一PPT新手入门1.docx
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一PPT新手入门1
（一）、PPT新手入门
一、PowerPoint2007首次保存
教程贴士：
如果尚未保存过您所处理的演示文稿，那么"保存"和"另存为"的用途是相同的:
都会打开"另存为"对话框。
如果尚未保存过您所处理的演示文稿，那么"保存"和"另存为"的用途是相同的:
都会打开"另存为"对话框。
可在该对话框中指定文件名、文件类型和文件位置，按以下步骤操作。
1.选择"office按钮"~"保存"。
"另存为"对话框出现。
2.在"文件名"文本框中输入文件名称。
参见图3.50
注意:
在WindowsVista中，"另存为"对话框默认情况下不显示当前位直的已有内容.要查看这些内容，单击该对话框左下角的"浏览文件夫"箭头.
参考:
要在不同的位直保存，参阅"史改驱动器和文件夹"一节.要以不同的格式保存，参阅"保存为其他，格式"一节.
图3.5通过为演示文稿文件指定名称保存工作
3.单击"保存"。
工作即被保存。
文件名最多可以有255个字符，然而，出于实用性考虑，应尽量使文件名简短。
可以在文件名中包含空格和大多数符号，<、>、?
、*、/和\除外。
但若打算将文件发布到某个网络或Intemet上，应避免使用空格:
如有必要，使用下划线来表示间隔。
曾有报告表示在文件名中使用感叹号导致了某些问题，应加以小心。
通常情况下，最好避免在文件名中使用标点符号。
提示;如采打算将演示文稿文件传输到另一台计算机上，在那里放映，而另外那台计算机没有与您的PC相同的字体，那么应该将字体嵌入演示文稿，使所需字体可在其他PC上使用。
要通过"另存为"对话框嵌入字体，单击"工具"按钮，选择"保存选项"，选择"将字体嵌入文件"复选框.该选项使保存的文件比正常情况下大，因此应仅在必要时选择这种方式.关于高级保存功能的更多信息，请参阅"指定保存选项"一节.
二、基础知识
教程贴士：
1.您需要使用“复制”和“粘贴”命令来处理文字。
在功能区的哪个位置可以找到它们？
1.您需要使用“复制”和“粘贴”命令来处理文字。
在功能区的哪个位置可以找到它们？
a.“插入”选项卡。
b.“开始”选项卡。
c.快速访问工具栏。
2.您在快速访问工具栏上添加了相当多按钮，因此工具栏占用了很多空间。
您想将工具栏移到功能区下方，这里空间更大一点。
您应该首先做什么？
a.单击以拖动工具栏。
b.转到“视图”选项卡并查找切换命令。
c.右键单击快速访问工具栏。
3.您要添加一张新幻灯片，并且要在该幻灯片上插入图片。
您应当选择以下哪种版式？
a.空白。
b.标题和内容。
c.仅标题。
4.您已经完成了演示文稿，想要运行拼写检查器。
它位于功能区的什么位置？
a.“审阅”选项卡。
b.“开始”选项卡。
c.“幻灯片放映”选项卡。
5.新的文件格式提供了以下哪项好处？
a.提高了信息安全性。
b.减小了文件大小并增强了已损坏文件的恢复功能。
c.更便于集成。
三、放大和缩小
教程贴士：
如果需要更仔细地查看演示文稿，可以放大或缩小视图，这几乎可以适应任何情况。
如果需要更仔细地查看演示文稿，可以放大或缩小视图，这几乎可以适应任何情况。
例如，如果想放置一幅图片，希望它与旁边的一个文本框中的文字处于同一垂直水平，若此时遇到问题，那么就可以放大视图来获得更高的精度。
可以在屏幕上以多种显示比例查看您的作品，而不必更改周围工具的大小或打印输出结果的大小。
在"普通"视图中，各窗格都可独立缩放。
例如，若想仅为"幻灯片/大纲"窗格设置显示比例，首先选中它，然后选择一个显示比例。
如果要为"幻灯片"窗格设置，则首先选中该窗格。
