外贸开发信与客户追踪完整版.docx
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外贸开发信与客户追踪完整版
HENsystemofficeroom【HEN16H-HENS2AHENS8Q8-HENH1688】
外贸开发信与客户追踪
如何写开发信
中国式的开发信:
Dearsirs:
Fromtheinternet,wegetyourcompanyname.WhatIwantisjust
toseethatifwehavethechancetocooperationinthenear
futureornot.
WeareafactoryoffiberglassinChinaandourmainproductischoppedstrandmat（CSM）andstitchchoppedstrandmatandetc.
Wehavebeeninthefieldformanyyears.IcangiveyoutheCSMinverycompetitive
priceandhigherquality.Ifyouneedmoreinformation,pleasegotoourwebsite：
Iwonderifyouneedthisproduct;ifyouareinterestedinourproducts,pleasekindly
returnthismail.
Maybenowyouhaveregularbusinesspartner。
ifso，pleaseleavemymessagein
youremailbox，maybesomedayitwillbeuseful。
Ifyouneedthepricetocomparewithyourpartnergives,welcome!
Yourssincerely
Jack
西方式的开发信:
HiSir,
Gladtohearthatyou'reonthemarketforfiberglass.Wespecializeinthisfieldforseveralyears,withthestrengthofchoppedstrandmatandstitchchoppedstrandmat,withgoodqualityandprettycompetitiveprice.
Shouldyouhaveanyquestions,plsdonothesitatetocontactme.FREESAMPLESwillbesentforyourevaluation!
Tks&br,
Jack
****company（这里留下公司名、电话、传真、邮件就可以了，正文就可以写的很简单。
）
范文
内容很简单，写一封邮件告诉客人Mike，上次收到的样品已经寄给工厂了，但工厂说材料不是ABS，而是PP，价格他们需要重新核算，但近期内原材料涨价，希望您能尽快确认，我们好采购原材料并安排生产。
DearMike,
ThisisJennyfromEDFCo.Ltd.We'resopleasedtoreceiveyoursamples.Ialreadysentthemtoourfactorylastweek,andwasinformedtherealmaterialisPP,notABSasyoumentionedlasttime.What'sthematter
I'llgiveyoureplyassoonaswegettheofferfromthefactory.Itwilltakeseveraldays.Pleasebemorepatient.Buttheyalsotoldme,therawmaterialincreasedthesedays.Couldyoupleaseconfirmthepricequicklyafteryougetit
We'llpurchasetherawmaterialanddotheproductionimmediately!
Lookingforwardtoyourreply.Thankyou!
Bestregards,
Jenny
这封邮件写得好么老实说还可以，虽然主动语态和人称多了点，但是内容都点到了，表达也算通顺，用的词汇也都是挺简单的，不难懂。
但是不是有点啰嗦如果能简单一点，是不是更好我们看看第二位应聘者写的email：
DearMike,
Howareyou?
Wereceivedyourallsamples.Thefactorycheckedthedetails,andfoundthematerialwasPP,notABSasyoutold.
Pleasegivethemsomemoretimetore-checktheprice,becausethematerialisdifferentfromthepastorders.However,thematerialwasincreasedveryquickly!
Therefore,pleasekindlyplacetheordersoonifthepriceisokforyou!
We'lldoproductionasap.
Thankyouinadvance!
Kindregards,
Tommy
这封呢？
我个人觉得比上一封号一点，毕竟主动和被动语态结合，“We”只出现了一次，不算太枯燥。
内容也稍微简单了一点，点到位了。
最重要的是，他把purchasetherawmaterial去掉了，直接用“We'lldotheproductionasap.”这样更简洁，毕竟你要生产，能不采购原材料么？
所以这是废话。
缺点是，我个人感觉还是啰嗦了一点。
我会这样写：
HiMike,
Samplesreceivedandalreadypassedtovendor.ThematerialwasPP,notABS.Offersheetispreparingandwillbesenttoyousoon.
