行政人事后勤制度.docx

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行政人事后勤制度

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行政、人事、后勤管理制度

第一章行政管理制度

一、组织架构

1、组织架构图

二、部门设置

（一）医养管理：

负责医疗和护理质量管理。

1、医务科长：

负责全院医疗质量管理。

2、护理部主任：

负责全院（医院、养老）护理质量管理。

3、业务部门：

（1）临床：

内科、外科、眼科、口腔科、耳鼻喉科、妇产科。

（2）医技：

药械科、放射科、CT室、磁共振、功能科、检验科、手术室、供应室。

（3）养老：

自理服务区域、护理（失能、半失能）区域、休闲娱乐区域。

根据医院和市场状况，逐步增加业务科室。

（二）行政管理：

负责行政、人事、财务、网络、后勤和采购管理。

1、行政：

负责全院行政、文控中心、对外联络管理。

2、人事：

负责全院人事、培训、绩效考核管理。

3、财务：

负责会计、出纳、挂号、收费、出入院、医保的管理。

4、后勤：

负责全院设施设备的维护、环境卫生、员工生活、仓库、消防和保安等后勤管理。

5、采购：

负责全院的设备、药品、耗材采购管理。

（三）市场管理：

负责市场策划、开拓、营销、维护及其管理。

1、策划：

品牌建设、市场方案。

2、市场：

市场调研、分析、开拓、维护。

3、营销：

产品营销、客户调研与维护。

三、会议制度

（一）院长办公会议制度

1、院长办公会是医院日常管理工作的决策机构。

2、主要内容：

（1）贯彻、落实上级指示和文件精神。

（2）听取各部门的重要工作汇报和科室的月度考评。

（3）讨论和研究医院日常工作问题。

（4）医院阶段性工作安排与总结。

3、院长办公会由院长主持，参加人员：

院长、副院长、财务总监、行政人事科长、医务科长，必要时通知相关科室主任和人员列席。

4、院长办公会议由医院办公室召集，负责会议的议题审核程序及时间安排。

原则上每周召开一次，特殊情况可随时组织召开。

4．需要提交院长办公会讨论的重大问题，应事先拟定方案，根据政策依据提出初步意见，经分管副院长审核同意、会议讨论通过后由院长确定。

5、院长办公会贯彻民主集中制的原则，重大问题经过科学论证。

会议主持者在充分听取各方面意见的基础上，集中多数人的意见，做出决策。

当意见分歧双方人数相当时，可再次复议，重大问题也可请上级决定，一旦形成决议，所有人员必须严格执行，会后不得发表和决议相悖的评论。

6、参加会议人员要准时到会，集中精力研究工作。

会议期间不会客，不办与会议无关的事情。

要严格执行保密纪律，不得泄漏会议讨论情况和会议决定的机密事项。

医院行政干事认真作好记录并妥善保管会议记录，对一些重大问题必要时形成会议纪要或通知，下发各科室贯彻执行。

7、院长办公会议定事项由相关部门实施，职能部门、分管院长督促检查落实情况，并向院长汇报。

（二）院周会会议制度

1、会议内容主要：

（1）传达上级精神、医院重大决策、院务公开内容、医院重要通知。

（2）各科室和部门每周工作总结与计划。

（3）协商需要科室和部门间相互沟通、协调的事项。

（4）其他有必要在会议上告知、讨论研究的事项。

2、会议由院长或副院长主持，各职能科室负责人、临床（医技）主任（负责人）、护士长参加，必要时通知相关人员列席。

3、由医院办公室负责召集，每周五召开一次，特殊情况可随时组织召开。

4、会议由行政干事负责组织、通知、记录，各部门负责人负责检查会议落实情况。

5、参加人员应准时参会，因事请假需提前半天向院长请假，特别紧急事（抢救、手术等）不受请假时间限制，但必须如实告知事情真相，同时指派人员参会，带回会议精神。

（三）门诊例会

门诊例会每月一次，由分管院长或门诊部主任主持，所有门诊科室负责人参加。

主要总结当月门诊工作，包括医疗质量、服务态度、急危抢救、门诊管理及卫生等有关问题。

布置下月任务并协调门诊科室的工作。

