体系培训.ppt

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2009年体系管理培训（第一期）宋洁qKM使用中发现一些问题，在要求上有所更改登陆登陆KM点击左侧规范制度，选择相应点击左侧规范制度，选择相应类别类别点击点击“规范制度规范制度”四个字，弹出四个字，弹出规范制度新页面规范制度新页面点击新建点击新建填写要求：

填写要求：

q主题：

文件名称，不出现编号、版次主题：

文件名称，不出现编号、版次q所属分类：

填写一定要正确，详见下面的规范制度树形图所属分类：

填写一定要正确，详见下面的规范制度树形图q作者：

文件的作者作者：

文件的作者q制作单位：

文件编写部门制作单位：

文件编写部门q适用部门：

请谨慎填写，与此文件无关的部门不得填入，否则会给该适用部门：

请谨慎填写，与此文件无关的部门不得填入，否则会给该部门带来额外的工作量，例如：

财务部部门带来额外的工作量，例如：

财务部货币资金管理制度货币资金管理制度规范了财规范了财务出纳的工作，与其他部门无关系，但是适用部门中却写全公司，给其务出纳的工作，与其他部门无关系，但是适用部门中却写全公司，给其他部门带来不必要的工作；如果八个部门都适用，则填他部门带来不必要的工作；如果八个部门都适用，则填“青岛啤酒济南青岛啤酒济南有限公司有限公司”q编号：

文件的编号，新文件的编号可通过查阅台帐获得，或者致电宋编号：

文件的编号，新文件的编号可通过查阅台帐获得，或者致电宋洁洁q文档版本：

格式为版次文档版本：

格式为版次/修改次数；一般新文件发行都填写修改次数；一般新文件发行都填写1/01/0q生效日期：

一般系统会默认为提交文档的日期，不用理会，在文件通生效日期：

一般系统会默认为提交文档的日期，不用理会，在文件通过审批后由过审批后由HRHR统一更改统一更改q规范摘要：

填写文件的目的即可规范摘要：

填写文件的目的即可q关键字：

选填，最好填上关键字：

选填，最好填上q附件：

附件：

文档名称（编号文档名称（编号+文件名文件名+【版次版次-修改次数修改次数】）；表头要求）；表头要求（批准、审核、生效日期项都不要填写，作者一定要写）（批准、审核、生效日期项都不要填写，作者一定要写）；页眉要求页眉要求（生效日期不填写，其余内容都要正确填写）；文件中有附表的，只列（生效日期不填写，其余内容都要正确填写）；文件中有附表的，只列出附表编号与名称，不要版次，所有附表单独发布（编号跟随文件），出附表编号与名称，不要版次，所有附表单独发布（编号跟随文件），便于今后单独修改便于今后单独修改工程部SOP文件编写表头标准示例SOP中：

二、相关文件和参考资料：

M/0109-06-04-4-017S管理规定M/0109-14-04-4-09电力作业安全管理规定电力标准GB50150-1991规定W/0109-03-6-04-03-104倒闸操作票标准作业指导书2、相关记录：

W0109-03-6-04-03-112F01工程部送电通话记录单W0109-03-6-04-03-112F02工程部停电通话记录单W0109-03-6-04-03-112F03工程部停电通知单W/0109-03-6-04-03-104倒闸操作票填写标准作业指导书M/0109-18-04-4-03F01工程部动力运行交接班记录表文件中相关记录格式现文件编写中出现的问题二、相关文件和参考资料、相关文件和参考资料q工程部安全用电管理规定q工程部动力运行7S管理规定q工程部动力运行工段交接班制度q工程部动力运行动力设备巡检制度文件编号需注明格式按照：

文件编号需注明格式按照：

M/0109-06-04-4-017sM/0109-06-04-4-017s管理规定管理规定文件中：

设置流程图太大q文件中流程图的制作，建议使用文件中流程图的制作，建议使用VISIOVISIO软件制软件制作作画流程图软件应用WORDWord画流程图演示要点提示：

使用和取消“画布”12画流程图软件应用EXCELExcel画流程图演示小技巧：

灵活使用工具“照相机”12q管理标准都会涉及到流程图，如有特殊情况管理标准都会涉及到流程图，如有特殊情况与公司级体系管理员联系后确定与公司级体系管理员联系后确定q文件中涉及的图片较多时会影响上传与阅读文件中涉及的图片较多时会影响上传与阅读速度，因此请压缩为打印格式。

