版QES程序文件解析.docx

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版QES程序文件解析

HG/CX-2016

XXXXXXXXXXXXXXXX机械有限公司

体系文件

程序文件

修订状态：

A/0

受控状态：

2016-7-01发布　　　　　　　　　　　　　　　　　2016-7-01实施

XXXXXXXXXXXXXXXX机械有限公司发布

目　录

HG/CX01-2016

文件控制程序

HG/CX02-2016

记录控制程序

HG/CX03-2016

风险和机遇分析、评价和应对措施的确定程序

HG/CX04-2016

环境因素识别、评价/危险源辨识、风险评价和风险控制的策划程序

HG/CX05-2016

法律和其它要求控制程序

HG/CX06-2016

协商与沟通控制程序

HG/CX07-2016

管理评审控制程序

HG/CX08-2016

人力资源管理程序

HG/CX09-2016

基础设施管理程序

HG/CX10-2016

合格供方控制程序

HG/CX11-2016

环境运行控制程序

HG/CX12-2016

职业健康安全运行控制程序

HG/CX13-2016

应急准备和响应控制程序

HG/CX14-2016

内部审核控制程序

HG/CX15-2016

绩效监测和测量控制程序

HG/CX16-2016

合规性评价控制程序

HG/CX17-2016

事件、不符合控制程序

HG/CX18-2016

不合格品控制程序

HG/CX19-2016

纠正措施和预防措施控制程序

文件控制程序

1目的

对于文件的编制、批准、发放、使用、评审、更改和处置等进行有效控制，防止质量、环境和职业健康安全管理体系运行的所有场所使用无效版本的文件，确保与质量、环境和职业健康安全管理体系有关的所有文件处于受控状态和管理体系的有效运行。

2范围

2.1本程序规定了质量、环境和职业健康安全管理体系文件控制的原则和方法。

2.2本程序适用于本公司与质量、环境和职业健康安全管理体系有关的所有文件的控制，其中包括公司自行制定的、外来的和顾客提供的文件。

3职责

3.1总经理负责批准发布质量、环境和职业健康安全手册。

3.2管理者代表负责批准发布程序文件。

3.3办公室负责文件管理的策划与监督检查，并负责公司质量、环境和职业健康安全管理体系手册及程序文件的管理。

3.4各部门负责与本部门有关的文件的编制、审批、发放、使用、保管及内部作业文件的编制和外来文件的管理控制。

4程序

4.1文件分类

4.1.1本公司的质量、环境和职业健康安全管理体系文件主要包括：

a）质量、环境和职业健康安全管理手册；

b）形成文件的程序；

c）本公司内部支持性管理文件（包括规章制度、管理办法等）和作业性文件（作业指导书、表格等）；

d）质量、环境和职业健康安全记录；

e）外来文件（国家、行业、地方的法律、法规、规范、标准、各类指标和参考资料及顾客提供的技术文件）；

f）其他与质量、环境和职业健康安全有关的文件。

4.2文件的编制、审批和发布

4.2.1质量、环境和职业健康安全手册由办公室组织编写，经管理者代表审核、总经理批准后发布。

4.2.2质量、环境和职业健康安全管理体系程序文件由办公室组织有关职能部门编制，经管理者代表审核、批准发布。

4.2.3其它文件由各责任部门组织编制、审核、批准、发布。

4.2.5各外来文件的获取、识别由各部门按《法规和其要求管理程序》执行。

4.3文件的编号

4.3.1内部文件的编号

本公司内部文件的编号规则为：

编号的前四位字母即“HG”是本公司的名称代码；第五和六位字母是文件类别代码（“SC”表示质量、环境和职业健康安全管理手册；“CX”表示程序文件；“ZY”表示作业文件；“JL”表示记录）；第七位和第八位数字表示文件在该类文件的顺序号，最后为编写的年号。

