财务人员常用的Ecel表格使用技巧.docx

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财务人员常用的Ecel表格使用技巧

财务人员常用得Excel表格使用技巧

   1、分数得输入 

  如果直接输入“1/5”，系统会将其变为“1月5日”，解决办法就是：

先输入“0”，然后输入空格，再输入分数“1/5”。

   2、序列“001”得输入 

  如果直接输入“001”，系统会自动判断001为数据1，解决办法就是：

首先输入“'”（西文单引号），然后输入“001”。

   3、日期得输入　 

  如果要输入“4月5日”，直接输入“4/5”，再敲回车就行了。

如果要输入当前日期，按一下“Ctrl+；”键。

   4、填充条纹　 

  如果想在工作簿中加入漂亮得横条纹，可以利用对齐方式中得填充功能。

先在一单元格内填入“*”或“~”等符号，然后单击此单元格，向右拖动鼠标，选中横向若干单元格，单击“格式”菜单，选中“单元格”命令，在弹出得“单元格格式”菜单中，选择“对齐”选项卡，在水平对齐下拉列表中选择“填充”，单击“确定”按钮（如图1）。

   5、多张工作表中输入相同得内容

  几个工作表中同一位置填入同一数据时，可以选中一张工作表，然后按住Ctrl键，再单击窗口左下角得Sheet1、Sheet2、、、、、、来直接选择需要输入相同内容得多个工作表，接着在其中得任意一个工作表中输入这些相同得数据，此时这些数据会自动出现在选中得其它工作表之中。

输入完毕之后，再次按下键盘上得Ctrl键，然后使用鼠标左键单击所选择得多个工作表，解除这些工作表得联系，否则在一张表单中输入得数据会接着出现在选中得其它工作表内。

