工资管理.docx

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工资管理

第1章工资管理

1．1工资管理概述

工资总额是企业在一定时间内直接支付给本单位职工的劳动报酬，也是企业进行各种费用计提的基础。

工资费用属于人工费范畴，是产品成本的重要组成部分。

工资核算是每个单位财会部门最基本的业务之一，不仅关系到每个职工的切身利益，也是直接影响产品成本核算的重要因素。

手工进行工资核算，需要占用财务人员大量的精力和时间，并且容易出错，采用计算机进行工资核算可以有效提高工资核算的准确性和及时性。

用友ERP-U8应用系统中的工资管理子系统适用于企业、行政、事业及科研单位，它提供了简单方便的工资核算和发放功能，以及强大的工资分析和管理功能，并提供了同一企业存在多种工资核算类型的解决方案。

1．1．1功能概述

工资管理系统的主要功能包括以下三个方面。

1．初始设置

尽管各个单位的工资核算有很多共性，但也存在一些差异。

通过工资系统初始设置，可以根据企业需要建立工资账套数据，设置工资系统运行所需要的各项基础信息，为日常处理建立应用环境。

初始设置的主要内容包括：

⑴工资账套参数设置

系统提供多工资类别核算；工资核算币种；扣零处理；个人所得税扣税处理；是否核算计件工资等账套参数设置。

⑵基础档案设置

系统提供人员附加信息设置；人员类别、部门选择设置；人员档案设置；代发工资的银行名称设置等。

可以由企业自行设计工资项目及计算公式，并提供计件工资标准设置和工资方案设置。

2．工资业务处理

工资管理系统管理企业所有人员的工资数据，对人员增减、工资变动进行处理；自动计算个人所得税、结合工资发放形式进行找零设置或向代发工资的银行传输工资数据；自动计算、汇总工资数据；支持计件工资核算模式；自动完成工资分摊和相关费用计提，并可以直接生成凭证传递到总账系统；提供对不同工资类别数据的汇总，从而实现统一工资核算的功能。

