管理制度外销业务管理制度.docx

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管理制度外销业务管理制度

机密

外销业务管理制度

世纪纵横（北京）管理咨询有限公司

二〇〇八年十二月

第一章总则

第一条适用范围

本管理办法适用于国际贸易部。

第二条目的

规范外销业务工作，使之有序高效的开展，特制定本管理制度。

第三条原则

（一）明确外销工作流程，确保外销各个环节的紧密衔接，协调配合；

（二）确保外销业务的顺利开展。

第二章外销业务组织管理

第四条外销业务管理制度制定

外销业务管理制度由国际贸易部部长负责制定，上报营销主管领导进行审核，审核后经过经理办公会审议通过后，下发执行。

第五条外销业务管理制度执行

外销人员负责营销政策执行。

第六条外销业务管理制度实施监督

营销主管负责外销业务执行过程中的监督和考核。

第七条外销业务管理制度实施效果考核

营销主管领导、国际贸易部部长负责对外销业务管理制度执行效果进行考核。

第三章外销业务管理制度管理内容

第八条外销业务管理制度内容

（一）客户询价处理

（二）出口合同

（三）出口委托报关

（四）出口租船订舱

（五）出口商品检验

（六）出口单证制审及交接

（七）出口收汇核销

第五章客户询价处理

第九条询盘受理

有询必复，对客户的询盘迅速作出反应，做好客户询盘受理记录并按规定程序向主管经理详细报告客户询盘情况。

第一十条报盘准备

（一）产品准备：

收到报盘后应查点库存看是否有合格的产品可供销售，如没有库存应及时联系工厂和供应部，确定是否可在客户要求的期限内有合格的货物能被生产出来。

（二）运输准备：

收到报盘后应根据客户要求向货运代理询问是否有充足的舱位和充足的陆运车辆。

（三）价格准备：

收到报盘后应通过各种途径如同行、其他客户以及公司内部的相关部门如采购部、供应部、财务部和本部门同事等尽可能多地了解市场行情和未来走势，综合多方信息并充分考虑公司的战略目标和客户的实际情况，向主管领导提出自己的价格意见。

（四）对外报盘：

主管领导经过慎重考虑和权衡利弊后，将自己的报价方案提交董事长，由董事长决定最终的报价方案后方可对外报盘。

发盘通常以书面或口头形式，回复要快，给客户回复的图片、资料、语言等内容应真实客观，语句谦和通顺，给客户一个诚实守信、脚踏实地的感觉。

货物品名、数量、包装、交货期、付款方式等内容确定后,给客户做正式报价。

（五）还盘处理：

经办业务员应及时将客户还盘情况报告给主管领导和董事长，并得到主管领导和董事长的进一步指示后再给予客户适当的答复。

（六）结案纪录：

买方或卖方同意对方提出的各项交易条件，双方协商认可后，愿意按这些条件达成交易，需要签定正式的购货合同并如实填写合同评审表和客户询盘处理记录，如由于各种原因没有达成交易，应在客户询盘处理记录上简单说明原因。

第六章出口合同

经过交易磋商，一方的发盘或还盘被对方有效地接受后，就算达成了交易，双方之间就建立了合同关系。

一般要用书面形式将双方的权力、义务明文规定下来，便于执行，这就是所谓签订合同，这标志着出口业务的正式开始。

第一十一条出口合同评审

主要对商品名称、规格型号、数量、价格、包装、装运期、付款条件、结算方式、索赔、仲裁等内容进行评审，按“合同评审表”的项目如实填写，合同评审需附上合同原件或传真件并经主管领导及董事长签字审批。

第一十二条经过评审，确定我公司能够满足客户各方面的要求，应做出书面合同并对其进行审核无误后盖章签定传真给客户。

第一十三条品质条款

商品的品质条款包括品名、规格、型号等。

第一十四条数量条款

数量条款的基本内容是规定交货的数量和使用的计量单位，如毛重、净重等，要注意溢短装机动幅度。

第一十五条包装条款

具体包装要求是铁桶还是吨袋。

第一十六条价格条款

价格条款是由单价和总值组成。

其中单价包括计量单位、单价、计价货币、价格术语四项内容，价格应该是买卖双方共同关注的焦点.对于出口商来说恰当的报价很重要，出口报价通常使用FOB，CFR，CIF这三种报价。

对外报价时，应该按如下步骤进行：

（一）明确价格构成，确定成本，费用和利润的计算

FOB：

成本+国内费用+预期利润

CFR：

成本+国内费用+预期利润+出口运费

CIF：

成本+国内费用+预期利润+出口运费+出口保险费

（二）核算费用

国内费用=包装费+运杂费+商检费+其他费用+成本

银行手续费=报价×手续费率

客户佣金=报价×佣金比率

出口保险费=报价×110%X保险费率

（三）核算利润（利润=报价×预期利润率）

第一十七条支付条款

使用托收方式时，应在买卖合同中明确规定交单条件、方式和买方的付款或承兑责任以及付款期限等。

使用信用证方式时，应在合同中明确受益人、信用证的种类、金额等方面的内容。

第一十八条违约条款,异议与索赔条款

该条款的主要内容为一方违约，对方有权提出索赔。

这是索赔的基本前提。

此外还包括索赔依据、索赔期限等。

索赔依据主要规定索赔必备的证据及出证机构。

若提供的证据不充足、不齐全、不清楚，或出证机构未经对方同意，均可能遭到对方拒赔。

第一十九条不可抗力条款

该条款实际上也是一项免责条款。

不可抗力，是指在合同签订后，不是由于当事人的过失或疏忽，而是由于发生了当事人所不能预见的、无法避免和无法预防的意外事故，以致不能履行或不能如期履行合同，遭受意外事故的一方可以免除履行合同的责任或可以延期履行合同，另一方无权要求损害赔偿。

