客房管理系统解决方案.doc

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广州XXXX客房管理系统解决方案

客房管理系统

2-1、现状：

酒店有工作站有：

前台、后台、中餐厅、财务室、总经理室，前台作收银，后台作核算。

财务总监作客房分析以及房价定位，总经理能作总个报表的审核与分析。

2-2、需求：

经过初步的接触、交流和资料介绍，XXXX子系统需求大致归纳如下：

·需要一个稳定、安全和可靠的系统

·公司掌握该部门的业务进展以及运行状况

·信息数据库向管理层提供更快更全面的营业数据及分析依据

·财务人员随时查询及统计该子系统数据

·公司控制该系统所有数据及业务流程

·部门前台随时掌握各房的净脏状况

2-3、客房管理体制上的漏洞分析：

2-3-1、单据繁琐难以整理：

A：

传统酒店客房管理当中对酒店客房的预订信息处理，是前台服务人员通过电话获得顾客的预订信息，然后用笔、纸记录信息，在记录的时候是比较繁琐和紧迫的，有时候还怕出现错误，这样令前台人员很是头痛的。

一般预订信息频率不是很大的时候还可得以应付，如果信息频率稍稍变高一点呢！

就很难应付了。

而且在遇到团体预订信息时，有时候会忙得焦头烂额，并还不一定能够确保万无一失。

这仅仅是顾客预订的信息录入就使得酒店人员吃不消，另外在加上顾客预计到达时间和预期入住时间又是一个很难控制的难题。

这样往往会导致很多问题的出现；记录的预订信息可能没有发挥作用、预订的信息被丢失、记录出错等，种种本不该出现的问题影响着很多从事该行业的人的情绪和科学化的管理。

目前，很多酒店还没有使用当前的先进科学技术（电脑化管理）来管理酒店的客房。

规模比较大的酒店系统当中，每天摆放在他们面前的单据犹如一堆小山，从而使这些酒店的财务人员与酒店的营业状况都有了直接的关系，酒店数据量的变大，财务人员的工作量也随之变大。

而这个问题一直以来都是很多酒店老板头痛的难题。

B：

入住登记时，想要查找某客房是否空闲，必须通过电话与房管员联系，一间一间的询问该客房的状况。

但是房类比较多，客房比较分散时，电话询问时就更不好取得准确的信息，而且这种工作也是非常繁琐的。

有时候还会引起顾客不好的反映，可能该时的这间客房处在空闲状态，但由于还没有整理或处在维修状态，这时候会导致顾客很难堪的。

也就因为这种原因还可能会丢失很多生意。

而导致这种原因就是因为传统的处理方式陈旧的原故引起的。

在顾客入住期间，顾客的入住期限人工也是不好控制的，在顾客结账时，收银员务必将他的入住登记表拿过来，才能得知他的实际住房情况。

结账完毕后，该房的净脏信息前台人员也是很难获取的。

显而易见，这种传统的处理方式已经不能适应现代酒店客房管理业的发展需要，更谈不上给老总们提供准确的决策信息了！

C：

酒店客房管理行业中，不仅仅只是为住房顾客提供一个休息的场所，为了满足顾客的需求，肯定设置有很多娱乐及消费项目以供顾客的光顾。

这样不仅给顾客有一种服务齐全的感觉，而且酒店从中还可以获取相当的利润。

酒店何乐而不为，但是这样在传统的处理方式当中，顾客在交房时住宿单据及一系列消费的单据肯定很多，收银员稍不注意可能就会出现一些差错，往往会导致他们受罚或被辞退。

像这类似的问题是很多酒店都会经常发生的，它不仅会给酒店带来一些损失，而且也会给酒店下面的职员带来不幸。

2-3-2、利润难以统计：

现代企业管理是要将企业的开支与企业的效益挂钩的，而在手工管理的模式下，由于客房业客流量大，所涉及到的费用项目琐碎繁多，根本不可能很清楚的进行利润的核算；而另一方面，酒店客房业还存在房价会因时间的原因价格不一，产生“淡季价、旺季价、团体房价、普通房价”等，在手工管理方式下，要实现清晰的利润核算需要动用大量的人力,并且很难避免错误的发生。

