电子资料交换EDI.docx
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电子资料交换EDI
第八章電子資料交換
傳統商業文件大多需經繕打，列印一式數聯，再將各聯分送相關部門，登錄或輸入對方回應的資料，然後經比對、查核、計算等後續的處理作業，如此往往耗費大量的時間。
此外，傳統作業方式常有資料輸入錯誤或是重複輸入、花費大量的人力於比對、檢核資料的正確性上，而文件的傳遞為更粍時。
企業在面對新型態的競爭環境（時間因素比成本更為重要）下，如何更有效率的處理企業組織間的商業文件，便成為企業營運績效的成功關鍵。
無共通的標準格式，易造成作業紊亂效率不彰，使用EDI（electronicdataInterchange即電子資料交換技術，簡稱EDI）共同標準，可簡化作業提升效率。
第1節緒論
一、電子資料交換的定義
EDI標準起源於1960年，為了要滿足迅速回應顧客之需要，以及採購流程之合理化，而導致了文書工作急速增加、交貨日期之確認工作頻繁、交易次數頻繁、文件錯誤增加等問題。
因此電腦化作業之推動，以及與往來對象電腦連線作業遂成為必然之趨勢，但為了配合顧客使用資訊系統之不同，反而造成資料格式轉換成本的迅速增加，此時EDI標準因運而生。
1980年美國完成了ANSIX12之國家標準，到了1990年，國際ISO標準組織更將UNEDIFACT納入ISO9735，正式成為國際標準，並予以定義為：
一台電腦的應用系統，運用協定的標準與資料格式，經過電子化傳遞方式，將資料傳送到另一台電腦的應用系統，讓電腦能夠自動「了解」、「處理」和「回應」。
所謂電子資料交換（ElectronicDataInterchange，EDI），就是將企業間往來的交易訊息格式統一，再以數位化的標準電子訊息，透過電信網路來完成商業交易資訊的傳送。
在傳統的訂單處理上，可能需要由人工、郵政、傳真、電話等方式來作業，而且於訂單的傳送過程中，需耗費許多時間，訂單接收後，也仍需要龐大的人力來作資料的輸入與整理，因此又耗費了大量的人工成本。
為了加速訂單傳送的時效性與正確性，於是使用了一種新的訂單傳送方式—電子訂貨系統（ElectronicOrderingSystem，EOS）可是若企業間的訂單格式與資料格式不一致，縱使EOS能加速訂單的傳送，也是無法順利的實行EOS系統。
所以運用EDI來標準商業資料格式，不需再作格式上的轉換，使得商業資料交換能順暢無阻。
二、EDI特徵
EDI可說是商業間連通共同語言。
由於EDI訊息建構法與訊息含意都具有共通的標準，買賣雙方所往來的資料便能為彼此的電腦系統所識別與處理，因此也可使資料的傳輸與交易的效率可以大幅提昇，競爭優勢也可因此而建立。
一般說來，EDI普遍具有下列特徵：
1.使用標準的電子資料格式：
EDI是一個共通的國際標準，讓不同的電腦系統均能夠透過此一標準，在個別企業專屬的資料格式間轉換，而達到彼此間交換資料的目的。
各國在實際運用EDI的國際標準（UN/EDIFACT）前，仍需依據各自實際的需要，訂定符合國際標準的產業標準。
目前國內已定有EDI產業標準的有日用品業、通關業、及資訊電子業等。
2.透過通訊網路：
目前EDI的傳輸媒介主要是利用加值型網路（VAN）。
EDI透過加值網路能延伸其企業的地理範圍、避免採用直接連線的鉅額成本。
目前加值網路廠商各自擁有專屬的傳輸網路，未來可能會有越來越多的網路加值活動會逐步移轉到日益普及的網際網路（Internet）上，對於廠商而言，網路上數以萬計的顧客，是一個蘊涵無窮商機的市場。
