第2章 会计电算化概述.docx

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第2章会计电算化概述

第二章会计电算化概述

第一节会计电算化简介

1.会计电算化的概念

一般而言，会计电算化的概念有广义和狭义之分

（1）狭义的会计电算化

狭义的会计电算化是指以电子计算机为主体的电子信息技术在会计工作中的应用，具体来说，就是利用会计软件“指挥”各种计算机设备替代手工完成，或完成在手工条件下很难完成，甚至无法完成的会计工作的过程

（2）广义的会计电算化

广义的会计电算化，是指与实现会计工作电算化有关的所有工作，包括会计电算化软件的开发与应用、会计电算化的人才培养、会计电算化的宏观规划、会计电算化的制度建设、会计电算化软件市场的培养与发展等

2.会计电算化的发展过程

（1）初步探索阶段（20世纪70年代末至80年代初）

我国会计信息化最初表现为会计电算化，以1979年财政部组织的长春第一汽车制造厂的会计电算化试点为标志

1981年，在长春召开的“财务、会计、成本应用计算机问题研讨会”上提出：

计算机在会计工作中的应用统称为“会计电算化”

在这一阶段，会计软件的开发大都是以自行开发或定点开发为主，部分高校和研究所与企业结合，开始会计电算化的相关研究探索

这一阶段我国企、事业单位的会计电算化只限于解决的会计核算和工资发放管理工作，软件开发水平较低，重复开发问题较为严重

（2）核算型发展阶段（20世纪80年代末至90年代中期）

1988年，中国会计学会在吉林省召开了第一届会计电算化学术论讨会，主题就是会计软件的通用化问题

这一阶段的会计核算软件，主要是在财务部门使用，利用计算机替代了手工记账，实现了会计核算业务的计算机处理。

其主要模块包括财务处理、报表生成、工资核算、固定资产管理、材料核算等

（3）管理型会计软件发展阶段（20世纪90年代后期至21世纪初期）

与以前的会计软件相比，此时的会计软件在以下方面有了明显的改善：

A、会计软件向广度和深度发展

B、会计软件以系统管理与系统设置功能为主导，将各个模块有机结合，形成了多层次多渠道的各种业务模式的协调统一

C、会计软件系统的各项业务划分更加合理，业务处理模块更加完善

D、这一阶段的会计软件主要使用Windows环境下的面向对象的开发工具，缩短了软件开发周期界面更加友好，操作和使用更加简便。

数据库采用了数据库服务器，会计软件基本上采用了客户/服务器（C/S）网络体系结构，并逐步出现了三层C/S结构和B/S结构

（4）向企业管理信息系统发展阶段（21世纪初期至今）

A、可扩展业务报告语言（XBRL）作为一种基于互联网、跨平台操作、专门应用于财务报告编制、披露和使用的计算机语言，这种语言能从根本上实现数据的集成与最大化

B、2008年11月12日，中国会计信息化委员会暨XBRL中国地区组织正式成立，这是深化会计改革、全面推进我国信息化建设的重大举措

C、会计电算化是会计信息化的初级阶段和基础工作，在会计信息发发展进程中起着重要作用

3.会计电算化的作用

（1）提高会计核算的水平和质量

A、减轻了会计人员的劳动强度，提高了工作效率

B、缩短了会计数据处理的周期，提高了会计数据的时效性

C、提高了会计数据处理的正确性和规范性

（2）提高了企业现代化经营管理水平

实现会计核算电算化是会计电算化的基础，全年提高企业现代化管理水平则是会计电算化的主要目的

A、为从经验管理向科学化管理转变创造了条件

B、为从事后管理向事中控制，事先预测转变创造了条件

C、为企业全面管理现代化奠定了基础

（3）推动会计技术、方法、理论创新和观念更新

第二节会计核算软件简介

1.会计核算软件，既包括专门独立的会计核算软件，也包括管理型会计软件和ERP软件中的各会计核算功能模块

2.会计核算软件的分类

（1）从硬件结构划分，会计核算软件可分为单用户会计核算软件和多用户（网络）会计核算软件

A、单用户会计核算软件是指将会计核算软件安装在一台或几台计算机上，每台计算机的会计核算软件单独运行，生成的数据只存储在各自的计算机中，计算机之间不能直接实现数据交换和共享