Bytheway,rawmaterialincreasedthesedays,plsmakeadecisionquicklytogoaheadafterpriceconfirmed.We'llarrangethemassproductionasap.
Thanksandbestregards,
C几句话点到主题，表达清楚就可以了。
能用一句话表达的，千万不写两句，省掉一切能省的废话。
写完以后其实可以读一遍，看哪句话可以删掉，哪句话可以换一种表达方式，少用第一人称，多用被动语态！
等到你重新检查的时候，发现已经简单的不能再简单，没词可以删了，那就点“发送”吧~~
特点与缺点（10个）
1）邮件写得过长
2）没有明确的主题
3）长篇大论的公司或工厂介绍
4）爱炫耀英文水平
5）喜欢用奇奇怪怪的字体
6）主动语态用得太多
We'llsendyouthesamplestomorrow
Sampleswillbesenttoyoutomorrow
7）经常会问一些毫无意义的话
DoyouwantourproductsDoyouinterestedinourproductsAreyousourcingfor*****HowisyourbusinessrecentlyWouldyouliketocooperatewithus告诉客人你是谁，你做什么，你的优势在那里
8）喜欢用附件和图片
容易被国外的服务器拦截的,被默认为垃圾邮件，就是直接被客人删了。
只有一种情况除外，当你收到一个新客人的询价的时候，那你回复的时候，就可以插入报价单或者图片了.
Item:
Solarlanternwithsofthandle
ModelNo.:
HBC-294847/KTDescription:
.................（把详细的规格写清楚）
Package:
colorbox
MOQ:
1,000pcs
Pcs/ctn:
20pcs/ctn
Ctnsize:
50*40*60cm
GW/NW:
20kg/18kg
Q'ty/20':
....pcs;Q'ty/40':
...pcs
Loadingport:
Shenzhen
Paymentterms:
T/T,L/C,D/P,etc.
Validtime:
60days
FOBShenzhen:
pc
CIFValencia:
pc
如果客人要你报很多款产品，没法全部在邮件里写清楚的时候，那就只能用word或excel做报价单了，但是最好在完成的时候用acrobat生成pdf格式，这样就不容易改。
因为很多老外比较懒，你辛辛苦苦花了大半天时间做个完整的报价单给他，他只要删掉其中price这栏，就会把它转给别的供应商报价。
9）喜欢插入URL链接被服务器拦截掉的
10）语气过于生硬
Plsgivemereplytoday用于面对面讲
“Couldyoupleasehelptogivemereplytoday.”
“please,help,kindly,could,thankyou,appreciate"这样的话在邮件来往中是很普遍的。
除非你和客人已经非常熟了，偶尔客套一下即可，平常就可以不需要了。
范文:
西方式的
Sampleone:
Heyguy,（巴西）
XYZtradinghere,exportingLANTERNSwithgoodqualityandlowpriceinUS.
Callme,let'stalkdetails.
Rgds,
Rick
Cellphone:
***
一开始开门见山指出，很高兴获悉您对某某产品感兴趣，我们专业生产这类产品多年，优势在于什么地方，质量好，价格相当有竞争力。
这样就已经把要表达的意思表达出来了。
第二段就是两句话，有问题随时联系我，免费样品随时会寄来供您测试！
既表达了你想要合作的愿望，又表示了自己的诚意，只要您有需要，我们随时为您服务。
特点:
时间就是金钱.简洁,主题明确,很少会充满We，I之类的人称的。
相反要多用被动语态多用could,help这样的字眼显得十分委婉.字体一般用“TimesNewRoman,Arail”
外贸函电里还是有很多精华的东西的，比如“3C原则”，比如多用被动语态，比如很多专业的词汇和短语。
Sampletwo:
HiSir,
Gladtohearthatyou'reonthemarketforfiberglass.Wespecializeinthisfieldforseveralyears,withthestrengthofchoppedstrandmatandstitchchoppedstrandmat,withgoodqualityandprettycompetitiveprice.