4.3.2外来文件的编号

外来文件可使用原文件的编号。

4.4文件的发放登记和受控状况（含外来文件）

4.4.1文件的发放由发放部门填写《文件收、发记录表》。

4.4.2发至公司内部与质量、环境和职业健康安全有关的文件均为受控文件，提供给认证机构和供方的质量、环境和职业健康安全管理文件也为受控文件，分发时填写分发顺序号，质量、环境和职业健康安全手册和程序文件还须在文件的封面或首页加盖“受控”印章。

4.4.3提供给外部（不含认证机构）的文件为“非受控”文件，由管理者代表审批后编号发放，并加盖“非受控”印章。

4.4.4文件使用部门应将所有使用的文件登记在《受控文件目录》上，并报一份给办公室备案，办公室根据各部门使用文件清单，编制全公司受控文件目录。

4.5文件的保存和归档

4.4.1与质量、环境和职业健康安全管理体系相关的文件必须存放在干燥、通风、安全的地方。

4.5.2文件使用人员应妥善保管文件，防止文件受潮、损坏、变质或丢失。

办公室应对文件保存情况进行检查。

4.5.3持有文件的人员离岗，应由原文件发放部门及时收回其领用的受控文件，当公司内部机构调整或变更时，需协调处理文件的交接工作。

4.5.4当文件严重破损时，使用人员可到文件发放部门进行更换，文件分发号不变；如文件丢失也可补发，但需重新编号，原分发号作废。

4.5.5各文件审批的原稿由办公室保存，归档文件的保存期限一般为三年。

4.6文件的借阅、复制

4.6.1查阅、借阅文件时，必须在“文件借阅、复制记录”上签字，借阅的文件要按期归还。

4.6.2文件复制时，必须登记《文件借阅、复制记录》，经批准后复制。

文件复印件由办公室根据用途加盖“受控”“非受控”印章，并做好发放登记。

4.7文件的评审

每年内审前由办公室组织文件使用部门参加，对现有体系文件的适用性、协调性进行评审，必要时进行修订。

4.8文件的更改、作废

4.8.1文件更改时，由原编制部门提出《文件更改申请表》，由原审批部门和人员负责再次审核、批准，并通知相关部门。

4.8.2相关部门在接到《文件更改申请表》后,采用换版、换页或涂改的方式对持有文件进行更改。

采用涂改、换页的，应填写《更改栏》。

a）涂改：

部分更改采用在原文件相应条款处进行“涂改”的方法，即在原文件需更改处划两道横线，并在原文件的适当位置写上更改后的内容。

b）换页：

文件更改面积过大，为了保持文件的严肃性和便于阅读，采用“换页”的形式。

c）文件有重大更改或重新排版时需要换版，换版工作按本程序4.2条款的有关规定执行。

新版文件生效时，原版文件同时作废。

作废的文件由文件管理部门负责收回，并加盖“作废”章。

4.8.3为积累知识作为资料需保存作废文件时，应经受权人员批准，并加盖“失效留用”印章，仅限做资料保存。

4.8.4作废的文件需要销毁的，文件管理部门提出《文件销毁申请表》经管理者代表批准统一销毁。

4.9办公室负责不定期对各部门文件控制情况进行监督检查，发现不符合情况按《事故、事件、不符合控制程序》执行。

5相关文件

5.1记录控制程序

5.2事故、事件、不符合控制程序

6相关记录

6.1文件审批表

6.2发文登记表

6.3收文登记表

6.4来文承办卡

6.5受控文件目录

6.6文件收、发记录表

6.7文件更改申请表

6.8文件销毁登记表

6.9文件借阅、复制记录

记录控制程序

1目的

对记录的标识、储存、检索、保护、保存期限和处置进行有效的控制和管理，为体系运行符合要求提供证据。

2范围

2.1本程序对记录的填写、传递、保管、归档、借阅、保存期限和销毁等做出了具体规定。

2.2本程序适用于与质量、环境和职业健康安全管理体系等有关的所有记录的管理，包括来自供方的记录。

3职责

3.1办公室负责记录的策划及监督检查。

3.2各部门负责按程序要求实施具体控制。

4程序

4.1记录的领用及填写

4.1.1各处室所用记录均到办公室领取表格样式，自行复印，各车间则由班长或车间主任发放当班记录，填写后上次到车间。

4.1.2各单位负责按记录设置的项目逐项填写，不得缺项，某些项目不需要填写时，必须用“/”明示。

4.1.3填写记录时，一律用钢笔/签字笔/圆珠笔填写，填写时字迹要清晰、整齐。

为准确识别，填写人员签名时必须签全名。

4.1.4记录的内容要完整、齐全。

提供的数据、资料要准确，语言要简练。

收集和保存的记录用原始件（包括记录表格本身规定的复写件）或复印件（相关方提供的记录部分除外）。

4.1.5各项管理记录和各种报告要及时填写，各项操作记录、监视和测量记录应随时整理，不得后补，伪造。

4.1.6记录一经填写完成，原则上不允许任何部门或个人进行涂改，以确保其原始真实性、可追溯性和客观证据的作用。

如确属笔误需更正时，可采用在需更改处划两横线，在适当的位置填上正确的文字或数据，并加盖个人印章。

4.2记录的标识

4.2.1记录原则上采用表格形式（特殊情况除外）。

表格形式的记录采用编号的方法予以标识，编号内容包括公司代号、记录类别号、序号等，具体执行《文件控制程序》相关内容。

4.2.2其他形式的质量、环境和职业健康安全记录，如质量、环境和职业健康安全活动中形成的声像记录、磁带、照片、软盘等，可在其包装袋上标识该记录的名称、内容、制作时间、制作人等相关信息。