B、多用户（网络）会计核算软件中各个终端（工作站）可以同时运行软件，且不同终端（工作站）上的会计操作能够共享会计信息。

目前多数大中型企业使用的是多用途会计核算软件

（2）从会计核算软件的适用范围划分，会计核算软件可分为专用会计核算软件和通用会计核算软件

A、专用会计核算软件是指由使用单位根据自身会计核算与管理的需要，自行开发或委托其他单位开发，专供本单位使用的会计核算软件

B、专用会计核算软件也称定点开发核算软件。

其缺点是，受使用范围和事件限制，系统只适用于个别单位

C、按软件开发者的主体不同，定点开发会计核算软件又可划分为：

本单位自行开发的会计核算软件、委托其他单位开发的会计核算软件和其他单位联合开发的会计核算软件三种类型

D、通用会计核算软件一般是指由专业软件公司研制，公开在市场上销售，能适应不同行业、不同单位会计核算与管理基本需要的会计核算软件。

目前，我国的通用会计核算软件以商品化软件为主

E、与专用会计核算软件相比，通用会计核算软件具有以下特点：

①通用性强②成本相对较低③维护量小，并且维护有保障

④软件开发水平较高⑤开发者决定系统的扩充与修改

⑥专业性差（专业性差是通用会计软件的最大缺陷，这也是当单位购买了通用会计软件以后，必须进行全面初始化的重要原因）

3.会计核算软件的选择

企事业单位在选择会计核算软件时，应从以下几个方面加以考虑：

（1）考虑所选软件的技术指标是否能够满足本单位的实际需要

A、硬件环境

B、软件环境：

①操作系统②数据库管理系统

（2）考虑会计软件的功能是否能充分满足和保证企事业单位的特殊要求

A、要考虑会计软件的行业特点

B、要考虑企事业单位会计核算的特殊性

C、要选择适应会计工作发展需要的会计软件

（3）考虑售后服务质量

（4）考察是否有同类企业成功地运用了该种软件

4.会计核算软件的总体结构

（1）会计核算软件是一个复杂的大系统，一般由若干个功能模块组成

（2）会计核算软件的功能模块（也称功能子系统）是指会计核算软件中能够相对独立完成会计数据输入、处理和输出功能的各个部分

（3）各个子系统之间既相对独立，又相互联系，形成一个完整的会计信息系统

（4）一般而言，会计核算软件主要包括总账子系统、报表子系统、工资子系统、固定资产子系统、应收款子系统、应付款子系统、存货核算子系统和成本核算子系统

A、总账子系统是会计核算软件的核心子系统，该系统以记账凭证为接口与其他功能子系统有机的连接在一起，构成完整的会计核算软件

B、总账子系统的主要功能包括系统初始化、凭证管理、出纳管理、账表查询、辅助核算管理以及月末处理等功能

C、会计报表子系统的主要功能包括报表名称定义、报表格式设计、报表公式设置、生成报表、图表处理、报表输出、报表管理与维护等功能

D、工资子系统是以职工个人的原始工资数据为基础，完成初始设置、工资数据输入、工资数据处理、凭证处理、信息查询、期末处理等功能

E、固定资产子系统的主要功能包括初始设置、固定资产增减变动、折旧处理、凭证处理、信息查询、期末处理等功能

5.会计核算软件与手工会计核算的相同点

（1）目标一致

最终目标都是为了加强经营管理，提供准确及时的与决策相关的会计信息，参与企业经营决策，提高经济效益

（2）遵守共同的会计准则和会计制度

（3）遵守共同的基本会计理论和会计方法

（4）会计数据处理流程大体一致

6.会计核算软件与手工会计核算的不同点

（1）会计核算工具不同

A、手工会计核算使用的运算工具主要是算盘、计算器、纸等，需要人工操作才能完成计算工作

B、会计核算软件是一个人机结合的系统，其最大的特点是使用电子计算机来处理会计数据

（2）会计信息载体不同

手工会计核算处理的所有数据和信息都是以纸张为载体，而在会计核算软件环境下，会计数据和信息的存储方式由单一的纸介质转变为以磁介质存储的数据文件为主，以计算机输出的纸介质凭证、账簿、报表为辅的形式