在单窗格视图中（如"备注页"或"幻灯片浏览勺，一个显示比例设置会影响整个工作区。
显示比例越高，所显示的具体内容就越大。
10%的显示比例会使幻灯片过小，无法阅读上面的内容。
400%的显示比例则使幻灯片上的文字变大，几个字就会填满整个窗格。
设置缩放级别的最简单方法就是拖动PowerPoint窗口右下角的"显示比例"滑动条，或单击其"放大"、"缩小"按钮来改变缩放级别。
参见图1.26。
要改变当前幻灯片的大小，使之在刚好适应"幻灯片"窗格的同时尽可能大，可单击"使幻灯片适应当前窗口"按钮，或在"视图"选项卡的"显示比例"组中单击"适应窗口大小"按钮。
图1.26放大或缩小，一次查看幻灯片的较多或较少内容
控制显示比例的另外一种方法就是使用"显示比例"对话框。
在"视图"选项卡的"显示比例"组中，单击"显示比例"按钮。
（也可通过单击显示比例滑块旁边的百分数打开此对话框。
）按照您的需求作出选择，如图1.27所示，具体方法是单击恰当的按钮，然后单击"确定"。
请注意，可以在"百分比"文本框中输入精确的缩放级别百分数。
可以随意指定所需百分比，但有些窗格和视图可能无法超过100%。
阁1.27如果愿意，可以使用这个"显示比例"对话框来指定缩放级别，而不必使用滑块
四、使用对话框
教程贴士：
对话框是PowerPoint（以及Windows）提示更多信息的手段。
发出一条可能有多种变数的命令时，一个对话框就会出现，以便指定细节。
对话框是PowerPoint（以及Windows）提示更多信息的手段。
发出一条可能有多种变数的命令时，一个对话框就会出现，以便指定细节。
"打印"对话框（"office按钮"->"打印"）就是一个很好的对话框示例，因为它包含多种类型的控件。
下面列出"打印"对话框中的部分控件，可在图1.20中看到这些控件。
图1.20"打印"对话框是研究对话框控件的好例子
复选框:
具体特性的切换开关。
单击即可在开/关之间切换。
单选按钮:
对话框的每个部分每次只能有一个单选按钮被选中。
选中一个单选按钮时，之前选择的那一个就会取消选中，就像汽车收音机一样。
单击希望选择的那个按钮。
文本框:
在文本框中单击即可出现插入点（一条坚线），然后在那里输入文字。
微调按钮:
放置在一个文本框旁边，每单击一次微调按钮，文本框中的数字就会增加或减少1。
下拉列表:
单击一个此类控件旁的下箭头，可打开列表，然后从出现的菜单中单击所需选项。
命令按钮:
单击一个此类矩形大按钮时，将弹出另外一个对话框。
"确定"和"取消"也是命令按钮，单击"确定"接受更改，单击"取消"拒绝更改。
有时，在对话框顶部还可能会看到选项卡，这是因为对话框的控件比较多，无法在一个屏幕上全部显示。
要转到一个选项卡页面，单击选项卡即可。
五、调整隐私设置
教程贴士：
有些时候，使您的PowerPoint副本通过Intemet与Microsoft保持通信是有好处的。
例如，在使用帮助系统时
有些时候，使您的PowerPoint副本通过Intemet与Microsoft保持通信是有好处的。
例如，在使用帮助系统时，如果处于联机状态，那么会得到更精确的结果:
再比如插入剪贴画时，如果联机则有更多图片可供选择。
这是双赢:
您的PowerPoint副本也可以通过向Microso负发送关于您使用习惯的信息来帮助Microsoft。
例如，Microsoft开发PowerPoint的新版本时，他们会查看使用数据，判断参与计划的用户最常使用和最少使用的功能有哪些。
这种收集用户数据的计划就是客户体验改善计划。
用户的参与不是强制性的。
要控制您的PowerPoint是否与Microsoft在线交互以及如何交互，可按以下步骤来配置隐私选项:
1.选择"office按钮"q"PowerPoint选项"。