4.2.3填写顺序号的要求

a）如果记录的表格只有单页，直接在左上方填写序号；

b）如果一种记录的表格需要填写多页（如入库单、出库单），则将多页表格装订成一份，在封面或首页上标出共有多少页，在每一页上标出：

共××页、第××页；

c）记录的序号，一般由记录的填制人员负责填写。

4.3记录的收集和归档

4.3.1各部门按管理体系文件的规定，由各相关人员负责填写记录，并在审核后按规定的时间和要求向有关部门和人员传递。

4.3.2各记录保存的责任部门负责收集和管理本部门在生产经营和管理活动中形成的记录，并按记录编号进行分类汇总，立卷保管。

并填写《记录清单》。

4.3.3各部门必须妥善保管记录，做到防火、防盗、防潮、防虫。

4.4记录的查阅和借阅

4.4.1记录的查阅和借阅必须经记录归口管理部门同意后，方可查阅和借阅。

4.4.2原则上只限在保管处查阅记录，外借时须填写《文件借阅、复制记录》，经批准后方可借阅。

4.4.3顾客查阅记录时，经管理者代表批准后，可为顾客或其代表提供必要方便。

4.4.4第三方质量、环境和职业健康安全管理体系审核时，各部门接到审核通知后，要向审核人员及时提供需要检查的记录。

4.4.5出于法律证实，处理质量和职业健康安全纠纷或由于其他目的需要借阅记录时，经公司领导批准后，借阅人需办理借阅手续。

4.5记录的处理

记录的保存期可按《记录清单》的规定执行，记录如超过保存期时，各单位填写《文件销毁申请表》，经管理者代表批准后，执行销毁。

4.6运行检查

办公室负责对各单位记录的填写，保管，处置等进行监督检查，发现不符合情况按《事故、事件、不符合控制程序》执行。

5相关文件

5.1文件控制程序

6相关记录

6.1记录清单

风险和机遇分析、评价和应对措施的确定程序

1目的

确定与公司目标和战略方向相关并影响质量、环境和职业健康安全管理体系预期结果的各种风险和机遇，对其进行控制。

2范围

适用于本公司经营环境内外部因素（风险和机遇）的识别、评价和应对措施的策划。

3职责

3.1管理者代表负责组织本公司影响质量、环境和职业健康安全目标、战略方向、实现预期结果的内外部因素的识别和监视；

3.2技术部负责质量风险的识别、分析及应对措施的确定；

3.3检修部负责环境和职业健康安全风险的识别、分析及应对措施的确定；

3.4各部门负责配合风险的识别、评价及应对措施的实施。

4工作程序

4.1风险和机遇识别

4.1.1风险和机遇识别分析的时机：

风险识别及分析的时机包括：

管理体系策划前、企业宗旨发生变更、战略发生变化、内外部环境变化、相关方的需求和期望发生变化。

4.1.2风险和机遇识别人员

参与风险管理的人员应经过风险管理的基础培训，合格后可参与。

4.1.3风险和机遇识别内容

需要考虑的风险有以下方面，且不限于：

a）外部环境带来的风险和机遇，包括对服务适用的法律法规、相关方需求和期望的变更，外部市场

竞争，国内经济形势，产业发展，服务周边环境状识，资源可获得性等；b）内部环境造成的风险和机遇,包服务文化、价值观、经营绩效、人员能力、组织构架、资源条件、

服务提供过程、售后、设计开发阶段、过程失效、环境因素识别评价结果等；c）相关方带来的风险和机遇，包括：

股东、顾客、员工、政府、社会、外部供应商等。

风险和机遇的识别需形成《风险和机遇识别评价表》。

4.4风险和机遇分析/评价

风险和机遇的分析评价主要采用直接判断法或根据风险发生的可能性及后果严重性进行评价，凡是违反以下规定的，直接列为重大风险。

——质量管理体系

a）可能导致重大质量事故，公司经济损失在10万元以上或直接导致公司破产的；b）可能导致政府监管机构罚款、关停的；c）可能导致服务中断，影响最终服务的按期交付；d）可能导致顾客或相关方重大投诉的；

——环境管理体系

a）可能导致重大环境事故，引起地市级舆论媒体高度关注的；b）可能导致政府监管机构罚款、限期整改的；c）可能导致服务中断，影响最终服务的按期交付；d）可能导致相关方重大投诉的；根据风险发生的可能性及后果严重性进行评价时，评价标准如下：