（3）记账规则不完全相同

在会计软件环境下，所有账户均用科目代码加以标识，其一级科目（由财政部统一规定）第一位代表了该科目的类别，具有自动汇总下级科目发生额的作用，通过输入明细（最末级）科目的发生额情况，可以很方便地计算出总账和相关明细账的汇总金额

（4）财务处理流程类型存在差别

A、手工会计核算的账务处理流程类型有：

记账凭证核算形式、科目汇总表核算形式、汇总记账核算形式、日记账核算形式、日记总账核算形式等

B、在会计核算软件环境下，整个账务处理流程分为输入、处理、输出三个环节，其控制的重点是在输入这个环节

（5）内部控制方式不同

A、在手工会计核算中，其内部控制主要包括：

管钱的不能同时管账，并检查是否账证相符、账账相符、账表相符合账实相符，从而保证会计数据的正确性与合法性

B、在会计核算软件环境下，其内部控制方式由人工控制变为人机共同控制，其内部控制不但要遵循手工情况下的会计准则和会计制度，还要遵循针对会计电算化环境的一些特殊制度，如组织控制、硬件控制、软件维护控制、文档控制等

C、在会计核算软件环境下，内部控制的重点是控制好原始会计数据的录入、以便把非法数据排除在系统之外

第三节会计电算化基本要求

1.制定会计电算化法规制度

（1）国外颁布的与会计电算化有关的规章和制度

A、美国注册会计师协会（AICPA）与1976年发布了《计算机应用系统开发和实施指南》

B、国际会计师联合会（IFAC）则分别于1984年2月和10月，以及1985年6月颁布了三个与会计电算化有关的《国际审计准则》

（2）我国颁布的与会计电算化有关的规章和制度

A、1999年10月31日修订的《中华人民共和国会计法》对实行会计电算化的单位关于会计软件及相关会计资料的基本要求包括两个方面：

第一，使用的会计软件应符合财政部规定的会计软件的功能和技术标准；第二，用电子计算机生成的会计资料应当符合国家统一会计制度的要求

B、1994年6月30日重新发布了《会计电算化管理方法》、《商品化会计核算软件评审工作》、《会计核算软件基本功能规范》三个规章制度，标志着会计电算化工作被纳入法制化管理的轨道