3．工资报表管理及统计分析

工资核算的结果最终通过报表和凭证体现。

系统提供了各种工资表、汇总表、明细表、统计表、分析表等，并且提供了凭证查询和自定义报表查询功能。

齐全的工资报表形式、简便的工资资料查询方式，满足了企业多层次、多角度查询的需要。

1．1．2工资管理系统与其他子系统之间的关系

工资管理系统与用友ERP-U8其他子系统之间的关系，如图1-1所示：

凭证查询

图1-1工资管理系统与其他子系统之间的关系

由图1-1得知，工资管理系统与企业门户共享基础数据。

工资管理系统将工资计提、分摊结果自动生成转账凭证，传递到总账系统，两个系统可互相查询凭证，并且新增了在总账中联查工资系统原始单据的功能。

工资系统向成本管理系统传送人员的人工费用，成本管理系统向工资系统提供计件工资标准。

报表系统可以从工资管理系统取得数据，进行加工分析。

1．1．3工资管理系统应用方案

不同企业管理模式不同，工资核算也存在不同的核算模式。

为此，用友ERP-U8工资管理系统提供单类别工资核算和多类别工资核算两种应用方案。

1．单类别工资核算

如果企业中所有员工的工资发放项目相同、工资计算方法也相同，那么可以对全部员工进行统一工资核算，对应地选用系统提供的单工资类别应用方案。

2．多类别工资核算

如果企业存在下列情况之一，则需要选用系统提供的多工资类别应用方案。

⑴企业中存在不同类别的人员，不同类别的人员工资发放项目不同、计算公式也不相同，但需要进行统一工资核算管理。

如企业需要分别对在职人员、退休人员、离休人员进行工资核算；或者企业需要将临时工同正式职工区别开来，分别进行核算等情况。

⑵企业每月进行多次工资发放，月末需要进行统一核算。

如：

企业采用周薪制，或工资和奖金分次发放。

⑶企业在不同地区设有分支机构，而工资核算由总部统一管理。

⑷工资发放时使用多种货币，如人民币、美元等。

一点通

对于不存在以上业务的单位，建议也建立多工资类别。

但是在实务当中，只使用一个工资类别。

通过这种设置方式，如果以后的业务模式发生了重大的变化，则可以轻易而迅速的修改软件设置以符合业务流程，从而减少未来变化后设置的工作量。

1．1．4工资管理系统的操作流程

不同的应用背景、不同的应用模式，在操作流程上也有所区别。

进入系统后，必须按正确的顺序调用系统的各项功能，只有按正确的次序使用，才能保证您少走弯路，并保证数据的正确性，特别是第一次使用的用户，更应遵守使用次序。

1．新用户的操作流程

选择多工资类别进行核算管理的企业，首次启用工资管理系统，应按图1-2所示步骤进行操作。

⑴安装工资管理系统

⑵设置工资账套参数（选择多个工资类别）

⑶设置所涉及到的部门、所有工资项目、人员类别、银行名称和账号长度

⑷建立第一个工资类别，选择所管理的部门

⑸录入人员档案

⑹设置计件工资标准和方案

⑺选择第一个工资类别所涉及的工资项目并设置工资计算公式

⑻录入工资数据

⑼建立第二个工资类别并选择所管理的部门

⑽录入人员档案或从第一个人员类别中复制人员档案

⑾选择第二个工资类别所涉及的工资项目并设置工资计算公式

⑿录入工资数据

⒀建立第三个工资类别并选择所管理的部门

……

月末处理前将所要核算的工资类别进行汇总，生成汇总工资类别，然后对汇总工资类别进行工资核算的业务处理。

图1-2多工资类别核算管理的企业的操作流程

如果是单工资类别核算管理的新用户，其操作流程比多工资类别核算管理的企业相对简单，基本遵从图1-2中的操作步序，只是不需要执行图中带*的部分。

2．老用户的操作流程

如果已经使用了工资系统，到了年末，应进行数据的结转，以便开始下一年度的工作。

新的会计年度开始时，可在【设置】菜单中选择所需修改的内容，如人员附加信息、人员类别、工资项目、部门等，这些设置只有在新的会计年度第一个会计月里，在没有做过任何的操作时，并且删除掉所涉及到的工资数据和人员档案后，才可进行修改。

1．2工资管理系统初始设置

使用计算机进行工资核算之初，需要做一次性初始设置，以建立系统应用环境。

初始设置之前，应进行必要的数据准备，如规划企业职工的编码规则、进行人员类别的划分、整理好设置的工资项目及核算方法，并准备好部门档案、人员的档案、基本工资数据等基本信息。

这些数据的准备过程，是一个细致而又烦琐的过程。

需要人力资源部门和财务部门的通力合作。

人力资源部门需要提供出详细的人事行政信息，财务部门要根据这些信息做出准确的财务判断，以便正确的反映出本单位工资构成情况。

1．2．1建立工资账套

在建立工资账套时，我们首先来解释一下工资账套和企业核算账套的区别。

工资账套与企业核算账套是不同的概念，企业核算账套在系统管理中建立，是针对整个用友ERP系统而言，而工资账套只针对于用友ERP系统中的工资管理子系统。

也就是说，工资账套是企业核算账套的一个组成部分。

所以在建立工资账套之前，必须首先在系统管理中建立本单位核算账套。

建立企业账套的方法参照系统管理一章。

本单位核算账套建立完成后，以账套主管身份注册进入企业门户，在企业门户中启用工资管理系统。

启用方式参照基础设置一章。

工资系统启用之后，具有相应权限的操作员就可以登录本系统了。

如果是初次进入，系统将自动启动建账向导。

系统提供的建账向导共分为四步：

即参数设置、扣税设置、扣零设置、人员编码。

1．参数设置

在参数设置中，需要选择本企业工资核算应用方案，确定工资核算本位币及是否核算计件工资，如图1-3所示。

示例1.1：

设置本工资账套参数。

选择“多个”工资类别；工资核算本位币为“人民币”；核算计件工资；自动代扣个人所得税；进行扣零设置，且扣零到角；人员编码长度采用系统默认：

10位。

图1-3建立工资套-参数设置

操作步骤：

①选择本账套所需处理的工资类别个数

如果单位按周或每月多次发放工资，或者是单位中有多种不同类别（部门）的人员，工资发放项目不尽相同，计算公式亦不相同，但需进行统一工资核算管理，应选择“多个”。

例如：

分别对在职人员、退休人员、离休人员进行核算的企业；分别对正式工、临时工进行核算的企业；每月进行多次工资发放，月末统一核算的企业；在不同地区有分支机构，而由集团总部统一进行工资核算的企业。