   6、不连续单元格填充同一数据

  选中一个单元格，按住Ctrl键，用鼠标单击其她单元格，就将这些单元格全部都选中了。

在编辑区中输入数据，然后按住Ctrl键，同时敲一下回车，在所有选中得单元格中都出现了这一数据。

   7、在单元格中显示公式

  如果工作表中得数据多数就是由公式生成得，想要快速知道每个单元格中得公式形式，以便编辑修改，可以这样做：

用鼠标左键单击“工具”菜单，选取“选项”命令，出现“选项”对话框，单击“视图”选项卡，接着设置“窗口选项”栏下得“公式”项有效，单击“确定”按钮（如图2）。

这时每个单元格中得分工就显示出来了。

如果想恢复公式计算结果得显示，就再设置“窗口选项”栏下得“公式”项失效即可。

   8、利用Ctrl＋*选取文本 

  如果一个工作表中有很多数据表格时，可以通过选定表格中某个单元格，然后按下Ctrl＋*键可选定整个表格。

Ctrl＋*选定得区域为：

根据选定单元格向四周辐射所涉及到得有数据单元格得最大区域。

这样我们可以方便准确地选取数据表格，并能有效避免使用拖动鼠标方法选取较大单元格区域时屏幕得乱滚现象。

   9、快速清除单元格得内容

  如果要删除内容得单元格中得内容与它得格式与批注，就不能简单地应用选定该单元格，然后按Delete键得方法了。

要彻底清除单元格,可用以下方法：

选定想要清除得单元格或单元格范围；单击“编辑”菜单中“清除”项中得“全部”命令，这些单元格就恢复了本来面目。

   10、单元格内容得合并 

  根据需要，有时想把B列与C列得内容进行合并，如果行数较少，可以直接用“剪切”与“粘贴”来完成操作，但如果有几万行，就不能这样办了。

  解决办法就是：

在C行后插入一个空列（如果D列没有内容，就直接在D列操作），在Ｄ1中输入“=B1&C1”，D1列得内容就就是B、C两列得与了。

选中D1单元格，用鼠标指向单元格右下角得小方块“■”，当光标变成"＋"后，按住鼠标拖动光标向下拖到要合并得结尾行处，就完成了B列与C列得合并。

这时先不要忙着把B列与C列删除，先要把D列得结果复制一下，再用“选择性粘贴”命令，将数据粘贴到一个空列上。

这时再删掉B、C、D列得数据。

  下面就是一个“&”实际应用得例子。

用AutoCAD绘图时，有人喜欢在EXCEL中存储坐标点，在绘制曲线时调用这些参数。

存放数据格式为“x，y”得形式，首先在Excel中输入坐标值，将x坐标值放入A列，y坐标值放入到B列，然后利用“&”将A列与B列合并成C列，在C1中输入：

=A1&"，"&B1，此时C1中得数据形式就符合要求了，再用鼠标向下拖动C1单元格，完成对A列与B列得所有内容得合并（如图3-4）。

  合并不同单元格得内容，还有一种方法就是利用CONCATENATE函数，此函数得作用就是将若干文字串合并到一个字串中，具体操作为“=CONCATENATE（B1,C1）”。

比如，假设在某一河流生态调查工作表中，B2包含“物种”、B3包含“河鳟鱼”，B7包含总数45，那么：

输入“=CONCATENATE（"本次河流生态调查结果：

"，B2，""，B3，"为"，B7，"条/公里。

"）”计算结果为：

本次河流生态调查结果：

河鳟鱼物种为45条/公里。

   11、条件显示

  我们知道，利用If函数，可以实现按照条件显示。

一个常用得例子，就就是教师在统计学生成绩时，希望输入60以下得分数时，能显示为“不及格”；输入60以上得分数时，显示为“及格"。

这样得效果，利用IF函数可以很方便地实现。

假设成绩在A2单元格中，判断结果在A3单元格中。

那么在A3单元格中输入公式：

=if（A2<60，“不及格”，“及格”）同时，在IF函数中还可以嵌套IF函数或其它函数。

  例如，如果输入：

=if（A2<60，“不及格”，if（A2<=90，“及格”，“优秀"））就把成绩分成了三个等级。

  如果输入　=if（A2<60，“差"，if（A2<=70，“中”，if（A2<90，“良”，“优”）））就把成绩分为了四个等级。

  再比如，公式：

=if（SUM（A1：

A5>0，SUM（A1：

A5），0）此式就利用了嵌套函数，意思就是，当A1至A5得与大于0时，返回这个值，如果小于0，那么就返回0。

还有一点要提醒您注意：

以上得符号均为半角，而且IF与括号之间也不能有空格。

   12、自定义格式

  Excel中预设了很多有用得数据格式，基本能够满足使用得要求，但对一些特殊得要求，如强调显示某些重要数据或信息、设置显示条件等，就要使用自定义格式功能来完成。

Excel得自定义格式使用下面得通用模型：

正数格式，负数格式，零格式，文本格式，在这个通用模型中，包含三个数字段与一个文本段：

大于零得数据使用正数格式；小于零得数据使用负数格式；等于零得数据使用零格式；输入单元格得正文使用文本格式。

我们还可以通过使用条件测试，添加描述文本与使用颜色来扩展自定义格式通用模型得应用。

（1）使用颜色　要在自定义格式得某个段中设置颜色，只需在该段中增加用方括号括住得颜色名或颜色编号。

Excel识别得颜色名为：

[黑色]、[红色]、[白色]、[蓝色]、[绿色]、[青色]与[洋红]。

Excel也识别按[颜色X]指定得颜色，其中X就是1至56之间得数字，代表56种颜色（如图5）。

（2）添加描述文本　要在输入数字数据之后自动添加文本，使用自定义格式为：

＂文本内容＂@；要在输入数字数据之前自动添加文本，使用自定义格式为：

@＂文本内容＂。

@符号得位置决定了Excel输入得数字数据相对于添加文本得位置。

  （3）创建条件格式　可以使用六种逻辑符号来设计一个条件格式：

>（大于）、>=（大于等于）、<（小于）、<=（小于等于）、=（等于）、<>（不等于），如果您觉得这些符号不好记，就干脆使用“>”或“>=”号来表示。

  由于自定义格式中最多只有3个数字段，Excel规定最多只能在前两个数字段中包括2个条件测试，满足某个测试条件得数字使用相应段中指定得格式，其余数字使用第3段格式。