后果的严重性

严重程度

描述

严重等级

法律法规、产

品及其他要求

环境影响

财产损失

（万元）

停工/停产

企业形象

非常严重

违反法律法

规、国际/国家标准、客户标准

限期整改或直接关停

财产损失≥10

不可恢复

重大国际、国内影响

5

严重

省内标准、行业标准地区标准

省内标准、行业标准地区标准

10＜财产损失≥5

需要较长时间调整后才可恢复

省内、行业、地区性影响

3

一般

企业标准、规

章

内部不符合

财产损失＜5

可短时恢复

企业及周边

范围

1

发生频次

发生频度

定义

等级

非常可能

发生概率≥10%

3

一般

1%＜发生概率≤10%

2

几乎不可能

发生概率≤1%

1

最终评价

可能性

严重性

5

3

1

3

重大

重大

一般

2

重大

一般

一般

1

一般

一般

一般

风险和机遇评价结果需形成《重大风险和机遇清单》，经管理者代表批准后在内部传达。

4.5风险和机遇处置措施的确定

针对公司所确定的重要环境因素、重大风险、合规义务、风险和机遇，管理者代表应组织策划其应对措施。

在确定控制措施或考虑变更现有控制措施时，应考虑其可选技术方案、财务、运行和经营要求。

针对服务符合性有潜在影响的风险可采取规避风险，为寻求机遇承担风险，消除风险源，改变风

险的可能性和后果，分担风险，或通过明智决策延缓风险。

针对机遇可能导致采用新实践，推出新产品，开辟新市场，赢得新客户，建立合作伙伴关系，利

用新技术以及能够解决公司或其顾客需求的其他有利可能性。

针对环境和职业健康安全，按如下顺序考虑降低环境影响和职业健康安全风险：

——消除；

——替代；

——工程控制措施；

——标志、警告和（或）管理控制措施；

——个体防护装备/末端治理。

其中消除，替代，工程控制措施，标志、警告均涉及到目标、指标管理方案内容，管理控制措施，

个体防护，末端治理则一般为运行控制内容。

针对风险和机遇的控制措施，公司应：

a）在其质量、环境和职业健康安全管理体系过程中或其他业务过程中融入并实施这些措施；b）通过绩效监视和测量，评价这些措施的有效性。

重大风险和机遇、重要环境因素、职业健康安全重大风险的应对措施需记录在《重大风险和机遇

清单》、《重要环境因素》和《重大风险清单》上。

5相关文件

5.1GB24353-2009风险管理原则与实施指南

6相关记录

6.1风险和机遇识别评价表；

6.2重大风险和机遇清单；

环境因素识别/危险源辨识、评价策划程序

1.目的：

对工厂环境因素和危险源进行识别/辨识，评价重要环境因素/不可接受风险，以策划其控制措施。

2.范围：

适用于公司认证范围内能够控制以及可以期望对其施加影响的环境因素的识别/危险源辨识与评价，以及重要环境因素/不可接受风险的确定与更新，从而对重要环境因素/不可接受风险进行管理和控制。

