哈佛经理时间管理通则(三).pptx

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哈佛经理时间管理通则（三）信息促效法1.以自己喜爱的音乐做闹钟一早愉快舒畅的醒来，将会大大地提高当天的工作效率，所以，如果不用闹钟，而把自己喜爱的音乐卡带放在录音机中，并设定在起床时间，这也是一种很妙的方法。

这么一来，美妙音乐传出时，就会怀着美梦自然地醒过来。

最近，市面上也有出售定时的录音机。

花点钱就能使“一日之计在于晨”。

有个好的开始，让自己一整天心情愉快，事事顺利。

2.以英语双声播送的节目学习英语在收看英语双声播放的电视节目时，你可以一只耳朵用耳机听英语，另一只耳朵直接听本国语。

因为，这样可以一边收听本国语播放的信息，一边学习英语，就像观赏外国电影时，既能够享有看电影的乐趣，又能够了解本国文化与外国文化之间的差异。

对英语听力有自信的人，在本国语的夹杂下，应当也能专心听懂英语才是。

若是没有这种自信的人则可先以同样音量来听，慢慢的再把英语的音量调高。

学习语言只要稍稍花点心思，就可以快乐、有效地学习。

3.一卷卡带一个主题，便于检索当你家里收藏很多很多的卡带，如此之多的卡带该如何去保管收藏呢?

一般来说，最好的保管原则是，一个主题一卷卡带。

如果在一卷卡带上，杂七杂八地收录种种不同资料，不但无法分类整理收藏，事后也很难做检索工作。

假使以卡带做为信息档案，即使还有多余的带子，还是以一个主题一卷卡带为原则，才能发挥其功效。

4.在挤满人的公车上看书倒不如听录音带很多人都在上下班的车上看书或看报，当然，这也能够有效地利用时间，不过，在挤得像沙丁鱼似的车上，实在是难以看书或看报。

在这种情况下，用耳朵学习的效率最佳，不管车上再怎么挤，一点也不会受到影响。

在上下班的公车上，用耳机学习语言或听自己感兴趣的录音带，就能够充分利用上下班的时间。

5.用过的录音带不要重复使用有人认为，卡式录音带的最大优点在于能够洗掉重录，多次的反复使用。

但是最好不要二次录音，其理由之一是，因为已录下的资料就等于是自己的财产。

平日养成不二次录音的习惯，就不会发生把重要资料洗掉的失误。

如果采用这种做法，绝对不必担心会发生种种意外。

6.用十卷装的卡带盒来收藏录音带在收藏标准大小的录音带时，最好用十卷装的塑胶卡带盒，把卡带装在里面，再放到书架上，当然，要按类分别整理，有条不紊的排列在书架上，举例来说，如果是有关语言的，要按英语、法语等等来分别归类，需要时，就不必在检索上浪费时间。

此外，在卡带上附上标示内容的卡片。

在这卡片上，就不只是写上标题，把你认为必要的事也一并写上去。

举例来说，如果在一卷录音带上，录两周的节目，也清清楚楚地标示在卡片上。

7.看录像时，可以使用快速回转HT5”，5SS若谈起前面提过的，以快速回转看录下来的电视节目，大概会有很多人以为，那些跳过不看的部分都是插播广告，不过，不插播广告的NHP节目你也可以“跳看”。

