四川省公路建设项目档案管理实施细则.docx
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四川省公路建设项目档案管理实施细则
四川省公路建设项目档案管理实施细则（征求意见稿）
第一章总则
第一条为加强和规范公路建设项目档案管理工作，促进公路建设项目档案更好地为我省公路建设事业服务，根据《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2008）、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）、《公路建设项目文件材料立卷归档管理办法》（交办发[2010]382号）、《四川省重大建设项目档案管理办法》（川档发[2008]45号）等有关规定，结合我省公路建设实际，制定本实施细则。
第二条本实施细则适用于我省境内新建、改建和扩建的高速公路和国、省道干线及农村公路建设项目档案管理工作，专用公路建设项目档案管理可参照本办法执行。
本实施细则所称建设工程，是指土建工程、房建工程、绿化工程及机电工程等。
第三条本实施细则所称公路建设项目档案，是指在公路建设项目的提出、立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中直接形成的具有保存查考利用价值的各种形式和载体的历史记录。
公路建设项目档案是公路建设项目实施过程中形成的重要资产，是项目竣工验收、质量评定、运行维护、改扩建等工作的重要依据，是国家档案的组成部分。
第二章管理职责
第四条公路建设项目档案实行集中统一管理。
按照“统一领导、分级管理”和“谁投资谁管理”的原则，实行公路建设项目档案工作项目法人负责制，做到职责明确、依法推进。
第五条项目法人（建设单位）作为第一责任主体，应将公路建设项目档案工作纳入领导工作议事日程，纳入工程建设计划和管理程序，纳入招投标制、合同管理及监理工作内容，纳入相关人员的岗位职责。
建立健全项目档案工作制度，落实档案管理机构，配备具有相关工程专业知识、能够适应项目文件材料立卷归档工作需要的专职档案管理人员，并保持其稳定性。
各参建单位应建立以项目法人单位档案部门为核心、各参建单位专兼职档案人员为基础的项目档案工作体系，从开工到竣工，每个标段、每个工作程序都要明确档案管理责任部门和责任人。
负责做好本单位形成的公路建设项目文件材料的收集、整理和归档工作，对各参建单位项目文件材料的收集归档工作进行组织协调、监督指导，并接收汇总项目文件材料，与工程建设同步收集、同步整理、同步归档。
提供项目档案管理所需经费、场地和设备等条件，确保项目档案完整、准确、系统和安全。
列入重大项目名单的公路建设工程，在监理工程师签发开工令后一个月内，应向交通主管部门或档案行政管理部门报送《四川省重大建设项目档案管理登记表》（附件1）。
第六条勘测、设计、施工、监理、科研等参建单位应按照合同约定的要求，各自完成公路建设项目相关文件材料的形成、收集、整理、归档和移交工作；监理单位还应负责对施工单位竣工文件材料形成、收集和整理归档工作进行督促和检查，在交工验收前向项目法人单位提交项目档案质量审核意见。
公路项目建设过程中，各参建单位应根据工作需要，配备与档案数量相适应的必要的档案保管保护设施设备，采取防火、防盗等“八防”措施，确保档案安全。
第七条各级交通运输主管部门应加强对所辖区域内公路建设项目档案工作的领导，加大监督指导力度，在检查公路建设项目时，要求建设单位同步做好项目档案工作，做到事前指导、中间检查、最后验收；审查建设项目竣工验收申请时，对未经档案专项验收的项目，不予同意进行项目竣工验收；进行项目档案登记，按规定参加或组织项目档案专项验收。
