住那些所需功能的具体位置处在哪个菜单下的哪个子菜单里，而基于Ribbon的全新用户界面，能够清晰直观的把用户所需所有功能直接展现在用户面前，而不必到一个个的菜单里面“翻找”所需功能。
第二，让操作更简单
Word2007不仅重新设计的界面，还在界面操作特性上有了很大的提升，例如，当用户选中一幅图片时，上下文相关选项卡会自动显示出“图片工具”，当用户的选择由图片切换到一个表格时，上下文相关选项卡中显示的又成了“表格工具”，这样大大简化了用户的操作。
第三，让用户发现并使用更多的功能
MicrosoftOffice是非常强大的办公平台系统，拥有强大的功能。
但是如何让用户去发现这些功能并充分利用？
很多用户面临的问题并不是不会使用某些功能，而是根本就不知道有这些功能。
新的界面致力于将所有功能暴露在用户面前，让他们更容易发现并使用。
当然，Office2007中界面的变化给用户带来的新特性远远不止这些，但最终目的都是为了帮助用户更好地使用Office，提升每一个人的工作效率。
1.1.2文本选择的技巧
Word中选择文本的时候可以通过快捷键组合实现不同的选择模式，掌握这些技巧能够让您在文本选择的时候得心应手：
·按住【Ctrl】键：
可以在一篇Word文档中选择不连续的选区，这样就可以对多个选区进行同时操作了；
·按住【Shift】键：
可以从光标闪动位置到鼠标单击位置进行扩展选择，在选择长篇文档中的大段内容的时候，这个方法是非常有效的；
·按住【Alt】键：
能够选择一个矩形选区而不必限制于一行选完再选下一行，在有些利用制表符进行行列对齐的文档段落中，这个方法可以帮助您轻松选择需要的内容；
·对于选择文中多处具有类似格式的文本，可以选中其中的一部分文本，然后点击右键，选择【样式】－【选择格式相似的文本】来实现，Word2007能够自动的将格式相似的文本选中，方便同时进行操作。
1.1.3随意缩放版面或文字
Office2007中采用了一种新的页面缩放模式，不再像先前的版本，需要手工调整缩放比例“50％”、“75％”或者“200％”来调整页面缩放了。
在Word2007界面的右下角，显示比例工具
能够轻松调整页面缩放比例，可调节范围从10％－500％。
如果使用者只是希望调整文字内容的大小，而不是页面显示比例，那么除了调整字号下拉菜单中的数值以外，还可以选中文字，通过【Ctrl】＋【[】（左方括号）组合键即可缩小字体，按下【Ctrl】＋【]】（右方括号）组合键即可增大字体。
这时字体会“无级缩放”，而且放大和缩小的范围会远远超过字号下拉菜单中的限制。
这招在PowerPoint中也适用！
1.2编辑专业美观的文档
1.2.1插入对象或部件
Word2007中引入了很多新的对象和部件，这些文档对象和部件能够有效地帮助用户更好地进行信息的展现、更快速更专业地完成文档的制作。
SmartArt：
这是Office2007中引入的新的元素，使用SmartArt对象能够轻松地进行更加直观的信息呈现。
Office2007提供了近200中不同的SmartArt形状。
在【插入】选项卡中选择【SmartArt】：
在弹出的对话窗口中可以根据要表达的内容，选择某一类别下的某种SmartArt形状，点击【确定】按钮：
点击SmartArt左侧的展开编辑按钮，即可对SmartArt中的文本进行编辑：
文本编辑完成后，还可以针对SmartArt进行样式的设定：
选择【SmartArt】工具栏上的【设计】，选择【更改颜色】以及【样式】对SmartArt的效果进行调整：
这样，一组富有展现力的SmartArt形状就呈现在面前了。
页眉/页脚/封面：
Word2007中预置了很多页眉页脚样式，利用这些预置好的样式，能够轻松地美化您的文档。
当文档编辑好以后，只需选择【插入】选项卡中的【页眉】或【页脚】或【封面】，在弹出的预览中选择一种您所需的页眉或页脚样式，点击选中。
在接下来的步骤中，对页眉页脚或封面上的域进行简单设置，非常美观的页面就编辑好了。
1.2.2编辑图片
在Word2007中采用了增强的图形和图表引擎，能够将图形和图表的效果发挥到极致。
如果在Word文档中插入了一副图片，而希望将图片进行美化或编辑，不再需要图像处理软件，Word就能够帮您轻松搞定。
选择【插入】选项卡中的【图片】，选择一张图片插入到文档中。
