建设项目档案管理.docx

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建设项目档案管理

建设项目档案管理

一、关于重点建设项目档案管理的规定

二、建设项目档案的收集归档

三、建设项目档案的整理方法

四、档案收集整理业务标准：

１、《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002）

２、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）

３《建设工程文件材料归档整理规范》（GB/T50328-2001）

第一、关于重点建设项目档案管理的规定

一、专项验收制度：

国家档案局、国家发改委　档发〔２００６〕２号

《重大建设项目档案验收办法》

.

.

二、登记制度

国家档案局、国家计委　档发〔１９９７〕１５号

《国家重点建设项目档案管理登记办法》

.三、通知制度

郑州市档案局、发改委、规划局

《关于建立郑州市重点建设项目档案专项验收通知制度的通知》

附件１：

郑州市重点建设项目档案专项验收通知书　　

编号：

［　　］　号

：

根据郑州市人民政府郑政〔　　〕　　号文《郑州市人民政府关于下达　　年度郑州市第　批重点建设项目的通知》、郑州市发展和改革委员会郑发改施〔　　〕　号文《关于下达

　　年建设项目竣工验收工作计划的通知》，你单位的　　

　　　　　　　　　工程已列入本年度竣工验收计划。

请你单位按照国家有关规定做好项目档案专项验收的准备工作。

一、项目档案验收对象

    经郑州市人民政府批准发布的郑州市重点建设项目。

　　二、法规依据

    １、《中华人民共和国档案法》。

   ２、《中华人民共和国城乡规划法》第四十五条、第六十七条。

３、《建设工程质量管理条例》（国务院令〔2000〕第279号）第十六条、第十七条。

４、《河南省档案管理条例》第十二条。

　　５、《重大建设项目档案验收办法》（国家档案局、国家发展和改革委员会印发）。

三、项目档案验收条件

   1、建设项目在立项、审批、招投标、勘察、设计、施工、监理及竣工验收全过程中形成的文字、图表、声像、电子档案资料要齐全、完整、准确、耐久、清晰、系统。

2、建设项目档案资料整理、编目、装订及竣工图编制与折叠符合《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理范》（DA/T28-2002）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）和《建设工程文件材料归档整理规范》（GB/T50328-2001）的规定。

   3、建设项目档案原件不少于两套，其中一套由建设、施工、监理等单位存档，另一套向市城建档案馆移交。

　　４、档案资料移交手续签字、盖章齐全。

５、项目档案资料保管安全。

   ６、项目建设单位（法人）组织项目设计、施工、监理等方面负责人及有关人员，对项目档案依据《郑州市重点建设项目档案验收内容及要求》自检合格。

　　四、办理程序

   １、项目竣工验收3个月之前，由项目建设单位（法人）向市档案局报送建设项目档案验收申请报告和《郑州市重点建设项目档案专项验收申请表》（一式三份见附件２）。

　　　　　２、由市档案局组织对项目档案进行预验收和正式验收。

项目档案正式验收以会议的形式进行，验收组对项目档案进行评价，并出具验收意见，颁发《建设工程档案初验认可证》。

３、建设单位在项目竣工验收后六个月内向市城建档案馆移交应归档的项目档案，由城建档案馆核发《建设工程档案合格证》。

　　五、验收组的组成

档案专项验收组为不少于５人的单数，组长由市档案局担任，成员包括市城建档案馆及有关单位。

六、工作时限

   1、市档案局接到项目档案验收申请后10个工作日内作出答复。

   2、验收时限：

大型工程一个工作日，小型工程半个工作日。

七、收费标准

   免费。

八、违规后果

   《重大建设项目档案验收办法》第四条：

项目档案验收是项目竣工验收的重要组成部分。

未经档案验收或档案验收不合格的项目，不得进行或通过项目的竣工验收。

　　九、联系方式：

地址：

郑州市档案局企业档案工作指导处（市委北院）;电话:

67185190传真:

67181173联系人:

廖洁余晓蕾牛胡兰　

　郑州市档案局

　　　　　　　　　　　　　　　　　　　年　　月　　日

附件２：

郑州市重点建设项目档案专项验收申请表

项目名称

审批（核准）机关

立项日期

投资规模

建设时间

建设单位（法人）

设计单位

主要施工单位

主要监理单位

计划档案

验收日期

计划竣工

验收日期

联系人

联系电话

地址/邮编

电子信箱

申请单位

自检意见

（单位盖章）

年月日

验收组织

单位意见

（单位盖章）

年月日

附件３：

郑州市重点建设项目档案专项验收

内容及要求

一、项目档案的基础管理工作

   　1、项目建设单位（法人）认真执行国家档案工作法律法规，建立健全项目档案工作各项规章制度，建立了切合实际的项目档案工作的管理体制和工作程序。

   　2、项目建设单位（法人）对项目档案工作实行统一管理，对本单位各部门和设计、施工、监理等参建单位进行有效的监督、指导，确保项目档案工作与项目建设同步进行。

   　3、项目档案工作实行领导负责制，确定了负责项目档案工作的领导和部门，实行了各部门和有关人员档案工作责任制，并采取了有效的考核措施。

   　4、项目文件材料的收集、整理和归档纳入合同管理，要求明确，控制措施有力。

   　5、配备适应工作需要的档案管理人员，档案管理人员经过档案管理专业培训。

  　6、采用先进信息技术，实现项目档案管理的信息化。

   　7、保证档案工作所需经费，配备了计算机、复印机及声像器材等必备的办公设备，且性能优良，满足工作需要。

   二、项目档案的完整、准确、系统情况

　　1、按照《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理规范》（DA/T28-2002），结合项目产生文件材料的实际情况，检查项目档案的完整性、准确性、系统性。

   　2、项目文件材料的收集、整理、归档符合《国家重大建设项目文件归档要求与档案整理范》（DA/T28-2002）、《科学技术档案案卷构成的一般要求》（GB/T11822-2000）和《建设工程文件材料归档整理规范》（GB/T50328-2001）的要求。

   三、项目档案的安全

   　1、档案库房采取防火、防盗、防有害生物和温湿度控制措施，档案库房与阅览、办公用房分开。

   　2、档案柜架、卷盒、卷皮等档案装具符合标准要求。

   　3、归档文件材料的制成材料符合耐久性要求。

   　4、采取有效措施保证档案实体和信息安全。

四、项目档案验收申请报告的主要内容

１、项目建设及项目档案管理概况；

２、保证项目档案的完整、准确、系统所采取的控制措施；

３、项目文件材料的形成、收集、整理与归档情况，竣工图的编制情况及质量状况；

４、档案在项目建设、管理、试运行中的作用；

５、存在的问题及解决措施。

主题词：

档案管理　验收　通知　　　　　　　　　　　　

　郑州市档案局　　　　　　　　　　2008年９月３日印发

第二、建设项目档案的收集归档

一、收集方法

一列入、一同步、一参加、一把关

1、一列入：

明确基建、设备等业务管理部门的岗位职责，即把建设项目档案的收集、积累、移交归档工作列入该科室的职责范围，并责任到人。

2、一同步：

建设项目档案的收集工作与基建、生产、科研、设备管理活动同步进行。

（1）事前介入。

在与有关单位签订协议合同时（如勘察、设计、施工、监理等单位），应对建设项目档案的套数、费用、质量要求、立卷人、移交时间等提出明确要求，作为建设项目档案接收时的依据。