（四）科务会议

1、会议由部门负责人主持，部门全体人员参加。

2、传达医院有关会议精神和工作安排，讨论和总结部门近期工作情况。

3、每周召开一次，如遇特殊情况，可做适当调整，但每月不得少于两次。

4、部门人员应当按时出席会议，因故不能出席会议的，须向科主任请假，并将近期工作内容以书面形式提前递交科主任。

5、部门人员应认真执行科务会决定，如在实际执行中遇到问题需要改变原决定的，应当及时向科主任汇报，必要时重新上科务会讨论。

6、科务会应做好会议记录，其内容应包括会议时间、地点、主持人、与会人员姓名、会议内容、发言和会议决定等。

（五）科室会议

1、科周会：

由科室正、副主任主持，全科人员参加，每周一次。

传达院周会及有关文件、会议精神，总结科室上周工作，解决存在问题。

研究和安排科室本周工作。

2、科务会：

由科室正、副主任主持，医疗、护理相关人员参加，每月一次。

检查科室贯彻执行医院规章制度和工作人员职责情况，研究解决存在问题，总结和部署科室工作。

3、晨会：

（1）会议由科室主任或护士长主持，科室全体在班人员参加。

（2）主要内容：

传达医院各种会议精神；值班人员汇报出入院病人、危重病人及其它重要情况；布置当天工作安排；解决存在的问题；进行交接班。

（3）遇有重大事件，科室主任应及时向相关职能部门或分管院长汇报。

四、行政查房制度

（一）查房原则

1、检查与沟通、指导相结合，以指导促进相互信任和支持。

2.检查与考核相结合，以考核结果作为衡量科室管理质量和水平的标尺，不断提高科室管理水平。

（二）查房时间

每月第一周、第三周周五下午，针对突发事件或重点工作随时查房。

（三）查房内容：

医疗质量指标、科室管理现状、医疗服务举措以及科室近期工作安排。

（四）查房方法

1、医院行政查房由院长主持，办公室负责召集。

参加人员有：

副院长、相关职能部门负责人、被查科室主任、护士长及有关医务人员。

2、被查科室主任、护士长要针对医疗、护理、科研、教学、后勤保障、安全保卫工作以及科室业务的开展情况、当前所面临的困难等内容进行汇报，相关职能部门和主管院长听取汇报后对科室工作进行点评，并提出合理化建议以及具体要求。

3、办公室要做好行政查房的文字记录，并妥善保管和存档。

4、参加行政查房的人员必须衣帽整齐，佩戴胸牌；查房期间应遵守劳动纪律，中途不得擅自离开；因故不能参加查房者，应向办公室请假，同时安排科室其他人员参加。

（五）督办落实

1、对查出和需要协调处理的问题，由院长当场做出决定，所属职能部门落实办理。

一般性问题一周给予落实，重大问题由院长办公会议讨论后落实。

主办科室应在规定时间内迅速完成决定事项，不得以任何原因推诿或延误事项的执行。

在指定时间内未完成决定事项所要求的内容，将视情节追究相关部门和人员责任，并根据情况与科室考核挂钩。

2、对行政查房发现的问题由办公室下发《行政查房情况科室整改建议表》，相关科室三日内提交整改方案。

3、对行政查房决定事项及发现问题的整改方案，相关职能部门负责督促、催办事项的执行和落实情况，并将处理结果及时向院长汇报。

4、附件：

行政查房记录表

五、行政总值班制度

（一）医院行政总值班制度是指医院行政干部在非正常工作时间内代表院长行使全院行政指挥权，以保证医院正常运行而设的一种管理制度。

（二）值班人员

行政总值班由医院领导和各职能科室有关人员轮流担任。

（三）行政总值班的主要职责

1、处理非办公时间的医务、行政、后勤和临时事宜，来访接待，来电记录、回复及与医院业务、行政管理有关的咨询工作。

2、负责传达上级的重要指示和通知精神，并负责处理有关事宜。

3、组织、协调全院性的重大抢救，紧急的院内外会诊等突发性重大紧急医疗工作。

4、处理临床、医技科室的请示报告，解决紧迫的后勤保障问题。

5、检查各科工作人员午间、夜间工作情况，以及全院水、电、治安等工作。

6、对于在值班时间内发生的重大工伤、交通事故、大批中毒或特定传染病、紧急伤病情况等，在组织处理的同时应立即报告院长；对紧急的重大手术、医疗事故等应及时报告院长并通知有关部门作出相应安排。