C、1996年6月10日财政部发布了《会计电算化工作规范》

2.会计核算软件设计的基本要求

（1）会计核算软件应当按照国家统一会计制度的规定划分会计期间，分期结算账目和编制会计报表。

会计核算软件可以根据用户需要同时具有提供按照其他会计年度生成参考性会计资料的功能

（2）会计核算软件中的文字输入、屏幕显示和打印输出必须采用中文，可以同时提供少数民族文字或者外国文字对照

（3）会计核算软件必须提供人员岗位及操作权限设置的功能

（4）会计核算软件在涉及性能允许的使用范围内，不得出现由于自身原因造成死机或者非正常退出等情况

（5）会计核算软件应当具有在机内会计数据被破坏的情况下，利用现有数据恢复到最近状态的功能

（6）单位修改、升级正在使用的会计核算软件，或者需要改变会计核算软件的运行环境时，应当建立相应的审批手续

（7）会计核算软件开发销售单位必须为使用单位提供会计核算软件操作人员培训、会计核算软件维护、版本更新等方面的服务

3.使用会计核算软件输入会计数据，可以采用手工输入，也可以用存储介质导入以及由其他业务系统传入

4.输入的数据主要有三大类：

初始数据、记账凭证数据和原始凭证数据

5.对初始数据输入的基本要求

在会计账套正式启用之前，会计核算软件必须进行初始设置，会计核算软件必须具备以下初始功能：

（1）输入会计核算所必需的期初数据及有关资料，包括各级会计科目名称、编号、年初数、期初数、累计发生额及有关数量指标等

（2）输入需要在本期进行对账的未达账项

（3）选择会计核算方法，包括、固定资产折旧方法、存货计价方法、成本核算方法

（4）定义自动转账凭证，包括会计制度允许的自动冲回凭证等

（5）明确操作人员的岗位分工情况，包括操作人姓名、操作权限、操作密码等

6.对输入记账凭证功能的要求

（1）记账凭证的编号可以由手工输入、也可以由会计核算软件自动产生

（2）会计核算软件应当对记账凭证编号的连续性进行控制

7.对记账凭证控制功能的基本要求

（1）正在输入的记账凭证编号是否与输入的机内记账凭证编号重复

（2）以编号形式输入会计科目的，应当提示编号所对应的会计科目名称

（3）正在输入的记账凭证中的会计科目，当借贷双方金额不平衡，或没有输入金额时，应提示并拒绝执行

（4）正在输入的记账凭证有借方会计科目而无贷方会计科目或者有贷方会计科目而无借方会计科目的，应提示并拒绝执行

（5）正在输入的收款凭证的借方科目不是“现金”或“银行存款”科目、付款凭证的贷方科目不是“现金”或“银行存款”科目时，应提示并拒绝执行

（6）会计核算软件应提供对已经输入但未登记会计账簿的机内记账凭证进行修改和审核的功能，审核通过后，不能再对机内凭证进行修改。

发现已经输入并审核通过或者登账的记账凭证有错误的，应当采用红字凭证冲销法或者补充登记凭证法进行更正，红字可用负号“—”表示

（7）对于同一张记账凭证，应当具有权限控制功能，防止同一用户对同一张凭证同时具有输入、修改权和审核权

8.对原始凭证输入的要求

（1）输入的有关原始凭证汇总金额与输入的记账凭证相应金额不等时，软件应给予提示并拒绝通过

（2）输入的记账凭证通过审核或登账后，与其对应的原始凭证不能直接进行修改

9.会计电算化条件下，会计数据输出包括屏幕查询输出、打印输出、输出到存储介质和通过数据接口进行传输等几种形式

（1）屏幕查询的基本要求

会计软件必须提供对机内会计数据的查询功能，具体如下：

A、查询本期已经输入的记账凭证、原始凭证

B、查询机内本期和以前各期的总分类账和明细分类账

C、查询本期和以前各期的会计报表

如果查询出来的机内数据已经结账，应给予屏幕提示

（2）打印输出的基本要求

A、会计软件应当提供机内记账凭证的打印输出功能，打印格式和内容应当符合国家统一的会计制度规定

B、打印输出的会计账簿必须包括日记账、明细账和总分类账。

其中明细账应提供三栏账、多栏账、数量金额账等各种账簿形式的打印输出功能

C、在机内总分类账和明细分类账的直接登账依据完全相同的情况下，总分类账可以用总分类账户本期发生额的余额对照替代

D、在保证会计账簿清晰的条件下，计算机打印输出的会计账簿中的表格线条可以适当减少

E、对于业务量较少的账户，会计核算软件可以提供会计账簿的满页打印输出功能

10.会计数据处理功能的基本要求

（1）会计核算软件应当提供自动进行银行对账的功能，根据机内银行存款日记账与输入的银行对账单及适当的手工辅助操作，自动生成银行存款余额调节表

（2）结账前，会计核算软件应当自动检查本期输入的会计凭证是否全部登记入账，尤其是检查由计算机自动生成的机制转账凭证（如折旧计提凭证等）是否已生成和入账，全部登记入账后才能记账