（2）事中监督。

本单位要负责组织、监督和检查有关单位（如勘察、设计、施工、监理等单位）建设项目档案的形成、积累、整理、移交工作，做到边施工边收集边整理。

3、一参加：

档案人员参加基建项目竣工验收会和设备开箱，覆行签字手续，并对现场形成的文件材料和设备开箱后的随机材料进行现场收集。

4、一把关：

把好外出人员带回材料的收集关

围绕基建项目、设备选购等活动外出开会、学习培训带回的各种文件要及时向本单位档案室移交。

并由档案部门签字后，才能报销差旅等有关费用（此项规定可纳入本单位的规章制度，以把好文件材料的收集关）。

二、归档范围

GB/T50328-2001《建设工程文件归档整理规范》（建设部）

三、归档要求

1、归档的文件材料应为原件。

2、归档的文件材料内容必须齐全、完整、准确、系统。

3、文件材料应采用耐久性强的书写材料书写，不得使用易褪色的书写材料，否则必须复印。

4、文件材料应字迹清楚，图样清晰，图表整洁，签字盖章手续完备。

5、图纸应折叠或A4（297×210mm）幅面，所有竣工图均应在图标栏上方空白处加盖竣工图章，图标栏露在外面，竣工图章应使用不易褪色的红印泥。

6、组卷所用的各种目录、表格、封面（底）、卷盒一律采用档案行政部门监制的产品。

四、归档时间

（一）基建档案

1、工程准备阶段文件：

即开工前的立项审批、用地征地拆迁、勘察设计、招投标、开工审批、预算等工作完成后，一次性归档。

2、施工、监理、竣工文件：

（1）规模小：

建设项目竣工验收后三个月内一次性向档案室移交归档。

（2）规模大、周期长：

可按单位、分部工程，通过单项验收后归档。

（二）设备、仪器：

大型设备应在设备、仪器安装、调试成功，交付使用时归档，小型设备仪器开箱验收时即可归档。

五、归档份数

1、建设项目档案一般不少于3套，一套（原件）由建设单位保管，一套（原件）移交当地城建档案馆，一套（原件）由施工单位或监理单位或设计单位等相关单位保管。

2、其他档案一般归档1套，较重要的和利用频繁的文件材料可根据实际情况增加归档份数。

六、归档手续

档案交接时，应编制移交目录，一式两份，交接双方清点、签字、盖章后方可交接。

第二节建设项目档案的整理

整理程序

1、组卷→2、卷内文件排列→3、拟写案卷标题→4、复查定卷→5、编页号→6、填写卷内文件目录→7、填写卷内备考表→8、填写案卷封面→9、案卷装订→10、案卷排列与档号编制→11、填写卷盒、装盒排架→12、编制检索工具