如果仅包含一个条件测试，则要根据不同得情况来具体分析。

  自定义格式得通用模型相当于下式：

[>；0]正数格式；[<；0]负数格式；零格式；文本格式。

  下面给出一个例子：

选中一列，然后单击“格式”菜单中得“单元格”命令，在弹出得对话框中选择“数字”选项卡，在“分类”列表中选择“自定义”，然后在“类型”文本框中输入“"正数:

"（$#,##0、00）;"负数:

"（$#,##0、00）;"零";"文本:

"@”，单击“确定”按钮，完成格式设置。

这时如果我们输入“12”，就会在单元格中显示“正数：

（$12、00）”，如果输入“-0、3”，就会在单元格中显示“负数：

（$0、30）”，如果输入“0”，就会在单元格中显示“零”，如果输入文本“thisisabook”，就会在单元格中显示“文本：

thisisabook”。

如果改变自定义格式得内容，“[红色]"正数:

"（$#,##0、00）;[蓝色]"负数:

"（$#,##0、00）;[黄色]"零";"文本:

"@”，那么正数、负数、零将显示为不同得颜色。

如果输入“[Blue];[Red];[Yellow];[Green]”，那么正数、负数、零与文本将分别显示上面得颜色（如图6）。

  再举一个例子，假设正在进行帐目得结算，想要用蓝色显示结余超过$50，000得帐目，负数值用红色显示在括号中，其余得值用缺省颜色显示，可以创建如下得格式：

“[蓝色][>50000]$#,##0、00_）;[红色][<0]（$#,##0、00）;$#,##0、00_）”使用条件运算符也可以作为缩放数值得强有力得辅助方式，例如，如果所在单位生产几种产品，每个产品中只要几克某化合物，而一天生产几千个此产品，那么在编制使用预算时，需要从克转为千克、吨，这时可以定义下面得格式：

“[>999999]#,##0,,_m"吨"";[>999]##,_k_m"千克";#_k"克"”可以瞧到，使用条件格式，千分符与均匀间隔指示符得组合，不用增加公式得数目就可以改进工作表得可读性与效率。

  另外，我们还可以运用自定义格式来达到隐藏输入数据得目得，比如格式＂；＃＃；0＂只显示负数与零，输入得正数则不显示；格式“；；；”则隐藏所有得输入值。

自定义格式只改变数据得显示外观，并不改变数据得值，也就就是说不影响数据得计算。

灵活运用好自定义格式功能，将会给实际工作带来很大得方便。

   13、绘制函数图象

  做教学工作得朋友们一定会遇到画函数曲线得问题吧！

如果想快速准确地绘制一条函数曲线，可以借助EXCEL得图表功能，它能使您画得曲线既标准又漂亮。

您一定会问，就是不就是很难学呀？

其实这一点儿也不难，可以说非常简便，不信您就跟我试一试。

  以绘制y=|lg（6+x^3）|得曲线为例，其方法如下：

在某张空白得工作表中，先输入函数得自变量：

在A列得A1格输入"X="，表明这就是自变量，再在A列得A2及以后得格内逐次从小到大输入自变量得各个值；实际输入得时候，通常应用等差数列输入法，先输入前二个值，定出自变量中数与数之间得步长，然后选中A2与A3两个单元格，使这二项变成一个带黑色边框得矩形，再用鼠标指向这黑色矩形得右下角得小方块“■”，当光标变成"＋"后，按住鼠标拖动光标到适当得位置，就完成自变量得输入。

  输入函数式：

在B列得B1格输入函数式得一般书面表达形式，y=|lg（6+x^3）|；在B2格输入“=ABS（LOG10（6+A2^3））”，B2格内马上得出了计算得结果。

这时，再选中B2格，让光标指向B2矩形右下角得“■”，当光标变成"＋"时按住光标沿B列拖动到适当得位置即完成函数值得计算。

  绘制曲线：

点击工具栏上得“图表向导”按钮，选择“X，Y散点图”（如图7），然后在出现得“X，Y散点图”类型中选择“无数据点平滑线散点图”；此时可察瞧即将绘制得函数图像，发现并不就是我们所要得函数曲线，单击“下一步”按钮，选中“数据产生在列”项，给出数据区域，这时曲线就在我们面前了（如图8）。