第八条各级档案行政管理部门应建立健全公路建设项目档案管理工作协调机制，加强对本级公路建设项目档案工作的监督、指导和检查，帮助解决项目文件材料在形成、积累、归档和整理过程中遇到的问题，做好咨询与服务；加强对公路建设项目档案人员业务培训，提高项目档案人员的业务技能和工作水平；依法做好项目档案专项验收。
第三章公路建设项目文件材料的形成与收集
第九条项目法人与勘察、设计、施工、监理、科研单位签订合同或协议时，应设立档案管理专门条款，明确文件材料收集范围、归档责任、质量要求、载体形式、完成时间、移交套数、所需费用及违约责任等。
公路建设项目各阶段文件材料收集范围按照本实施细则附件2执行。
第十条公路建设项目各阶段文件材料收集归档工作责任分工按照如下进行：
（一）公路建设项目在立项审批、工程准备、科研、交（竣）工验收、工程招标、资金管理等阶段形成的文件材料由项目法人单位负责收集；
（二）公路建设项目在设计审批、工程勘测等阶段形成的文件材料由勘察设计单位负责收集；
（三）公路建设项目在施工过程中形成的文件材料由中标施工单位负责收集；
（四）公路建设项目在监理过程中形成的文件材料由监理单位负责收集。
第十一条各有关单位应按照收集归档责任分工，建立健全项目文件材料收集归档制度和预立卷制度，按照公路项目建设程序的不同阶段文件材料产生的自然过程，分别做好预立卷工作。
在项目建设过程中，项目法人应结合项目进度，对文件材料的形成与收集情况进行检查和考核。
第十二条收集归档的项目文件材料应为原件。
其中，项目立项审批等文件，原件保存在项目主管单位的，项目法人可将复印件归档保存；供货商提供的原材料及产品质量保证文件为复印件的，须在复印件上加盖销售单位印章并注明原件存放处后归档保存。
第十三条收集归档的项目文件材料应能全面、准确地反映工程建设的实际过程。
勘察及测量基础资料、施工记录须是现场原始记录，记录内容和数据应能反映抽查频率和质量指标，如需清稿，须将原始记录与清稿后的记录文件一并归档保存；表单填写内容规范，自检意见、监理意见应明确，产生及使用部位标注清楚，书写工整，相关签署手续完备，且为相关责任人亲笔签名，不能采用打印或印章。
特殊情况需要代签的，代签人应持有应签人的委托书，在签字处盖上应签人的签名章，并在盖章处右侧签上代签人的姓名，不允许直接代签应签字人的姓名。
开工申请批复单、变更申请批复单、单位（分部、分项）工程评定表、检验申请批复单、中间交工证书这五种文件上的盖章单位应为施工单位（项目部）和监理单位（总监办）共同盖章。
第十四条实行计算机辅助项目管理的公路建设项目，现场形成的原始记录本须相关责任人亲笔签名，并在原始记录本封面上加盖相关单位公章。
与原始记录本数据相对应的、经计算机辅助形成的电子文件，必须制成纸质文件，相关责任人须亲笔签名。
当计算机辅助形成的电子文件采用了可靠的电子签名方式时，制成纸质文件并加盖相关单位公章，与相应的电子文件一并归档。
纸质文件相对应的电子文件的形成与归档应符合《中华人民共和国电子签名法》及《电子文件归档与管理规范》（GB/T18894-2002）的有关规定。
第十五条项目文件材料的载体应符合档案保护要求，纸张优良，书写工整，字迹清楚，图样清晰，图表整洁，修改规范；格式基本统一，小于A4及16开纸张规格的出厂证明、材质合格证等应粘贴在A4纸上;书写和装订材料应符合耐久性要求，禁止使用红色墨水、纯蓝墨水、圆珠笔、复写纸、铅笔等书写及绘制；写错的文字，用斜线划去，在旁边书写正确文字，不允许用涂改液修改或用刀刮改，并由修改人签字或加盖私章（扁章）。
盖章应使用红色印泥。
计算机印制的文字材料和图纸应采用激光打印机打印，不允许使用喷墨打印机和针式打印机。
表格式样应铅印或用计算机激光打印。