选择【图片工具】选项卡中的【格式】，在【图片格式】设置组中即可对图片进行各种效果的设定，例如可以设置图片的显示样式：
还可以在【图片形状】以及【图片效果】中选择相应的效果，所有这些效果都能够立刻应用在图片上：
1.2.3编辑表格
表格是Word中经常用到的对象，能够清晰地展现内容。
当在Word文档中插入表格后，能够轻松为其设置样式，以达到更好的表现效果。
选中表格对象，在【表格工具】的【设计】中选择一种表格样式：
另外，插入表格的时候往往表格在一页中显示不完全，需要在下一页继续，为了阅读方便，我们会希望表格能够在续页的时候自动重复标题行。
只需选中原表格的标题行，然后在【表格工具】－【布局】中选择【重复标题行】即可，在以后表格出现分页的时候，会自动在换页后的第一行重复标题行。
1.2.4玩转自动编号
很多人对Word中的自动编号不是很熟悉，认为它难以控制，其实只要掌握了方法，自动编号还是非常好用的一个功能。
在编号过程中，如果需要暂时中断自动编号而去书写该编号下面的细节内容，可以通过【Shift】＋【Enter】键进行软换行，这样编号就不会继续了，当需要继续编号时再按【Enter】键进行换行，编号又会继续前面的数字了。
如果需要控制多级编号，有一组常用的快捷键非常重要：
【Alt】＋【Shift】＋【方向键】。
选中要调整的文字内容，通过以下组合键实现调整的功能：
【Alt】＋【Shift】＋【→】：
将项目降级；
【Alt】＋【Shift】＋【←】：
将项目升级；
【Alt】＋【Shift】＋【↑】：
将项目向上移动次序；
【Alt】＋【Shift】＋【↓】：
将项目向下移动次序；
这样，就能够轻松享用自动编号的便利，而避免出现麻烦了，PowerPoint中也同样适用！
1.2.5设置标题样式和层次
在Word文档中，经常需要编辑像本指南一样的，具有很多级别标题的文档，如果针对每个段落标题都进行字体、字号、加粗等设置会很耽误时间。
我们可以使用Word中的样式对文档进行快速设置。
利用前面介绍过的技巧，按住【Ctrl】键选中所有的一级标题，选择完成以后，点击【开始】选项卡【样式】中的【标题1】样式，这时，所有被选中的标题都会应用【标题1】这种样式。
同样的操作，选中所有二级标题，应用【标题2】样式。
选中三级标题，应用【标题3】样式。
如果希望修改某一样式的显示格式，不必修改文字上的格式，只需要在相应的样式名称上点击右键，选择【修改】，即可对默认样式进行修改。
在弹出的修改样式窗口中，可以对默认样式修改，修改后的效果会自动应用到所有已经应用了这种样式的文字上。
1.2.6编制目录
如果需要对文档插入一个目录，可以选择【引用】选项卡上的【目录】，选择【手动表格】，然后在表格内手工编辑目录。
如果实现已经用样式对文档的层次结构进行了设定，即“标题1”、“标题2”…那么Word就能够自动根据这些标题的层次生成目录结构。
选择【引用】选项卡上的【目录】，选择【自动目录1】或【自动目录2】，即可生成一个非常规整的自动目录。
如果目录的页码或文字内容有所变化，只需要在目录上点击右键，选择【更新域】即可刷新目录，让目录随时保持最新状态。
1.2.7玩转页码
如果希望同一篇Word文档中页码分成两个阶段，分别排序，例如目录和正文分别用罗马字母和阿拉伯数字分别标记页码。
则需要在两部分之间插入分节符，选择【页面布局】－【分隔符】－【分节符】。
接下来在第二部分的页码位置双击，在【页眉页脚工具】的【设计】中，关闭【链接到前一条页眉】按钮，将两部分之间的页码关联断开。
之后分别设置两部分的页码属性，让其从“1”开始排序，并设置一个应用罗马字母格式，另一个应用阿拉伯数字格式。
1.2.8去掉页眉下面的那条线
在编辑页眉的之后，Word往往会给页眉自动加上了一条黑色的下划线，影响美观而且很难去掉。
其实方法并不难，以下几招都能够轻松去掉那条碍眼的黑线
第一招：
选中页眉中的文字，在【开始】选项卡中【样式】里选择【正文】样式即可；
第二招：
选中页眉中的文字，在【开始】选项卡的【段落】边框下拉按钮中选择【无框线】；
其实页眉下面的黑线是由于默认的页眉样式造成的，所以还可以通过修改页眉的样式来去掉黑色下划线--这是第三招，也是最保险的一招！
1.2.9实时翻译
处理公文时往往会遇到不认识的单词，或者需要将某一单词翻译成其他的语言。
在Word中，只要按住【ALT】键，再用鼠标点击这个单词，即可在右侧的【信息检索】任务窗格看到翻译的结果。
