办公用品管理办法细则.docx
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办公用品管理办法细则
办公用品管理制度
第一章总则
第一条为加强办公用品管理，规范办公用品的申报、采购、领用、日常管理及使用，使其标准化、合理化、制度化，保证正常办公，控制办公费用，结合集团公司生产技术部相关规定，制定本办法。
第二条本办法适用于分公司内部所有部门办公用品的采购。
第三条办公用品的管理部门是综合部，由综合部主任监管执行。
第二章办公用品的分类方法
第四条办公用品的分类方法
办公用品分为消耗性办公用品和非消耗性办公用品。
消耗品包括签字笔、铅笔、橡皮、纸、墨水、信封、大头针等；非消耗性办公用品包括桌椅、公文柜、电话机、电脑、打印机、复印机等，其中单品价值大于2000元同时遵守固定资产管理制度。
》
第三章办公用品的管理模式
第五条办公用品管理模式
1、办公用品如分配为个人使用的，由个人负责管理，如计算机、笔类、尺类、橡皮等；如为部门业务共同使用的，由部门负责人指定专人管理，如打印机、复印机等。
2、公共财产发生损坏时，使用人或责任人需负相应的责任。
3、任何人未经领导批准，不能将专用办公设备带出办公地点。
第六条办公用品采购管理模式
1、办公室所有办公用品的采购工作，统一由综合部进行。
2、各部门应于每季度末根据工作需要编制下月的办公用品需求计划，由综合部主任填写《物品采购申请单》，并进行审核及采购，具体物品发放依据实际采购情况而定。
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3、各部门若需采购临时急用的办公用品，由部门负责人填写《物品采购申请单》，并在备注栏内注明急需采购的原因，经综合部审核后批准实施采购任务。
第七条用品入库
1、办公用品入库前须进行验收，对于符合规定要求的，由综合部主任登记入库；对不符合要求的，由采购人员负责办理调换或退货手续。
2、物品采购发票应由综合部主任签字确认入库后，方可报销。
4、要认真做好新购物品入库前的检查、验收工作，完善办公用品管理台帐，做到入库有手续、发放有登记。
第八条办公用品的领用
1、一般办公用品的发放，由综合部主任依据《办公用品领用标准表》，在登记好《办公用品领用登记表》后，直接发放给使用部门或个人。
2、领取时，领取人须在《办公用品领取登记表》上写明日期、领取物品名称及规格、数量、用途等项并签字。
领取非库存、专门采购的办公用品时，领取人须在购物发票上签字。
领取接待用品（如水果、烟、茶、纸杯等）时应由接待承办部门或接收此物的人员在购物发票或《办公用品领用登记表》上签字。
（
3、领取的非消耗性办公用品（如订书器、计算器、剪刀、台历架等）应列入移交，如重复申领，应说明原因或凭损毁原物以旧换新，杜绝虚报冒领。
第九条办公用品的保管
1、办公用品由综合部统一保管。
2、库存办公用品的种类和数量要科学确定，合理控制。
常用、易耗、便于保管和适于批量采购的办公用品可适量库存。
要避免不必要的储存或过量积压，确保供应好、周转快、消耗低、费用省。
3、批量购入的办公用品应即时入库存储，物品采购员和仓库保管员要搞好验收交接，在（办公用品入库登记本）上如实填写接收物品的名称、规格、单价和数量，并签字。
4、加强对办公旧物的管理。
阶段性使用和暂时闲置的物品要妥善保管，随时待用；替换下的各类办公设备交由综合部统一保管，要及时回收。
登记造册，修旧利废，充分利用。
5、定期进行办公用品库房盘点，确保帐物相符。
随时掌握库存物品的数量、质量和需求情况，适时增加库存，保障供给。
第十条用品转移
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1、员工离职时应依《物品领用登记表》所领物品一并退回（消耗品除外），由办公人员填写《办公用品移交表》，离职员工签字确认。
2、办公事务用品如桌椅、公文柜、电话机、电脑、打印机等的迁移，需经财务部办理迁移手续后，方可执行。
第十一条物品维修
1、电脑、打印机、传真机、复印机等办公用品出现故障及需维护（加碳粉）时由使用部门向综合部提出维修申请。
2、如办公用品由于损坏或超出使用年限等情况，维修费用较高，需淘汰或新品替换，则需对于该物品进行报废处理，填写《办公用品报废凭证》说明情况，并说明是直接淘汰还是需要购置新设备，该表将提交企管办，由企管办决定是否需进行报废处理。
