ERP系统项目实施建议书.docx
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ERP系统项目实施建议书
XXX
ERP管理信息系统项目建议书
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2008年11月
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本文档的内容是XXXERP管理信息系统项目建议书。
本建议书是在用友公司咨询顾问、客户经理调研XXX的ERP项目负责人和各部门业务人员，了解到对ERP系统的管理需求前提下，结合用友ERP-U8产品，就XXXERP项目的背景、项目规划、项目目标、应用方案、项目实施与控制、售后服务做出了详细的说明。
1、项目背景
1．1XXX简介
1．2XXX管理信息化现状
XXX正处于转制和业务重新整合阶段，整合业务的ERP管理平台正在规划，目前只是在销售部使用一套局部业务管理系统、财务使用博科软件完成财务核算工作，业务管理工作基本上为手工操作。
网络、硬件设备较为完好。
公司拟使用一套ERP系统管理公司的核心业务（生产、供应、营销、人事、研发、财务），构建一个全新的企业管理信息化平台。
希望通过实施ERP提高工作效率、降低库存资金积压，实现XXX业务管理的信息化、规范基础数据、优化业务流程，全面提高企业人员的管理水平。
2、对XXXERP项目的理解
“取得卓越业绩是所有企业的首要目标，运营效益（operationaleffectiveness）和战略（strategy）是实现这一目标的两个关键因素。
运营效益意味着相似的运营活动能比竞争对手做得更好。
战略定位（strategicpositioning）则意味着运营活动有别于竞争对手，或者虽然类似，但是其实施方式有别于竞争对手”。
-------迈克尔·波特（MachaelE.Porter）
ERP是XXX提高运营效益和建立核心竞争优势的利器。
ERP的价值在于建立XXX实时监控、快速反应的运营、决策体系，支持XXX的快速发展和规模的扩大。
随着XXX规模的扩大，面对市场的变化、竞争的加剧，XXX资源的运营效率决定了XXX的生存发展。
而XXX的核心竞争力，除了技术面外，更重要是表现在XXX对内外部资源的计划和控制能力。
以ERP为代表的管理信息系统的价值就在于加强XXX内外部资源的计划和控制能力，建立以客户需求为导向、向零缺点趋近的XXX运营管理模式，提高XXX生产效率、销售利润、资金效率和客户满意度，使XXX的经营管理处于全面受控状态。
ERP平台必须支持XXX的组织结构变化：
XXX的组织结构会随着XXX的发展而变化，这种结构的变化不仅表现在组织的调整上，更主要的是体现在各部门之间的业务衔接会随之变化，软件作为固化、优化业务流程的工具，必须适应这种业务流程的变化，而基于组件技术开发、面向对象设计、平台化软件架构是满足XXX组织、业务流程管理要求的关键。
因此，选择合适的ERP长期合作伙伴，构建XXX运营管理支持平台，是XXXERP建设的关键。
2．1XXX管理问题诊断
XXX作为中国消防器材行业中最优秀的企业，随着企业规模迅速扩大，在业务管理提升方面，面临着如下管理难题：
（1）基础数据规范、统一：
产品系列丰富，品种规格繁多，客户供应商档案繁多，如何进行规范统一管理，以确保在业务各个环节能进行有效应用、共享和统计分析；
（2）如何满足多变的市场需求，准确及时地做出客户承诺？
如何处理紧急客户订单，同时保持均衡的生产计划和活动？
从客户订单角度如何准确及时了解到采购、委外、生产等多个环节进度情况？
以确保客户订单能如期交付，提高客户交货及时性；
（3）库存积压严重，如何降低库存资金。