Shouldyouhaveanyquestions,plsdonothesitatetocontactme.FREESAMPLESwillbesentforyourevaluation!
Tks&br,
Jack
****company（这里留下公司名、电话、传真、邮件就可以了，正文就可以写的很简单。
）
Tel:
***
Fax:
***
Mail:
***
Website:
******
（请记住，如果你非要在里面加上网页链接，请放在签名里，不要放正文，让人感觉更像搞推销的，不太好。
）
Samplethree:
中国式的:
DearMr.MukundKamath,
IknowyouasIdealIcecreamfromindiamart.Youcompanylooksfabulous.Itisgratefultoknowyou.
Asyouareinthelineoficecream,andyouhavetheprocessesofhomogenizationandrefrigeration,sohomogenizersandicecreamfreezingmachinearenecessaryforyou.
Andcoincidently,wecanprovidevarioustypesofhomogenizersandicecreamfreezingmachineforyou.
Enclosedisthecatalog,pleasecheckit.Ifourproductsmeetyourneed,pleasetellmethetypethenIcangiveyoumoredetails,ifnot,pleasegivemesomesuggestionsaboutourmachines.Thankyouverymuch.
Bestregards,
DearMr.MukundKamath,（西方式）
GladtogetyourcontactinfofromIndiamart!
Wesupplyhomogenizersandicecreamfreezingmachinewithgoodqualityandverycompetitiveprice.Hopetobeapartnerofyourcompany!
E-catalogwillbeprovidedifneeded.
Emailmeorjustcallmedirectly.Thankyou!
Bestregards,
Mandy
******Co.,Ltd.
Add:
***
Tel:
***
Fax:
***
Mail:
***
Web:
***
SampleFour
Hi,purchasingmanager.
Goodday!
WeareXXXXsupplier,andwehaveresearched&designedsomenewproduct.
Ifyouareinterestedin,I'llsendyouourcatalogue.
Thanksforyourvaluabletime.
Regards.
Yours,
XXX（Ms）
compnayname
Website:
www
ADD:
XXXXXX
TEL:
+86XXXXX
FAX:
+86XXXXX
SampleFive:
Dearpurchasingmanager.
Sorrytobotheryouagain.
PlstakealookattheattachmentwhichisthecatalogueofourDVRcards?
includingpriceforyourreference.
Hopethiswillhelpyou.
Anyquestionwillbeappreciated.
Regards.
Yours,
XXX（Ms）
compnayname
Website:
www
ADD:
XXXXXX
TEL:
+86XXXXX
FAX:
+86XXXXX
SampleFive
Hisir,
Sorryforre-troubling!
Regardingourhot-sellingDVRcards,attachedtheE-cataloguewithofferforyourreview.
Anyquestions,thatwillbemuchappreciated!
Thanks.
Kindregards,
Samplesix:
DearManager
Thanksforyourtimetoreadmymessage,andwishyouverywell.
Ijustwanttoaskonequestion.
DidyoueverimportboxingproductsmadeinPUorPVCfromChina
Lookingforwardtoyourearlyreply.