3.职责：

3．1办公室负责公司环境因素识别/危险源辨识、环境因素/风险评价以及重要环境因素/不可接受控制策划的组织工作。

3．2各单位负责本单位的环境因素识别/危险源辨识、环境因素/风险评价以及重要环境因素/不可接受控制的策划工作。

3．3办公室对各单位识别出的环境因素/危险源、重要环境因素/不可接受风险清单及控制措施进行确认和汇总，并编制公司《重要环境因素清单》和《不可接受风险清单》。

3．4管理者代表对重要环境因素/不可接受风险进行确认并审批，并分发至各单位。

4.工作程序

4.1每次进行环境因素识别、危险源辨识前办公室制定环境因素识别/危险源辨识工作计划，经管理者代表批准后实施,工作计划包括辨识要求，范围，评价方法等。

4.2环境因素识别/危险源辨识范围

4.2.1公司活动、产品或服务中能够或可望对其施加影响的环境因素/危险源。

4.2.2公司常规和非常规活动中所有进入工作场所的人员的活动、工作场所的设施中的环境因素/危险源。

4.3环境因素识别/危险源辨识及评价方法

4.3.1环境因素的识别

4.3.1.1环境因素的识别采用分部门调查的方式进行，采用现场观察、工艺过程分析、物料衡算、交谈、资料查阅及检查表等方法。

4.3.1.2在进行环境因素识别时要充分考虑正常、异常和紧急三种状态以及过去、现在和将来三种时态，并从影响环境的以下几种类型加以考虑：

ａ向大气中排放的污染物

ｂ向水体排放的污染物

ｃ固体废物污染

ｄ噪声对周围环境的影响

ｅ对土壤的影响

ｆ能源、资源使用对环境的影响

ｇ其他地方性环境问题

4.3.1.3各部门将识别出的环境因素填入《环境因素识别及评价表》，并上报办公室。

4.3.2环境因素的评价　

4.3.2.1环境因素的定性评价方法—是非判断法：

a已违反或接近违反法律及强制标准要求的环境因素；

b并不违法，但当地政府高度关注或强制监测的环境因素；

c政府或法律明令禁止使用、限制使用的物质；

d政府或法律有明文规定但无定量指标的环境因素；

e异常或紧急状态下预计产生严重环境影响的环境因素；

f相关方高度关注或有明确要求的环境因素；

4.3.2.2环境因素的定量评价方法—等标污染负荷法：

总评价公式

重要环境因素标准

M＝ａ·ｂ·ｃ·ｄ·ｅ

M≥1000

M＝ａ＋ｂ＋ｃ＋ｄ＋ｅ

M≥15

M＝ａ·（ｂ＋ｃ＋ｄ＋ｅ）

M≥30

M＝ａ·（ｂ、ｃ、ｄ、ｅ）

M≥12

发生频次因子：

a

等级

发生频次

得分ａ＝1～5

Ⅰ

连续发生至每日一次

5

Ⅱ

每日少于一次至每周一次（或异常状况）

4

Ⅲ

每周少于一次至每月一次（或紧急状况）

3

Ⅳ

每月少于一次至每年一次

2

Ⅴ

一年以上时间一次

1

影响范围因子：

b

等级

影响范围

得分b＝1～5

Ⅰ

全球性严重破坏

5

Ⅱ

国家范围严重破坏

4

Ⅲ

区域性严重破坏

3

Ⅳ

区域性周边破坏

2

Ⅴ

组织周边性破坏

1

影响的持续或可恢复性因子：

c

等级

影响的持续或可恢复性

得分c＝1～5

Ⅰ

一年以上恢复或不可恢复

5

Ⅱ

半年至一年内可恢复

4

Ⅲ

一周至半年内可恢复

3

Ⅳ

一天至一周内可恢复

2

Ⅴ

一天内可恢复

1

公众及媒介对影响的关注程度因子：