复印件应清晰；热敏纸传真件，需复印保存。
第十六条对于声像档案，项目法人应从项目管理角度进行收集，施工单位应在隐蔽工程、关键工序、结构物重点部位等方面进行收集，监理单位应从项目质量监理角度进行收集。
数码照片应刻录在不可擦写光盘上，同时还须冲印出6英寸纸质照片。
第十七条已经实行计算机辅助项目管理的，电子文件须与纸质文件同步归档；在与设计单位签订合同时，应对电子版设计文件归档提出明确要求；如无条件形成电子文件的，对利用率高的竣工文件，可采取图像扫描或缩微方式，进行档案复制。
电子文件及纸质文件数字化的形成应符合有关规定的要求。
第十八条竣工图由施工单位在设计文件基础上负责编制，项目法人指定由设计单位编制或施工单位委托设计单位编制的，应明确施工单位和监理单位的审核及签字认可责任。
竣工图的绘制须与工程施工同步进行，应能全面、准确、清晰地反映项目竣工时的实际情况，做到与施工现场对应、与质保资料对应、与实际数据对应。
竣工图按项目顺序排列并编写册数。
竣工图编制要求按照本实施细则附件3执行。
第四章公路建设项目文件材料的整理与归档
第十九条公路建设项目文件材料分为综合管理类、设计类、施工类、监理类、科研类、交竣工验收类、特殊载体类等7类。
公路建设项目档案分类方案及档号编制规则按照本实施细则附件4执行。
综合管理类包括立项审批文件、工程准备文件、工程招投评标及合同文件、工程管理文件、资金管理文件、设备管理文件、其他文件等。
设计类包括工程勘测资料、设计基础资料、初步设计文件、施工图设计文件等。
施工类包括施工准备文件、施工质量控制文件、其他文件等。
监理类包括监理单位就工程质量、安全、进度、费用控制与项目法人和施工单位的来往文件等。
科研类包括课题报告、任务书及批准文件、研究方案、试验记录、分析计算数据、专家评审及技术鉴定报告、经批准的新技术应用资料等。
交竣工验收类包括竣工图、交工验收文件、试运行记录、单项验收文件、竣工验收文件、接管养单位项目使用情况报告等。
特殊载体类包括建设前原始地形地貌状况图、照片、重要土岩样本，重大活动、重大事故、自然灾害声像资料，隐蔽工程、关键工序、桥梁隧道等结构物重点部分施工声像资料等。
第二十条公路建设项目文件材料归档移交前，由文件材料形成单位，在项目文件材料预立卷的基础上，按照文件材料的自然形成过程并保持其内在有机联系，进行系统化整理组卷。
公路建设项目文件整理要求按照本实施细则附件5执行。
第二十一条公路建设项目文件材料保管期限分为永久、30年、10年三种。
应根据项目的实际情况、项目文件材料的特性及利用价值，分别确定案卷的保管期限。
公路建设项目档案的保管期限自归档年度开始计算。
第二十二条公路建设项目文件材料密级分为绝秘、机密、秘密三级。
应根据国家及交通运输部有关保密规定，分别确定案卷的密级。
加强公路建设项目涉密文件材料的管理，涉及国家秘密、企业商业秘密、技术秘密的，不得对外泄漏。
第五章公路建设项目档案的移交与汇总整理
第二十三条公路建设项目各承包单位应在合同段交工验收前，将已经系统化整理的项目档案连同案卷目录（含电子版目录）和案卷编制说明，经项目法人单位和监理检查合格后，移交项目法人单位，并按规定办理移交手续。
公路工程竣工档案交接单格式见附件6。
合同段未完成项目档案整理的，项目法人单位不得组织交工验收。
案卷编制说明内容包括本合同段项目建设内容、档案整理执行的标准、项目档案整理情况及案卷数量、竣工图编制质量及其他需要说明的问题。
项目法人（建设单位）负责保管全套项目档案原件。
移交项目档案套数由项目法人单位根据实际需要确定，并在合同中明确。
第二十四条项目法人单位负责对接收的全部项目档案进行系统化整理、排列和存放。