2.单击"信任中心"，再单击"信任中心设置"按钮。
"信任中心"对话框将打开。
3.单击"个人信息选项"，然后选中或清除"个人信息选项"部分中的复选框。
参见图1.35。
要获得关于各选项的信息，可将鼠标指针指向其右侧的"i"符号。
4.单击"确定"，再单击"确定"，关闭打开的所有对话框。
图1.35选择PowerPoint通过Internet与Microsoft交互的方式
六、使用帮助系统
教程贴士：
PowerPoint帮助系统就像一本全面的电子指导书。
您几乎可以查到您能想象到的任何PowerPoint任务，并按照分步的指导来执行任务。
PowerPoint帮助系统就像一本全面的电子指导书。
您几乎可以查到您能想象到的任何PowerPoint任务，并按照分步的指导来执行任务。
要打开"PowerPoint帮助"窗口，按下Fl键或单击PowerPoint窗口右上角的"帮助"图标（问号）。
参见图1.32。
图1.32通过"PowerPoint帮助"窗口获得PowerPoint帮助
要在帮助系统中查找信息，可以:
单击默认的"浏览PowerPoint帮助"页面中的一个主题（如图1.32所示），然后继续单击子主题，缩小搜索范围，直至找到所需内容。
在"搜索"框中键入一个关键词或短语，然后单击"搜索"或按Enter键来查找包含该词的帮助文章。
提示:
0ffice2007帮助系统的大多数内容都依赖于Internet连接.默认情况下，office2007应用程序自动连接到Microsoft的联机服务器，收集额外的帮助信息.如果您的Internet连接速度较慢，发现搜索极慢，那么可以尝试禁用联机帮助，使PowerPoint仅使用您的PC上安装的帮助文件.为此，从"PowerPoint帮助"窗口中，单击连接状态指示器（参见图1.32），并在所出现的菜单中选择"仅显示来自此计算机的内容".
浏览或搜索帮助系统时，匹配主题或搜索项的主题列表将出现。
单击一篇文章即可阅读。
例如，图1.33展示了一篇关于保存文件的文章。
图1.33帮助系统中的一篇典型文章，包含背景信息和分步骤的指南
"PowerPoint帮助"窗口的工具栏包含如表川所示的按钮。
表1.1帮助工具栏按钮
七、设置文档属性
教程贴士：
文档属性是关于各文档的事实，可帮助您组织文件。
文档属性是关于各文档的事实，可帮助您组织文件。
如果有许多PowerPoint文件，那么使用文档属性可以帮助您利用上一节介绍的"搜索"功能，更智能化地搜索文件。
例如，可以为各文件指定作者、主管及公司，然后以这些值为依据搜索文档。
可以设置在PowerPoint中打开的文件的属性，方法如下:
1.选择"office按钮"C:
>"准备"吟"属性"。
此时演示文稿窗口上会出现一个"属性"功能区。
2.输入您希望存储的演示文稿相关信息。
如图3.16所示。
图3.16输入要在文档属件中存储的信息
3.单击标准"文档属性"功能区中的下箭头，选择"高级属性"。
该文件的"属性"对话框出现。
4.单击"摘要"选项卡，在这里确认或更改信息。
这与在"文档属性"功能区中输入的信息相同，此外还有其他一些字段。
如图3.17所示。
5.单击"自定义"选项卡，如图3.18所示，选择所需任何其他字段并为其设置值。
例如，单击"名称"列表中的"客户"字段，然后在"取值"文本框中为其输入一个值。
重复此步骤，完成其他自定义字段。
图3.17"摘要"选项卡具有许多与功能区相同的字段图
图3.18"自定义"选项卡使您能够根据自己的跟踪需求设置自定义属性
处理多个演示文稿|
通常一次仅需要处理一个演示文稿.但偶尔也可能需要同时打开两个或更多的演示文稿一一例如，使得将一个演示文稿中的文本或幻灯片复制到另一个中是轻松.