速度，因此请压缩为打印格式。

q操作示例：

操作示例：

选择相应类别，选择相应类别，确定确定选择作者、制作单位、选择作者、制作单位、使用部门使用部门文件名称格式要求为：

文件名称格式要求为：

编号编号+空格空格+名称名称+【版次版次-修订次数修订次数】提交提交选择需修改文件选择需修改文件点击新版本，弹出如下对话框，选点击新版本，弹出如下对话框，选择非整数版本号，确定择非整数版本号，确定这些项目填写要求这些项目填写要求同发布文件同发布文件文档版本：

如为文文档版本：

如为文件修改，则版次不变，件修改，则版次不变，修改次数加一；修改次数加一；内容填写要求：

内容填写要求：

1、修改处：

第、修改处：

第X页第页第Y行行2、修改前：

、修改前：

3、修改后、修改后原文件前面的对话框打钩后原文件前面的对话框打钩后选择删除；添加新文件选择删除；添加新文件文件流程跟踪q文件提交后、通过审批前，只有提交人及公司级文件管文件提交后、通过审批前，只有提交人及公司级文件管理员能够跟踪流程，其他人员一概无法查阅理员能够跟踪流程，其他人员一概无法查阅q查阅方式查阅方式-规范制度规范制度-个人文档个人文档q草稿：

未提交已有系统自动保存的，例如文件内容未填草稿：

未提交已有系统自动保存的，例如文件内容未填写完毕，超过一定时间未操作，写完毕，超过一定时间未操作，KMKM系统自动注销，可由系统自动注销，可由“草稿草稿”栏中调出继续填写栏中调出继续填写q审批中：

已经提交的文件，正在走流程；除了节点权限审批中：

已经提交的文件，正在走流程；除了节点权限人之外，任何人无权限处理该文档；公司级体系管理员人之外，任何人无权限处理该文档；公司级体系管理员有废弃权限有废弃权限q审批驳回：

被驳回的文件；可由此调出修改后重新提交审批驳回：

被驳回的文件；可由此调出修改后重新提交q审批废弃：

被直接废弃的文件审批废弃：

被直接废弃的文件q各部门目前仍然存在未加盖受控章的受控文件副本，例如：

综合部（王寅）。

q这些在审核中会导致不符合项，直接影响认证。

q各部门文控员要加强管理，一旦发现未加盖受控章的受控文件副本要立即回收，如果是已作废的，立刻交到HR销毁；如果是有效版本，且现场须要，到HR登记后加盖受控号，以便于管理。

q未加密的电子文件不得随意传播，KM的速度已经非常快，能够满足日常查阅。

q09年有相应的考核。

KM文件查阅教程规范制度模块树状图规范制度模块树状图q根据总部要求，所有文件不得下载、根据总部要求，所有文件不得下载、打印打印q“记录记录”模块所有文件可下载、打模块所有文件可下载、打印；某些前期发布的批量印刷记录未印；某些前期发布的批量印刷记录未上传，如需要可致电宋洁要求上传上传，如需要可致电宋洁要求上传q体系文件台帐由许颖和宋洁共同维体系文件台帐由许颖和宋洁共同维护，其他人员无权上传，但是可下载。

护，其他人员无权上传，但是可下载。

当有文件或记录发生变动时，当有文件或记录发生变动时，2424小时小时内完成台帐更新内完成台帐更新q技术标准方面的工作已经交接给许技术标准方面的工作已经交接给许颖，如果许颖不在也可找宋洁颖，如果许颖不在也可找宋洁受控副本申请表q一般来说，技术标准一般来说，技术标准都会发到各部门，从节都会发到各部门，从节约成本的角度出发，管约成本的角度出发，管理标准不发放纸质文件，理标准不发放纸质文件，如确实工作需要，可与如确实工作需要，可与我沟通后确定是否可以我沟通后确定是否可以发放发放q技术标准的副本申请技术标准的副本申请由品管部审核；管理标由品管部审核；管理标准的副本申请由人资部准的副本申请由人资部审核；工作标准全部会审核；工作标准全部会自动发放到现场，无须自动发放到现场，无须申请。