案卷排列顺序按照综合管理类、设计类、施工类、监理类、科研类、交竣工验收类、特殊载体类依次进行汇总整理和排列。
施工单位和监理单位形成的案卷，依路线进行方向，以合同段为单位，按路基、路面、桥梁、互通立交、隧道、安全设施、房建、机电、绿化、线外等工程，依次进行汇总整理和排列。
第二十五条项目法人（建设单位）负责对经系统化整理排列的所有案卷进行汇总，编制案卷总目录（含电子版）和项目档案整理情况说明。
说明内容包括项目立项审批及初步设计审批情况、建设规模及主要建设内容、项目档案整理执行的标准、项目档案整理情况及案卷数量、项目档案运用计算机管理情况及其他需要说明的情况。
第二十六条项目法人单位应建立公路建设项目归档文件材料案卷级和文件级目录数据库和重要文件全文数据库，借助档案管理系统，为公路建设、营运、管理、养护提供集成的有效的档案信息服务。
第六章公路建设项目档案验收与移交
第二十七条公路建设项目竣工验收前，应当组织项目档案专项验收。
未经档案验收或档案验收不合格的公路建设项目，不得进行或通过项目竣工验收，不得申报优质工程。
公路建设项目档案专项验收应在项目竣工验收3个月之前完成。
第二十八条国家发展和改革委员会核准的公路建设项目，由国家档案局组织或委托交通部档案馆组织档案专项验收。
交通部审批初步设计的公路建设项目，由交通部档案馆组织或委托省级人民政府交通主管部门组织档案专项验收。
四川省各级政府投资主管部门核准的重点公路建设项目，由相应省、市（州）、县（市、区）档案局组织档案专项验收。
省交通运输厅审批初步设计、未列入省重大建设项目计划的公路建设项目，由省交通运输厅或委托地方交通主管部门组织项目档案专项验收。
地方交通主管部门审批初步设计的项目，由地方交通主管部门和当地档案行政管理部门组织项目档案专项验收。
第二十九条验收组由档案行政管理部门、交通部门档案机构、项目主管单位、项目质量监督机构组成。
城市规划区范围内的公路建设项目，档案验收组应包括项目所在地的城乡建设档案馆（室）。
验收组成员一般不少于5人的单数，组长由组织验收单位人员担任。
第三十条四川省各级政府投资主管部门核准的重点公路建设项目，项目法人（建设单位）向档案验收组织单位申请档案专项验收，并填报《四川省重大建设项目档案验收申请表》（附件7）。
第三十一条档案专项验收为优秀或合格的公路建设项目，由验收组织单位出具档案验收认可文件，并抄送项目主管部门、项目所在地档案部门。
档案行政主管部门、项目主管部门、建设单位应对公路建设项目档案管理工作中做出显着成绩的单位和个人给予表彰和奖励，对违反有关规定造成档案损失的相关人员追究相应责任。
第三十二条项目法人单位应在公路建设项目通过竣工验收3个月内，按照有关规定向生产使用单位及其他有关单位办理项目档案移交手续。
在城市规划区范围内的公路建设项目，项目法人（建设单位）还应按国家规定向所在地城乡建设档案馆（室）报送一套与城市规划、建设及其管理有关的项目档案。
第七章附则
第三十三条本细则由四川省交通运输厅负责解释。
第三十四条本细则自印发之日起实行。
2002年12月16日四川省交通厅、四川省档案局印发的《四川省交通重点建设项目竣工文件编制及档案整理规范》（川交办[2002]245号）同时废止。
附件:
1.四川省重大建设项目档案管理登记表
2.四川省公路建设项目文件材料归档范围和保管期限表
3.四川省公路建设项目竣工图编制要求
4.四川省公路建设项目档案分类方案及档号编制规则
5.四川省公路建设项目文件整理要求
6.公路工程竣工档案交接单
7.四川省重大建设项目档案验收申请表
附件1
四川省重大建设项目档案管理登记表
项目名称
建设单位或项目法人
地址
邮编
上级主管部门
批准概算总投资
万元
计划工期
年月—年月
主要单位工程名称
现已完成的单位或单项工程
主要设计单位
