单位行政管理工作内容.docx

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单位行政管理工作内容

单位行政管理工作内容

单位行政管理广义上包括行政事务管理、办公事务管理、人力资源管理、财产会计管理四个方面；狭义上指以行政部为主，负责行政事务和办公事务。

具体包括相关制度的制定和执行推动、日常办公事务管理、办公物品管理、文书资料管理、会议管理、涉外事务管理，还涉及到出差、财产设备、生活福利、车辆、安全卫生等。

所有工作的最终目标是通过各种规章制度和人为努力使部门之间或者关系单位之间形成密切配合的关系，使整个单位在运作过程中成为一个高速并且稳定运转的整体；用合理的成本换来员工最高的工作积极性，以提高工作效率完成单位目标发展任务。

一、行政管理内容

（一）会议、活动组织。

负责单位文化建设，包括单位内、外部各类公关、宣传、演示、文体等活动的组织、宣传、安排工作；负责单位各类会议的组织、安排、服务工作。

（二）物品管理。

负责单位办公用品、低值易耗品、办公设备的采购、登记、核查管理工作；制定办公用品计划，报主任审批；做好每月的分发、调配、保管工作，建全登记制度，做到帐物相符。

（三）环境卫生。

负责单位及现场指挥部办公秩序和环境卫生的监督管理工作。

（四）安全保卫。

负责单位的安全保卫工作。

制定安全防火制度，负责单位防火、防盗等安全保卫工作；安排节假日保洁、保安的值班。

（五）食堂供餐。

负责现场食堂的监督管理工作。

（六）证照年检。

负责办理单位营业执照年检、组织代码证年检。

（七）设备管理。

负责现场指挥部辅助设备（发电机、锅炉）的管理及设备维护。

（八）事务工作。

负责交纳电话费、物业费，保证单位各部室饮用水供应，处理单位与客户之间的相关事务。

（九）完成领导临时交办的任务。

单位要发展，要做大，必须有一个英明的决策层，制定高远的单位发展方向和计划；必须有一个坚实能干的团队，坚决贯彻执行决策层领导制定的各项单位发展计划。

单位在运作过程中如同一个转动的车轮，所有零部件必须严密结合，充分发挥本身的作用，才能跑的快，跑的稳；才不会在跑动的过程中散架。

而行政管理工作就好比润滑油，适量的润滑可以使车轮跑的更轻、更稳、更快。

二、对做好单位行政管理的几点认识

（一）明确岗位职责。

日常办公事务管理包括日常事务的计划安排、组织实施、信息沟通、协调控制、检查总结以及奖励惩罚等方面的管理工作；办公物品管理包括办公物品的发放、使用、保管及采购以及相应制度的制定；文书资料管理包括印信管理、公文管理、档案管理、书刊管理；会议管理包括会前准备、会中服务、会后工作；其他事务视各单位具体情况而定。