除了中英互译，还可以选择多种语言互译，这一招在IE浏览器中也同样适用！
另外，还可以在【审阅】选项卡中打开【屏幕翻译提示】功能，即可实现鼠标悬停查询单词的功能。
Word第二章轻松共享文档
2.1打印技巧
2.1.1逆序打印
如果你有一篇很多页的文档需要打印，按照Word中的默认设置总是从第一页打印到最后一页，所以整篇文档打印完后是最后一页在最上面，第一页在最下面，这样我们又要手工将所有的页逆序整理一边，十分麻烦。
其实在打印前只要先在【Office按钮】→【Word选项】→【高级】选项卡中选中【逆序打印页面】，即可在打印时按逆序从最后一页打印到第一页，从而打印完后所有的页是顺序排列的。
2.1.2打印同一文档时使用不同的页面方向
如果要在一篇文档中同时使用竖向和横向两种不同的页面方向，我们可在所选内容的前后各插入一个分节符，并仅对这一节中的内容进行页面方向更改，从而实现了在同一文档中使用不同的页面方向。
设置纸张方向时，在【页面布局】选项卡中选择【纸张方向】即可。
2.1.3节省一页纸张
利用Word进行文档编辑的时候经常会遇到最后一页只剩下几个字的情况，而这些字又很重要不能删掉，既浪费纸张，也不美观。
Word有个好办法可以自动将这一页省掉，只需在【快速访问工具栏】旁边的下拉菜单中选择【其他命令】，在从下列位置选择命令中选中【所有命令】，在下拉菜单中找到【减少一页】功能按钮，将其添加到右侧的快速访问工具栏列表中。
以后，只要遇到这种情况，就可以点一下【减少一页】按钮，Word就会自动根据文本内容调整字体，从而将多于出来的几个字收纳到前面一页，节省纸张又美观！
2.2共享文档
2.2.1由word文档快速导入PowerPoint
当使用Word编辑好文章以后，可以轻松地将其发送到PowerPoint中进行展现，只需简单点击鼠标，避免了复杂的复制粘贴的烦恼。
在Word的【Office按钮】中选择【Word选项】，在【自定义】选项的【所有命令】中找到【发送到MicrosoftOfficePowerPoint】，将其添加到自定义工具栏。
之后就可以点击这个命令按钮，将Word中的文档发送到PowerPoint的幻灯片上了。
不过，有个前提，就是Word中的文档要通过样式设置好标题的层次结构，否则发送过去的内容很有可能是层次混乱的。
2.2.2检查文档万无一失
在文档发布的同时，往往会附带一些之前修订时忘记删除的更改或者注释，还有一些文档的属性信息，诸如作者的名字等信息，这些信息无疑会泄露一些您所不希望发布的内容。
养成一个好的习惯，每次发布文档之前适用Office2007的文档检查器对文档的内容进行检查，即可帮您迅速发现并删除这些隐含的信息。
点击【Office按钮】－【准备】－【检查文档】，通过运行文档检查器去清理文档中的各种信息。
Word、Excel、PowerPoint中均有此功能。
2.2.3快速比较文档的两个版本
OfficeWord2007可以轻松找出对文档所做的更改。
比较和合并文档时，可以查看文档的两个版本，而已删除、插入和移动的文本则会清楚地标记在文档的第三个版本中。
选择【审阅】选项卡中的【比较】，选择【比较】或【合并】并指定源文档以及修订过的文档，能够快速的对文档中修订位置进行判断，并生成最终结果。
2.2.4防止更改文档的最终版本
在与其他用户共享文档的最终版本之前，可以使用“标记为最终版本”命令将文档设置为只读，并告知其他用户您在共享文档的最终版本。
在将文档标记为最终版本后，其键入、编辑命令以及校对标记都会被禁用，以防查看文档的用户不经意地更改该文档。
“标记为最终版本”命令并非安全功能。
任何人都可以通过关闭“标记为最终版本”来编辑标记为最终版本的文档。
2.2.5将Word文档转换为PDF或XPS
Word2007还支持将文档保存成PDF或XPS文件格式，只需要在【Office按钮】中选择【另存】，即可选择保存的文件格式。
注：
默认情况下Office2007没有提供对PDF和XPS文档格式的支持，要启用此功能，请参阅
Word第三章超越文档
3.1全新的文件格式
3.1.1OOXML文档格式的优势
在MicrosoftOffice2007中，Word、Excel和PowerPoint都采用了全新的文件格式，最显著的特征就是文件扩展名后面多了一个“x”，但其内在的变换远不止一个“x”那么简单。
