青年志愿者部门职责.docx
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办公室：
人事：
1.负责文件管理和干部档案归档工作。
2.负责处理日常工作，做好日常会议记录、活动记录，安排各种会议
4.建立协会内部成员的档案,并及时跟踪更新。
策划：
5负责起草年度工作计划、总结。
活动前期负责写策划，活动后期负责写活动报道
财务：
3.负责管理青年志愿者协会财产,并定时做好清点工作。
做好每月一次的物资盘结，根据库存物资存贮情况提出物资采购建议和计划，同时避免和减少仓库不必要的物资库存。
仓管方面做到零整分开有秩序存放。
<3>各部门的职能与责任：
1）办公室：
1.负责起草年度工作计划、总结。
负责文件管理和干部档案归档工作。
2.负责处理日常工作，做好日常会议记录、活动记录，安排各种会议
3.负责管理青年志愿者协会财产,并定时做好清点工作。
4.建立协会内部成员的档案,并及时跟踪更新。
5.活动前期负责写策划，活动后期负责写活动报道
2）宣布部：
1.宣传部应切实发挥好学校与学生之间交流的纽带作用，以素质、才能、教育为宗旨。
2.通过校播音室、校报、宣传栏、海报等多方面宣传渠道，做好各项活动的前期宣传工作。
3.在活动进行中为协会的各个活动进行全面的、实时的报道
3）外联部：
1.与各大高校的青年志愿者协会建立友好关系,经常保持联系.了解外校青协的工作方式及其走向.向外界推介协会,并进行工作上的交流,寻求共同举办活动的可能性.
2.加强与各企业间的联络,为协会的优秀活动寻求商业赞助.
3.与校内各级组织保持良好的关系,加强沟通交流,共同促进学校文化建设.
4）执行部：
1.建立志愿者信息库，对志愿者进行注册、活动登记（志愿者证）
2.每次活动前写好具体的执行方案，做到合理安排活动
3.活动后进行总结，反馈志愿者意见，发现活动中存在的问题及讨论解决方法
4.安排志愿者的工作内，评价志愿者的工作状况
华侨大学厦门工学院青年志愿者协会会议记录
华大厦工团[201*]*号
主持者：
陈志耀编辑：
吴雅菁
会议概况:
时间:
2011年10月17日
地点:
厚德教学楼
参与人员:
青年志愿者协会副会长，各部长,副部长,干事及成员
会议主题:
讨论本学期资产部,服务部,人力资源部三个部门的规划、安排
会议记录:
①面试:
对新成员的加入表示祝贺,并组织新成员进行自我介绍
注：
及时将新成员名单报告给办公室（由于人力资源部资料在原部长才智处保管，应及时找原部长才智拷贝资料并交给办公室）
②分组:
各部门进行分组，确定小组长
注:
小组长由10级老干事优先
③活动安排（学院）:
a:
运动会志愿者活动（2011年11月）
b:
厦门国际马拉松（2012年1月）
c:
世界志愿者日（2011年12月5日）
注：
志愿者证书联系制作：
资产部负责（查阅相关资料，形成报表交由辅导老师雷雨并说明情况）附件一
d:
青年志愿者晚会:
先告知青年志愿者成员,具体内容再商议
f:
（其他活动未知，待定。
）
④活动安排（协会内部）:
a:
资产部长昌振友谊9.0活动
首先在资产部进行，总结经验后在其他两个部门开展（目的：
增强部员间交流，给予大一新成员引导，使新成员对各自部门有初步的认识，了解各自部门的结构，规划。
适当交流大学生活经验，并为大一新成员的问题进行解答。
）
b:
副会长志耀主持开展素质扩展活动（资产部应及时把物资价格报单发给志耀）
c:
各部门负责人组织在部门内开展若干次活动，此活动的具体形式，需要各部门进行商议，后面以策划的形式进行上交，初定（目的：
锻炼部员能力）
注：
要求各部门负责人要建立起与干事间完善的联系方式，以文件形式（附件二）对活动进行说明，组织各成员进行活动。
活动结束后对资料进行整理，便于期末考核使用，并便于在部门内选择有潜力的人才。
以“志愿收废弃瓶罐活动”为例进行说明：
⒈前期宣传⒉策划⒊表格制作⒋制度的建立：
如爱心积分⒌后期处理⒍听取各部门意见⒎总结整理。
（注：
考虑到大一新生没有电脑的居多，第一次有关策划类的活动，副会长志耀将分享一些好的策划附件三，也可以自己从各个方面收集。
三个部门一起组织在学校申请一间教室，以PPT的形式教如何写策划；另一方面，本学期的规划、安排已经出来，可告知协会成员，听取总结意见，原来青协的视频，附件四可以组织他们观看。
此事由人力资源部牵头负责。
）
d:
网络寻找志愿者服务活动：
各部门安排固定人员，上网选择各种活动，制作报告，半个月交一次（在10月28日——10月31日上交第一次报告），将定期开会讨论。
如：
“可口可乐志”志愿者活动
注：
应认真确认信息来源及准确性，以保证活动安全。
⑤家文化建设（附件五）
a:
入协表格制作：
（虽然考虑到志愿者证内容、格式固定，存在局限性，此活动还是要举行，具体由服务部负责）
做成珍藏联形式，内容:
⒈个人资料⒉青年志愿协会工作情况介绍⒊活动照片⒋
部门负责人寄语⒌学院盖章······（可到网上查阅相关资料）
b:
部门团体活动：
（每学期至少一次）
部门聚餐，组织校外游玩活动：
环岛路、白城，KTV唱歌······
c:
资料的收集：
（定期要交的资料首先交给吴雅菁，整理交齐后，上交志耀。
）
部门应定期整理资料照片，备份好各自部门活动资料（任何形式的部门活动、开会、游玩等都应该要有资料），注意拍摄各自活动时照片（最好涉及到每个成员），学期末制作视频作为活动纪念，作为入协表格制作的基本材料。
d:
部门制度管理：
活动通知到位，部门负责人或副会长志耀进行随机抽查
活动资料整理到位：
志愿者活动过程（附件六）
e:
其他高校社团家文化建设：
网络收集资料进行参考
⑥会议总结：
未来青年志愿者协会的建设，发展方向，存在的问题以及如何更好地协助协会的正常运作。
注意事项：
会议记录是在开完会进行跟进的资料，内容有所改动，每个部门的负责人应该认
真阅读，屡行好自己的职责，我们将在下一次开会时，对上一次会议的具体事项进行跟进，每个任务责任到人，如果工作没做到位将追加责任。
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