要打开另一个演示文稿，选择"Office按钮"吟"打开"，选择所需文件即可，与平时一样.打开多个演示文稿时，可以在Windows任务栏上选择希望查看的演示文稿来切换.此外，还可以单击"视圈"选项卡上的"切换窗口"按钮，并选择打开的任意演示文稿，如下图所示.
要在所有应用程序（不仅仅是PowerPoint）打开的窗口问切换，可反复按Alt+Esc键在其间循环切换;也可按住Alt键，再接Tab键来浏览打开窗口的缩略图.
6.如果需要，在"统计"和"内容"选项卡中审查信息。
（不能在这两个选项卡中更改信息。
）
7.单击"确定"。
现在，执行搜索时即可利用属性字段中的内容了。
八、指定保存选项
教程贴士：
"保存选项"使您能够为特殊需求调优保存过程。
例如，可以使用"保存选项"来嵌入字体、更改PowerPoint保存自动恢复信息的时间间隔等。
"保存选项"使您能够为特殊需求调优保存过程。
例如，可以使用"保存选项"来嵌入字体、更改PowerPoint保存自动恢复信息的时间间隔等。
访问"保存选项"的方法有两种:
选择"office按钮"~"PowerPoint选项"，再单击"保存"。
从'"另存为"对话框中，单击"工具"->"保存选项"。
"PowerPoint选项"对话框将出现，如图3.10所示。
然后设置任何所需选项。
表3.3汇总了这些选工页。
完成后单击"确定”。
表3.3中介绍的最重要的功能之一就是自动恢复，默认情况下，此功能是打开的。
这也就表示，如果系统错误或停电导致PowerPoint意外终止，您不会损失已完成的全部工作。
下一次启动PowerPoint时，它会打开恢复的文件，并询问是否希望保存。
图3.10根据希望PowerPoint保存工作的方式设置"保存选项"
警告:
自动恢复衣后代替正常保存.它与"保存"命令进行的保存意义不同;自动恢复仅在PowerPoint运行的时候保存一个备份版本，如果您正常退出PowerPoint，那么备份版本将被删除.仅在PowerPoint非正常终止（例如，系统锁定或停电）的情况下，备份版本才可用于恢复.
表3.3保存选项
九、节省后续时间
教程贴士：
一旦保存了一个演示文稿之后，就可以使用相同的设置（相同的文件类型、名称和位置），通过以下任一种方式再次保存它
一旦保存了一个演示文稿之后，就可以使用相同的设置（相同的文件类型、名称和位置），通过以下任一种方式再次保存它:
选择"office按钮"->"保存"。
按Ctrl+S键。
单击快速访问工具栏上的"保存"按钮。
如果需要将演示文稿保存为不同的名称、不同的文件类型或不同的位置，可使用"另存为"命令。
这会重新打开"另存为"对话框，如之前的步骤所示，这样就可以来用不同的设置进行保存。
最初保存的副本依然在原文件名、类型和位置的设置下保留。
提示:
如果频繁使用"另存为"，可能希望在快速访问工具栏上为其放直一个按钮.为此，右键单击"另存为"命令并选择"添加到快速访问工具栏"即可.