如果单位中所有人员的工资统一管理，而人员的工资项目、工资计算公式全部相同，选择“单个”，可提高系统的运行效率。

②选择工资账套的核算币种

系统提供币别参照供用户选择，若选择账套本位币以外的其它币别，则还须在工资类别参数维护中设置汇率，核算币种经过一次工资数据处理后即不能再修改。

③是否核算计件工资

计件工资是按计件单价支付劳动报酬的一种形式。

由于对计时工资和计件工资的核算方法不同，因此，在工资管理系统中对于企业是否存在计件工资特别设置了确认选项。

选中该项，系统自动在工资项目设置中显示“计件工资”项目；在人员档案中“核算计件工资”选项可用；在“设置”菜单下显示“计件工资标准设置”和“计件工资方案设置”功能菜单；在“业务处理”菜单下显示“计件工资统计”功能菜单。

④正确设置以上参数后，单击【下一步】，进入建账向导二--扣税设置。

2．扣税设置

扣税设置即选择在工资计算中是否由单位进行代扣个人所得税处理。

操作步骤：

1如果要从工资中代扣个人所得税，则用鼠标单击复选框，打上选择标记，如图1-4所示。

2设置完毕后，单击【下一步】，进入建账向导三--扣零设置。

图1-4建立工资套-扣税设置

3．扣零设置

扣零处理通常在发放现金工资时使用，如果单位采用银行代发工资则很少做此设置。

扣零是指每次发放工资时将零头扣下，积累取整，在下次工资发放时补上，系统在计算工资时将依据此处所设置的扣零类型（扣零至元、扣零至角、扣零至分）进行扣零计算。

用户一旦选择了“扣零处理”，系统自动在固定工资项目中增加“本月扣零”和“上月扣零”两个项目，用户不必在计算公式中设置有关扣零处理的计算公式，“应发合计”中也不用包括“上月扣零”，“扣款合计”中不用包括“本月扣零”。

操作步骤：

1选择“扣零”复选框，单击“扣零至角”，如图1-5所示。

2设置完成后，单击【下一步】，进入建账向导四--人员编码。

图1-5建立工资套-扣零设置

4．人员编码

人员编码即单位人员编码长度。

以数字作为人员编码。

用户根据需要可自由定义人员编码长度，但总长度不能超过10位字符。

单击上下箭头可设置长度。

操作步骤：

1本例采用系统默认，设置人员编码长度为10位。

如果需要修改人员编码长度，单击“人员编码长度”右侧的上下箭头调整即可，如图1-6所示。

提示：

●一旦设置了人员档案，则人员编码长度不能再做修改。

所以在设置人员编码长度时，一定要考虑以后人数的增长情况。

例如长度设为3，则最多可以有999位职员。

图1-6建立工资套-人员编码

2单击【完成】按钮，结束工资建账过程；也可以单击【取消】，放弃本次建账，返回工资管理窗口。

提示：

●工资管理系统可以建立999套工资账。

●建账完毕后，部分建账参数可以在“设置”|“选项”中进行修改。

若在建账过程中，参数设置中选择“多个”工资类别，则系统自动启动建立工资类别向导，可以单击【确定】当即建立工资类别；也可以单击【取消】，返回工资管理窗口，以后再建立工资类别。

1．2．2基础设置

建立工资账套以后，要对整个系统运行所需的一些基础信息进行设置。

包括：

部门设置、人员类别设置、人员附加信息设置、工资项目设置、银行名称设置。

需要注意的是，以上这些基础信息，在多工资类别的情况下，只有部门设置和工资项目设置，必须要在关闭工资类别（或未建立工资类别之前）的情况下设置。

而对于其他的基础设置可以在关闭工资类别时设置，也可以在打开的某个工资类别内设置，无论在哪里进行设置，设置的内容对于整个工资账套都是有效的。

1．人员附加信息设置

工资管理系统一般可以兼顾人员档案管理的基本功能。

各企业管理要求及精细程度不同，对人员档案管理的具体内容、项目也有所区别。

用友ERP-U8工资管理系统除了提供与工资核算有关的人员基本档案信息外，还提供了人员附加信息的设置功能，从一定程度上丰富了人员档案管理的内容，便于对人员进行更加有效的管理。