7、派车只限于接急诊及医疗、救护用车。

（四）总值班人员必须认真履行职责，按制度办事，做好值班记录和交接班工作，凡本班未处理的重要事情，应对下一班明确交待，并及时报告院长责成有关部门处理或由下一班负责组织处理。

（五）节假日期间，各值班人员严格履行各值班工作职责。

值班期间应保持通信畅通，电话保持24小时开机。

（六）对各科需处理的问题应及时进行处理，并做好记录，对在值班期间无法处理的问题，应及时汇报分管领导。

遇到紧急事件，首先要冷静，敢于负责，一方面采取应急措施，另一方面及时汇报主管领导及相关单位。

六、请示报告制度

凡有下列情况，必须及时逐级向有关部门及院领导请示报告。

1、遇有意外灾害、大批创伤、中毒、各级各类传染病及必须动员全院力量抢救的病员等。

2、凡有重大手术，首次开展的新手术、新疗法、新技术等。

3、急诊手术而病员的单位领导和家属不在时。

4、发生医疗事故、医疗纠纷或严重差错时。

5、丢失或损坏贵重器材、药品和剧毒药品时。

6、发现成批药品失效或变质时。

7、收治涉及法律和政治问题及存在争议或不能确诊的病人时。

8、遇有故意寻衅滋事、威胁医务人员人身安全或破坏公共财产时。

9、增补、修改医院规章制度、技术操作常规时。

10、参加院外进修学习、接受来院业务进修人员时。

11、发生病人走失、伤人、自杀以及有自杀迹象的病员时。

12、需要重大经济支出时。

七、文件传阅制度及流程

1、凡上级有关部门发至本单位的文件，由行政干事负责拆封，将收到的文件按收文日期、来文单位、来文字号、密级等逐项进行登记，填写文件传阅单。

其他部门收到的上级来文需领导阅批的，也应及时交由院办公室统一办理。

2、院办公室负责人签署传阅范围和意见后，由院办公室专人呈送院领导阅示。

3、文件的传阅采取辐射返回法，即由院办公室统一送院领导及各部门阅处后，在规定时间内返回院办公室，院领导之间、科室之间不得横传。

凡遇到急办的文件，由院办公室及时复印送分管领导及有关职能部门，文件仍按正常渠道传阅。

4、院领导和各职能部门原则上必须在收到文件的24小时内将文件返回院办公室，增强文件传阅的时效性。

5、各部门阅文后，要在文件传阅单相应栏目内签上办理情况、阅处人、日期等。

6、传阅中，不得随意抽取原文据为己有，若属本部门确需保存文件，可复印保存，但文件原件必须还原到原文件夹内，不得私自复印涉密文件。

没有传达任务的，不得向无关人员宣传。

7、文件传阅完毕后原件由院办公室分类别存档，相关部门可复印存档，根据工作需要随时提供查阅。

8、附件：

文件传阅处理单

八、医院会议室、接待室管理规定

1、会议室及接待室由院办公室统一管理和安排使用。

院办公室负责会议室、接待室的全面准备工作，如室内设施、门窗、玻璃、桌、椅、沙发、地面卫生、垃圾清理，茶水、水果、杯盘准备等。

2、各有关部门和科室使用会议室、接待室尽量提前预约、登记，由院办公室协调使用时间。

使用医院会议室时如需其他特殊安排，也应提前通知院办公室，由院办公室协调安排。

3、与会人员要爱护会议室内的公用财务，损坏赔偿，不许将室内物品移作他用。

自觉维护室内卫生，保持其整洁。

4、会议室管理人员要严格室内物品的管理和维护，在每次使用完毕后应及时打扫整理，随时保持会议室的清洁卫生整齐。

做到会散、人走，整理室内环境，电源关、门上锁。

九、印章使用管理规定

（一）印章种类

医院印鉴：

医院公章、医院财务印章、法定代表人私章、医院医务科印章

（二）印章的使用

1、对更换新印章的，必须将原印章送交医院办公室封存或销毁。

2、印章的使用作以下具体规定：