十、保存为其他格式
教程贴士：
与其他office2007应用程序类似，PowerPoint2007具有基于XML的全新文件格式。
与其他office2007应用程序类似，PowerPoint2007具有基于XML的全新文件格式。
XML表示可扩展标记语言（eXtensibleMarkupLanguage），是一种基于文本的编码体系，类似于HTML,使用内嵌的加括号代码和样式表描述格式。
基于XML的数据文件比早期PowerPoint版本中的数据文件小，且支持全部PowerPoint2007新增功能。
为了得到最佳成果，应尽可能使用这种格式。
此格式有多种变体，各有专门用途。
例如，有启用宏的版本，使用.pptm扩展名。
有"放映"变体<.ppsx和.ppsm），默认在"幻灯片放映"视图中打开:
还有模板变体<.potx和.potm），作为模板使用。
提示:
PowerPoint2007不包含宏录制功能，那么为什么会存在启用宏的文件格式呢?
原因在于VisualBasicforApplications（VBA）.可以通过"开发工具"选项卡访问VBA编辑器，使您能够在PowerPoint演示文稿文件中嵌入VBA代码（前提是它采用启用宏的格式）.
但并非所有人都有PowerPoint2007，而只有PowerPoint2007能够打开采用这些新格式的文件（可以为PowerPoint的早期版本下载一个兼容补丁，使之能够接受新文件，但不能假设所有使用PowerPoint早期版本的用户都会下载这个补丁）。
因此，可能需要将演示文稿保存为其他文件格式，以便与其他人共享文件。
表3.1列举了可用格式。
在"另存为"对话框中，打开"保存类型"下拉列表，并选择所需格式。
如图3.9所示。
图3.9如有需要，从"保存类型"下拉列表中选择其他格式
表3.1PowerPoint保存类型
提示:
如果需要一直将PowerPoint文件保存为其他格式，可以选择"Office按钮"->"PowerPoint选项"，再单击"保存"。
然后在"将文件保存为此格式"下拉列表中选择另外一种格式.在这里的选择会成为"另存为"对话框中"保存类型"下拉列在的默认选项.并非所有的格式都在此处可用，可选格式仅有"PowerPoint演示文稿"（默认选项）、启用宏的PowerPoint演示文稿、PowerPoint97-2003演示文稿.
表3.1列举了大量格式选工页，不要眼花缭乱。
要做的决策主要有3项:
PowerPoint2007格式还是与PowerPoint97-2003向后兼容的格式。
除非兼容性至关重要，否则应使用2007格式，因为这样能够使用全部新增功能（参见表3.2，了解向后兼容性会造成哪些损失）。
如果使用了向后兼容的格式，那么本书所述部分功能的工作方式会有所不同，甚至完全不可用。
是否启用宏。
对于大多数人来说，永远不存在必须创建启用宏的演示文稿的要求。
PowerPoint2007不支持宏录制，因此仅有在VBA中编写的宏，多数PowerPoint用户并不熟悉VBA编程。
普通演示支稿还是PowerPoint放映。
“放映"变体在载入PowerPoint时会在"幻灯片放映"视图中打开演示文稿，这是它与普通演示文稿之间的惟→差异。
可以用普通格式生成演示文稿，然后在发布之前再保存为放映格式。
表3.1中的大多数其他选项都是专用的，不适于日常使用。
后面几节将介绍部分特殊类型的格式。
表3.2PowerPoint早期版本不支持的PowerPoint2007功能
1.为在Web上使用保存演示支稿
为了在Web上与没有PowerPoint的人共享演示文稿，可以将演示文稿保存为一种网页格式。
有两种网页格式可供选择:
网页或单个文件网页。
网页创建一个HTML文档，具有到各幻灯片的链接，幻灯片及其图形分别存储在不同的文件夹中。
这种格式适于发布到Web站点上。
单个文件网页创建一个单独的.mht文档，包含所有HTML代码和所有幻灯片。
这种格式适合（比如说）通过E-mail发迭。
（实际上，格式名中的"M"正是"mail"的简写，因为这种格式最初就是为通过E-mail使用而设计的。
〉然而，使用这两种Web格式时，都会损失部分特殊效果，因此您可能更希望以另外一种方式将演示文稿发布到Web上。
如果保留所有特殊效果的全部效果至关重要，可考虑保存为一种PowerPoint放映格式，然后在同-Web页面上提供PowerPointViewer实用工具的免费下载。
2.将幻灯片保存为图形
如果将演示文稿保存为一种图形格式（如表3.1中的"图形/其他"部分所示），文件将不再是演示文稿，而成为一系列彼此独立的图形文件一一每张幻灯片一个文件。
如果选择了这些格式中的一种，那么系统会询问您希望仅导出当前幻灯片还是导出所有幻灯片。
如果选择了所有幻灯片，PowerPoint就会在选定文件夹中新建一个文件夹，名称与原演示文稿文件的名称相同，并将所有图形文件都放在这个新文件夹中。
3.仅保存幻灯片文本
如果您希望将幻灯片的文本导出到其他某些应用程序中，可考虑采用大纲IRTF格式，这会创建一份大纲，类似于PowerPoint的"大纲"窗格中所显示的内容。
之后可在word或其他支持RTF文本文件的应用程序中打开此文件。
但仅有占位符中的文本会被导出，手动插入的文本框中的文本不包含在内。
十一、打开新显示窗口
教程贴士：
您是否曾经有过能够同时身处两地的愿望?