2-3-3、管理层难以随时查询营业情况：

一个企业层的管理者，工作肯定是较繁忙的，不可能随时都在企业当中，也很难按时对企业实时的营业状况进行查看，有时候吩咐下属将某一段时的营业情况统计以后，也不会当时来进行查询、分析。

而现实社会发展迅猛，竞争激烈，随时掌握企业营业情况并对企业经营做出正确决策，以使企业在竞争中立于不败之地是非常重要的。

在传统的手工处理方式下，不仅需要大量的人力，而且在时间上也很难控制，是企业管理层的一个辣手问题。

2-3-4、其它问题：

A：

一个大的酒店客房企业，它的房态变化频率是很大的，为了提高客房档次和赢得顾客的满意，随时都会装修客房、改造客房和给客房增添设施。

这样，这时候该客房虽然是空房，但是不能住客的。

另一点，有些顾客可能没有达到预住期限，没有交房人就已经走了。

还有顾客交房以后，所交的客房能否得到快速的清理。

这些信息前台人员怎样快速获得，都是传统酒店客房企业的一大难题。

B：

有些老顾客经常到酒店住房及消费，由于不能迅速找到存档的客户资料，所以客户消费后要求挂帐的话，每次都要重新登记，一旦存档的资料不小心弄丢了，对于酒店客房企业还会造成不少的损失。

而最终在汇总所有的挂帐金额时，工作量也相当大。

C：

当今社会中，在人口流动量很大的都市或在一个风景旅游区，一个管理及服务好的酒店企业当中，预订住房信息是很重要的。

远在外地的顾客会通过各种方式来预订客房，这种情况是很讲究效率的，如果顾客需要预订某类房，服务员查询该类房有无空闲都要相当长时间，这个顾客很可能就会另寻其它酒店。

D：

酒店客房企业中对收银员的实收金额，传统的处理方式是很难控制的，有时候收银员可能会与相关人事串通好随意的加收顾客的金钱，而手工记录的单据又与实际情况不相符合，这样对企业是很不利的。

E：

在传统的手工处理方式下，企业的管理者根本无法及时掌握整个企业的收支情况，包括职员的情况、应收应付账目、何时结清等等，所以在这个模式之下，管理者始终都像是“盲人摸象”，无法科学、准确地掌握整个酒店的情况，从而埋下了许多的隐患，也阻碍了企业的发展。

综上所述，传统的手工管理模式已经严重地阻碍了企业的发展，在当今社会，企业要想跟上时代的步伐，不被时代所淘汰，一定要改变落后的管理模式，实现电脑化管理。

2-4、客房管理软件解决方案：

2-4-1、客房管理软件功能描述：

我们的客房管理软件由以下八大模块组成：

²客房预订管理系统

²入住登记管理系统

²顾客娱乐消费系统

²住房顾客费用管理系统

²前台收银管理系统

²财务管理系统

²企业营业报表管理系统

²系统维护管理系统

u客房预订管理系统

比较优秀的酒店客房管理企业，预订客房信息情况是非常常见的。

顾客预订客房所采用的手段也经历了这样几个时期。

“飞鸽及口头预订、书面预订、电话预订”等都是人们曾经预订客房所用到过的方法。

现在，网络信息的发展，不仅给顾客对客房预订提供了方便、讯速的益处，而且计算机网络的发展同时也给酒店客房管理企业的管理有了简单、全面、完善的管理。

传统对预订信息的处理是很繁琐的，而且出现一些误差的机会是很大的，虽然对当时的预订情况进行了登记，但由于顾客的预订抵达时间，及某一天有哪些预订客房的顾客会抵达，酒店客房企业用手工是很难控制的。