示例1.2：

增加“性别”、“身份证号”为人员附加信息内容。

操作步骤：

①在用友ERP-U8工资管理系统界面，单击“设置”|“人员附加信息设置”，打开“人员附加信息设置”窗口，如图1-7所示。

图1-7人员附加信息设置

②单击【增加】按钮，在“信息名称”文本框中输入人员附加信息项目名称，或从“参照”下拉列表中选择项目，如选择“性别”，输入或选中的项目出现在项目列表中。

同理，增加其他项目。

③设置完成后，利用列表右侧的上、下箭头调整项目的先后顺序。

④单击【删除】按钮，可删除光标所在行的附加信息项目。

⑤单击【返回】按钮，返回工资管理界面。

提示：

∙已使用过的人员附加信息不可删除，但可以修改。

∙不能对人员的附加信息进行数据加工，如公式的设置等。

2．人员类别设置

人员类别是指按某种特定的分类方式将企业职工分成若干类型，不同类别的人员工资水平可能不同，从而有助于实现工资的多级化管理。

人员类别的设置还与工资费用的分配、分摊有关，合理设置人员类别，便于按人员类别进行工资的汇总计算，为企业提供不同人员类别的工资信息。

示例1.3：

本企业人员类别划分如下：

企业管理人员、车间管理人员、销售人员、后勤人员、合同工、临时工。

操作步骤：

①在用友ERP-U8工资管理系统界面，单击“设置”|“人员类别设置”，打开“类别设置”对话框，如图1-8所示。

图1-8人员类别设置

②单击【增加】按钮，可输入本账套管理的人员类别。

③单击【删除】按钮，删除光标所在行的人员类别。

④单击【返回】按钮，返回工资管理界面。

提示：

∙人员类别名称可以随时修改。

∙已经使用的人员类别不允许删除。

∙人员类别只剩一个时不允许删除。

技术细节：

人员类别名称长度不得超过10个汉字或20位字符。

一点通

人员类别设置目的是为“工资分摊”设置入账科目使用（参见1.3.6工资分摊）。

人员类别设置原则：

按照工资入账科目进行分类设置，例如：

可以将车间人员划分为车间工人和车间管理人员，对于车间工人的工资需要记入“基本生产成本”科目，而车间管理人员的工资记入“制造费用”科目。

3．工资项目设置

工资数据最终由各个工资项目体现。

工资项目设置即定义工资核算所涉及的项目名称、类型、宽度等。

工资管理系统中提供了一些固定的工资项目，它们是工资账中不可缺少的。

主要包括：

“应发合计”、“扣款合计”、“实发合计”；若在工资建账时设置了“扣零处理”，则系统在工资项目中自动生成“本月扣零”和“上月扣零”两个指定名称的项目；若选择了“扣税处理”，则系统在工资项目中自动生成“代扣税”项目；若选择了“是否核算计件工资”，则系统在工资项目中自动生成“计件工资”项目，这些项目不能删除和重命名。