（3）对于根据机内会计账簿生成的会计报表数据，会计软件不能提供直接修改功能

（4）会计核算软件应当具有确保会计数据安全保密，防止对数据和软件进行非法修改和删除的功能；对磁性介质存放的数据要求保存双备份

11.会计核算软件维护的基本要求

（1）会计核算软件维护主要包括正确性维护、适应性维护、完善性维护三种

A、正确性维护是指诊断和清除会计核算软件错误的过程

B、适应性维护是指当单位的会计工作发生变化时，为了适应会计工作的变化而进行的恢复修改活动

C、完善性维护是指为了满足用户在功能或改进已有功能的需要而进行的软件修改活动

（2）会计核算软件维护还可分为操作性维护与程序性维护两种

A、操作性维护主要是利用软件的各种自定义功能来修改软件，以适应其变化

B、程序性维护主要是指需要修改程序的各项维护各种

（3）维护是系统整个生命中最重要、最费时的工作，软件维护的工作量一般占50%以上。

加强维护管理是系统安全、有效、正常运行的保证之一

（4）维护管理制度主要包括以下内容：

系统维护的任务、维护工作的承担人员、软件维护的内容、系统维护的操作权限、软件修改的手续等

12.会计电算化岗位的划分及职责

（1）实行会计电算化后的工作岗位可分为基本会计岗位和电算化会计岗位

A、基本会计岗位可包括：

会计主管、出纳、会计核算各岗、稽核、会计档案管理等

B、电算化会计岗位包括直接管理、操作、维护计算机及会计软件系统的工作岗位

（2）实行会计电算化的单位要根据计算机系统操作、维护、开发的特点，结合会计工作要求，划分电算化会计岗位

（3）大中型企业和使用大规模会计电算化系统的单位，电算化可以设置如下岗位：

A、电算主管

①负责协调计算机及会计软件系统的运行工作，要求具备会计和计算机知识，以及相关的会计电算化组织管理工作经验

②电算化主管可由会计主管兼任，采用中小型计算机和计算机网络会计软件的单位，应设此岗位

B、软件操作

①负责输入记账凭证和原始凭证等会计数据，输出记账凭证、会计账簿、报表和进行部分会计数据的处理工作要求具备会计软件操作知识，达到会计电算化初级知识培训水平

②各单位应鼓励基本会计岗位的会计人员兼任软件操作岗位的工作

C、审核记账

①负责对输入计算机的会计数据（记账凭证和原始凭证等）进行审核，以保证凭证的合法性、正确性和完整性，操作会计软件登记机内账簿，对打印输出的账簿和报表进行确认

②该岗位要求具备会计和计算机知识，达到会计电算化初级知识培训水平，可由主管会计兼任

D、电算维护

①负责保证计算机硬件、软件的正常运行，管理机内会计数据

②该岗位要求具备计算机和会计知识，经过会计电算化中级知识培训

③采用大型、小型计算机和计算机网络会计软件的单位，应设立此岗位，在大中型企业中，该岗位应由专职人员担任

④维护员一般不应对实际会计数据进行操作

E、电算审查

①负责监督计算机及会计软件系统的运行，防止利用计算机进行舞弊

②审查人员要求具备会计和计算机知识，达到会计电算化中级知识培训的水平，该岗位可由会计稽核人员兼任

③采用大型、小型计算机和计算机网络会计软件的单位，可设立此岗位

F、数据分析

①负责对计算机内的会计数据进行分析，要求具备计算机和会计知识，达到会计电算化中级知识培训的水平

②采用大型、小型计算机和计算机网络会计软件的单位，可设立此岗位，该岗位也可由主管会计兼任

G、会计档案资料保管员

负责会计电算化数据和程序备份，打印报表、凭证和各种会计档案资料的保管，确保会计档案安全保密

H、软件开发

主要负责本单位会计软件的开发和软件维护工作。

由本单位人员进行会计软件开发的单位，可设立软件开发岗位。

软件开发人员不能操作软件处理会计业务。

上述电算化会计岗位中，软件操作岗位与审核记账、电算维护、电算审查岗位为不相容岗位

（4）基本会计岗位和电算化会计岗位，可在保证会计数据安全的前提下交叉设置，各岗位人员要保持相对稳定

13.中小企业实行会计电算化后的岗位设置

小规模单位电算化岗位的设立，可由会计主管兼任电算主管和审核记账岗位，由会计人员担任操作员和电算维护员，还应单独设立出纳员岗位

14.实现会计电算化的目的就是为了用计算机替代手工操作，甩掉手工账，通常称为“甩账”。

替代手工记账是会计电算化的目标之一。

15.替代手工记账之前，地方单位应根据当地省、自治区、直辖市、计划单列市财政厅（局）的规定，中央直属单位应根据国务院业务主管部门的规定，计算机与手工记账并行三个月以上（一般不超过六个月），且计算机与手工核算的数据相互一致，并应接受有关部门的监督

