《接待手册》编制.docx

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《接待手册》编制

中阿博览会《接待手册》编制模板及接待

工作实操模板

中阿博览会《接待手册》编制模板

一、封面

中阿博览会《接待手册》封面由执委会接待二部统一设计，统一提供制作文件。

规格：

140×100mm。

二、扉页

（一）国外省部级团打印“热烈欢迎XX国XX部（省、市、自治区）XXX（姓名、职务）一行出席中阿博览会”字样。

（二）国内省部级团打印“热烈欢迎XX部（省、市、自治区）XXX（姓名、职务）一行出席中阿博览会指导工作”字样。

（二）其它团组打印“热烈欢迎XX（单位名称）代表团出席中阿博览会”字样。

三、目录

（一）日程安排

（二）嘉宾名单

（三）陪同名单

（四）工作人员

（五）宁夏区情简介

（六）考察园区介绍

（七）会议期间气象信息

四、内容要求

（一）日程安排

接待单位根据代表团参加活动情况编排，从接站开始至送站结束。

包括各项活动乘车、就餐、参观考察等安排。

（二）嘉宾名单

包括姓名、单位、职务、联络员联系方式、具体住宿宾馆与房号。

（三）陪同名单

包括姓名、单位、职务。

省部级（含副职）代表团安排活动同时注明自治区陪同领导。

（四）工作人员

包括姓名、单位、职务、联系电话、接待分工等。

（五）宁夏区情简介

由接待二部统一提供。

（六）考察点介绍

大会确定银川滨河新区、银川阅海湾中央商务区、宁东能源化工基地、银川综合保税区、中国（吴忠）清真食品穆斯林用品产业园、宁夏沙坡头旅游经济开发试验区、石嘴山陆港经济区、固原经济技术开发区8个功能园区供参会嘉宾选择参观考察，介绍材料由接待二部统一提供。

（七）会议期间气象信息

请与宁夏气象服务中心联系，电话：

5017902。

五、其他

（一）上述内容为《接待手册》基本内容，各对口接待单位可根据接待任务实际增加内容。

（二）封面设计制作文件、宁夏区情简介、考察园区介绍、天气预报等资料请从中阿博览会官方网站—“资讯中心”—“资料下载”栏下载。

（官网地址：

www.casetf.org）。

（三）接待国外代表团须制作英文版《接待手册》。

附：

XX代表团接待工作实操模板

一、代表团成员

团长：

Mr.JX国贸工部部长手机155XXXXXXXX

成员：

Mr.liX国贸工部部长助理

AbdullahX国贸工部部合作司司长

HamllduleX国贸工部合作司

SaffetX国贸工部秘书手机

二、对口接待工作小组

组长：

王AK厅厅长手机189XXXXXXXX

成员：

殷XXK厅办公室主任手机138XXXXXXXX

张XXK厅办公室副主任手机137XXXXXXXX马XXK厅国际合作处副处长手机139XXXXXXXX

陈XXK厅办公室主任科员手机182XXXXXXXX

周秘书K厅办公室秘书手机152XXXXXXXX

三、联络员

代表团：

Saffet手机

接待单位：

张XX手机137XXXXXXXX

四、车辆安排

车型

车牌号

驾驶员

联系方式

乘车人员

轿车

宁A0N91

李XX

130XXXXXX

团长、陪同领导

马XX（翻译）

中巴车

宁A0L32

王XX

152XXXXXX

代表及其他工作人员

五、接待操作流程

9月14日（星期六）

12：

00

1、全体接待人员着正装在XXX集中（张XX）

2、检查车辆卫生、贴车贴（陈XX、李XX、王XX）

3、5箱纯净水装车（陈XX、李XX、王XX）

4、发放工作人员证件、车辆通行证及驾驶员手套（张XX）

5、准备嘉宾证、接待手册，并分装信封，标明姓名（张XX、陈XX）

6、准备接站牌（陈XX）

7、通知周秘书集合及出发时间（张XX）

12:

20

1、赴凯宾斯基酒店

2、协调领取房卡（张XX、殷XX）

3、检查房间内设施及卫生XXXXX（张XX、殷XX、陈XX）

4、联系驾驶员，确认出发时间（张XX）

5、联系周秘书，确定陪同领导出发时间（张XX）

12:

50

1、全体人员赴机场

2、提前与机场联系CA1219航班是否正点起飞、到达（张XX）

机场问讯6912218

13:

50

接待人员在机场大厅等候迎接客人

a.马XX、殷XX、张XX负责在接机口引领客人

b.陈XX举接站牌在接机大厅适当位置等候并清点人数

14:

20

1、客人抵达，陪同领导欢迎代表团，礼仪向团长献花

2、按照以上安排迎接并引领客人在大厅集中

3、清点人数（殷XX、陈XX）

4、通知车辆就位（张XX）

5、引领客人乘车（殷XX、陈XX、马XX）

15:

00

1、返回酒店

2、途中向客人介绍陪同、接待人员及当晚活动安排（马XX）

3、向客人分发接待手册及嘉宾证，同时收取护照（陈XX、张XX）

16:

00

1、抵达酒店

2、办理入住手续（张XX、陈XX）

3、再次告知客人晚餐及观看文艺演出活动（马XX、张XX）

18:

30

晚餐

19:

30

1、通知车辆就位（张XX）

2、在大厅等候客人并引领乘车（马XX、殷XX、陈XX）

19:

40

1、出发赴人民会堂

2、向客人介绍演出时间、结束后接应及乘车地点（马XX、张XX）

3、引领客人至指定位置就座（马XX、张XX、殷XX、陈XX）

20:

00

观看演出

21:

30

1、通知车辆就位（张XX）

2、引领客人乘车（马XX、张XX、殷XX、陈XX）

3、返回酒店,告知次日早餐用餐地点及时间

21:

50

接待人员小结

9月15日（星期日）

08:

00

1、通知车辆就位（张XX）

2、检查车辆卫生（陈XX）

08:

25

1、在大厅等候客人并引领集中（殷XX、马XX、张XX）

2、清点人数（殷XX、马XX）

3、退还客人护照（张XX、陈XX）

08:

45

1、通知车辆就位

2、引领客人乘车（殷XX、马XX、陈XX）

09:

00

1、出发赴悦海宾馆

2、向客人介绍当日活动安排（马XX、张XX）

3、向客人讲解开幕式区域及座位安排（张XX、马XX）

4、南门入口引领客人至划定区域就座（色彩区分）

（马XX、殷XX、张XX、陈XX）

09:

30

开幕式

09:

40

1、引领客人至南门广场停车处，并在此集中（殷XX、张XX、马XX、陈XX）

2、如车辆停放位置方便，向客人发放纯净水（陈XX、张XX）

3、前往国际会展中心参观展会

a.张XX负责与会展中心联系配备引导员

b.殷XX在代表团前部引领客人

c.张XX在代表团后部押尾、陈XX协助清点人数

d.马XX翻译

11:

40

1、通知车辆就位（张XX）

2、引领客人在会展中心北门集中并乘车（殷XX、马XX、陈XX）

3、返回酒店

4、途中向客人介绍下午活动安排及中午用餐安排（马XX、张XX）

13:

30

1、通知车辆就位（张XX）

2、在大厅等候、清点人数并引领客人乘车（殷XX、马XX、陈XX）

3、出发赴国际饭店

4、与会议联络员落实参会事宜（张XX）

5、向客人介绍会议安排、主题等（马XX、张XX）

14:

00

1、引领客人至会场内指定区域就座（马XX、殷XX、张XX）

2、参加中阿国家中小企业合作论坛

地点：

国际饭店一楼多功能厅

3、一人在外等候协调车辆等（陈XX）

4、会议即将结束时通知车辆就位（张XX）

18:

00

1、引领客人至停车位（马XX、殷XX、张XX）

2、返回酒店

3、途中告知晚餐地点、开餐时间及次日活动安排（马XX、张XX）

4、提醒周秘书次日活动安排及集合时间（张XX）

18:

30

晚餐

20:

00

全体接待人员小结

9月16日（星期一）

07:

30

1、通知车辆就位（张XX）

2、检查车辆卫生（陈XX）

3、补充配备纯净水（陈XX、李XX、王XX）

08:

00

1、在大厅等候客人并引领集中（马XX、殷XX、张XX）

2、清点人数（殷XX、陈XX）

08:

20

1、赴悦海宾馆

2、途中向客人介绍会议时间安排（马XX、张XX）

08:

40

1、引领团长至会场演讲嘉宾席就座，其他代表在指定区域就坐

（马XX、殷XX、张XX）

2、参加中阿国家农业合作论坛并发表主旨演讲

地点：

悦海宾馆会议中心中心会场

3、一人在外留守协调车辆等事宜（陈XX）

4、会议即将结束时通知车辆就位（张XX）

12:

00

1、引领客人乘车（马XX、殷XX、张XX）

2、返回酒店

3、途中向客人介绍午餐地点、时间、下午活动安排（马XX、张XX）

12:

30

午餐、午休（马XX、殷XX、陈XX）

14:

30

1、通知车辆就位（张XX）2、在大厅等候客人、清点人数并引领集中（马XX、殷XX、陈XX）

3、赴悦海中央CBD商务区参观考察

4、途中联系考察点联络员做好迎接准备（张XX）

15:

00

1、引领客人至考察点，由考察点联络员引领按既定计划执行

（马XX、陈XX）

2、一人在外留守协调车辆等事宜（张XX）

3、考察即将结束时通知车辆就位（张XX）

18:

00

1、返回酒店

2、提醒客人晚餐用餐地点（马XX、张XX）

3、提醒周秘书次日活动安排及集合时间（张XX）

18:

30

晚餐

19:

30

接待人员小结

9月17日（星期二）

07:

30

1、通知车辆就位（张XX）

2、检查车辆卫生（陈XX）

08:

00

1、在大厅等候客人并引领集中（马XX、殷XX）

2、清点人数（殷XX、陈XX）

08:

30

1、落实沙湖参观门票签单事（张XX）

2、落实英文或中文导游事（张XX）

3、引领客人参观（张XX、殷XX、马XX、陈XX）

4、落实订餐、餐具安排情况（张XX）

沙湖水镇贺兰山厅

09:

00

参观沙湖景区.（张XX）

12:

30

1、通知车辆老码头就位（张XX）

2、引领客人乘车（马XX、张XX、殷XX、陈XX）

3、赴沙湖水镇午餐

4、落实影视城参观门票签单事（张XX）

13:

30

1、提前通知车辆就位，引领乘车（张XX）

2、前往影视城参观游览

a.翻译：

马XX

b.引领：

殷XX、陈XX

14:

00

1、引领客人参观

2、即将结束前引导车辆就位（张XX）

16:

00

1、乘车返回酒店换装（马XX、张XX、陈XX）

2、途中向客人介绍会见宴请时间及在大厅集合时间（殷XX、马XX）

3、张XX前往国际饭店对接会见宴请安排

17:

00

1、引领客人在大厅集中并乘车（马XX、殷XX、陈XX）

2、赴国际饭店

3、途中通知张XX车辆出发及行车情况（殷XX）

4、即将到达时再次通知张XX（殷XX）

17:

30

1、自治区领导会见（翻译：

刘XX、马XX）

2、落实宴会厅布置情况（张XX）

3、安排工作人员用餐（殷XX）

18:

00

自治区领导宴请（翻译：

刘XX、马XX）

19:

00

1、落实宴会进展情况并调度车辆（张XX）

2、提醒工作人员提前结束用餐并就位（张XX、殷XX）

3、引领外宾乘车（马XX、殷XX、陈XX）

4、国际饭店用餐签单（张XX）

19:

10

返回酒店

19:

30

接待人员小结

9月18日（星期三）

07:

30

1、通知车辆就位（张XX）

2、检查车辆卫生（陈XX）

07:

40

1、在大厅等候客人并引领集中（马XX、殷XX、陈XX）

2、清点人数（马XX、陈XX）

3、提前与XXX单位联系座谈安排（张XX）

局长：

137XXXXX齐琦：

133XXXXXX

08:

40

1、赴行政中心

2、途中介绍座谈情况及时间安排（殷XX）

09:

00

与XXX单位座谈

10:

20

1、通知车辆就位（张XX）

2、引领客人乘车（马XX、殷XX、陈XX）

3、赴永宁纳家户

11:

20

1、到达回乡文化园门票签单及解说员配备（张XX）

2、引领客人参观（马XX、殷XX、陈XX）

翻译：

马XX

3、检查订餐情况（张XX）

13:

00

1、参观结束时与张XX沟通用餐地点（殷XX）

2、引领客人至曼苏尔宫12号厅（马XX、殷XX、陈XX）

14:

20

1、通知车辆就位（张XX）

2、出发赴青铜峡

15:

00

1、落实中华黄河坛门票（张XX）

2、引领客人参观（马XX、殷XX、张XX、陈XX）

翻译：

马XX

16:

20

1、通知车辆就位（张XX）

2、引领客人乘车（马XX、殷XX、张XX、陈XX）

3、返回银川市

4、途中通知客人晚餐及次日离银，请提前收拾行李（马XX、张XX）

18:

00

晚餐

19:

00

接待人员小结

9月19日（星期四）

07:

30

1、通知车辆就位（张XX）

2、检查车辆卫生（陈XX）

3、通知周秘书集合及出发时间（张XX）

08:

10

1、协助收集行李（马XX、张XX、陈XX）

2、在大厅等候客人并引领集中（殷XX、陈XX）

3、清点人数及行李件数（殷XX、陈XX）

4、办理退房手续（张XX、陈XX）

08:

40

1、通知车辆就位　（张XX）

2、引领客人乘车　（马XX、张XX、殷XX、陈XX）

3、出发赴机场

09:

30

1、到达机场

2、提取行李小车、协助搬运行李（马XX、张XX、陈XX）

3、协助客人办理登机手续（张XX、殷XX、马XX）

4、陪同领导话别，送客人至安检口（马XX、殷XX、张XX、陈XX）

10:

10

代表团乘CA1218航班赴北京。

送行人员返回，接待工作结束。

注：

本接待团组属虚拟，仅以此说明接待工作操作流程，提醒注意事项。