物料采购工作，如何按需采购，合理采购，才能达到既满足生产需要，同时又能避免物料短缺和库存积压；
（4）准确核算产品的成本和有效成本控制：
及时准确了解到产品的物料消耗和人工、制造费用发生情况，在保证质量的前提下，如何有效降低成本。
2．2对XXX管理信息系统项目的理解
XXXERP管理信息系统的部署要求：
（1）ERP全过程管理为一个有机的整体，基础资料的管理要达到信息资源共享，规范基础资料的管理和业务流程，提高业务各环节的可控性和自动化程度，加快对客户需求或市场需求的响应速度，提高及时交货率同时要尽量降低库存积压资金，从而以获得“客户最大限度的满意”；
（2）ERP管理信息系统依赖物流、销售、生产系统的业务流程支持，各业务流程发生时，应自动生成相应统计资料，并由网络传输和支持查询。
软件内容包涵生产业务各项流程，并具有分析、比较功能，能满足多种查询方式的需要。
2．3XXXERP总体建设目标
XXXERP系统实施后，应达到的总体目标是：
基础数据规范统一、业务流程优化、提高工作效率，提高生产计划准确性、能及时了解到生产进度情况、减少生产缺料和停工待料现象、提高交货及时性，库存资金周转率提高、采购成本下降、及时准确核算产品的成本和有效进行成本分析控制、客户服务水平得以提高。
XXXERP管理信息系统以精益生产、敏捷制造的ERP理论为指导，以基于信息技术的客户、产品生命周期管理为目标，以XXX内部Intranet为构架，建成基于信息技术的集成化管理信息系统，逐步实现XXX资源优化配置，增强XXX核心竞争力，全面提升XXX技术创新和生产经营、客户服务水平，实现公司内部各部门之间的信息共享与交互，支持公司的经营活动分析和投资决策管理，辅助经理管理决策；XXX内部根据实际情况，实现XXX信息化，包括ERP/SCM/CRM等；在公司管理过程及信息化建设规划方案的指导下，实现与上下游合作伙伴的协同产品设计与制造、财务结算，协同物料采购管理和客户资源管理ERP管理信息系统依赖物流、销售、生产系统的业务流程支持，各业务流程发生时，应自动生成相应统计资料，并由网络传输和支持查询。
软件内容包涵生产业务各项流程，并具有分析、比较功能，能满足多种查询方式的需要。
3、XXX用友ERP管理解决方案
用友作为管理软件解决方案、产品和服务提供商，针对制造行业提供全面的解决方案，在制造行业众多客户应用的基础上，积累了丰富的行业经验，树立了一批样板客户，用友公司自信能够为XXX管理信息化建设提供全面解决方案。
用友ERP-U8包括十大子系统：
财务会计、管理会计、供应链管理、生产管理、集团财务，网络分销、HR、CRM、OA和决策管理，各子系统之间高度集成，帮助客户高效、有序的处理物流供应链、财务、生产方面的业务。
XXX可以结合企业自身的情况，选择满足目前需要的功能模块。
用友ERP-U8的总体系统构架如下：
系统基本业务处理流程如下图：
流程说明：
⏹根据市场预测单或客户订单、产品BOM，通过MRP运算，自动进行采购计划、生产计划、委外计划的编制；
⏹根据采购计划，制作采购订单，进行原料的采购、质检、入库业务；
⏹根据生产计划，编制车间工序作业计划，自动生成派工单，进行车间派工工作；
⏹根据委外计划，编制委外加工单，进行委外发料，质检、入库业务；
⏹根据车间作业计划，按生产派工单限额领料；
⏹根据作业计划，完成产品加工，成品报完工入库；
⏹根据销售发货单，成品分拣出库，货单开票；
⏹系统自动根据采购或委外加工费发票和暂估（发票未到）生成财务应付凭证；
⏹系统自动根据销售发票生成财务应收凭证；
⏹系统自动根据仓库出入库数据，根据存货核算方式（计划价、先进先出、月平均等）核算物料成本，生成存货成本财务凭证；
⏹系统自动根据物料成本、工时消耗、原料工时分配率核算料、工费全成本，生成成本凭证和成本报表；
⏹所有凭证自动传递到总帐，完成生产企业的会计循环。