（二）加强沟通。

沟通包括纵向沟通和横向沟通。

纵向沟通分为与上级沟通和与下级部门沟通。

与上级沟通主要是要充分领悟上级领导的意思，把握住方向，同时将自己和下级部门的观点很好的传达给上级，这需要行政人员有观察分析能力和表达能力。

与下级沟通主要是执行上级的决定以及收集整理下级部门各项信息，这就需要较强的应变能力和组织能力。

横向沟通包括单位内部相关职能部，与关系单位窗口部门和外界媒体政府机关等等。

在传达精神及布置工作任务及协调各部门工作时，务必真诚、谦虚。

与外界沟通需要强的适应能力和自我控制能力。

（三）注重信息的收集和整理，并即时提供给管理者。

信息包括单位外部信息和内部信息。

外部信息具体包括：

国家政治、法律、经济、政策规定；社会习惯、风俗、时尚变化；市场需求、消费结构、消费层次的变化；竞争单位信息；科学技术发展信息；突发事件等。

内部信息具体包括财务状况；生产状况；产销状况；采购、库存信息；设备的使用和管理；人才资源等。

作为一名行政管理人员最重要的是要及时了解单位内部情况发展变化和国家政府机关相关政策和法律规定的变化。

（四）培育传播单位文化。

在单位中，仅仅用薪金留人是不够的，还要用单位文化去吸引、感化人。

也就是我们通常所说的人文管理。

单位文化的建设包括四个方面，需要全体员工的参与。

1．组织结构清晰，战略导向明确。

分工明确，这是单位发展的基础。

单位不仅应该有近期目标，更要有远期规划。

行政管理人员应该协助单位管理者制定一个好的组织结构，并制定近、远期战略目标。

从而形成一个完善的团结的团队。

2．建立完善的绩效评价标准，形成公平、竞争的平台。

这个平台上充满竞争、激励、开放、交流的特征，管理者不完全控制员工做事情的方式，而去衡量做事情的结果。

任何人员能上能下。

3．注重单位形象建设。

包括物质形象和精神形象：

物质形象包括司容、司貌、技术装备、产品、服务设施等；精神形象包括员工精神面貌、单位风格、人文环境等。

让工作“生活化”。

4．重视人才，用单位的发展凝聚人，用榜样激励人，用员工成才教育人。

单位在给员工发展空间的同时，注重提供给员工在再学习机会。

可以开展相应的活动让员工进行职业生涯设计，让每个员工都能对未来都充满信心，对单位有认同感和归属感。

（五）踏踏实实地去执行。

完善成熟的制度有了，即定目标有了，关键就是要做好。

要做好执行需要注意：

1．什么事情该做，该怎么做。

2．如何更好更快完成该做的事情。

3．清除所有障碍。

4．形成单位执行的制度和文化,让执行影响到每个员工。

三、什么叫行政管理

（一）什么是行政？

行政是掌握国家政权的统治阶级，依据法律，通过庞大的政府机构，采取一定的程序方法，实施其政策，以实现其政治目的的管理活动。

马克思说：

“行政是国家的组织活动。

”行政活动是政治活动的重要组成部分。

政治与行政的关系：

一是行政从属于政治，服务于政治，是为实现政治目的而行动。

二是政治统治要靠行政的积极推行才得以巩固和完善。

三是行政在一定条件下，反作用于政治、调整、修正、完善政治决策，推动政治改革。

（二）什么是管理？

管理是指对人和事的主管和治理。

它是伴随着人类群居生活而产生，也是人类社会特有的活动。

凡是有人类群体活动的地方，就出现管理活动，氏族社会有原始的管理，但没有行政，行政是在阶级，国家出现以后才产生的。

因此，管理的历史要比行政长和远，将来国家消亡了，行政不再存在，但人类社会仍然要管理。

所以，在理解行政与管理方面它们既有共同之处，但又不能完全等同。

行政是管理的一种，但不是所有的管理都叫行政。

因为管理的范围要比行政宽广得多。

从个人家庭、从单位到部门、从团体到党政、从单位到政府、从国家到世界，凡是人群所涉及到的领域都有管理。

行政管理仅仅是管理大系统的一个分系统，它不同于家庭管理，单位管理，社会管理和党政管理。

因为行政管理是不能脱离国家来研究的，它必须有一套科学方法，这套方法要根据一定的时间、地点、条件来决定工作重点和工作方法，即领导艺术与领导科学相结合。

（三）什么是行政管理？

“行政管理”亦名“政务管理”或“公务管理”，是推行行政令或管理公务的方法、技术、程序和规范，其目的是为了贯彻执行国家的方针政策为目的，以最佳手段获取最大效果。

即：

运用行政学的管理，原则和系统的知识去处理国家行政机关的政务或公务，就叫行政管理。

（四）管理的对象、作用及达到的效果：

1．管理的对象。

行政与管理它们共同的地方，都在于以管好人，理好才，用好物，办好事，支配好时间，处理好信息等为对象。

2．管理的作用。

不同的学者有不同的说法。

西方学者泰勒说“管理即效率”；西蒙说“管理就是决策”；赫尔茨讲“管理就是对人的协调行动”；“管理是实现既定目标的战略因素”；“管理是一个系统”；卡斯特说“管理就是计划，组织、控制等活动的过程”等等。

现代的管理者说：

“管理是一门系统的科学，管理就是金钱，是时间，是效益”。

3．怎样才能达到管理的总体效果？

综合起来为六个方面：

（1）计划与预测。

有效的管理都应该是有计划的管理，而有计划离不开对事物的发展前景作出科学预测。

（2）组织与指挥。

对一群人，一批物，一堆事要管好，就要善于组织和指挥，使无序变为有序。

（3）用人与协调。

任何计划都要有人去执行。

选用什么人，怎么分工，如何协作，才能互相配合，共同前进。

（4）监督与控制。

任务布置了接着就要跟踪检查监督，发现偏差及时纠正，从而控制整个工作朝预定的计划目标发展。

（5）教育与激励。

在管理全过程中都要进行宣传教育，保持旺盛的士气。

也就是说，在交待工作任务时，执行任务中要做好思想动员；有利条件，不利因素，采取的措施都应有一个交待；顺利时要提醒众人防止骄满情绪,注意潜在的危险；困难时鼓励大家分析有利因素，找出战胜困难的办法。