举例说，当你观赏“NHK专辑”，即使是水准很高的节目，重要的部分也不会太多，拖泥带水的场景经常可见，所以，这些部分你可以很快地跳过去。

如此一来，一小时的节目也能缩短到二十分钟左右，其效率实在是一级棒。

8.袖珍卡带最适合录语言节目卡式录音带由于体积小，外形统一，比起书籍来，较不占空间，在收藏上比较方便。

其中，有一种袖珍型卡带，只有标准带的四分之一大，一个大抽屉收藏几百卷，是绰绰有余的。

在连续收录语言节目时，要想成立属于自己的卡带图书馆，再没有比使用袖珍型卡带更理想的了。

不过，如果不在卡带上标明内容，充分做好分类整理的工作，在检索上就很费工夫，所以，这一点必须特别注意。

9.不断看电视，只是浪费时间而已业务人员打发假日的方式，大多是“睡觉”和“看电视”。

的确，在电视机前睡觉，很容易无所事事地度过一天。

只要打开电视，往往都会接连不断地看下去，因此电视常被视为影响孩子功课的最大敌人。

对大人来说，不断的看电视，也会造成一样的后果。

前面提过，你可以把电视节目录下来看，即使做不到这个程度，只要控制电视机的收视，也能避免浪费时间。

10.利用睡眠学习机有一种睡眠学习机，是在枕头下放置一个录音机，使人可以一边睡觉一边听音乐或语言录音带。

在听力学习工具上，这是非常有力的“秘密武器”。

当你一边工作一边学习语言的时候，可使用睡眠学习机来听录音带，从而有效利用时间。

11.早上只要在床上思考五分钟早上你可以在床上看书，尤其是学习语言之际，虽然早上已经醒来了，仍会躺在床上收听英语广播讲座。

即使头脑依然睡意朦胧，耳朵只要不断地接受广播的刺激，在提高语言能力上，也有很大的帮助。

这样一边睡觉，也能够一边思考许多事情。

即使不学语言或读书，也可以每天早上在床上思考五分钟，想想要用什么方式来进行今天的工作。

只要想一下，即可提高当天的工作效率，床上的五分钟可以相当于一、两小时的效用。

12.与转接电话的人先定下“暗号”在转接电话时，如果对方指名要找的人正在接电话或会客，以至于无法接听电话的情况非常多，像一些重要人物或是难以联络得上的对象，恐怕会因此错失接触的机会。

所以，如果你和秘书之间定有“暗号”，尽量培养彼此的默契。

举例来说，如果你在秘书送来的纸条上写“W7”，即表示“七分钟之后，立即回电话。

”借此，即使是接听别的电话，也不会令任何一方久候，且能够迅速应对处理。

13.与对方约好回电的时间电话中事情谈到一半时，对方说：

“一会儿再给你回电。

”这种情况常常会发生。

可是，这个“一会儿”可是很难预料!

有时以为对方会马上打来，而苦苦等候着，不料竟拖到第二天才打过来。

因此，特别是在想尽快得知情况时，你最好先与对方约好回电时间。

这样，对方就不会七拖八拖，而你也不必苦苦等候，既浪费时间，又不敢随便外出离开。

这似乎是理所当然的做法，不过，很意外的，好像很少有人能彻底奉行。

14.采用有监听功能的电话打电话找人时，通常对方都不会马上来听，而要“稍等一下!