第十二条遗失物品管理
1、如办公物品出现人为遗失，应由保管人员、使用人员及其部门负责人共同承担相应责任。
2、如办公室出现被盗、抢劫等情况，导致贵重办公物品及公司机密文件被盗，遗失部门应积极配合警察侦破案件，如能追回遗失物品和遗失文件，则相关人员应被处口头警告，同时被警告人应加强防盗、防劫观念，积极建议改进防盗措施；如遗失物品及文件不能追回，则由相关人员及部门负责人对该事件负责，具体处罚措施由企管办商议决定。
—
3、如公司出现内盗情况，一经查出，直接交予公安局处理。
该人员应归还被盗物品，并对公司及公司员工所受损失负责，承担相应责任，公司应视情节给予严厉处罚。
附表一
物品采购申请单
日期：
序号
物料名称
规格
单位
所需数量
所需部门
签字确认
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
附表二：
物品采购计划表
采购人：
年月日
序号
物料名称
规格
单位
库存
采购计划
采购确认
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
附表三：
办公用品签领表
公司:
发放人：
日期
领用人
领用物料
领用数量
领用人签字
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
12
13
14
15
16
17
18
19
20
21
22
23
24
25
26
27
28
29
30
附表四：
办公用品配发标准
编号
品名
单位
数量
岗位
使用周期
离职需归还
备注
1
工服
套
1
非消耗类
需归还
入职发放
2
笔记本
本
1
一月
入职发放
3
中性笔（黑）
支
1
一月
入职发放
4
计算器
个
1
非消耗类
需归还
入职发放
5
公司信笺
本
1
三月
入职发放
6
文件夹
个
1
非消耗类
需归还
入职发放
7
文件架
个
1
非消耗类
需归还
入职发放
8
名片
盒
1
三月
入职发放
9
通讯录
张
1
非消耗类
入职发放
10
市场人员文档
本
1
一月
需求发放
11
纸质文件袋
个
1
非消耗类
需求发放
12
塑料文件袋
个
1
非消耗类
需求发放
13
订书机
个
1
非消耗类
需归还
需求发放
14
文件盒
个
1
非消耗类
需归还
需求发放
15
中性笔（红）
支
1
一月
需求发放
16
胶棒
支
1
一月
需求发放
17
曲型针
盒
1
实际使用
需求发放
18
大头针
盒
1
实际使用
需求发放
19
电脑
台
1
非消耗类
需归还
需求发放
20
电话
部
1
非消耗类
需归还
需求发放
21
打印机
台
1
非消耗类
需归还
需求发放
22
23
24
25
26
27
28
29
30
注：
一级为一般工作人员，二级为财务人员、文职人员及管理人员；消耗类用品，需以旧换新，进行发放。
附表五：
办公用品维修记录单
日期：
________年____月____日填表人：
_____________
编号
申请部门
申请人
维修品名
数量
维修内容
损坏性质
维修时间
是否已维修
备注
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
11
12
13
14
15
16
17
18
备注：
损坏程度主要分为人为损坏和自然损坏，人为损坏需将赔偿金额附备注。
附表六：
办公用品遗失单
时间：
________年____月____日填表人：
________
编号
部门
遗失物品名称
数量
使用人
使用时间
遗失原因
1
2
3
4
5
6
7
8
9
10
部门意见：
财务部意见：
企管办意见：
附表七
办公用品报废凭证
申请部门
申请时间
物品名称
配置时间
物品编号
物品编码
报废说明
领导签字：
部门意见：
财务部意见：
企管办意见：
附表八
办公用品移交登记表
年月日
日期
物品名称
单位
数量
移交人
所在部门
接收人
所在部门
备注
注：
此表由管理员登记，如若办公用品回收，则管理员为接收人，并负责登记入库。
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