其他项目可根据实际情况定义或参照增加。

如：

基本工资、岗位工资、奖金等。

在此设置的工资项目对于多工资类别的工资账套而言，是针对所有工资类别所需要使用的全部工资项目；对于单工资类别而言，就是此工资账套所使用的全部工资项目。

示例1.4：

本企业工资项目如表1-1所示。

表1-1工资项目设置

工资项目名称

类型

长度

小数

增减项

基本工资

数字

8

2

增项

奖金

数字

8

2

增项

交补

数字

8

2

增项

房补

数字

8

2

增项

纳税工资

数字

8

2

其它

缺勤天数

数字

8

2

其它

缺勤扣款

数字

8

2

减项

养老保险

数字

8

2

减项

住房公积金

数字

8

2

减项

操作步骤：

①在用友ERP-U8工资管理系统界面，单击“设置”|“工资项目设置”，打开“工资项目设置”对话框，如图1-9所示，工资项目列表中显示系统提供的固定工资项目。

提示：

●与选择的工资账套参数无关，系统均提供应发合计、扣款合计、实发合计几项固定的工资项目。

●如果建账时选择了“是否核算计件工资”，则系统提供“计件工资”工资项目。

●如果建账时选择了“代扣个人所得税”，则系统提供“代扣税”工资项目。

●如果建账时选择了“扣零”处理，则系统提供“本月扣零”和“上月扣零”两个工资项目。

②单击【增加】按钮，在工资项目列表末增加一空行。

③输入工资项目名称：

可以从“名称参照”下拉列表中选择系统提供的常用工资项目；，如果“名称参照”下拉列表中不存在需要新增的工资项目名称，也可以直接输入。

④确定工资项目类型：

系统提供数字和字符两种数据类型以供选择。

⑤确定工资项目长度、小数：

用于设置数据的最大容量。

如果为数字型数据，还需要指定小数位数；如果为字符型数据，则小数位一栏不可选，增减项一栏自动为“其它”。

⑥确定工资项目计算属性：

如果设为“增项”，则该工资项目自动成为应发合计的组成项目；如果设为“减项”，则该工资项目自动成为扣款合计的组成项目；如果设为“其它”，则该工资项目既不计入应发合计，也不计入扣款合计。

图1-9工资项目设置

⑦单击工资项目列表右侧的向上、向下移动箭头可调整工资项目的排列顺序。

⑧单击【确认】保存设置，若放弃设置则单击【取消】。

⑨单击【重命名】，可修改工资项目名称。

⑩选择要删除的工资项目，单击【删除】，确认后即可删除。

提示：

●项目名称必须唯一。

●已使用的工资项目不可删除，不能修改数据类型。

●系统提供的固定工资项目不能修改、删除。

技术细节：

长度与小数的关系：

整数长度等于长度-小数-1，例如：

长度10，小数2，那么整数最多可以输入7位。

4．银行名称设置

当企业发放工资采用银行代发形式时，需要确定银行名称及账号长度。

发放工资的银行可按需要设置多个，这里银行名称设置是对所有工资类别。

例如：

同一工资类别中的人员由于在不同的工作地点，需在不同的银行代发工资；或者不同的工资类别由不同的银行代发工资，均需设置相应的银行名称。

操作步骤：

①在用友ERP-U8工资管理系统界面，单击“设置”|“银行名称设置”，打开“银行名称设置”对话框，如图1-10所示。

②单击【增加】按钮，输入银行名称，确定银行账号长度及是否为定长，定义录入时需自动带出的账号长度。

【栏目说明】：

银行名称：

不允许为空，长度不得超过20个字符。

银行账号长度：

不得为空，且不能超过30位。

银行账号定长：

指该银行要求所有人员的账号长度必须相同。

录入时需要自动带出的账号长度：

在录入“人员档案”的银行账号时，从第二个人开始，系统根据用户在此定义的长度自动带出银行账号的前N位，可以有效提高用户录入速度。

 提示：

▪如果修改账号长度，则必须敲键盘上的回车键确认。

▪如果使用中国建设银行代发工资，则必须增加输入“中国建设银行”六个字，即不能多（如“中国建设银行北京分行”），也不能少（如“建行”）。

▪如果使用招商银行网上银行系统中的加密文件格式，则必须增加输入包含“招商银行”四个字的名称（如“中国招商银行”、“招商银行北京分行”均可以，但如果使用“招行”，则不可以），招商银行账号长度不得超出18位长。

