信息交流运作程序.doc

信息交流运作程序.doc

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文件名称:

信息交流运作程序

文件编号:

COP-010

版次:

A0

发行部门:

人事行政部

页数:

1/2

1.0目的

为了规范信息交流,提供有关公司内部各部门及对外信息交流的方法和渠

道,使信息得到及时反馈和处理,确保体系的有效运行,特制定本程序.

2.0范围

本程序适用于公司内部各部门之间以及各部与外部之间信息的交流.

3.0职责

3.1各部门负责与相关的工程合同方,废物收购（取）方等相关方的外部信息交流与管理,同时将相关信息传达给人事行政部.

3.2人事行政部负责环境方面的内部信息及其它外部信息的交流和管理.

3.3各部门负责相应业务范围内的信息处理和提供,并配合人事行政部将有关信息传达其属下员工.

4.0程序

4.1信息交流分为内部信息交流和外部信息交流;

4.2内部信息交流包括但不限于以下几种:

a.方针的传达

b.目标，指标和环境管理方案的细化和指令的传达。

c.法律，法规和其他要求的发放与获取信息。

d.职责和权限的信息

e.培训的信息

f.体系文件的分发信息

g.对体系进行监测结果的传达和反馈信息

h.内审及管理评审信息

4.3外部信息交流包括但不限于以下几种:

a.投诉的信息交流

b.供应商的信息交流

c.工程合同方的信息交流

d.废物收购（取）方的信息交流

e.其它相关方的信息交流

文件名称:

信息交流运作程序

文件编号:

COP-010

版次:

A0

发行部门:

人事行政部

页数:

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4.4内部信息交流

4.4.1公司可通过板报,文件,内部刊物,培训,电子公共资料及会议等形式将相关方面的信息传达给各部门及员工.

4.4.2各部门/员工对公司的管理体系中有任何意见的,可向其部门主管提出,部门主管就员工的意见填写<<信息交流表>>,对发现的问题,相关部门应做好纠正和预防措施,及将表格交由人事行政部跟进,实施持续改善行动.

4.5外部信息交流

4.5.1公司通过参观学习,咨询,年报,宣传,媒体广告等形式同外部进行信息交流.

4.5.2当外部对公司的有关环境方面的投诉时,收到的相关部门人员通知部门主管,部门主管填写<<信息交流表>>传达到人事行政部,人事行政部会同相关部门共同研究制定可行的处理方案并由管理者代表决定:

解决方案或暂时不予解决，暂时不予解决需由总经理批准。

根据需要人事行政部应立即将处理或整改结果通知相关方.

4.5.3对质量市场投诉或信息反馈有关事宜,由质管部根据<<纠正与预防措施运作程序>>相关要求处理.

4.5.5管理者代表负责就管理体系审核及审核结果的相关事宜与认证机构进行沟通.

4.5.6公司应决定是否就重要环境因素的相关信息与外部进行交流，决定交流后的交流证据应予以记录。

4.6管理者代表会同各部门负责人须就公司的信息交流有关事宜在管理评审中讨论,并做好会议记录.

4.7各部门应做好信息交流记录,传达至人事行政部保存并填写《信息交流记录汇总表>>,信息交流记录保存期为二年.

5.0相关文件和记录

5.1文件

5.1.1<<纠正与预防措施运作程序>>

5.2记录

5.2.1<<信息交流表>>R（E）-443-01

5.2.2<<信息交流记录汇总表>>R（E）-443-02

表格编号：

R（E）-443-01版本：

A

信息交流表

记录编号：

（由人事行政部填写）

类别：

□内部沟通□对外沟通

提建议\查询\投诉的员工\人士\机构:

提出日期:

提出方法:

信\口头\电话\其它:

建议\查询\投诉摘要:

记录者:

日期:

应采取的行动（以下由人事行政部填写）

建议\查询\投诉的性质

□一般

□跟环境管理体系不一致\有关:

□解决方案□暂时不予解决

（请填写<纠正与预防措施报告>）

管理者代表决定:

总经理批准:

应采取的行动

内容:

负责人:

完成期限:

人事行政部:

日期:

事件跟进（由人事行政部负责）

是否按[应采取的行动]完成□是

□否（填写<纠正与预防措施报告>）

提建议\查询\投诉人是否满意□是

□否（填写<纠正与预防措施报告>）

人事行政部:

日期:

表格编号：

R（E）-443-02版本：

A

信息交流汇总表

记录编号

接收时间

信息交流内容

记录人

采取的行动或附表编号

验证人

备注