办公用品管理制度完整版实用.docx
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办公用品管理制度完整版实用
制度名称
办公用品管理制度
编号
JLT-RL-ZD-
受控状态
管理部门
第一章总则
第一条为加强办公用品管理,提高利用效率,降低办公经费,规范办公用品的申请、发放、领用程序,特制定本制度。
第二条本制度适用于山西中条山林源森林食品有限公司的所有人员。
第二章细则
第三条规定中的办公用品包括:
办公用的固定资产和一般办公用品;
一、固定资产包括:
桌子、椅子、文件柜、电脑、电话机、打印机、复印机、电风扇、电暖气等;(注:
固定资产需遵守固定资产管理制度)
二、一般办公用品分为:
消耗品、管理消耗品和管理品三类;
1、消耗品:
铅笔、橡皮、刀片、大头针、曲别针、便签、标签、信封、复写纸、打复印纸、圆珠笔芯、中性笔芯、笔记本、夹子、卷宗、档案袋、档案盒、订书针、胶带、纸杯等;
2、管理消耗品:
中性笔、圆珠笔、白板笔、修正液、电池、固体胶等;
3、管理品:
剪刀、美工刀、尺子、笔筒、计算器、印章、印台、订书机、黑白板、板擦、钢笔等;
第四条办公用品计划
一、根据办公用品的库存量及各部门消耗使用情况,每月25日前报下月办公用品申请计划,部门负责人审批签字后报行政部门;经行政主管审核后,方可交办公用品管理员进行登记申请;(附件:
表1部门办公用品申领单)
二、管理员核对部门办公用品申领单和台账库存后,编制《物品采购申请表》,经行政主管、总经理签字后,方可采买;(附件:
表2物品采购申请表)
第五条办公用品购置
一、行政部根据审批后的《物品采购申请表》上的内容进行购买;
二、了解办公用品供应商及市场价格,保证最优性价比和质量;
三、临时急需的办公用品,由各部门提出书面申请,部门主管确认,经理批准后购置。
第六条验货入库
一、采购人员应将所购回的物品交给管理员,收到购买的办公用品后,按购货清单验收,核对品种、规格、数量、质量;
二、管理员办理登记入库手续,根据采购价格计入领用部门费用,每月填报《办公用品使用情况汇总表》。
(附件:
表3办公用品使用情况汇总表)
第七条办公用品发放原则
一、消耗品:
可依据历史记录(如过去半年耗用平均数),经验法则(估计消耗时间)设定领用管理基准;
二、管理消耗品:
自发放使用后,必须以旧换新,但纯消耗品不在此限;
三、管理品:
应列如移交范围,如有故障或损坏,应以旧换新,如有遗失则由个人或部门赔偿或自购;
四、部门公用物品剪刀、美工刀、橡皮擦、曲别针、大头针、尺子、订书机按区域分配,每办公区分配一套(至少两人一套);
五、新员工入职可按标配领用中性笔一支、笔记本一本、文件夹两个;
第八条办公用品领用程序
一、管理员根据各部门已申请签批的《部门办公用品申领单》建立档案,制《部门办公用品领取登记表》,据表单如实发放所列物品,部门负责人领取后需签字确认。
(附件:
表4部门办公用品领取登记表)
二、各部门每月计划外,库房已有库存的办公用品,各部门领用时需在《办公用品物资领用/出库单》上做领用登记;(附件:
表5办公用品物资领用/出库单)
第九条办公用品的管理
一、办公用品严禁取回家私用,一经发现按原物奉还,并处罚款50元;
二、办公用品由行政人事部统一保管,按标准发放;
2、办公用品的领用要严格履行手续后方可领用;
3、各部门应按公司核定的办公用品费用定额申购和领用。
确因工作需要超标领用的,应经行政主管同意;
4、核定的费用由人事行政部门根据人员变动情况进行调整,各部门因特殊情况需增加费用的,应以书面形式报批,经分管领导审核后,由总经理特批增加该项费用;
5、办公用品使用要月统计,年结算,人事行政部门出具报表;
6、各部门每人每月最多领用1支中性笔,如果保管不好丢失自行负责购买。
7、纸张应合理利用反面,杜绝浪费;
8、每周二和周四下统一领用办公用品,其他时间严禁领用。
第十条管理员的职责
1、管理员应严格按照程序对办公用品进行归档和领用;
2、管理员建立和登记办公用品台账,定期或不定期盘点库存,保证账实相符;
三、管理员须根据办公用品的消耗或领用情况,保持合理的库存种类和数量,以减少资金占用和保证正常使用;
第十一条办公用品的交接与回收
一、凡员工离职或岗位变动时,应对所领用的办公用品及固定资产进行交接或收回(一次性消耗品除外),有缺失的应照价赔偿,否则不予办理有关手续;
二、移交人需列出物品清单,管理员根据清单核实后填写《物品交接表》,存档备查。
(附件:
表6《物品交接表》)
第三章附则
第十二条本制度修改权、解释权归属公司人力资源部;
第十三条本制度由公司总经理批准后生效,自颁布之日起执行;
第十四条本制度相关流程、表单:
编制日期
2016年3月11日
审核日期
2016年3月11日
生效日期
2016年3月日
表1:
部门办公用品申领单
申请部门:
年月日
编号
名称
规格
单位
数量
使用人
备注
部门领导签字
行政总监签字
注:
部门人员填写→部门领导审核→行政管理中心签批→管理员建档后如实发放
表2:
物品采购申请表
申请部门
申请日期
编号
采购物品
单位
数量
预计单价(元)
合计(元)
物品用途
备注
合计(小写):
元
金额(大写):
总经理审批:
副总经理审批:
财务部审核:
部门主管意见:
经办人:
注:
管理员编制购买清单→行政主管签字→财务部签字→总经理签字
表3:
年月办公用品使用情况汇总表
编码
物品名称
单位
期初库存
本月增加
单价
本月领用情况
总经办
政策研究室
人力行政
财务
招商
销售
物流
厂区
项目
注:
此表每月更新一次
表4:
部门办公用品领取登记表
所在部门
部门负责人
领取时间
物品名称
规格
单位
数量
单价
总价
备注/使用人
注:
此表由办公用品管理员负责登记、建档。
表5
物资领用/出库单
年度/月份:
部门:
序号
日期
物资类别
办公/生活/劳保
物品名称
规格型号
单位
数量
领用人签字
部门名称
备注
表6
物品交接表
日期:
年月日
序号
物资类别/办公/生活/劳保
物资名称
规格型号
单位
数量
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
移交人部门
移交人职务
移交人签字
年月日
接受人部门
接受人职务
接受人签字
年月日
监交人部门
监交人职务
监交人签字
年月日