第二十条通常情况下，签定出口合同一式两份，由双方盖本公司公章生效，双方各保存一份。

签定出口合同后，给工厂下单，安排生产计划。

第七章出口委托报关

按照我国海关法规定，凡是进出国境的货物，必须经由设有海关的港口、车站、国际航空站进出，并由货物所有人向海关申报，经过海关放行后，货物才可提取或者装船出口。

第二十一条核销单申领

出口企业到外汇局领取纸质核销单之前，应通过“中国电子口岸出口收汇系统”向外汇局申请所需核销单份数，然后由核销员持“中国电子口岸”操作员IC卡到外汇局领取纸质核销单。

第二十二条货物出口报关前，应通过“中国电子口岸”向报关地海关进行核销单的报关前备案

第二十三条确认委托报关时间和货运代理公司

第二十四条邮寄报关委托书

第二十五条制作进出口货物的发票和装箱单或重量单，并检查发票和装箱单或重量单等是否真实、齐全，如货名、规格、数（重）量、件数、标记、价格等是否填写正确，是否符合海关查验、征税、统计的需要，报关期限是否合乎规定。

必要时还需提供合同副本，产地证明，有关单证和帐册等。

第二十六条了解截关时间，通常要给报关留出两天时间（船截关前）。

第二十七条在截关前发送发票和装箱单或重量单和必要时需提供的合同副本，产地证明，有关单证和帐册等给委托货运代理公司。

第二十八条跟踪并确认已报关。

第二十九条委托报关注意事项

（一）出口报关需提供：

发票；装箱单；出口收汇核销单； 必要时还需提供合同副本、产地证明、有关单证和帐册等。

（二）货物报关前一定要明确商品的注册商标及品牌是否侵权。

（三）清楚注明是否退税及货物真正原产地。

（四）要特别重视货物的毛重，净重，不要估计数据，要以过磅数据为准；单证上需要注明每项货物的包装种类（木箱、纸箱、编织袋、裸装等）。

（五）货物在原产地申请报检时注意运输方式（铁路、汽车、船舶）

（六）装箱单要按实际数量填写，切记不要多箱数量统计一起造成不便查验，一是浪费时间，二是给查验工作带来困难。

第八章出口租船订舱

第三十条订舱

发货人或货物托运人根据贸易合同或信用证有关条款的规定，在货物托运前一定的时间，填制订舱单向船公司或其代理人，或其他运输经营人申请订舱。

第三十一条接受托运申请

船公司或其代理人，或其他运输经营人在决定是否接受发货人的托运申请时，首先应考虑其航线、港口、船舶、运输条件等能否满足发货人的要求。

在接收托运申请后，应着手编制订舱清单，然后分送集装箱码头堆场、集装箱货运站，据以安排空箱及办理货运交接。

第三十二条发放空箱

集装箱货运的空箱由发货人到集装箱码头堆场领取，拼箱货运的空箱则由集装箱货运站负责领取。

货物装箱后发货人负责将货物装箱需向货运代理,口岸货运部门以及海关提供。

第三十三条托运单填写内容

发货人的名称和地址；

收货人的名称和地址；

交货人地点、装货地点；

途经中转地点；

装箱日期，箱量、填表日期、份数；

有关货物情况（货名、件数、标志、种类、包装、货运单位）；

第三十四条备货

备货在整个贸易流程中，起到举足轻重的重要地位，须按照合同逐一落实。

备货的主要核对内容如下：

（一）货物品质、规格，应按合同的要求核实。

（二）货物数量：

保证满足合同或信用证对数量的要求。

（三）备货时间：

应根据信用证规定，结合船期安排，以利于船货衔接。

第三十五条包装

根据货物的不同，来选择包装形式（如：

纸箱、木箱、编织袋等）。

不同的包装形式其包装要求也有所不同，具体为：

（一）一般包装标准：

根据贸易出口通用的标准进行包装。

（二）特殊包装标准：

根据客户的特殊要求进行货物包装。

（三）货物的包装和唛头（运输标志）：

应进行认真检查核实，使之符合信用证的规定。

第三十六条拼箱货装箱

发货人将不足一整箱的货物交集装箱货运站，由货运站根据订舱清单的资料，核对场站收据装箱。

第三十七条整箱货交接

装箱并加海关封志的整箱货运至集装箱码头堆场，堆场根据订舱单核对场站收据及装箱单验收货物。

第三十八条集装箱的交接签证

集装箱码头堆场在验收货物和集装箱后，即在场站收据上签字，并将签署的场站收据交还给发货人，据此换取提单。

第三十九条换取提单

发货人凭经签署的场站收据，向负责集装箱运输的人或其代理换取提单，然后去银行结汇。

第四十条散装货物运输

进口散装货物等不需如集装箱运输的,发货人或货运代理公司可将货物运送到启运码头货场,码头堆场根据订舱清单核对场站收据及装箱单验收货物。