申请。

q文件学习不及时。

q更改文件学习方式，请各位文控员关注KM上的文件发布作废通知，通知中对文件学习时间有要求，务必按照时间要求将文件学习记录交到张爱军处，09年将会进行考核。

qHR将会组织不定期的文件查核，查核结果将会全厂通报。

文件学习记录-填写要求文件编号文件编号+文件名称文件名称+版次版次如果学员一样，可多个文件使用同一如果学员一样，可多个文件使用同一张学习记录表；否则一定要单个文件张学习记录表；否则一定要单个文件一张学习记录表一张学习记录表如有培训师，此栏必须由培训师如有培训师，此栏必须由培训师亲笔签名亲笔签名如自学，则如实填写为如自学，则如实填写为“自学自学”培训地点，如实填培训地点，如实填写，如为自学，可写，如为自学，可填写为填写为*部办公室部办公室集中培训则集中培训则如实填写课如实填写课时；自学统时；自学统一填写为一填写为2020分钟分钟/文件；文件；多个文件同多个文件同一张表则乘一张表则乘以文件数量以文件数量如有培训师，则此栏必须打印如有培训师，则此栏必须打印培训师姓名；如为自学，则打培训师姓名；如为自学，则打印印“自学自学”学习时间集中在同一天学习时间集中在同一天中，则填写开始的时间；中，则填写开始的时间；如跨天，则填写开始起如跨天，则填写开始起止日期止日期学员姓名、部门统学员姓名、部门统一要求打印，不得一要求打印，不得手写手写由学员亲笔签名由学员亲笔签名此栏由人力资源部根此栏由人力资源部根据查核结果据实填写据查核结果据实填写经办人亲笔签名，一般为各经办人亲笔签名，一般为各部门文控员，如遇特殊情况部门文控员，如遇特殊情况委托他人代办培训，则由受委托他人代办培训，则由受托人亲笔签名托人亲笔签名记录印刷注意事项q每月每月1313日前将本月印刷需求提报至人力资源部；到货时，人日前将本月印刷需求提报至人力资源部；到货时，人力资源部会提前一天通知各部门，各部门可提前填写记录领力资源部会提前一天通知各部门，各部门可提前填写记录领用申请表，由部门经理签字用申请表，由部门经理签字q需提报材料有：

记录印刷申请表，由部门经理及邓部长签字需提报材料有：

记录印刷申请表，由部门经理及邓部长签字q需印刷的记录必须是已经发布生效的记录，未发布生效的记需印刷的记录必须是已经发布生效的记录，未发布生效的记录不予印刷录不予印刷q如已经超出部门印刷费年度预算，不予印刷；人力资源部对如已经超出部门印刷费年度预算，不予印刷；人力资源部对印刷费的使用进行总体统筹印刷费的使用进行总体统筹q每年每年1212月不印刷记录月不印刷记录q印刷时单品种最低量为印刷时单品种最低量为500500张张q印刷费付款周期为季度，各部门需提报预算的月份为：

印刷费付款周期为季度，各部门需提报预算的月份为：

44月、月、77月、月、1010月、月、1212月。

月。

20092009年工程部印刷费预算年工程部印刷费预算序号项目部门中心项目一级分类项目一级分类项目二级分类项目二级分类项目三级分类项目三级分类金额金额1印刷费工程部动力中心临时用电申请单无碳复写票据类，A42联20份，70g纸，黄色封面；每本加封皮，封皮采用灰色硬牛皮纸，封皮上写明临时用电申请单;500份临时用电审批使用225.642印刷费工程部动力中心备件管理领用账本常规胶印表格类印刷品，16开50页，70g双胶纸，黄色封面；每本加封皮，封皮采用灰色硬牛皮纸，封皮上写明工程部备件管理领用账本;500张备件管理使用131.623印刷费工程部动力中心安全查核单常规胶印表格类印刷品，16开50页，70g双胶纸，黄色封面；每本加封皮，封皮采用灰色硬牛皮纸，封皮上写明工程部安全查核单;500张安全查核使用131.624印刷费工程部动力中心计控设备修理维护工作单常规胶印表格类印刷品，A450页，70G双胶纸；单面印刷，无复写，单色，每本加封皮，封皮采用灰色硬牛皮纸，封皮上写明工程部计控设备修理维护工作单;500张计控维修记录131.625印刷费工程部动力中心考核表无碳复写票据类，32开2联20份，50g双胶纸，双色，每本加封皮，封皮采用灰色硬牛皮纸