③在银行名称列表中选中需要删除的银行，单击【删除】按钮，即可删除。

删除银行名称时，同此银行有关的所有设置将一同删除，包括：

银行的代发文件格式的设置、磁盘输出格式的设置，和同此银行有关人员的银行名称和账号等。

图1-10银行名称设置

5．部门设置

企业所有人员都应有所属部门，因此设置部门档案是按部门核算人员工资的基础。

部门信息是企业的共享数据，可以在“企业门户”|“基础信息”|“基础档案”中设置，也可以在各个子系统中设置。

如果在工资管理系统中设置部门信息，必须是在没有打开“工资类别”的前提下。

具体设置方法在基础设置一章已有介绍。

 提示：

▪对于每一位需要发放工资的员工都需要有所属部门，所以对于退休人员要设置一个虚拟部门，例如“退休部”。

6．账套选项修改

系统在建立新的工资账套后，由于业务的变更，可能会发现一些工资参数需要调整。

操作步骤：

1单击“设置”|“选项”，打开“选项”对话框，如图1-11所示。

图1-11账套选项修改

2系统提供四个页签：

扣零设置、扣税设置、参数设置和调整汇率，单击【编辑】按钮可对系统允许修改的内容进行修改。

3修改完成后，单击【确定】按钮。

提示：

▪只有主管人员才能修改工资参数。

▪对于单工资类别：

参数修改就是对工资套的修改。

▪对于多工资类别：

♦建立工资账套时，进行参数设置，系统将工资账套的参数进行统一设置，新增加的工资类别默认使用此设置。

♦工资类别未建立时：

“选项”菜单不可用，提示“没有打开的工资类别”。

♦建立工资类别后，在未打开工资类别时，“选项”菜单是不可见的，所以不能修改选项中的参数设置；在打开工资类别时，修改参数，系统将只修改当前打开的工资类别的参数。

1．2．3工资类别管理

工资系统提供处理多个工资类别的功能，可为按周或一个月多次发放工资，或者是有多种不同类别的人员，工资发放项目不尽相同，计算公式亦不相同，但需进行统一工资核算管理的单位提供解决方案。

工资系统是按工资类别来进行管理的。

每个工资类别下有职工档案、工资变动、工资数据、扣税处理、银行代发等等。

1．建立工资类别

工资类别：

指在一套工资账中，根据不同情况而设置的工资数据管理类别。

如某企业中将正式职工和临时职工分设为两个工资类别，两个类别都同属于一套工资账。

在建立工资账套后，系统自动提示“未建立工资类别！

”，可以就此选择【确定】，进入“新建工资类别”向导。

也可以选择【取消】，不进行新建工资类别的设置，而采用下述步骤建立工资类别。

示例1.5：

建立工资类别“正式职工”和“临时职工”。

操作步骤：

①单击“工资类别”|“新建工资类别”，打开“新建工资类别”对话框，如图1-12所示。

图1-12新建工资类别

②输入新建工资类别名称，工资类别名称最长不得超过15个汉字或30个字符。

③单击【下一步】。

④选择新建工资类别所包含的部门。

⑤选中“选定下级部门”复选框，表示如选中上级部门，则其所属的下级部门也被全部选中，如图1-13所示；或者单击部门前的“+””号，展开其下属部门树形结构，再逐个选择工资类别所包含的部门。

图1-13新建工资类别

⑥单击【完成】，确定工资类别的启用日期，建立工资类别完成，系统自动打开新建的工资类别。

提示：

●同一个部门，可以被多个工资类别选中。

●已被使用的部门不能取消选择，在选择树形结构的末级部门时，应先选择上级部门。

●工资类别的启用日期确定后就不能再修改。

●工资类别建立后，系统直接打开新建的工资类别。

2．删除工资类别

在关闭工资类别的情况下，单击“工资类别”|“删除工资类别”，打开“删除工资类别”对话框，在工资类别列表中单击所选工资类别后，单击【确认】。

提示：

●只有主管才有权删除工资类别，且工资类别删除后数据不可再恢复。

3．打开、关闭工资类别

在打开工资类别的情况下，“工资类别”菜单下显示“打开工资类别”和“关闭工资类别”两个选项。

单击“关闭工资类别”，“工资类别”菜单下显示“新建工资类别”、“打开工资类别”和“删除工资类别”几个选项。

1．2．4人员档案

人员档案的设置用于登记工资发放人员的姓名、职工编号、所在部门、人员类别等信息，此外员工的增减变动都必须先在本功能中处理。

在工资管理主界面单击“设置”|“人员档案”，即可进行人员档案的增加、修改、删除、替换、定位等操作。

人