烟草专卖行政处罚案卷管理办法.docx

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XX省烟草专卖局

XX省烟草专卖行政处罚

案件档案管理暂行办法

第一章总则

第一条【制定依据】为规范行政执法行为，加强烟草专卖行政处罚案件档案管理，依据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国行政处罚法》、《中华人民共和国烟草专卖法》、《烟草专卖行政处罚程序规定》和《XX省机关文书档案保管期限表》等有关规定，结合本省烟草专卖行政执法工作实际，制定本办法。

第二条【名词解释】本办法所称烟草专卖行政处罚案件档案（下称案件档案）是指本省各级烟草专卖行政执法机关依据国家有关法律、法规、规章，在行政处罚工作中直接形成的文字、图表和声像等材料。

第三条【适用范围】案件档案的收集、整理、归档、保管、使用，应当遵守本办法。

第二章管理

第四条【管理原则】各级局的案件档案管理工作实行统一领导、归口管理、分级负责的原则：

专卖监督管理部门负责案件档案材料的收集、整理、归档立卷。

档案管理部门负责案件档案的集中保管及对内使用管理。

法规部门部门负责案件档案的对外使用管理。

第五条【配备要求】各级局应设置案卷管理人员，配备专柜负责案件档案的制作和存放。

第六条【人员要求】案卷管理人员应熟悉档案管理工作业务，忠于职守，遵守纪律，定期检查案件档案的保管情况，做好各项管理工作，提高管理水平。

第六条【培训要求】各级局应对案件档案制作和管理人员定期进行业务培训。

第七条【硬件要求】各级局应确保硬件设备数量适应案件档案保管需要，并符合防火、防盗、防潮、防光、防鼠、防虫、防尘、防污染的要求，以确保案件档案的安全，延长案件档案的使用年限。

第八条【信息化建设要求】各级局要适应案件档案管理信息化建设和发展的要求，使案件档案信息化建设和办公自动化同步规划、同步发展。

第三章保管

第九条【保管原则】案件档案应当分类存放、集中移交、安全管理，严格遵守《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国保密法》和上级有关档案、案件档案管理的规定，严防遗失和泄密。

第十条【制档原则】烟草专卖行政处罚案件实行一案一卷、一卷一号制度。

第十一条【保管期限】已结案的一般程序案件、处罚完毕的简易程序的案件档案为永久保存档案，不得损毁。

第十二条【制档前保管】案件办理人员应在办案过程中随时做好案件材料的收集、保管、整理工作，不得污损或丢失。

第十三条【制档规范】案件办理人员应当规范制作处罚案件文书，法律法规对案件档案内文书格式有要求的，应当符合法定的格式；如地方相关部门有其他要求的，可参照地方的案件档案规范要求。

第十四条【制档及移交时限】案件办理人员应在三十个工作日内对已办结的处罚案件进行立卷装订，并移交至案卷管理人员，如有特殊原因需要超过三十个工作日的，应当由分管领导批准。

第十五条【移交方式】案件办理人员应及时编制移交清册，并在移交案件档案时一并将移交清册移交给案卷管理人员保管。

第十六条【送档时限及规范】案卷管理人员应在次年的3月31日前将上一年度已完结的案件档案及相应的移交清册移交给档案管理部门集中保管。

第十七条【工作交接】案卷管理人员工作变动时，交接双方必须逐卷逐件进行清点，编制移交目录，严格履行移交手续，经双方核对无误并经有关部门确认移交完毕后方可办理离岗或离职手续。

第十九条【档案保护】档案管理部门要定期检查案件档案保管状况，及时对已破损、霉变、褪色的档案要及时采取修补、复制等措施。

第二十条【应急工作】各级局要制订案件档案管理应急预案，对可能发生的突发事件和自然灾害应有相应的应急抢救措施，确保案件档案的实体安全。

第四章使用

第二十一条【对内使用】本单位有关部门或工作人员因工作需要查阅案件档案应先办理使用登记手续，经案件档案保管部门同意后在指定区域内进行查阅。

第二十二条【行业内使用】上级机关或行业内其他单位因案件复议、诉讼、检查等特殊情况需借用案件档案时，需经分管领导同意。

第二十三条【对外使用】外部单位或个人需要查阅、摘录和复制案件档案有关资料的，应当出示有效证明，由法规部门统一受理，符合条件的，经分管领导批准后，填写案件档案使用登记本，按照相关规定进行查阅、摘录和复制，但不得外借案件档案。

第二十四条【使用限制】使用案件档案时，阅卷人不得在案件档案上作任何标注、修改、污损，不得抽取、拆散案件档案材料，应主动维护案件档案的完整。

第二十五条【保密要求】依照有关规定应当保密的实名举报、涉及国家秘密、商业秘密及个人隐私等案件档案材料，借阅人不得查阅。

第二十六条【公开例外】案件档案原则上不向社会开放。

如公安因刑事侦查、法院因行政诉讼等特殊原因需要部分或全部公开案件档案时，需经分管领导批准。

第四章监督

第二十七条【监督原则】各级局依职权对同级或下级局的案件档案管理工作进行监督检查，并接受同级人民政府及有关行政部门的监督。

第二十八条【禁止行为】各级局相关人员出现下列行为之一的，由上一级或同级管理部门责令限期改正；情节严重的，对直接负责的主管人员或者其他直接责任人员依法给予行政处分：

（一）未按照规定期限移交案件档案的；

（二）故意瞒报、漏报有关材料、证物，将文件、资料据为己有，拒绝移交档案管理部门归档的；

（三）违反相关规定擅自扩大或者缩小案件档案接收范围的；

（四）未经同意公开或借阅案件档案并造成重大影响或损失的；

（五）明知所保存的案件档案面临危险而不采取措施，造成损失的；

（六）因玩忽职守造成案件档案材料遗失、丢失、毁损的；

（七）应当处理的其他情形。

第二十九条【考核监督】开展案件档案监督检查和评议考核的人员，在监督检查、评议考核工作中弄虚作假、徇私舞弊、玩忽职守，构成行政违纪的，应按照给予行政处分。

第三十条【涉刑移送】行为责任人触犯刑法，构成犯罪的，应依法移送司法机关追究刑事责任。

第五章附则

第三十一条行政处理、行政复议、行政赔偿案件的案件档案管理参照本规定执行。

第三十二条各级局应当依照本办法制定《烟草专卖行政处罚案卷管理办法实施细则》，如按照当地工作实际情况需对相应条款进行变通的，需报省局备案批准。

第三十三条新的法律、法规及规范性文件对本办法所列内容另有规定的，依新规定执行。

第三十四条　本制度由XX省烟草专卖局负责解释。

第三十五条　本办法自印发之日起施行。

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