这时基于OpenXML的一种全新的文件格式，使OfficeWord2007文件变得更小、更可靠，并能与信息系统和外部数据源深入地集成。
缩小文件大小并增强损坏恢复能力
新的文件格式是经过压缩、分段的文件格式，可大大缩小文件大小，并有助于确保损坏的文件能够轻松恢复。
将文档与业务信息连接
在业务中，您需要创建文档来沟通重要的业务数据。
您可通过自动完成该沟通过程来节省时间并降低出错风险。
使用新的文档控件和数据绑定连接到后端系统，即可创建能自我更新的动态智能文档。
在文档信息面板中管理文档属性
利用文档信息面板，可以在使用Word文档时方便地查看和编辑文档属性。
在Word中，文档信息面板显示在文档的顶部。
您可以使用文档信息面板来查看和编辑标准的MicrosoftOffice文档属性，以及已保存到文档管理服务器中的文件的属性。
如果使用文档信息面板来编辑服务器文档的文档属性，则更新的属性将直接保存到服务器中。
3.2文件格式兼容性
因为Office2007默认采用了全新的OOXML文件格式，所以文档格式之间互相兼容性问题需要注意：
3.2.1使用Office2007打开Office2003或更早版本的文档
Office2007提供了良好的向下兼容能力，能支持打开或保存先前版本的文档，无需额外设置。
当使用Office2007打开先前版本创建的文档后，可以通过【Office按钮】中的【转换】功能，将其转换为最新的文档格式，以享用更多更强大的Office2007功能。
3.2.2使用Office2003或更早版本打开Office2007格式的文档
如果希望使用Office2003或更早版本的Office打开基于Office2007创建的文档，可以选择两条途径：
第一，使用Office2007的【另存】功能，将文档保存成【Word97－2003文档】，这样，生成的文档在更早版本的Office上可以直接被打开；
第二，调整Word的默认文件存储格式，在【Office按钮】中选择【Word选项】，在【保存】中设置“将文件保存为此格式”中选择【Word97－2003文档】
之后，所有被保存的文档都将默认使用Office2003及更早版本兼容的格式。
第三，如果担心Office2003或更早版本用户无法打开基于OOXML格式的文档，可以在Office2003及更早版本用户的计算机上安装“MicrosoftOfficeWord、Excel和PowerPoint2007文件格式兼容包”
下载地址：
安装文件格式兼容包后，Office2003的用户也能打开并保存基于OOXML格式的文档了。
Excel2007技巧指南
此指南简要介绍Excel2007中的部分操作技巧
Excel第一章数据的整理和分析
1.1数据的排序
Excel提供了多种方法对工作表区域进行排序，用户可以根据需要按行或列、按升序或降序已经使用自定义排序命令。
当用户按行进行排序时，数据列表中的列将被重新排列，但行保持不变，如果按列进行排序，行将被重新排列而列保持不变。
没有经过排序的数据列表看上去杂乱无章，不利于我们对数据进行查找和分析，所以此时我们需要按照对数据表进行整理。
我们可以将数据列表按“出生年月”进行排序。
如下图：
首先我们需要单击数据列表中的任意一个单元格，然后单击数据标签中的排序按钮，此时会出现排序的对话框。
看到弹出的排序对话框中，在“主要关键字”下拉列表框中选择“出生年月”，在设置好主要关键字后，可以对排序依据进行设置，例如，数值、单元格颜色、字体颜色、单元格图标，在这样我们可以选择默认的数据作为排序依据。
最后我们可以对数据排序次序进行设置，在次序下拉菜单中选择升序、降序或自定义排序。
在这里我们选择升序，设置完成后，单击确定即可。
如下图：
我们除了可以对数据表进行单一列的排序之外，如果用户希望对列表中的数据按“性别”的升序来排序、性别相同的数据按“文化程度”升序排序、“性别”和“文化程度”都相同的记录按照“基本工资”从小到大的顺序来排序，此时我们就要对3个不同的列进行排序才能达到用户的要求。
首先我们需要单击数据列表中的任意一个单元格，然后单击数据标签中的排序按钮，此时会出现排序的对话框。
看到弹出的排序对话框中，在“主要关键字”下拉列表框中选择“性别”，在添加好主要关键字后，单击“添加条件”按钮，此时在对话框中显示“次要关键字”，同设置“主要关键字”方法相同，在下拉菜单中选择“文化程度”，然后再点击“添加条件”添加第三个排序条件，选择“基本工资”。