用友ERP解决方案的特点：
（1）用友ERP富有国际竞争力的产品本身具有创新性，可以覆盖CRM、ERP、SCM等所有业务领域的完整的应用；
（2）用友公司的产品具有一体化、组件化、平台化、国际化、网络化的技术特征，是国际领先的，组件化开发最大程度的保障软件产品满足XXX行业应用特征；
（3）在地域方面，用友公司的产品目前已经是一种多语言的、多币种的、多税制的、多地区的产品，完全可以适应XXX的管理要求。
用友ERP解决方案具有如下应用特征：
在用友产品研发过程中，用友公司秉承着标准、集成、实时以及好用的原则。
标准是用友公司采用开放的技术和平台，用友公司根据20年的信息化服务经验，抽象出最佳的业务和管理实践的成果，用友公司采用ufware的伙伴策略，保证用友公司产品的标准化；集成是用友的产品在一个完整的成熟的集成平台之上，实现流程、信息、人员等的有效整合，可以通过集成提供出一体化的解决方案；实时是用友公司通过业务可视化、协同等技术手段，保证客户可以快速的、随时随地看到业务和工作信息，在保证决策的正确性的基础上完成快速决策；好用是作为一家有20年行业拓展经验的用友公司，能够很好把握客户的使用习惯，用友公司在产品研发过程中也一直秉承着易学、易用、易实施、易维护的理念，能够满足XXX各级人员对软件的使用要求。
用友关于XXX供应链、生产制造、财务和人事部分的总体解决方案:
根据XXX管理信息化总体需求，用友提出了如下解决方案，用友解决方案中使用了用友的U8ERP系统的相关模块，包括了财务会计、管理会计、供应链管理、服务管理、生产管理以及人力资源管理部分。
主要包括总账、应收应付管理、固定资产、报表；成本管理；采购管理、委外管理、销售管理、服务管理、库存管理、存货核算、质量管理；物料清单、主生产计划、需求规划、生产订单，车间管理；人事管理、薪资管理、人事合同管理、考勤管理；商业智能（BI）；依据XXX信息化战略要求，建议分二个阶段实施。
第一阶段实施的模块：
总账、应收应付管理、固定资产、报表；成本管理；采购管理、委外管理、销售管理、服务管理、库存管理、存货核算、质量管理；物料清单、主生产计划、需求规划、生产订单；人事管理、薪资管理、人事合同管理、考勤管理；第二阶段实施的模块：
车间管理、商业智能（BI）
以下我们分别介绍各管理模块的流程应用：
3．1供应链管理解决方案
在XXX的供应链管理中，我们比较突出的就是对库存的管理（原料库、半成品库和成品库）、销售订单全过程管理和跟踪及自动提醒、供应商的管理与甄选以及采购订单执行过程跟踪和自动提醒。
3.1.1销售管理
面对当今XXX所处的环境，全面整合销售资源、加强销售管理（业务过程和营销费用控制），迅速对市场需求做出反应，全面满足用户的需求，成为XXX赢得客户满意，在竞争中胜出的非常重要因素。
XXX的客户主要是工程公司，销售业务和售后服务主要通过全国50多家办事处开展。
销售业务中密切关注的问题：
快速准确报价、接单盈亏评估、客户订单的按期交付、价格政策的制定和落实、客户管理、信用政策的制定和控制、销售款项的及时收回和销售业绩统计分析（依省份、地区、办事处、业务员、客户、产品系列等）。
整个销售业务处理，包括了销售计划的制定、销售价格体系的制定、销售报价、订单、发货开票、收款。
包含了向客户的实物转移、票据的交换、款项的收取过程，并且在XXX中涉及多个岗位——销售业务员、销售业务助理、发运部门、库房管理员、财务人员。
销售价格体系
价格体系无疑是销售业务中的重中之重，合理的价格体系可以保证XXX的适当利润的同时，扩大销售；价格体系必须严格有效执行，以避免恶性价格竞争，损坏品牌的美誉度，从而提升XXX的整体竞争力。
可以通过不同客户类别，提供不同的价格体系。
能够应用客户价格的接受范围，制定不同的销售价格。
以下是用友销售价格体系的简要说明。