一、组卷

（一）组卷的含义：

组卷，就是把一组有联系的文件，以卷、册、袋、盒等形式组合在一起，使它能够表达一个相对独立的概念，以便于保管、保密和利用。

（二）组卷的要求

1、一卷就是一组有密切联系的文件，而不是杂乱无章地随意堆积。

2、每一卷都表达一个相对独立的概念，不要一个概念（案卷标题）多个卷，卷与卷之间应当从题名到内容都是全异的关系。

3、卷厚适度。

一般不超过40mm。

4、案卷内不应有重份文件。

5、价值（保管期限）大体相同。

（三）组卷方法

基建档案：

以单项工程即某一建筑物为单位组卷

（1）大中型建设项目

a、文字表格类：

按问题（专业）组卷。

如：

立项审批、征地拆迁、勘察设计、招投标、原材料试验、化验单、工程质检、隐蔽工程记录等。

（问题组卷法）

b、竣工图类：

按专业组卷。

即建筑、结构、装修（装饰）、给排水、电气、采暖、通风、燃气等专业。

（专业组卷法）

（2）小型建设项目

a、按阶段组卷：

即按准备（开工前阶段）、监理、施工、竣工验收这几个阶段组卷。

（阶段组卷法）

b、直接按单项工程组卷：

即1个工程（建筑物）1卷，文字材料在前，图纸在后。

（子项组卷法）

二、卷内文件排列：

（一）概念：

卷内文件排列，就是按照文件的形成规律和必然联系，系统的、有规则的进行排放，固定每份文件在卷内的恰当位置。

（二）方法：

1、按阶段（或工序）排列——在组1卷的情况下。

（1）建设项目档案：

按前期文件、工程设计（初设、扩初设计、技设、施工图设计）、工程施工、监理、竣工验收的顺序排列。

（竣工图按建筑、结构、水、电、气、暖专业顺序以及竣工图纸图号排列）

2、卷内即有文字材料又有图纸时，文字材料在前、图纸在后。

3、卷内纯属文字材料时，可参考文书档案排列：

（1）整体上按时间（工作程序进度）。

（2）正文在前、底稿在后。

（3）正文在前、附件在后。

（4）批复在前、请示在后。

（5）原件在前、复印件在后。

4、装订成本、印刷成册的材料一般不拆散重新排列。

三、拟写案卷标题

（一）建设项目档案标题拟写方法：

1、文字材料类：

前期文件

“三段式”：

责任者关于问题的名称

例：

市政府、电业局关于市电业局110千伏碧沙变电站征地

责任者问题

的请示、批复、会议纪要

名称

2、表格、图纸材料类：

（1）项目名称+专业（子项或分部）+表格、图纸名称

（2）项目名称+表格、图纸名称

例1：

教学楼给排水、电气、门窗、装饰分部工程质量评定表

项目名称子项分部表格名称

例2：

教学楼（电气）竣工图

项目名称专业图纸名称

例3：

教学楼隐蔽工程记录

项目名称表格名称

（二）设备档案标题拟写方法：

型号+设备仪器名称+文件名称

例：

XX型B超仪订货合同、合格证、说明书、开箱单

型号名称文件名称

（三）科研档案标题拟写方法（略）

（四）产品档案标题拟写方法（略）

四、复查定卷

复查定卷就是对所组成的案卷，进行一次全面的审查，对不符合要求之处立即纠正，以确保案卷质量。

复查内容：

（1）案卷组成是否合理

（2）卷内文件是否齐全完整（3）卷内文件排列是否系统科学（4）案卷题名是否恰当。

五、编制卷内文件页号

1、编号范围：

（1）除空白页（卷内文件目录、案卷封面、封底）外，文字与图纸逐一编号。

（2）印刷成册已有页号的文件自成一卷时也可不重新编号。

2、位置：

正面——右下角、背面——左下角，同文档相反。

3、编号工具：

用铅笔编写阿拉伯数字。

六、填写卷内文件目录

序

号

文件

编号

责任者

文件材料题名

日期

页号

备注

1、序号：

即顺序号。

序号的给定是以一份文件或一张图纸为单位。

（1）其中打印件与底稿，主件与附件，原件与复印件均为一份文件，给一个顺序号。

（2）请示与批复视为2份文件，各编各的号（若批复不另行文，只在原请示件上批示意见的，仍做为一份文件，编一个号，但需要在题名填写时体现出批示）。

2、文件编号

（1）文件：

如：

请示、批复，文件编号就是文号。

（2）图纸：

填图号，例“建施-1”，“结施01”“水施03”。

（3）许可证：

填证号。

3、责任者：

（1）以落款盖章为准，填写文件的直接形成单位；

（2）有两个以上责任者时，尽量都填上，太多时，选择两个主要责任者，其余用“等”代替。

（3）竣工图的责任者填写竣工图章上的施工单位。

（4）责任者可填写规范通用的简称。

4、文件材料题名。

即文件标题或图纸的全称。

5、日期：

文件或图纸的形成日期。

格式为20020612（8位数）。

6、页号：

填每份文件的首尾号。

说明：

（1）图纸有图样目录时，仍要编制《卷内文件目录》，原图纸目录要作为卷内一份文件编页号登入目录；若该套图纸需要组成几卷，图纸目录放在第一卷内。

（2）卷内文件目录排在卷内文件首页之前。

七、填写卷内备考表

（一）说明：

包括以下内容：

1、标明卷内文件的件数与页数；

2、说明卷内文件残缺破损情况（无者不写）；

3、填写立卷人、检查人姓名及日期，日期为立卷的完成时间。

（二）互见后：

填写反映同一内容而载体不同另行保管的档案的档号，该档号后应注明载体形式，并用括号括起。

档号

档案馆号

案卷题名

立卷单位

起止日期

保管期限

密级

八、填写案卷封面

1、档号：

后面讲。

2、档案馆号：

不填。

3、案卷题名：

填写已拟写好的案卷题名即可。

4、立卷单位：

哪个单位组卷就填哪个单位

5、起止日期：

填写卷内文件形成的起止日期，只填年、月。

6、保管期限：

①填写划定的永久、长期、短期。

②卷内档案材料有两种以上保管期限时从长划定。

7、密级：

根据已划定的密级填、若没有则不填，特殊情况请示有关领导再填。

九、案卷装订

（一）拆掉金属物。

（二）建设项目档案可采用装订和不装订两种形式。

1、装订方法：

（1）用棉线三孔一线（8字装订法）

（2）图纸折叠。

a、要按A4图纸大小折叠成手风琴式；

b、卷内的图纸左侧要留出装订边30mm；

c、折叠图纸时注意正面朝内，图签外露，以保护图纸受磨损并便于查看利用。

（3）图纸装订要加垫纸板并包脊背。

2、不装订：

（1）卷内文字材料，要以份（件）为单位，用线装订。

（2）卷内图纸要折叠成手风琴式A4大小的统一幅面，不留装订边。

（3）卷内的每一件文字材料和每一张图纸，均在右上角空白处加盖档号章，式样为：

35mm

15mm

档号

10mm

序号

10mm

3、对破损、小于A4规格的文字材料和商标、合格证之类要修复与托裱，装订线外有字迹的要加边。

十、案卷排列

（一）按照保管期限排列；永久-长期-短期

（二）按照工程进度排列：

准备<立项审批-用地拆迁-勘察设计-招投标-开工审批-财务预算-有关机构名单>、监理、施工、竣工验收阶段

十二、书写卷盒（封面、脊背）

1、可手写或打印粘贴

2、脊背处“案卷题名”栏采用竖排版。

3、一盒一卷。

根据案卷厚薄选择1-6mm不同厚度的盒子。

十三、编制检案工具

常用的是《案卷文件目录》

（一）《案卷文件目录》是《案卷目录》与《卷内文件目录》的组合体。

《案卷目录》在前，与之对应的《卷内文件目录》在后。

《案卷目录》式样如下：

序号

档号

案卷标题

立卷单位

日期

期限

张（页）

数

备注

“备注”栏：

《卷内文件目录》要从“１“开始编写页码，《案卷目录》“备注”填写与该案卷对应的《卷内文件目录》的页码。

联　系　方　式

一、郑州市档案局企业处

电话：

６７１８５１９０

传真：

６７１８１１７３

联系人：

廖洁　余晓蕾　牛胡兰

二、郑州市城建档案馆

电话：

６７１８８５５８

联系人：

程浩　陈国富