（1）各部门与院外签署各类合同、协议书、委托书、订货协议等须经科室负责人确认，财务、分管院长审核、院长审批签字后，方可加盖院章，否则，监印人员有权拒绝用印。

（3）各部门人员外出联系工作的介绍信，应先经分管领导同意签名后，再由医院办公室审查并出具介绍信。

（4）以医院名义上报、外送、下发的文件、资料、报表等，经分管院长审核、院长审批后，由医院办公室负责加盖医院印章。

（三）印章的保管

1、印章保管：

（1）医院公章：

由行政办公室负责保管。

（2）医院财务章、法定代表人私章：

按相关规定由财务人员分别保管。

（3）医院医务科印章：

由医院医务科负责保管。

2、科室印章必须指定专人负责保管,管理人员必须认真负责、遵章守纪、秉公办事。

3、印章应保持整洁，印面字迹清晰，印泥颜色纯正，加盖时应注意位置端正，使盖出的印章端正、清晰、美观。

落款处加盖的印章应“骑年压月”。

4、不允许出现盖有印章的空白凭证。

5、按照保密要求，确保印章的绝对安全。

印章应专柜存放，防止被盗，如发生被盗，应立即向公安部门报案，并及时向有关部门通报。

6、附件：

医院印章使用登记表。

十、档案管理制度

（一）总则

1、为了加强医院档案工作,提高档案科学管理水平，充分发挥档案在医院发展中的作用,根据国家相关规定，结合我院实际情况，特制定本办法。

2、医院档案是指在医院工作中从事医疗、教学、科研、药品管理、卫生行政管理以及其他各项活动中形成的具有保存价值的各种文字、图表、声像以及其他不同载体、不同形式的历史记录。

3、医院档案是是发展医药卫生事业的必要条件和依据，是重要的信息资源，是国家的宝贵财富，必须遵循统一领导、分级管理的原则，确保医院档案的完整、准确、系统、安全，便于开发利用。

4、医院档案管理，由行政办公室负责。

各职能部门要把档案工作纳入本科室工作计划，配备兼职人员，形成医院档案管理网络，保证本院档案工作的顺利开展。

（二）档案管理

1、医院档案分类：

（1）行政管理：

相关法律法规、上级管理部门文件、医院发出文件、医院管理制度（行政、人事等）、考核资料等。

（2）财务管理：

财务管理制度、规范、财务账本、合同等。

（3）医药护管理：

医药护质量管理制度、规范、流程、标准、指南等以及医疗文件等。

（4）后勤管理：

后勤管理制度、规范、标准、流程、各种台账、合同等。

（5）医保管理：

医保管理制度、规范、流程、标准、合同等。

（6）采购管理：

采购管理制度、流程、规范、计划、合同等。

（7）档案包括纸质文件、照片、录音、录像、光盘、实物等材料。

2、管理职责：

（1）医院档案管理由行政副院长分管。

（2）各科室负责人负责本科室档案工作的督导，兼职档案管理人员负责本科室档案资料的收集、保管、整理、立卷、归档和移交工作。

（3）各部门、科室负责人负责本部门档案管理制度建设、落实和监督。

（4）确保各项重要的医疗、教学、科研、药品、行政、后勤、医保、采购管理等工作都有完整、准确、系统的文件材料归档。

（5）档案保存应做到防盗、防火、防潮、防污染、防虫、防鼠等要求，以保证档案安全，延长档案寿命。

（6）履行借阅审批手续，不得任意拆卷、涂改和损毁档案或转让他人。

十一、医院车辆管理制度

1、院后勤负责医院车辆的调派和管理，主要保证医院接送病人、公务活动等公务用车。

2、车辆离开市区须经行政副院长批准。

各职能部门公务不再派车（含市内用车），每月根据工作需要补贴一定额度交通费。

3、特殊情况下各职能部门确需用车时（如：

财务处到银行办理现金业务、运送重要物品、下乡义诊、医院重要活动、学术会议接送专家等），用车部门需到医院后勤领取并填写《用车申请单》，报行政副院长签字批准后由医院办后勤统一调派。