现在如果运用了预订管理系统，上面的问题都可以解决：

预订管理系统模块中，分散客预订和团体预订，服务人员只需按预订顾客提供的信息在预订登记表上录入即可；操作简单，查询方便，而且大量的预订信息很快就可以完成。

在录入信息时，可以完全使用键盘操作。

在登记顾客抵达时，系统会自动将所录信息汇总统计，并且每天预计到达入住顾客会有专一的报表显示，随时提醒服务人员今天会有哪些顾客会抵达。

u入住登记管理系统

入住登记管理系统详细管理模块：

l散客入住：

（入住管理）区分主从客。

l预订入住：

区分主从客，包括散客预订入住和团体预订入住。

l普通房入住：

不区分主从客。

l团体房入住：

只登记团体领队。

l团体加房：

登记后再加房间。

l成员结账：

团体的某些成员结账。

u顾客娱乐消费系统

顾客娱乐管理系统完全控制顾客在酒店中的所有消费，如：

临时对顾客增加押金、半天房租、一天房租等，还有娱乐的费用管理。

如：

电话费、餐饮费及其它消费。

u住房顾客费用管理系统

住房顾客费用管理系统，专用来管理入住顾客在酒店里面消费后的费用录入。

可以监控酒店哪些顾客应该要补押金，住房期限已超过所交的押金，临时消费的费用录入，该系统具备操作简单的升降序排列功能，可以即时对酒店中所有住房顾客的消费情况进行升降排序。

u前台收银管理系统

前台收银管理是住房客户的结账离店管理工具，功能细致、操作简单方便。

l条件管理模块：

可按房间号码、宾客姓名、性别、客源类别、团组号、入住日期、每天房价、预订离店日期、押金币别、入住时间、操作员进行选择性的查询及结帐，而且在结帐离店报表栏中也进行升降序排列统计。

l打印模块：

可以自定义打印格式设计，市场通用打印机都能完成。

l隐藏模块：

可以在结账离店报表栏中将房间号码、宾客姓名、性别、年龄、职业、来此事由、何处来、往哪去、客源类别、贵宾否、团组号、证件名称、证件号、国籍、工作单位、住址、联系电话、留言备注、入住日期、预订天数、其中小孩、每天房价、折扣、定价方式、赊款限额、付款方式、房间种类、预订离店日期、抵押金、入住时间、操作员、KeyID进行选择的显示及报表打印。

l结账离店管理模块：

中英文转换管理功能；可将结账单进行中、英文互换，并且在顾客结账时还可以查询顾客入住时的资料，并且老顾客还可以用免单功能进行免费处理。

u财务管理系统

财务管理系统中系统会自动产生企业内部所有的应收、应付款，还可处理企业应该上交的市政建设附加费；可按房间收取，也可按人数收取。

（内部费用管理功能、市政建设附加费、宾客付款、前台退款、应收款汇总、应收款明细、主从客转账费用管理、不同房间转账费用管理，另外数据统计模块中，系统还会自动生成每日、每月及每年的营业状况。

）

u企业营业报表管理系统

企业营业报表管理系统中包含报表如下：

1、预订统计

2、入住统计

3、付款方式统计

4、前台收款表

5、每日退房明细表

6、免单情况表

7、房态汇总表

8、客房可用率报表

9、团体客人报表

10、在住客人报表

11、在住贵客报表

12、今日离店客人报表

13、今日到店客人报表

14、明日离店客人报表

15、明日到店客人报表

16、今日应离未离客人报表

17、预订客人报表

18、已退未结表

u系统维护管理系统

系统维护管理可以对整个酒店客房内部所有客房管理系统控制和维护的一个的功能，主要功能包括如下：

1、指定服务器：

可以单独在多种不同NT局域网络中管理。

2、参数设置：

整个客房管理系统中系统维护的核心部分，在结账方式设置模块中有九项方式可供选择：

I.允许从客做入住登记

II.从客费用可分开记账

III.从客可单独结帐先走

IV.主客结账也结掉从客

V.房租折扣包括服务费

VI.主从客之间允许转账

VII.不同客房之间可转账

VIII.允许自动录入房租

IX.登记后立即录入半天房租

3、它参数

（1）系统维护设置情况有：

a）自动录入参数设置，录入房租时间的住房顾客的打折密码。

b）结账时根据宾客入住实际天数自动计算应收房租。

c）预订客房时收取手续费。

d）入住登记后修改折扣率，则修改所有已录入的房租。

e）结账单打印参数设置，并可启用高级打印参数自定义打格式。

f）房务导航显示参数设置，自定义房务导航图形。

4、其它参数

（2）系统维护设置可以设置允许自动打印当天客人在住情况表。

5、权限设置：

有63项条件可以对操作员的操作权限控制，分别是预订管理、团体预订、预订到达报表、入住登记、费用录入、应收录入、应收汇总、费用明细、宾客付款、前台退款、主从客转账、不同房间转帐、夜间审核、结帐离店、预订统计、入住统计、付款方式统计、每月报表、每日报表、客房信息、员工信息、贵客信息、友好单位信息、部门信息、房间