岗位操作说明doc.docx

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岗位操作说明doc

第五部分：

岗位操作说明

第一章：

采购经理

一、供应商管理

1、供应商分类：

使用A、B、C管理方式

（1）按照供应商合作方式或业务量分类；

（2）按照供应商合作状态或信用等级分类。

2、供应商信息：

建立档案

（1）工商税务信息：

营业执照、帐号、税号、认证文件；

（2）人员信息：

业务负责人、联系人授权书、联系方式；

（3）业务信息：

办事处、仓库、维修点地址、电话、负责人。

3、供应商资料：

（1）合同文本；

（2）促销、调价、追加补充条款等合同文本外协议等临时性、阶段性协议、备忘录；

（3）供应商产品资料及我公司分解计划；

（4）供应商业务组织结构、网点分布及我公司连锁店经营其产品状况。

4、供应商分析：

（1）合作状况；

（2）履约、承诺执行情况；

（3）产品销售数据分析；

（4）在我公司品牌策略中的定位。

5、供应商评审

（1）根据评审程序及要求准备相关材料；

（2）根据评审程序及要求进行评审；

（3）临时性供应商亦应建立相关挡案并进行评审。

二、合同谈判

1、前期准备

（1）准备往年该类产品、该品牌产品的销售数据（份额、销量、利润、库存周转次数等），准备今年该类产品、该品牌产品的销售计划和相关指标；

（2）掌握该品牌省内或与之洽谈分公司业务权限和其销售范围内该产品网点情况及销售数据；

（3）根据计划预测该品牌今年计划销量和各相关指标；

（4）掌握该品牌今年销售政策和人员变化，并对其今年操作思路初步分析；

（5）分析其竞争对手今年操作方式及竞争策略；

（6）调查连锁店对该产品的满意度、支持力度；

（7）供应商的履约能力和承诺兑现情况；

（8）我公司对该类产品今年营销思路；

（9）根据我公司三级采购体系确定该品牌采购和合作方式。

2、谈判

（1）根据前期准备情况确定谈判对象和谈判方案；

（2）根据预定方案与对方人员进行平等交流、洽谈，注意观察和分析双方谈判底线和掌握主动权。

如不能掌握主动权或对对方底线不清晰以及一方权利有限，应暂停或请双方高层出面洽谈；

（3）双方谈判人员确定合同条款后应向采购总经理或合同管理委员会汇报，并参照其它品牌合同洽谈情况对该合同进行修改；

（4）根据三联家电标准合同文本签定合同；

（5）某些条款或承诺不能写入正式文本，以及现时不能明确的销售政策或合同文本中未涉及的条款，双方应签定补充协议或备忘录作为合同的有效补充；

（6）我公司销量较大或主推该产品时应有明显的政策优势。

3、履约

（1）根据合同和销售计划将销量进行月分解并执行；

（2）如有临时性、阶段性的奖励、促销活动时，要签定协议，并作为基本合同的补充；

（3）注意对合同进度的监控，当发现一方不能履约或合同签定和执行结果有较大差异时，应立即提出修改合同内容，如不能修改则双方应有相应解决方案或对策；

（4）在正式合同未签定前，双方应有临时性协议来维护正常业务操作。

4、监控

（1）监控合同进度；

（2）监控双方承诺兑现情况；

（3）监控市场中我公司是否有政策优势；

（4）监控应付款、库存、毛利等重要指标；

（5）监控销售份额变化；

（6）分析上述数据，并决定是否调整。

三、商品采购

1、正常采购

（1）根据合同和连锁店需求按采购流程进行进行；

（2）根据毛利贡献率对毛利高的产品进行重点采购和促销支持；

（3）对供应商产品有全面的了解和分析，能把握该类产品的发展趋势和方向，了解各供应商的产品特色和针对消费群。

2、定制、买断

（1）掌握市场需求。

（2）定制、买断产品应具备以下条件：

a我公司独家销售；

b能提高整体利润；

c对同类型型号有价格优势；

d具备强烈和显著的卖点；

e是畅销或处于成长期的产品；

f能够在连锁体系能推广。

（3）定制、买断产品应注意以下事项：

a注意同类产品和同品牌的型号搭配，避免重复;