操作流程
1.设置价格相关的控制参数；
2.设置价格信息；
3.日常业务处理系统自动携带相应设置信息。
管理控制：
✓灵活的价格体系设置。
✓提供设置三种方式：
1）最新成本加成；2）最新售价；3）价格政策。
而价格政策中分为存货价格、客户价格，支持促销价格，可以根据XXX的实际需要设置取价的方式。
同时支持设置批量折扣。
价格调整提供批量调整的功能，而且可以对价格进行微调。
✓最低售价控制
✓在实际应用中，XXX往往设置有最低售价，XXX提供了此项功能，可以设置最低售价的密码。
在处理业务中如果价格低于最低售价，只有输入了正确的密码方可继续进行，从而保证了价格体系的严密性。
✓快速报价
✓系统提供报价参照功能，从而在实际录入各种交易单据时方便的查询价格，可以选择参照历次售价（来源为：
报价单、订单、发货单、发票，任选其一）以及是否按照客户过滤、显示的历史记录数，或者取自价格政策。
✓价格政策的严格执行
销售业务
销售报价、签订订单业务流程如下：
流程图说明
流程图中展现的从报价开始、经过订单、发货、开票、出库、收款的全流程，是普通销售业务。
确定销售成本的单据为销售发票。
控制点说明：
✓可用量：
1）以订单保存时点检查可用量为例；2）发货单中控制不允许超可用量发货。
✓发货单进行超订单发货信息的检查。
销售业务处理过程如下图所示：
报价、订单签订流程说明：
✓报价经客户确认后，可以参照报价单生成订单。
✓对于没有报价过程的交易，可以直接录入订单，此时可进行信用提醒并控制，以防范接单的风险。
✓对于订货信息可以在系统中进行动态库存可用量检查，会给予提示，便于业务员掌握能够交付的数量，对于不能交付的货物，通过XXX内部积极配合，组织货源，可以避免出现到期不能交付的情况。
✓对于销售订单而言，有录入、审核、关闭状态，并支持对已审核订单的变更处理。
执行完毕的订单或者未执行完毕，但经批准后不再执行的订单可以进行关闭操作。
对于已关闭的订单如果需要再次执行，则可以执行打开操作，重新进入执行状态。
✓订单可以联查对应的发货单、发票，进行毛利预估，并可查询累计的发货、开票情况。
✓销售部经理、运营管理层可以通过系统随时查看订单的执行情况，并针对例外业务进行处理。
订单执行应用流程
A.发货
1.根据订单约定的发货日期，物流部发运岗依据订单进行发运准备；实际应用中，XXX中存在直接进行业务洽谈，业务员通知发货的业务处理，此时业务的处理起点为发货单。
对于将发票作为提货、发货凭证的业务，也可以直接开具销售发票，作为业务处理的起点。
2.对于有订单的发货单，可以设置是否允许超订单发货，系统可以进行控制。
3.发货单可以设置进行信用控制。
4.发货单存在多个状态，有录入、审核、关闭状态。
出库完毕的发货单或者未执行完毕，但经批准后不再执行的发货单可以进行关闭操作。
对于已关闭的发货单如果需要再次执行，则可以执行打开操作，重新进入执行状态。
5.发货单可以联查对应的出库单、发票，进行毛利预估，并可查询累计的出库、开票情况。
B.拣货、出库
发货单确认审核后，仓库保管员依据提货凭单进行出库确认，并审核出库单；
C.开票
财务开票岗进行开票处理，并进行复核，进行信用检查，信用检查通过后方可进行下一步业务。
财务核算岗依据销售发票进行记账，从而确认销售成本，系统提供多种计价方式，极大减少了手工的核算工作量，提高准确性，实行精细管理。
D.收款
Ø可以在销售发票中进行现收业务的处理，由此在应收挂帐时不包含已现收的部分。
Ø核销可以按照按单据（发票、订单、发货单等）核销，按存货核销。
Ø提供票据管理功能。
Ø支持转账处理，包括：
应收冲应收、预收冲应收、应收冲应付、红票对冲（支持手工、自动对冲）。
Ø预警：
信用报警——信用期限、信用额度。