如情况紧急来不及填写申请单时，出车当日要办理补签手续，如是夜晚用车次日上午下班前必须办理补签手续。

4、原则上外院专家来院会诊、手术期间的接送，由病人家属或单位负责，医院不再派车。

特殊情况下，医院派车接送所产生的成本费用由病人或单位支付。

5、本着“勤俭节约，专事专办，速去速归”的原则，能集中办理的公务应合并用车，尽量减少出车频率；并力争在预定用车时间内返回，避免长时间占用车辆，影响车辆调配。

6、凡与医院有工作联系的单位，临时借用我院车辆，在保证院内用车的前提下，报院长批准同意后由后勤派车。

7、后勤负责车辆的具体管理包括年检、保险、维修和日常保养。

8、驾驶员管理：

（1）驾驶员必须严格遵守《中华人民共和国道路交通安全法》及有关交通安全管理的法律法规，确保安全驾车，并遵守车队的相关规章制度。

（2）驾驶员应爱惜车辆，平时要注意车辆的维护及保养，定时间擦洗所驾车辆，以保持车辆的清洁。

经常检查车辆的主要机件，确保车辆正常行驶。

（3）驾驶员发现所驾车辆有故障时，要立即检修。

驾驶员不能检修的，应立即向行政副院长报修，未经批准，不得私自将车辆送厂维修。

（4）驾驶员离开车辆时，要锁好保险锁防止车辆被盗。

对所驾车辆的各种证件有效性应经常检查并注意保管，出车时一定保证证件齐全。

驾驶员驾驶车辆因违反《交通安全法》或证件不全被交通管理部门罚款的不予报销。

（5）驾驶员严禁将车辆交给无证人员驾驶，不得将所驾车辆交给他人驾驶，严禁私自出车。

（6）驾驶员必须具备与车辆相符的驾驶资质。

（7）车辆的油料消耗按行驶公里数估算，费用由后勤主任审核、行政副院长审批报销。

十二、差旅管理规定

为加强和规范差旅管理，推进厉行节约反对铺张浪费，结合本公司实际情况，制定本规定。

（一）适用范围

差旅费是指医院工作人员暂时离开抚州市东乡区，到外地办理公务所必需的费用，其开支范围包括城市间交通费、住宿费、伙食补助费、市内交通补助费等。

（二）城市间交通费

1、城市间交通费是指工作人员因公到抚州市东乡区以外地区出差乘火车（含直达快车、动车、高铁）、轮船、飞机、自带车等交通工具所发生的费用。

2、出差人员应按规定等级乘坐交通工具（表一）。

未按规定等级乘坐交通工具的，超出部分由个人自理。

3、到出差目的地有多种交通工具可选择时，出差人员在不影响公务、确保安全的前提下，应当选乘经济便捷的交通工具。

4、乘坐飞机的，民航发展基金、燃油附加费可以凭据报销。

5、乘坐飞机、火车、轮船、长途汽车交通工具的，每人次可购买交通意外保险一份。

6、原则上不许自带私车出差，特殊情况应经分管院长批准，如实申报过路费、过桥费、加油费和停车费。

途中若发生交通事故，按车辆保险相关规定办理，医院不负任何责任和赔偿。

（三）住宿费

1、住宿费是指工作人员因公出差期间入住宾馆（包括饭店、招待所）发生的房租费。

2、出差人员应在规定住宿费标准限额内，选择安全、经济、实用、的宾馆和酒店住宿（不分房型）。

3、住宿标准：

院级管理者每人每天不高于300元、其他人员不高于200元，凭发票据实报销。

如商务需要提高标准，需经主管院长批准。

（四）伙食补助费

1、伙食补助费是指工作人员因公出差期间给予的伙食补助费用。

2、伙食补助费标准按出差自然（日历）天数计算，按规定包干使用。

省内省外补助标准每人每天均为70元，其中早餐10元、中餐30元、晚餐30元。

（五）市内交通费

1、市内交通费是指工作人员因公出差期间发生的市内交通费用。

2、市内交通费按出差自然（日历）天数计算。

尽可能选择城市公共交通（地铁、轻轨、巴士等）。

补助标准按省外出差每人每天不高于80元，省内出差每人每天不高于40元，凭车票据实报销。

出差人员自带车者不补助市内交通费。