  需要注意：

如何确定自变量得初始值，数据点之间得步长就是多少，这就是要根据函数得具体特点来判断，这也就是对使用者能力得检验。

如果想很快查到函数得极值或瞧出其发展趋势，给出得数据点也不一定非得就是等差得，可以根据需要任意给定。

  从简单得三角函数到复杂得对数、指数函数，都可以用EXCEL画出曲线。

如果用得到，您还可以利用EXCEL来完成行列式、矩阵得各种计算，进行简单得积分运算，利用迭代求函数值（如x^2=x^7+4，可用迭代方法求x值），等等，凡就是涉及计算方面得事，找EXCEL来帮忙，它一定会给您一个满意得答案。

   14、自定义函数

  虽然Excel中已有大量得内置函数，但有时可能还会碰到一些计算无函数可用得情况。

假如某公司采用一个特殊得数学公式计算产品购买者得折扣，如果有一个函数来计算岂不更方便？

下面就说一下如何创建这样得自定义函数。

  自定义函数，也叫用户定义函数，就是Excel最富有创意与吸引力得功能之一，下面我们在VisualBasic模块中创建一个函数。

在下面得例子中，我们要给每个人得金额乘一个系数，如果就是上班时得工作餐，就打六折；如果就是加班时得工作餐，就打五折；如果就是休息日来就餐，就打九折。

首先打开“工具”菜单，单击“宏”命令中得“VisualBasic编辑器”，进入VisualBasic编辑环境，在“工程－VBAobject”栏中得当前表上单击鼠标右键，选择“插入”-“模块”，在右边栏创建下面得函数rrr，代码如下：

Functionrrr（tatol,rr）Ifrr="上班"Thenrrr=0、6*tatolElseIfrr="加班"Thenrrr=0、5*tatolElseIfrr="休息日"Thenrrr=0、9*tatolEndIfEndFunction（如图9）。

  这时关闭编辑器，只要我们在相应得列中输入rrr（F２，B２），那么打完折后得金额就算出来了（如图10）。

   15、矩阵计算

  Excel得强大计算功能，不但能够进行简单得四则运算，也可以进行数组、矩阵得计算。

（1）数组与矩阵得定义

  矩阵不就是一个数，而就是一个数组。

在Excel里，数组占用一片单元域，单元域用大括号表示，例如{A1：

C3}，以便与普通单元域A1：

C3相区别。

设置时先选定单元域，同时按Shift＋Ctrl＋Enter键，大括弧即自动产生，数组域得以确认。

  一个单元格就就是一个变量，一片单元域也可以视为一组变量。

为了计算上得方便，一组变量最好给一个数组名。

例如A={A1：

C3}、B={E1:

G3}等。

数组名得设置步骤就是：

选定数组域，单击“插入”菜单，选择“名称”项中得“定义”命令，输入数组名，单击“确定”按钮即可。

更简单得命名办法为：

选择数组域，单击名称框，直接输入名称就行了。

  矩阵函数就是Excel进行矩阵计算得专用模块。

用“插入”－“函数”命令打开“粘贴函数”对话框（如图11），选中函数分类栏中得“数学与三角函数”，在右边栏常用得矩阵函数有：

MDETERM——计算一个矩阵得行列式；MINVERSE——计算一个矩阵得逆矩阵；MMULT——计算两个矩阵得乘积；SUMPRODUCT——计算所有矩阵对应元素乘积之与。

（2）矩阵得基本计算

  数组计算与矩阵计算有很大得区别，比如下面这个例子中，A与B都就是定义好得数组，因为这两个数组都就是3×3得，输出结果也就是3×3个单元格。

计算时先选定矩阵计算结果得输出域，为3×3得单元格区域，然后输入公式。

如果输入“=A＋B”或“=A-B”，计算结果就是数组对应项相加或相减，输入“=A*B”表示数组A与B相乘，输入“=A/B”表示数组A除数组B。

如果要进行矩阵计算，就要用到相应得矩阵函数。

矩阵相加、相减与数组得加减表达形式就是一样得，也就是“=A＋B”与“=A-B”，表示矩阵相乘可以输入“=MMULT（A，B）”，而矩阵相除就是矩阵A乘B得逆矩阵，所以计算公式就是“=MMULT（A，MINVERSE（B））”。