主要施工单位
主要设备安装单位
主要监理单位
项目档案和资料管理情况
档案管理部门名称
隶属部门
联系地址、邮编
负责人及电话
电子邮箱
项目建档时间
专职档案人员数量
兼职档案人员数量
库房面积
档案工作用房面积
设施设备
现有档案和资料数量（正本）
卷册件
图纸张数
对项目档案日常监督、指导的上级单位
填表单位
（盖章）
年月日
附件2
四川省公路建设项目文件材料归档范围和保管期限表
序号
归档内容
保管
期限
归档
单位
一
综合管理
永久
项目
法人
（一）
立项审批文件
1
项目建议书及审批文件
2
可行性研究报告及审批（核准）文件
3
可行性研究报告的评估及行业主管部门对可行性研究报告的审查意见
4
专家对可行性研究报告的评审文件
5
环境影响评价报告书及批复
6
项目用地预审意见
7
水土保持方案及审批文件
8
文物调查、保护、矿产资源调查等评审文件
9
其它相关文件材料
（二）
工程准备文件
永久
项目
法人
1
建设用地选址意见及红线图
2
建设用地申请及批复
永久
项目
法人
3
占地图及土地使用证、林地使用同意书
4
征地拆迁、补偿批文，合同、协议或纪要、征用土地数量一览表、拆迁数量一览表
5
供电、供水、通讯、排水、环保、消防等协议
6
施工许可批准文件
7
质量监督申请书及质量监督通知书
8
建设前原始地形、地貌状况图、照片
（三）
工程管理文件
项目
法人
1
招标投标、承发包合同协议
1.1
招标书、招标修改文件、招标补遗及答疑文件
30年
1.2
投标书、资质材料、履约类保函、委托授权书和投标澄清文件、修正文件
永久
1.3
开标议程、开标大会签字表、报价表、评票纪律、评标人员签字表、评票记录、报告
30年
1.4
中标通知书
1.5
合同谈判纪要、合同审查文件、合同变更文件
合同变更、索赔等涉及法律事务的文件
永久
2
过程管理文件
30年
2.1
建设单位往来文件
2.2
项目法人就工程质量、安全、进度、费用、合同控制等管理性文件及图表（普发性、针对性）
2.3
质量监督机构印发的质量监督相关文件
2.4
工程质量责任登记表
2.5
项目法人组织召开的工地例会、专题会议纪要（例会性、专题性）
2.6
设计中重大技术问题往来文件、会议纪要
2.7
计划进度报表
3
资金管理文件
永久
项目
法人
3.1
支付报表
3.2
财务决算文件
3.3
工程决算文件
3.4
项目审计文件
3.5
其他文件
4
工程建设管理照片、声像资料（重大活动、重要会议、重大事故处理等）
30年
项目
法人
二
设计文件
永久
设计
单位
1
初步设计文件及审批文件、来往文件、专家审查意见及审查会议纪要
2
技术设计文件及审批文件
3
施工图设计文件及审批文件
4
工程勘测、设计基础资料
4.1
工程地质、水文地质、勘察报告、地质图、钻探材料、重要土、岩样说明
4.2
水文、气象、地震等其它设计基础资料
5
设计变更文件及批准文件
设计中重大技术问题往来文件、会议纪要
三
施工文件
30年
施工
单位
1
施工综合管理文件
1.1
施工单位就工程质量、安全、进度、费用控制与项目法人的来往文件及图表，进度控制文件，施工安全及文明施工文件，计量支付文件，合同管理文件，缺陷责任期资料。
1.2
监理单位就工程质量、安全、进度、费用控制与施工单位的来往文件
施工组织机构及人员，岗位责任划分，
2
施工准备文件
2.1
合同段总体开工报告（含施工组织设计、施工方案、技术要求及规范）及批准文件
2.2
技术交底、图纸会审纪要
2.3
开工前的交接桩记录、控制点的复测、施工控制点的加密工程定位（水准点、基准点、导线点）测量、复核记录
3
施工质量控制文件
3.1
单位、分部、分项工程质量检验评定汇总表
3.2