（6）挖潜和革新。

任务完成，工作告一段落，潜心研究，及时总结经验教训。

发扬成绩、优点，找出差距和不足，为了在下一阶段争取更大成绩，多方挖掘潜力，通过改革扫除阻力，释放出更大的能量。

科学、技术、管理是现代社会发展的三大支柱。

有人认为，科学和技术是两个轮子，管理是轴。

有了科学管理，科学技术才能转变为生产力。

列宁说：

“任何管理工作都需要有特殊的本领。

有的可以是一个最有能力的革命家和鼓动家，但完全不适合做一个管理人员”。

无产阶级在取得政权后，“整个关键不在于政权，而在于是否会管理”。

古今中外，无数历史经验和教训都反复告诉我们，重视不重视科学管理，掌握不掌握科学管理知识，懂不懂科学管理方法，其结果是完全不一样的。

四、干部的行政责任制（称干部岗位责任制）

是以行政方法为依据，以干部职位为基础来明确规定每个职位的工作性质，职责范围，以便能做到各司其位，人尽其职的一种责任制度。

不实行行政责任制，权限划分不清，职责范围不明，就会造成遇事推诿，相互扯皮，无人负责的恶习，不能及时解决实际问题的衙门作风。

其结果表现在工作效率低下，甚至会发展到组织机构频于瘫痪状态。

所谓权力是指在人事上、事务上、财务上的权限。

五、单位和机关的管理

（一）机关的概念。

从管理方面讲，“机关”泛指国家、政党团体为实现其职能而组织和负责指挥和控制该组织活动的固定机构，也称“单位或机构”。

（二）什么是机关管理，是指机关为完成组织职能而进行的内部管理活动。

即利用科学的方法，按照一定的规则，运用机关的组织，人员，设备，物资和经费，对机关业务进行适当的计划控制，联系和协调，以保证工作正常顺利地开展，实现其工作目标。

（三）机关管理的主要内容。

一般是指编制管理，人事管理，办公室管理，财务管理，行政事务和后勤管理等等。

机关管理是行政管理的关键部位，是行政管理的基础，它的功能和作用突出表现在三个方面。

1．参与政务的功能。

它是以为领导决策和领导工作运转服务为宗旨的，是领导的参谋和助手。

它要协助领导者制定和实施决策，收集整理提供各种信息和资料，掌握和研究有关工作的方针，政策，提供各种决策的方案和建议。

2．处理事务功能。

管理事务是机关管理的重要内容，面对机关大量的日常事务工作，相关内部管理机构要充分发挥其枢纽和综合协调作用，根据机关的执行计划和领导者的命令或授权，做到承上启下，及时沟通情况，督促各部门按时，按质，按量完成工作任务。

同时，注意协调各方面的关系，完善机关工作制度和工作秩序，保证行政工作的正常运转。

3．提供服务功能。

做好行政工作，离不开后勤保障，因此，后期保障是机关管理基础，办公场所，办公设备，办公用具等工作条件的提供。

良好工作环境，工作秩序和必要的生活条件的创造，服务质量的高低直接影响行政任务的完成。

所以从机关管理功能看出，起着沟通上下，协调左右，连结内外，联系群众的作用。

（四）机关（单位）管理的特点和原则。

机关（单位）管理是一项复杂的系统工程，涉及面广，政策性强，它有四个基本特点：

1．全面性。

机关（单位）管理的内容既包括人事编制，政务文秘等工作，又包括资产财务，行政后勤等工作，几乎是无所不是，无所不管。

2．广泛性。

既有纵向联系，又有横向联系，既涉及机关内部，又涉及机关外部。

3．服务性。

管理目标是保证机关工作正常顺利地开展，为工作人员提供良好的工作和生活条件。

4．时效性。

管理只有讲求工作效率，讲求工作质量，才能对机关各部门起到协调、配合，互相支持和监督作用，才能促进机关整个行政工作的效率。

机关（单位）管理有四条原则：

1．按政策办事的原则。

从机关管理的功能，任务，内容，要求以及服务的对象和范围看，既要对机关文书、档案