在PowerPoint中，确实可以做到这点。
PowerPoint提供了一种方法，通过打开新窗口来同时查看演示文稿中的两个位置。
您是否曾经有过能够同时身处两地的愿望?
在PowerPoint中，确实可以做到这点。
PowerPoint提供了一种方法，通过打开新窗口来同时查看演示文稿中的两个位置。
要显示新窗口，显示"视图"选项卡，并单击"窗口"组中的"新建窗口"。
然后使用"全部重排"或"层叠"同时查看两个窗口。
可以为任意窗口使用任意视图，因此可以同时使两个幻灯片都处于"普通"视图，也可以一个是"幻灯片浏览"视图，另-个是"备注页"视图，或者其他任何组合。
两个窗口包含的是同一个演示文稿，所以在一个窗口中做出的任何更改都会反映在另一窗口之中。
1.7.1排列窗口
打开两个或更多窗口时，无论它们包含的是相同的演示文稿还是不同的演示文稿，都需要排列这些窗口，以便获得最理想的查看方式。
本章前面已经介绍过如何调整窗口大小。
但您是否知道PowerPoint能够替您进行一些排列呢?
希望排列打开的窗口时，可选方法如下。
并排平铺:
在"视图"选项卡上，单击"全部重排飞并排平铺打开的窗口，以便使之无任何重叠部分。
层叠:
在"视图"选项卡上，单击"层叠"来排列打开的窗口，使其标题栏从屏幕左侧偏上部分层叠至右侧偏下部分。
单击标题栏来激活相应窗口。
这些命令不会应用于最小化的窗口。
如果希望在排列中包含一个窗口，首先应确保将其从最小化状态还原。
1.7.2在窗口问切换
如果打开了多个窗口，而且可以看到所需窗口的至少一个角，那么单击可以将它带到最前面。
另一方面，如果有一个窗口最大化，或其他窗口遮住了需要的那个窗口，那么可单击"视图"选项卡上的"切换窗口"，并选择希望查看的那个窗口。
十二、从网页导入文本
教程贴士：
PowerPoint可接受来自多种网页格式的文本，包括HTML和MHTLM（单个文件网页）。
PowerPoint可接受来自多种网页格式的文本，包括HTML和MHTLM（单个文件网页）。
如果数据采用了有序的大纲格式或最初是从PowerPoint文件中创建的，那么这种方法非常有用，因为所需的清理工作极少。
从网页导入的方法如下:
按照打开大纲的方式打开一个网页文件（参阅前面的介绍），但将文件类型设置为"所有网页"。
按照从word大纲中插入文本的方式从网页中插入文本（在"开始"选项卡中，单击"新建幻灯片"c）"幻灯片（从大纲）勺。
重用Web演示文稿中的幻灯片，方法与重用其他演示文稿
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