Ø提供给应收会计业务帐表，包括业务总账、业务余额表、业务明细账、与客户的对账单均可选择是否包含未开票已出库的信息。
从而使得信息更加全面。
Ø统计分析：
包括账龄分析、收款账龄分析、欠款分析、收款预测。
管理控制点
1、可用量
✓可以设置订单是否需要进行可用量检查，可用量公式可以自行设置，并可以选择检查的时点——保存、审核时。
✓对于发货单、发票的可用量可以设置作检查、还是进行控制，并且可用量检查公式和控制公式可以分别设置，考虑到批次管理存货和非批次管理存货的管理要求不同，控制参数可以分别设置。
例如：
针对批次管理的存货不允许超可用量发货，针对非批次管理的存货可以超可用量发货。
2、超发货出库
3、出库时存量检查及控制
✓可以设置进行检查，还是进行控制；
✓控制和检查的公式分开设置。
可以满足对负出库管理的控制或者检查提示的要求。
✓控制区分普通存货、批次存货、出入库追踪型公式设置不同。
✓现存量的可以选择在保存、审核的时候修改，从而使得应用更加符合实际需求。
4、价格政策执行，最低售价的控制。
订单的执行情况分析：
可以处理一张订单多次发货，多次发票等的业务，并能按订单查询订单的执行情况，跟踪订单的执行状况，并能根据订单状态实现订单预警。
订单的执行状况有：
发货情况、开票情况、收款情况等。
订单跟踪分析：
面向订单生产的企业要求能够跟踪销售订单，确定本张订单的业务流向、执行情况、甚至本张订单的生产成本。
需要实时查询到每个订单处于何种状态，有什么材料正在采购、有什么正在委外、有什么已下生产订单未报产或未领料。
同时，通过订单跟踪，通过对采购、委外、库存、生产的数据信息的搜集，就可以做到使企业的业务流程更加合理、各部门之间各种信息能准确、及时的传递和共享；生产计划优化，成本核算准确及时，缩短成品的交货周期，降低生产成本，提高企业的竞争能力
销售统计分析
货款回笼控制与分析
3.1.2库存管理
库存既是XXX满足生产、销售、维修需要的缓冲，保持合理库存是避免短货、避免积压现象产生的重要保证。
有效的配置库存结构，管理库存价值，以有效地信息代替库存，XXX有效库存已经是公司竞争力提升的基础。
在XXX中，物料包括原材料、半成品、成品等，不同的类型采用的管理方法不同。
在采购业务、销售业务以及生产计划执行环节均涉及到了有关的入库、出库业务处理，在本部分重点阐述除了以上业务之外的库存管理业务。
主要包括：
库存业务、库存状态控制、库存分析方面，能够有效地跟踪库存的出入库情况，分析库存的异常状态，反应库存的价值分布。
为XXX各个部门提供价值决策奠定基础。
库存模块还就库存的短缺、超储、安全库存提供了预警机制，为物流部门提供动态库存信息。
涉及的角色包括物流部经理、发运岗、仓库保管员。
主要包括调拨、盘点、货位管理、库存追踪、批次管理等。
库存业务
调拨
流程图以仓库间的调拨业务为例。
实际应用中，利用调拨业务，还可以处理两个部门之间的货位转移、同一部门不同地点仓库之间的货物转移、虚拟仓库的货物转移等。
产供销一体的XXX，通过调拨业务可以实现如下应用：
1）成品库与供应商虚拟库之间的货物转移；2）不同仓库的转储业务处理。
流程说明：
✓调拨单可以进行存量检查；
✓可以约束控制出库与调拨单批复数量之间的关系；
流程说明：
✓可根据需要选择盘点方式：
1）可以选择按照仓库、批次、产品大类盘点；2）对于保质期产品可以选择对应的失效日期、临近天数、失效天数信息；3）可以选择按照盘点周期进行盘点，对于账面为零的产品可选择是否盘点。
✓盘点期间实际的出入库信息作为调节数，从而可以按照账面调节数与实际盘点数得出盘盈、盘亏情况。
✓对于部分存在自然损耗的存货，可以根据直观的反映合理损耗率和实际损耗率，从而区分不同情况进行账务处理。
货位管理
满足对存放地点的货位管理要求。
货位可以分级，可以管理固定货位和动态货位。
不合格品管理