Bestregards
Sam
二:
如何跟踪客户:
1）想出自己的优势:
第一，我能在第一时间回复客人；第二，我能一次性给全所有信息，包括产品信息和包装资料，价格，装箱量，起订量，装柜数，装运港，以及计算运费等等，只要客人一封询价email就能得到完整回复；第三，我能提供免费样品；第四，我能提供免费样本；还有第五第六第七第八，只要你用心去想，就一定能想出一些你的优势所在的………
第二,样品的运费贵的时候,可以跟客人谈谈，他下一次什么时候有货要出，你把样品寄给他出货的供应商，放在柜子里一起出。
第三,客户不回复,起死回生并不是不可能，主要看具体情况，看客人是怎么“死”的，不同的“死”法自然有不同的应变方法呢。
1）假设客人以前和你做过，由于质量出了问题，做了一单以后没下文了，那就要花时间去重新赢得客人对你的信任。
比如说跟他多沟通，推荐新产品，希望他下试单，甚至可以考虑放开付款方式，比如做O/A，减少客人风险，再给他2%的servicecompensationcharge，作为售后服务中2%的赔付，等等。
办法很多，自己要多动动脑筋哦~~
2）假设客人你一直在联系的，某一天突然没消息了，那就可以打打电话看，找找具体原因在哪里。
可以先发邮件，再跟电话，了解真实的情况！
这点至关重要，不管能不能合作，不管有没有订单，一定要弄明白为什么没有拿下订单，为什么客人不选择和你合作，要把原因找出来，才能分析自己的弱点啊。
我认识的大部分sales都是喜欢报价，来来回回几次，客人没消息了，就不管了。
再给别的客人报价，再联系，几次以后没消息了，就又不管了。
一定要想尽一切办法撬开客人的嘴巴，让他亲口告诉你真正的原因！
！
！
你才能知道自己的问题在哪里！
！
！
比如春节时候客人不来，那你就要主动一点，可以问问客人，什么时候会来中国你希望和他见个面，希望他能抽一点点时间给你，不管他去中国的哪个城市，你都会飞去见他。
又或者，你们如果去科隆参展或者去欧洲其它国家，可以专门去拜访他。
或者参加广交会或其它展会，也要告诉他摊位号，希望和他见面。
总之要和客人保持互动，可以不合作，但要明白原因。
邮件追踪
Dear***,
Sorrytotroubleyouagain!
Pleasefindmymailbelow.Couldyoupleasekindlycheckbyreturntoday
Becausewe'llbeonholidayfromto3rd.
Thankyouinadvance!
Bestregards,
Cindy
先写得委婉一点，把你上次写给他的邮件放在下面。
如果他还是没回复，那就再重新发一遍，上面加上大写的红色的或者粗体的“RE-SEND！
！
！
”如果还是没消息，就打电话吧~把之前的邮件粘贴在后面，所有的东西都需要文本的确认。
电话追踪:
你可以这样做，电话里说的东西，谈的东西你先记下来，等电话打完后，马上跟一封邮件过去：
Hi***,
Aswediscussedonthephone,thereweresomedetailsasbelow:
1）*****
2）*****
3）*****
Pleaseconfirmbyreturnasap.We'lldoeverythingaccordingtoyourrequest!
Thankyou!
Kindregards,
***
范文:
分析下原因,一般情况下我会再写封追踪信给他:
Hopeyouarefine,myfriend.
ItisregretthatIhaven'treceiveanyinformationfromyourside.MayIhaveyourideaaboutouroffer
Wewilltrytosatisfyyouuponreceiptofyourreply.Aswedon'twanttolostagoodcustomerlikeyou!
Ifthereisanythingwecandoforyou,weshallbemorethanpleasedtodoso.Hopewecanbuildgoodcooperationwithyour.
如果客人还没有回信,一周后再问客人不回信的真实原因.（一般情况,70%的客人会告诉你他的原因）
Gladtocontactyouagain!
Haveyoukindlycheckmyoffer
Hopetheyareworkableforyourmarket!
Sorrythatwestilldon'treceiveanyinformationfromyou.Iwouldapprreciateforyouranycommentaboutouroffer,includingprice,quality,sercive.Nomatterifitispositiveanswer,Itisgreathelpforustomeetyourrequirement.
Waitingforyourfavorablereplysoon!
之后的日子里,可以尝试新产品的报价,刺激下客人的神经.
我通常是这样写的：
goodday!
myquotationofdigitalphotoframeyoumighthavereceivedandconsiderated.couldyoukindlyadviseyourcomments
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