第四十一条装船

集装箱码头根据待装的货箱情况，制订出装船计划，待船舶靠泊后即行装船。

第九章出口商品检验

第四十二条报验

准备报验单据，报验所需资料：

（一）报检委托书、出境货物检验结果单；

（二）包装性能检验结果单正本一份；

（三）厂检结果单正本； 

（四）箱单、发票；

（五）外贸合同、信用证、有关函电等。

第四十三条保证报验单据齐全无误。

报验检查报验单报检范围和商检合同内容是否相符；检查检验申请单填写内容是否完善、正确，应附的单据资料（特别是检验依据）是否齐全；出口商品的出运日期／进口商品的索赠期是否已超过，是否按报验要求留有足够的检验签证时间；将检验申请单及有关资料传送给检验部门。

第四十四条向商检局电子申报，合格后给予预录入编号。

第四十五条抽样

由商检机构派员主持进行，根据不同的货物形态，采取随机取样方式抽取样品。

报验人应配合商检人员做好抽样工作。

第四十六条检验

检验部门可以使用化学分析、仪器分析等各种技术手段，对出口商品进行检验，检验的形式有商检自验、共同检验、驻厂检验和产地检验。

第四十七条现场申报，检务部门验证单据无误、证件齐全，给予计费。

第四十八条到财务部门缴纳检验检疫费。

第四十九条施检部门审核单据，对产地和报关地一致的出境货物,经检验检疫合格的,出具《出境货物通关单》；对产地和报关地不一致的出境货物,出具《出境货物换证凭单》,由报关地检验检疫机构换发《出境货物通关单》；出境货物经检验检疫不合格的出具《出境货物不合格通知单》。

第五十条信息及时发出,在完善各单证后应及时将出境货物换证凭单电子信息传送到货运代理公司或口岸检验检疫局。

第十章出口单证制审及交接

第五十一条合同评审

内容主要包括：

合同号码、签定日期、签署人、品名、数量、单价、当期钼精矿价格等内容，经领导签字。

在外销合同台帐本上做记录。

T/T方式下,确认对方已经付款;L/C付款方式下，向客户催证，收到L/C后审证，如有问题请客户修改L/C，拿到有效L/C。

第五十二条商检

如要求第三方检验,与检验部门沟通联系,出检验结果。

第五十三条商检出证后缮制装船单据。

第五十四条商业发票（CommercialInvoice）主要包括：

日期、合同号码、发票号、信用证号码、收货人名称地址、唛头以及商品的名称、规格、数量、包装、单价、总值和装运地、目的地等。

内容符合合同规定，信用证付款方式时，与信用证的规定严格相符。

第五十五条箱单（PakingList）根据商检证，确定货物的毛重和净重。

第五十六条产地证

原产地证或普惠制产地证。

印度、阿根廷需要原产地证，日本、欧盟等国家需要普惠制产地证。

第五十七条与货运代理联系，尽快出提单样本,核对样本，确认提单，确定提单日期后，做以下单据。

第五十八条公司证明

要求有公司证明的需要做证明，日期与提单日期一致。

第五十九条保险单据

单日期与提单日期一致，保险单据需要背书。

第六十条汇票（BillofExchange）

在信用证方式下，应按信用证的规定填写，日期为实际交单日。

第六十一条客户交单联系单

写明联系人及电话，以便与银行沟通。

第六十二条审核单证

缮制完单据后，对单据进行检查。

核对无误后，将所有单证给客户传真过去。

第六十三条文件存档

单据完成后，要进行复印，留存一整套以备查用。

第六十四条交单

在出口情况统计表上做记录，到银行交单。

第六十五条做发票

水单返回后,给财务做发票,供财务办理税务事宜,并在核销记录本上记录。

第十一章出口收汇核销

第六十六条领取核销单

需先上电子口岸网向外汇局申请所需领用核销单份数,拿操作员IC卡及条形章到外管局领取核销单,并盖章。

第六十七条口岸备案

上网向报关地海关进行核销单的口岸备案。

第六十八条将核销单邮寄给货运代理

第六十九条网上交单

货运代理将核销单返回后,上网将已用于出口报关的核销单向外汇局交单。

第七十条网上核销

核销单、报关单、银行水单返回后，进行网上核销。

第七十一条外管局办理核销

网上核销后,凭核销单、报关单、出口收汇核销专用联到外管局办理出口收汇核销手续,外管局盖章，核销完毕。

第七十二条将已经核销的核销单出口退税联整理好交给财务。

第十二章附则

第七十三条本管理办法由营销中心负责解释。

第七十四条本制度自颁布之日起实施。