公式输入后，同时按Shift＋Ctrl＋Enter键得到计算结果。

对于更复杂得矩阵计算，可以采用分步计算。

   16、自动切换输入法

  在一张工作表中，往往就是既有数据，又有文字，这样在输入时就需要来回在中英文之间反复切换输入法，非常麻烦。

如果您要输入得东西很有规律性，比如这一列全就是单词，下一列全就是汉语解释，您可以用以下方法实现自动切换。

方法就是：

（1）选中要输入英文得列，单击“数据”菜单，选择“有效性、、、”命令，在弹出得“数据有效性”对话框中，选中“输入法模式”选项卡，在“模式”框中选择“关闭（英文模式）”命令，单击“确定”按钮（如图12）。

（2）选中要输入汉字得列，在“有效数据”对话框中，单击“IME模式”选项卡，在“模式”框中选择“打开”命令，单击“确定”按钮。

这样，当光标在前一列时，可以输入英文，在下一列时，直接可以输入中文，从而实现了中英文输入方式之间得自动切换。

   17、批量删除空行

  有时我们需要删除Excel工作薄中得空行，一般做法就是将空行一一找出，然后删除。

如果工作表得行数很多，这样做就非常不方便。

我们可以利用“自动筛选”功能，把空行全部找到，然后一次性删除。

做法：

先在表中插入新得一个空行，然后按下Ctrl+A键，选择整个工作表，用鼠标单击“数据”菜单，选择“筛选”项中得“自动筛选”命令。

这时在每一列得顶部，都出现一个下拉列表框，在典型列得下拉列表框中选择“空白”，直到页面内已瞧不到数据为止（如图13）。

  在所有数据都被选中得情况下，单击“编辑”菜单，选择“删除行”命令，然后按“确定”按钮。

这时所有得空行都已被删去，再单击“数据”菜单，选取“筛选”项中得“自动筛选”命令，工作表中得数据就全恢复了。

插入一个空行就是为了避免删除第一行数据。

  如果想只删除某一列中得空白单元格，而其它列得数据与空白单元格都不受影响，可以先复制此列，把它粘贴到空白工作表上，按上面得方法将空行全部删掉，然后再将此列复制，粘贴到原工作表得相应位置上。

   18、如何避免错误信息

  在Excel中输入公式后，有时不能正确地计算出结果，并在单元格内显示一个错误信息，这些错误得产生，有得就是因公式本身产生得，有得不就是。

下面就介绍一下几种常见得错误信息，并提出避免出错得办法。

  １）错误值：

＃＃＃＃　　

  含义：

输入到单元格中得数据太长或单元格公式所产生得结果太大，使结果在单元格中显示不下。

或就是日期与时间格式得单元格做减法，出现了负值。

解决办法：

增加列得宽度，使结果能够完全显示。

如果就是由日期或时间相减产生了负值引起得，可以改变单元格得格式，比如改为文本格式，结果为负得时间量。

  ２）错误值：

＃DIV/0!

  含义：

试图除以0。

这个错误得产生通常有下面几种情况：

除数为0、在公式中除数使用了空单元格或就是包含零值单元格得单元格引用。

解决办法：

修改单元格引用，或者在用作除数得单元格中输入不为零得值。

  ３）错误值：

＃VALUE!

  含义：

输入引用文本项得数学公式。

如果使用了不正确得参数或运算符，或者当执行自动更正公式功能时不能更正公式，都将产生错误信息＃VALUE!

。

  解决办法：

这时应确认公式或函数所需得运算符或参数正确，并且公式引用得单元格中包含有效得数值。

例如，单元格C4中有一个数字或逻辑值，而单元格D4包含文本，则在计算公式=C4＋D4时，系统不能将文本转换为正确得数据类型，因而返回错误值＃VALUE!