d

等级

公众及媒介对影响的关注程度

得分d＝1～5

Ⅰ

社会极度关注

5

Ⅱ

地区性极度关注

4

Ⅲ

地区性关注

3

Ⅳ

地区性一般关注

2

Ⅴ

不为关注

1

等标污染负荷因子：

e—浓度（或总量或速率）

等级

等标污染负荷

得分e＝1～5

Ⅰ

≥90％

5

Ⅱ

≥80％＜90％

4

Ⅲ

≥50％＜80％

3

Ⅳ

≥20％＜50％

2

Ⅴ

＜20％

1

4.3.2.3办公室组织相关人员对环境因素进行评价，确定重要环境因素。

4.3.2.4办公室负责编制《重要环境因素清单》，经管理者代表审批后分发到各有关部门。

4.3.3危险源的辩识

4.3.3.1各单位分管领导负责，由安全、设备、工艺、消防、员工代表等人员组成辩识组。

4.3.3.2在辩识危险源时可按以下单元进行业务活动分类。

a.厂房内（外）地理位置；

b.生产过程或所提供服务的阶段；

c.计划的和被动性的工作；

d.确定的任务；

e.不经常发生的任务。

4.3.3.3危险源辩识应全面、系统、多角度、不漏项，重点放在能量主体、危险物质及其控制和影响因素上，应考虑以下范围:

a.所有工序和岗位的常规（如正常的生产活动）和非常规活动（如临时抢修等）；

b.所有进入工作场所的人员（包括相关方和访问者）的活动；

c.作业场所的所有设备、设施、建筑物，无论其是由本公司还是外部所提供；

4.3.3.4危险源辩识的方法

按照系统工程的观点，从物的不安全状态（设备、设施和场所的自身缺陷等）和人的不安全行为（主动行为、过失行为等）以及环境条件三方面入手，考虑覆盖三种时态（过去、现在、将来）和三种状态（正常、异常、紧急），七种类型（机械能、化学能、电能、热能、放射能、生物能、人机工程[生理、心理]），不仅要考虑单位本身的人员、设施和活动，同时要考虑相关方活动带来的危险源。

具体辩识可采用现场观察、工艺过程分析、询问交谈、资料查阅、检查表等方法。

4.3.4风险评价

4.3.4.1各单位辩识组负责对本单位危险源进行风险评价，找出本单位的职业健康安全风险。

4.3.4.2风险评价的方法采用《作业条件危险性评价法》。

4.3.4.3作业条件危险性评价法是通过估计三种因素（L—发生事故的可能性大小；E—暴露于危险环境的频繁程度；C—发生事故产生的后果）的不同等级分别确定不同的分值，再以一个分值的乘积D来评价危险性的大小。

4.3.4.4作业条件危险性评价方法表

事故发生的可能性（L）

分数值

事故发生的可能性

10

完全可以预料

6

相当可能

3

可能，但不经常

1

可能性小，完全意外

0.5

很不可能，可以设想

0.2

极不可能

0.1

实际不可能

暴露于危险环境的频繁程度（E）

分数值

频繁程度

10

连续暴露

6

每天工作时间内暴露

3

每周一次，或偶然暴露

2

每月一次暴露

1

每年几次暴露

0.5

非常罕见地暴露

发生事故产生的后果（C）

分数值

后果

100

大灾难，许多人死亡

40

灾难，数人死亡

15

非常严重，一人死亡

7

严重，重伤

3

重大致残

1

引人注目，不利于基本的健康安全要求

危险等级划分（D）

D值

危险程度

等级

>320