16.替代手工记账的单位，应具备以下条件：

（1）配备了适用的会计软件和相应的计算机硬件设备

A、配备计算机硬件设备

配备计算机硬件是指会计电算化所需硬件系统的构成模式，目前主要有单机系统、多用户系统和计算机网络系统等模式

①单机系统具有实施方案简单、投资少，操作简单的优点，但公司内部数据共享与数据自动传递是其最大弱点

②多用户系统数据可由各个终端同时输入、主机对数据集中处理，可由很好的实现数据共享，提高了系统效率且具有良好的安全性

③网络系统包括文件服务器（F/S）网络结构、客户/服务器（C/S）网络结构和浏览器/Web服务器（B/S）网络结构等网络体系

网络系统具有在网络范围内实现软硬件和数据共享、费用低、传输速度快、易维护、使用方便、可靠性高等优点，正被越来越多的实现会计电算化的单位采用

B、配备适用的会计软件

大中型企事业单位开展会计电算化工作应有总体规划，并分步实施

（2）配备了相应的会计电算化工作人员

A、目前，开展会计电算化岗位培训主要有以下三种形式：

①财政部组织全国开展的初级、中级和高级会计电算化培训

②软件公司提供的针对购买的会计软件的培训

③由企业自己组织的培训

B、在电算化方式下，上岗的会计人员必须在基础理论和实践技能两方面打下基础，一般应是中专以上财经专业毕业或经过会计从业资格上岗培训的人员，同时在会计岗位上实习一段时间后才能正式顶岗

C、要求从事会计电算化工作的人员必须具备会计电算化初级以上的专业知识和操作技能，并要取得财政部门核发的有关培训合格证书

（3）建立了严格的内部管理制度

A、要做好计算机替代手工记账工作必须要建立健全岗位分工制度、操作管理制度、机房管理制度、会计档案管理制度、会计数据与软件管理制度等内部管理制度

B、会计电算化的内部管理制度主要包括《会计电算化岗位责任制》、《会计电算化日常操作管理》、《会计电算化的计算机软件和硬件系统的维护管理》和《会计电算化系统的会计档案管理》等内容

17.替代手工记账的过程

（1）整理手工会计业务数据

A、重新核对各项凭证和账簿，做到账证、账账、账实相符

B、整理各账户余额

如果是在年初建账，只需整理各账户期初余额；如果是在年中某月建账，还须整理出以前各月各账户的发生额

C、清理往来账户和银行账户

（2）建立会计账户体系并确定编码

A、建立会计账户体系从一级会计科目开始，逐级设置明细科目。

要保持体系完整，不能只有下级科目而没有上级科目

B、要保持科目的相对稳定性

C、凡是与其他子系统有关的科目，在整理时应将各子系统中的核算大类在账务处理中设为最末级科目

D、一般情况下，会计科目编码采用科目全编码方案，即：

本级科目编码=上一级科目全编码+本级科目编码

（3）规范各类凭证表格式和会计核算方法与过程

记账凭证的主要信息有：

日期、凭证类别、凭证号、附单据数、摘要、会计科目名称、借贷金额，有时还要增加一些特殊的信息，如数量、单价、外币、汇率、支票号、发票号等

（4）会计软件初始化

会计软件初始化时确定会计软件核算规则与输入基础数据的过程

A、账务处理初始化的主要内容包括：

系统总体参数的设置（设置核算单位、启用日期、编码规则等）、设置凭证类别、设置会计科目、输入期初余额、设置自动转账分录，以及其他初始设置等

B、工作核算初始化的主要内容包括：

设置部门编码、设置职工类型、设置工资项目、设置运算关系

C、成本核算初始化的主要内容包括：

设置产品目录代码、输入期初在产品成本、定额资料等

D、报表处理初始化通常包括：

报表注册、设置报表格式、设置计算公式和审核公式等

（5）计算机与手工并行

A、在此阶段的主要任务是：

检查已建立的会计电算化核算系统是否充分满足要求，使用人员对软件的操作是否存在问题，对运行中发现的问题是否还应进行修改，并逐步建立比较完善的电算化内