b与竞争对手相比有价格或性价比优势;

c有价格保护，避免供应商或其它供应商推出类似产品时丧失相关优势;

d推广时注意价格保护和配合有相应促销活动，带动其他型号销售;

e合同量在保证足量供应时应量力而定，确保完成;

f尽量使采购价格一步到位。

（4）监控

a事前提交代理/买断分析报告，报告内容同上

（2）、（3）要求，事中监控商品销售进度，事后进行分析总结；

b注意竞争对手和其它供应商动态；

c注意市场渠道管理和监督其它渠道是否也有同型号产品。

四、商品销售推广

1、制订推广计划书

（1）计划分解；

（2）网络渠道建设和推进计划；

（3）政策分析；

（4）竞争对手分析；

（5）产品分析；

（6）价格政策；

（7）销售支持；

（8）促销方案；

（9）费用预算；

（10）培训计划；

（11）人力、资源等配置；

（12）利润分析；

（13）时间进度；

（14）人员职责；

（15）销售模式（对连锁店）；

（16）销售政策（对连锁店）；

（17）考核机制（对连锁店和业务人员）；

（18）风险规避。

2、进行渠道管理

（1）价格维护；

（2）资源支持；

（3）培训支持；

（4）信用支持。

3、充分整合利用供应商资源

（1）人员；

（2）费用；

（3）物流；

（4）促销。

4、充分沟通

（1）连锁店拜访计划；

（2）供应商拜访计划；

（3）建立及时沟通通道。

5、处理客户投诉

（1）建立和执行客户回访和投诉制度；

（2）及时处理和回复投诉；

（3）监督和反馈处理结果并采取相应奖惩制度。

五、库存管理

按照公司库存管理办法执行。

六、付款管理

按照签订的合同要求及我公司现状进行付款。

第二章：

采购商务

一、采购商务的素质要求

熟练运用计算机及ERP操作系统，高度的责任心及敬业精神。

二、工作归类

1、付款：

资金申报、付款、发票回收。

2、商品采购：

订货、业务账。

3、退换货及退税。

4、新供应商的引进及新品牌的引进。

5、新品的上柜老品的撤柜。

6、促销费的结算。

7、合同的管理及返利的回收。

8、其他若干事务性工作：

对账、价格等。

三、ERP的使用

能够熟练的使用ERP系统的查询功能是做好采购商务工作的前提。

1、库存查询

登录进销存查询系统双击“当前库存汇总查询”输入查询条件：

在经营单位空格上输入库位：

3002、6002（对应30000公司、60000公司好货库，3003、6003对应坏货库），选择分类方式（一般选择列项目明细和按小类汇总），要查积压库存可启用在库天数分析点击查询即可

2、采购数据汇总查询

登录进销存查询系统双击“采购数据汇总”输入查询条件，如：

时间范围、供应商地址号、品牌代码、大类代码等，并选择分类汇总方式点击查询

3、销售查询

登录进销存查询系统双击“销售查询”输入查询条件：

在附加选择输入时间范围、在下一状态中输入“﹥560”、定单公司输入“60000”或“40000”（查询2001.4.1～2002.8.31期间的销售在定单公司中输入40000，9月份属过渡时期，40000和60000都有销售，以后所有的销售出口都应在60000公司）点击查询

4、导出数据

查出数据，选择任何一数据行，点击鼠标右键上，选择出口MicrosoftExcel，然后点击“继续”，所用计算机是终端，需要另存到本地机上，或把所需数据复制到本地机上。

四、基本工作

1、付款

填写付款单

到财各中心取款

领导签字

资金申报

收据及发票的回收

厂方签收

资金申报：

正常情况下（如有特殊情况，如：

定制买断产品资金需求、冲量资金需求等需集中申报）每周一次填写资金申报表报商务部，由商务部报相关领导汇签审批。

资金审报表内容包括：

供应商应付款、销售情况、当前库存、近期付款等，大部分数据由ERP系统查询得到。

资金审批完毕之后，通过审批的，须向财务中心提供相应供应商的工矿产品购销合同，以备到银行办款之用。

或因特殊原因无该供应商的购销合同的，可另找一可背书供应商交上合同，背书付款。

填写合同须知：

需方名称不填或只靠左填写“三联”两字（可备三联商社和配送中心有限公司出票通用）大小写金额一致为节约时间，除付款方式填写承兑外，其它行可画斜线，但不要空行合同文本最后盖章处，需方名称、开户行、帐号必须填写文本内容不得涂改。