对于在库的不合格品需要转入不合格品库，可以不单独设置不合格品仓库，通过不合格品记录单记录在库的不合格品，并通过不合格品处理单记录不合格品处理的情况。
其他应用：
批次管理
满足XXX批次管理的需求，提供了批次台帐、批次汇总表，从而掌握批次管理存货的收发存状况。
实际业务处理时系统可以按照批号先进先出或者近效期现出的方式自动确定批号。
批次管理与保质期管理合并使用，能保证先进先出等功能的实现。
管理控制点
1.存量控制和存量检查
✓控制和检查的公式分开设置。
可以满足您对负出库管理的控制或者检查提示的要求。
✓控制区分普通存货、批次存货参数设置不同。
✓现存量的可以选择在保存、审核的时候修改，从而使得应用更加符合应用实际需求。
2.存货仓库对应关系检查
3.存货货位对应关系检查
4.货物零出库
5.最高最低库存提示
库存管理报表及预警体系
预警及报表综述
✓安全库存预警：
对低于安全库存的存货进行报警。
✓超储短缺报警：
对于超储和短缺存货进行报警。
✓呆滞积压分析：
可以根据存货的呆滞积压标准进行分析。
✓灵活多样的账簿和统计报表：
库存台帐、批次台账、收发存汇总表、存货分布表、库龄分析、缺料统计表等。
库存展望
✓利用库存展望可以提前针对各种存货的库存情况，进行相应的安排。
✓提供展望日的存货的预计库存情况，以便于提前了解今后某一时点的结存，此期段内的预计入库、预计出库情况。
其中预计入、预计出可以根据业务需要自行定义。
✓预计入库包含以下内容，可以自由选择——已请购量、生产订单量、采购在途量、调拨在途量、到货在建量；
预计出库包括：
已订购量、调拨待发量、待发货量、备料计划量。
库存管理价值体现
✓提高库存准确性；
✓减少库存呆滞；
✓提高库存周转率；
✓降低盘点差异率
✓提高配料效率
3.1.3采购管理
在XXX日常业务运作中，采购计划编制后，可以批量生成采购订单，即开始了计划的执行。
实际业务中，往往针对不同的物料采取不同的采购策略。
对于重要原材料，与供货商之间的合作关系紧密，应建立战略合作关系；对于临时采购的材料，往往采用临时采购的方式。
而对于部分存货采购周期较长，需要对采购的全过程进行监控，才能够保证按期交货，从而避免发生缺料，延误生产，出现不良循环。
采购业务中密切关注的问题：
供应商、按期交货、合理采购价格、采购质量、各种例外情况。
整个采购业务处理，包括了请购单、订单、到货、入库、收到发票、采购结算、采购付款的业务过程，包含了供货商转移实物、票据的交换、款项的划拨过程，并且在XXX中涉及多个岗位——需求的申请方（生产车间、仓库部门等）、采购业务员、库房管理员、财务人员，因此保证信息传递及时性和准确性至关重要。
采购签单流程：
流程说明：
（1）供应商管理：
对供应商支持分类管理，能够详细描述供应商的信息；对供应商的评价主要从价格、质量、交货期等方面进行；
（2）供应商价格管理：
支持对不同供应商的价格能够进行管理；
（3）采购计划批量生成采购订单，开始采购业务处理；
（4）业务的起点可以从请购单开始。
对于没有在采购计划范围内的其它物料的请购需求可以通过请购单来反映，通过比价生单功能挑选合适的供货商，通过采购比价可以降低采购成本。
需求方发出需求，依据工作程序和管理制度，进行必要的审批，采购业务员依据审批的请购单，经过比价确定供货商；
（5）对于部分由于生产能力限制等原因，紧急订货订单，XXX可以采用直接购买的方式，在依据系统中销售订单下达采购订单，体现了业务的连贯处理和购销业务的协同。
（6）对于采购订单而言，其有录入、审核、关闭状态，并支持对已审核订单的变更处理。
执行完毕的订单或者未执行完毕，但经批准后不再执行的订单可以进行关闭操作，可以选择到货完成、入库完成等条件进行关闭操作。
对于已关闭的订单如果需要再次执行，则可以执行打开操作，重新进入执行状态。
（7）需求
升级会员 