（六）报销管理

1、出差人员应当严格按规定开支差旅费，不得弄虚作假。

2、城市间交通费按乘坐交通工具的等级凭据报销，订票费、签转或退票费、交通意外保险费凭据报销。

3、住宿费在标准限额内凭正规发票据实报销。

4、伙食补助费按出差目的地的标准直接发放，在途期间的伙食补助费按当天最后到达目的地的标准报销。

5、市内交通费按规定标准报销。

6、未按规定标准开支的差旅费，超支部分由个人自理，不足部份不予补贴。

7、乘坐火车指乘坐普通列车、动车、高铁、全列软席列车。

8、普通列车、动车：

从当日晚至次日晨乘车的，或连续乘车超过10小时的，可购买和报销同席卧铺票；

9、乘坐高铁、全列软席列车，可报销二等座位票。

10工作人员出差结束后，应当及时办理报销手续，于一周内完成报销手续。

差旅费报销时应当提供出差审批单、机/车/船票、保险票据、正规发票费等凭证。

11、财务部门应严格按规定审核差旅费开支，对未经批准出差以及超范围、超标准开支的费用不予报销。

12、实际发生而无票据的不予报销。

部分票据遗失，但仍能说明出差天数的，按规定可发放伙食补助费和市内交通费。

当天往返未住宿的出差人员，按规定报销城市间交通费、伙食补助费和市内交通费。

13、工作人员外出参加会议、培训，举办单位免费统一安排食宿的，会议、培训期间的住宿费和伙食补助费不予报销。

14、差旅天数计算。

以交通工具开出和到达时间为准。

上午12时之前（含12时）出发按1天计算（乘飞机提前2小时计算），上午12时之后出发按半天计算。

上午12时之前（含12时）到达常驻地按半天计算，上午12时之后到达常驻地按1天计算。

（七）流程

1、填写《因公出差审批单》（表二），部门同意、分管院长审核、院长审批。

2、按计划出差。

（八）报销凭证粘贴从上至下依次为

1、差旅费报销单

2、因公出差审批单

3、费用凭证

4、原始凭证粘贴单

5、费用报销打款说明（表三）

6、其它：

（1）报销单财务、分管院长审核、院长审批审批。

（2）报销打款。

（3）报销收款确认签字（表四）。

（八）监督问责

1、医院各级工作人员出差和差旅报销应严格按本办法执行。

各级管理者、财务人员对差旅费报销进行审核把关，确保票据来源合法、内容真实完整、合规。

发现问题及时处理，重大问题向董事会报告。

2、自觉接受审计部门对出差活动及相关经费支出的审计监督。

表一：

乘坐交通工具等级表

表二：

因公出差审批单

表三：

费用报销打款说明

表四：

差旅费报销收款确认单

表一：

乘坐交通工具等级表

交通工具

级别

火车（含高铁、动车、全列软席列车）

轮船

（不包括旅游船）

飞机

其他交通工具

医院人员

火车硬席（硬座、硬卧），高铁/动车二等座，全列软席列车二等座

三等舱

经济舱

凭据报销

表二：

工作人员因公出差审批单

出差人姓名

出差人职务

出差时间

出差地点

出差任务

交通工具

副院长审核意见

院长审批意见

备注：

1、交通工具主要指自带车，公共交通包括飞机、火车、汽车、轮船等。

2、多人出差时可由1人填写审批单，但姓名一栏要填写所有人员的姓名，职务一栏填填写人的职务。

表三：

费用报销打款说明

姓名

城市间交通费

住宿费

伙食补助费

市内交通费

小计

说明

合计

表四：

年月差旅费报销收款确认单

序号

姓名

城市间交通费

住宿费

伙食补助费

市内交通费

小计

签字

日期

1

2

3

4

5

6

合计

十三、文明服务用语规范

（一）基本“十字”服务用语

请、您好、谢谢、对不起、再见。

（二）文明服务规范用语

1、您好、请问您需要什么