付款单的填写：

A、计划内付款：

根据资金审批及财务出款情况填写付款单。

付款单所列项目除应付款及欠发票情况由财务应付小组填写之外，其它皆由采购商务填写，并应尽量填写齐全，尤其供应商名称务必正确填写。

然后找相关领导签字，签字顺序为：

本部门经理或主管事业部总经理采购总部经理财务中心总经理。

B、计划外付款：

未通过资金申报表申报的并且资金需求又比较急的（如：

济南家电公司紧急缺货等），可直接填写付款单找相关领导审批。

C、转款、抵款：

当供应商出具转款或抵款证明后，填写付款单时在付款方式中注明转款或抵款等，由本部门经理或主管签字，财务中心价格管理处王炳坤签字，然后交资金部（李莹等）即可。

到财务中心取款：

把领导签字的付款单交资金部，领取货款。

以汇票方式付款的须把有领款人签字的复印件交财务留存（背书汇票须加盖相关财务章之后再复印）

收据及发票的回收：

厂方签收领款之后，收据及发票的回收依据财务相关规定执行。

在交发票时涉及到发票的匹配问题，发票匹配方法如下：

A、通过未匹配发票查询程序进行匹配，用P43214（用户名和密码皆为P43214）登录未匹配发票查询，在第二产品号一栏查出并输入相应产品项目号，点击查询，找出数量和单价和发票相一致的定单，用铅笔在发票注明定单号即可。

B、通过业务账匹配如果业务账记得比较条理完整，用业务账来匹配发票应更直观，并且比较容易。

因为商品型号、数量、单价一目了然，并且有入库时间作参照，便于操作，这是P43214无法相比的，并且易于发现问题：

价格问题、与厂方的差异等。

2、商品采购

订货：

A、每周未根据现库存及本周销售情况确定需求计划报厂方。

B、把现库存不能满足的连锁店的紧急需求报厂方。

填写采购申请单：

自提商品：

入大库在采购申请单上正确填写供应商名称、商品名称、型号、不含税单价（保留四位小数），并注明厂方提货单号（后面作账时备查之用，为了查询方便，本部门的采购申请单应用完一本之后，再启用新的一本，并注意保留好底联），把第一联和加盖业务章的厂方提货单一并交物流中心采购小组并登记。

济南家电公司定向采购把家电公司所发定向采购单传真件和加盖业务章的厂方提货单一起交物流中心并登记。

其他连锁店定向采购：

把厂方提货单交销售商务，并对定向采购单的进价进行核实。

另外，为了避免定向采购出现乱账，应专门建立一本账，用来记录连锁店名称、厂方提货单号、商品名称、型号、数量等。

厂送商品：

知道送货明细后，一般情况下应比到货时间提前一个工作日填写采购申请单交采购小组打订单，以避免厂方送到货之后没采购订单无法入库。

采购账：

整个采购账应该是由采购部、物流中心、财务中心三方联合完成的，并最终在ERP系统中得到体现。

参考建账方法：

在计算机中建立一EXCEL文件，插入多个Sheet表格并给予命名，Sheet1可命名为“容声冰箱”建立容声冰箱的采购账，Sheet2命名为“小天鹅洗衣机”建立小天鹅洗衣机的采购账等，每个表格中列有：

时间、厂方提货单号、实收单号、型号、数量、单价、金额、备注栏等。

每周一次或用完一本采购申请单之后把对应各供应商的入库情况在ERP系统的采购数据汇总查询出来并转换成EXCEL文件，逐一汇总到所建文件中去。

然后与留存采购申请单底联和定向采购账逐一核对，并补充上厂方提单号，有数量差异的在备注栏中注明差异，并及时与厂方沟通落实。

为了避免出现文件丢失现象，应定期把该文件发送到个人邮箱中以便留存。

3、退换货及退税

为了减少库存压力，加速资金周转，应及时掌握积压及残次库存情况，并办理退