”在这种情况下，大部分的人都是拿着话筒，一直到对方来接听，这里有一个最好的方法是利用电话的监听功能，在电话扬声器传来对方的声音之前，你可以专心做别的工作。

因为拿着话筒呆呆的等着对方，不知道什么时候才会再打过来，这完全是浪费时间。

商业电话具有许多优良的功能，要积极加以利用才是。

15.使用无线电话有点小事打电话找人，在转接的空档或者对方去找资料的时候，拿着话筒等待的情况很多。

如果是普通的电话，在等候时即使想做其他事，由于电话线的缘故，行动范围总限于半径一米之内，再怎么也无法有效利用等待的空档。

所以，要有效地利用等电话的时间，最方便的莫过于使用无线电话。

这样，可以拿着电话，在房间里走来走去，当然也能够到书架找资料，或是记下备忘录。

16.使用计时计费的电话各企业公司在裁减经费时，首先应当整顿的就是电话。

的确，长时间通话不但浪费时间，电话费也相当惊人。

但是，节制电话若只是嘴上说说，根本收不到效果。

因此，采用计时计费的电话，是一种很好的方法。

这样，在打长途电话之际，眼看计费表不断往上跳，即使不愿意也不得不警觉到通话时间太长，自然而然就会少说废话，而达到同时节省时间与金钱的目的。

17留话请接电话的人代为转达为了顺利处理电话，你可以编制一本应对电话的手册。

其中有一条原则是，打电话找人，即使对方不在，也要向接电话的人表明联络的目的，并请代为转达。

通常，如果对方不在，不是说：

“我再打来。

”就是说：

“能不能请他回电话。

”然后就挂断电话，其实，大多数事情都不一定非得直接告诉当事人，才能够达到自己的目的。

苦苦等待和对方亲自说话，往往要浪费很多时间，致使工作效率不佳，而且如果是非常紧急的事，先令接电话的人了解个中情况，他也会十分热心代为联络，以尽快找到对方。

18.在电话答录机留话，要说明打电话的目的有些人一听到对方是以电话答录机留话，就只说：

“我是某某人，我再打电话来。

”就立刻挂上电话。

而有时候，即使留话，也没有交待好重点，以致对方回家后根本不清楚事情的原委，所以，对方只好再打电话来询问，结果又得再说一遍，造成双方时间的浪费。

在碰到对方是以电话答录机留话时，你最好是清清楚楚地交待打电话的日期、时间、事情的要点、什么时候可以与你联络得上及其他一时之间可以想到的细节等等。

如此一来，不仅能节省时间，还能顺便整理问题，真可谓一举两得。

19.把电话答录机当做“备忘录”使用电话答录机的最大功能在于在自己出外时，也能确认留话的内容。

不过，如果换另一种使用方法，也可以当做自己的“备忘录”。

举例来说，你在家里看报时，从广告上发现一本好书，就可以打电话到办公室，在电话答录机上留话：

“请顺便帮我买一本书，书名是。

”这样，你的同事外出时，就会顺便帮你买回来。

此外，一旦突然想到什么好点子，也可以先录在电话答录机上，事后再加以审核。

把电话答录机当做“备忘录”使用，甚为方便。

20.利用“电话答录机”HT5”，5SS以前电视上有部威士忌广告，为了安心享用美酒，而把电话收到冰箱的冷冻库。

实际上，在埋头于重要工作之时，突然受到电话干扰而中断，工作效率会受到很大的影响。

如果把话筒拿起来，使别人打不进来，确实可以因此而免除这些干扰，可是，万一有重要的电话也接不到，往往因而耽误要事。

在这种情况下，可以利用电话答录机。

对忙碌而无暇接电话的人，可以每隔一定时间就听听来电的留话内容，马上回电给对方，这样就不会有失礼之处。

21.电话接通后先报上自己姓名HT5”，5SS拨错号码的电话，只会令人感到莫名其妙而已，要是开始双方都没发觉到，等彼此说上好半天才知道打错电话，不只造成时间的浪费，而且，也会弄得心情格外烦躁不安。

为了避免这种错误，只要电话一接通，你可以先报上自己的姓名，这样，如果打错电话，对方就会马上察觉到。

此外，尽早主动提起对方的姓名、事情内容，即使对方先前没注意到，至此也会知道打错了电话，因而减少时间上的浪费。

懂得打电话的要领，可使电话使用的效率大大提高。

22.电话要放在桌子的左边电话放在桌子的左边是最好的，理由是，这样可以用左手接电话，使惯用的右手永远保持自由的状态。

同时，也可以一边用左手拿话筒，一边用右手提笔干别的工作，这时候如果电话放在桌子的左边，就不必特地放下右手的笔，去拿话筒。

此外，在桌子的右上方要准备备忘纸，以便在接电话时能马上记下备忘录。

只要在细节上多用点心，将有助于工作的持续进行。

放置电话的位置，也会对工作的流程造成影响。

23.先以对讲机来应对访客对讲机最大的功用，就是能够先查问身份不明的人，由于它不必直接与访客面对面，却能够以声音应对，对打发推销员，确实非常方便。

在假日时，你可充分利用对讲机的优点。

举例来说，在对付推销员时，一旦面对面，就很难加以拒绝，非得容忍对方喋喋不休的推销轰炸不可，如果利用对讲机的话，以一句“家里还有”，马上可以回绝掉，这样就可以避免浪费时间。

24.电话备忘录须分类记载当经常有很多公司来电向你请教内容广泛的问题时，如一律将其记在一张纸上，事后一定还要再抄一遍，以便分类，这样就得多一次麻烦，工作效率很低。

所以，在这种情况下，最妙的方法是按类将对方的问题一一写在不同的活页纸上，如此，不但事后容易整理，而且也不会发生“遗漏”的情形。

25.留言条上一定要写5W若以基本的5W“何时”、“何人”、“何事”、“何处”、“怎么做”来写留言条的话，就不会浪费许多无谓的时间。

在前面提过，你自编的电话时应对照手册中规定，为了谨慎起见，一定要一字不漏地询问对方这五个基本问题，并且依照一定顺序，将其写在留言条上，所以，在任何的情况下，都不必再找接电话的人问一遍，只要看留言条就能处理事情。

26.随身携带口述录音机作家边走边构思小说情节，科学家在散步时获得发明灵感，这类故事经常可闻。

走路确实有刺激灵感、引发文思的功效。

不过，走路中即使冒出灵感来，或在拥挤的人群中，想提笔加以记录实在是很困难的。

在这种情况下，如果随身携带小型口述录音机，就可以解决困难了。

这种机器由于操作方便，可以边走路边把灵感录下来，而且，也可以放在口袋中，最适合随身携带。

27.出差时先订好联络时间出差时，电话联络也是件非常重要的工作。

有时是出差人要对公司进行联络，有时是公司要对出差人进行联络，但是，有时从排满的行程中抽出时间，特地打电话回公司，但联络对象却不在，即使打通电话，连一点简单的联络事项也无法传达。

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