在设置好多列排序的条件后，单击确定即可看到多列排序后的数据表。
如下图：
在Excel2007中，排序条件最多可以支持64个关键字。
1.2数据的筛选
筛选数据列表的意思就是将不符合用户特定条件的行隐藏起来，这样可以更方便的让用户对数据进行查看。
Excel提供了两种筛选数据列表的命令。
自动筛选：
适用于简单的筛选条件
高级筛选：
适用于复杂的筛选条件
想要使用Excel的自动筛选功能，首先要单击数据列表中的任意单元格，然后选择数据标签，单击筛选按钮即可。
单击数据列表中的任何一列标题行的下拉箭头，选择希望显示的特定行的信息，Excel会自动筛选出包含这个特定行信息的全部数据。
如下图：
在数据表格中，如果单元格填充了颜色，使用Excel2007我们还可以按照颜色进行筛选。
如果条件比较多，可以使用“高级筛选”来进行。
使用高级筛选功能可以一次把我们想要看到的数据都找出来。
例如数据表中我们想要把性别为男、文化程度为研究生、工资大于2000的人显示出来。
我们可以这么来做：
先设置一个条件区域，第一行输入排序的字段名称，在第二行中输入条件，建立一个条件区域。
如下图：
然后选中数据区域中的一个单元格，单击数据标签中的高级筛选命令。
Excel自动选择好了筛选的区域，我们单击这个条件区域框中的拾取按钮，选中我们刚才设置的条件区域，单击拾取框中的按钮返回高级筛选对话框，单击确定按钮，现在表中就是我们希望看到的结果了。
设置高级筛选条件
高级筛选可以设置行与行之间的“或”关系条件，也可以对一个特定的列指定三个以上的条件，还可以指定计算条件，这些都是它比自动筛选优越的地方。
高级筛选的条件区域应该至少有两行，第一行用来放置列标题，下面的行则放置筛选条件，需要注意的是，这里的列标题一定要与数据清单中的列标题完全一样才行。
在条件区域的筛选条件的设置中，同一行上的条件认为是“与”条件，而不同行上的条件认为是“或”条件。
1.3在筛选时使用通配符
在设置自动筛选的自定义条件时，可以使用通配符，其中问号（？
）代表任意单个字符，星号（*）代表任意一组字符。
1.4数据的分类汇总与分级显示
分类汇总是Excel中最常用的功能之一，它能够快速地以某一个字段为分类项，对数据列表中的数值字段进行各种统计计算，如求和、计数、平均值、最大值、最小值、乘积等。
比如这张各部门工资统计表，我们希望可以得出数据表中每个部门的员工实发工资之和。
现在我们用分类汇总来做：
首先单击部门单元格，单击数据标签中的升序按钮，把数据表按照“部门”进行排序，然后在数据标签中，单击分类汇总按钮，在这里的分类字段的下拉列表框中选择分类字段为“部门”，选择汇总方式为“求和”，汇总项选择一个“实发工资”，单击“确定”按钮。
如下图：
当我们点击确定后，我们就可以看到已经计算好各部门实发工资之和了。
如下图：
在分类汇总中我们的数据是分级显示的，现在工作表的左上角出现了这样的一个区域
，我们单击这个1，在表中就只有这个总计项出现了。
单击这个2，出现的就只有这些汇总的部分，这样我们可以清楚地看到各部门的汇总。
单击3，可以显示所有的内容。
复制汇总结果
当我们使用分类汇总后，往往希望将汇总结果复制到一个新的数据表中，如下图。
但当我们直接进行复制后，无法只复制汇总结果，而复制的是所有数据。
此时我们就需要使用“Alt+;”组合键选取当前屏幕中显示的内容，然后在进行复制粘贴。
1.5条件格式
使用Excel中的条件格式功能，可以预置一种单元格格式，并在指定的某种条件被满足时自动应用于目标单元格。
可以预置的单元格格式包括边框、底纹、字体颜色等。
此功能可以根据用户的要求，快速对特定单元格进行必要的标识，以起到突出显示的作用。
例如下图中的产品销售标，我们需要快速找出所有与“防水键盘”相关的销售数据。
首先我们全选所有数据，然后在开始标签中找到条件格式按钮，单击突出显示单元格规则，在打开的选项中单击等于按钮。
在弹出的对话框中输入我们想要查找的“防水键盘”，然后设置单元格显示样式，例如让单元格以“浅红填充色深红色文本”显示，设置完毕后，点击确定按钮。
在点击确定后，我们可以数据表中已经显
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