设计变更（变更令或通知、变更申请及审批并附变更前、后图纸）
3.3
施工日志、大事记、会议记录、纪要
3.4
永久性水准点坐标图、建筑物坐标高程测量记录（含各类观测记录）
3.5
工程质量事故及处理报告、缺陷整改记录和补救后达到要求的认可证明文件
3.6
沉降、位移观测记录、桥梁荷载试验报告
3.7
桥梁基础检验汇总资料
3.8
施工中遇到的非正常情况记录、处理方案、施工工艺、质量检测记录及观察记录、对工程质量影响分析
3.9
交工验收施工单位自检评定资料
工程质量自检报告及工程质量检验评定资料
4
原材料（产品）质量保证文件及标准、工艺试验资料
30年
施工
单位
4.1
各种原材料、外购成品、半成品、混凝土预制件合格证及抽检、试验报告
4.2
外购材料（产品）、设备说明书、出厂合格证书、检验报告及质量鉴定报告
4.3
各种原材料试验报告（包括原材料进厂审批、台账、集料、钢筋、水泥、沥青….）
4.4
混凝土、砂浆配合比试验报告
4.5
各种标准试验、配合比设计报告
4.6
工地试验室管理文件
4.7
施工原始文件
30年
施工
单位
4.7.1
单位、分部、分项工程开工批准文件
4.7.2
各工序施工记录、试验、检测及报检文件
4.7.3
隐蔽工程验收记录
4.7.4
混凝土配合比设计报告、配料单
4.7.5
砂浆强度、混凝土强度、焊接、压实度、弯沉等试验检测报告及汇总表
4.7.6
预应力张拉、压浆检查记录
4.7.7
桩基检测报告
4.7.8
机电、监控设备安装调试及性能考核记录
4.7.9
桥隧工程风险评估报告、专项施工技术方案
5
竣工图表
永久
施工
单位
5.1
变更设计一览表
5.2
变更图纸
5.3
工程竣工图
A竣工图编制说明
B路线平、纵面竣工图
C路基工程竣工图
D路面工程竣工图
E桥梁工程竣工图（特大、大、中桥）
F互通立交工程竣工图
G隧道工程竣工图
H环保工程竣工图
I交通安全设施工程竣工图
J机电工程竣工图
K斜拉桥和悬索桥工程竣工图
6
综合竣工图表各标段根据工程量对应填写，由项目法人统一汇总
永久
施工
单位
7
房屋建筑工程按建设部GB/T50328-2001标准执行
长期
施工
单位
8
工程施工照片、声像资料（隐蔽工程、关键工序、桥梁、隧道等结构物重点部位及其它）
30年
施工
单位
四
监理文件
30年
监理
单位
1
监理综合管理文件
1.1
监理就工程质量、安全、进度、费用控制与项目法人的来往文件
1.2
监理组织召开的工地例会及专题会议纪要（例会性、专题性）
1.3
监理工作大纲、规划、细则及批复
1.4
监理机构及人员情况（业绩、学历、职称和持证情况），各级监理人员的工作范围、责任划分、规章制度
1.5
驻地办监理合同协议书、驻地监理工程师、专业监理工程师任命书
1.6
驻地监理办机构及人员配备与调整变动情况
1.7
驻地监理办工地试验室资质等级证书、人员及仪器设备情况
1.8
对合同条款和技术规范的执行情况
1.9
监理日志、备忘录、会议记录及纪要
2
工程进度计划管理文件
2.1
对承包人提交的计划进度和施工组织设计的审查情况
2.2
承包人对进度计划的执行情况
2.3
对计划进度监督执行情况
2.4
对报表制度执行情况
3
工程技术管理文件
30年
监理
单位
3.1
对施工单位重大技术方案的审查情况
3.2
对设计变更文件的编制和审查情况（指监理工程师审批的设计变更）
3.3
对有关设计变更的执行情况
4
工程合同管理文件
4.1
工地会议制度的执行情况和会议记录
4.2
工程费用中对索赔的有关文件报告、批复、决定等
4.3
施工合同的执行情况及变动情况、变动的条款或补充协议、工程师指令及有关文件
4.4
承包人对合同的执行情况
4.5
升级会员 