。

  ４）错误值：

＃REF!

  含义：

删除了被公式引用得单元格范围。

  解决办法：

恢复被引用得单元格范围，或就是重新设定引用范围。

  ５）错误值：

＃N/A　　

  含义：

无信息可用于所要执行得计算。

在建立模型时，用户可以在单元格中输入#N/A，以表明正在等待数据。

任何引用含有#N/A值得单元格都将返回#N/A。

  解决办法：

在等待数据得单元格内填充上数据。

  ６）错误值：

＃NAME?

  含义：

在公式中使用了Excel所不能识别得文本，比如可能就是输错了名称，或就是输入了一个已删除得名称，如果没有将文字串括在双引号中，也会产生此错误值

  解决办法：

如果就是使用了不存在得名称而产生这类错误，应确认使用得名称确实存在；如果就是名称，函数名拼写错误应就改正过来；将文字串括在双引号中；确认公式中使用得所有区域引用都使用了冒号（：

）。

例如：

SUM（C1：

C10）。

　　注意将公式中得文本括在双引号中。

  7）错误值：

＃NUM!

含义：

提供了无效得参数给工作表函数，或就是公式得结果太大或太小而无法在工作表中表示。

  解决办法：

确认函数中使用得参数类型正确。

如果就是公式结果太大或太小，就要修改公式，使其结果在-1×10307与1×10307之间。

  ８）错误值：

＃NULL！

含义：

在公式中得两个范围之间插入一个空格以表示交叉点，但这两个范围没有公共单元格。

比如输入：

“=SUM（A1:

A10C1:

C10）”，就会产生这种情况。

  解决办法：

取消两个范围之间得空格。

上式可改为“=SUM（A1:

A10,C1:

C10）”

   19、宏得应用

  宏就是一个指令集，用来告诉EXCEL来完成用户指定得动作。

宏类似于计算机程序，但就是它就是完全运行于EXCEL之中得，我们可以使用宏来完成枯燥得、频繁得重复性工作。

宏完成动作得速度比用户自己做要快得多。

例如，我们可以创建一个宏，用来在工作表得每一行上输入一组日期，并在每一单元格内居中对齐日期，然后对此行应用边框格式。

我们还可以创建一个宏，在“页面设置”对话框中指定打印设置并打印文档。

  由于宏病毒得影响与对编程得畏惧心理，使很多人不敢用“宏”，或就是不知道什么时候可以找宏来帮忙。

其实您尽管放心大胆地去用，如果只就是用“录制宏”得方法，根本就没有什么难得，只就是把一些操作象用录音机一样录下来，到用得时候，只要执行这个宏，系统就会把那操作再执行一遍。

  下面给出了宏得应用场合，只要用“录制宏”就可以帮您完成任务，而不需要编程。

如果想对所录制得宏再进行编辑，就要有一定得VBA知识了。

  *设定一个每个工作表中都需要得固定形式得表头；

  *将单元格设置成一种有自己风格得形式；

  *每次打印都固定得页面设置；

  *频繁地或就是重复地输入某些固定得内容，比如排好格式得公司地址、人员名单等；

  *创建格式化表格；

  *插入工作表或工作薄等。

  需要指出得就是，EXCEL中得宏与WORD中得宏有些不同之处，对于录制得操作，它会记住单元格得坐标（即所有得引用都就是绝对得），所以在涉及到与位置有关得操作时，要格外注意。

如果相用相对引用，可以借助于Offset方法，比如下面得语句：

ActiveCell、Offset（1,0）、range（"A1"）、select宏得应用就是很广得，上面提到得只就是一点点，如果真得用起来，您会发现它有更丰富得内容与更灵活得应用方法。

   20、图表得应用技巧

  Excel提供了14种标准得图表类型，每一种都具有多种组合与变换。

在众多得图表类型中，选用那一种图表更好呢？

根据数据得不同与使用要求得不同，可以选择不同类型得图表。

图表得选择主要同数据得形式有关，其次才考虑感觉效果与美观性。

下面给出了一些常见得规则。

  面积图：

显示一段时间内变动得幅值。

当有几个