3.企業的商業文件往來：
EDI是一個開放式的跨組織資訊系統（InterOrganizationSystem，簡稱IOS）的應用基礎。
企業組織間透過這種EDI所建立的商業網路，不但可逐步強化與交易夥伴間的關係，更可經由正式或非正式的對外接觸學習的機會以獲得所需的關鍵技術與資訊，然後再結合企業原有的科技、管理等各項資源，以找出應用EDI來產生競爭優勢的策略機會。
4.與企業內部的資訊整合：
企業內部資訊的整合，不僅具有策略性的價值，而且也是企業創造競爭優勢的關鍵。
所謂的資訊整合不僅僅只是將企業內生產部門與一般行政管理部門的資訊系統整合，更需將企業與客戶以及供應商，緊密的連結在一起，以形成一個互助合作的協力網路。
5.直接處理：
企業間的資訊系統透過標準的資料格式直接傳送文件並且處理，無需人為的介入加快處理的速度，不須紙張、減少資料的重複輸入的次數，避免人工作業的錯誤。
所以EDI非常適合處理器夜間大量且複雜的商業文件資料。
6.藉著EDI的使用，企業得以整合內部資訊系統，將各種標準的商業行為變得自動化，使用者可以充份掌握資訊進而管理資訊，使得零庫存、JIT、EOS、MRP等管理目標實現。
三、EDI之標準應用模式
因為使用EDI標準格式而使資料文件格式統一，所以在透過通訊網路傳送時，可以縮短時間，且會被對方的資訊系統直接讀取利用，業者可以迅速地完成交易。
所以我們可以由圖8-1來表示EDI訊息的標準模式：
四、企業運用EDI的迷思
企業在理解EDI的複雜內涵上的困難，有下列數端（財政部貨物通關自動化規劃推行小組講稿）：
1.EDI是一種新的商業行為
公司實施EDI之後，與其商業來往的公司之作業型態如原來書面訂貨單，需改為電子訂單。
也需隨著改變。
2.EDI是一種新的公司文化
傳統商業行為一切均以書面文件為實証或依據，而EDI交易乃以電子文件取而代之。
實施EDI後，公司內作業人員、稽核人員都應改變作業方式及作業習慣，重新制訂作業流程，故實施EDI前應先訕做所有人員接受這觀念，接受這種新公司文化。
3.EDI代表改變
實施EDI後，不僅公司內部作業方式改變，連帶與其業務往來之公司也需隨著改變其文件處理的方式。
如海關實施EDI，不僅海關應用系統改變、關員作業方式改變，報關行也需改採EDI報關。
貨棧不再憑放行單放行，而以放行訊息為貨物放行之依據。
4.EDI是哲學不是科技
EDI是一種經營理念，以電子文件取代書面文件，減少人為介入的經營方法，只要決策者及業務單位都能接受這種觀念，重新規劃業務流程及處理方式以配合EDI，電子傳輸技術問題極易迎刃而解。
5.EDI不是傳真
傳真僅將文件以電子方式傳送，接收端收到傳真後仍需以人工方式將資料鍵入電腦，方能以電腦處理，故傳真不是EDI。
6.EDI不是電子郵件（E-mail）
電子郵件雖是以電腦產生之電子文件傳送至對方，卻因各家電子文件格式不一，接收端收到文件後，無法用電腦應用系統直接處理。
7.EDI不是電腦對印表機
EDI作業下，接收方是由其電腦接收電子文件，而非僅以印表機印出文件，如貨棧裝設海關的印表機列印放行資料，並非EDI作業，因為貨棧僅街5出n放行資料，而無法由利用電腦直接將海關的放行資料與其倉儲資料勾稽。
8.EDI不是終端機對電腦
EDI是電腦對電腦，而非終端機對電腦，如日本報關行利用海關電腦之終端機，將報單資料輸入日本海關系統，這種作業方式並非EDI作業，因報關行無法由內部系統之資料直接產生電子報單資料，而須人工輸入報單。
5、EDI的效益
EDI是將頻繁的商業活動所帶來的龐大商業資訊，透過電腦與電腦間的資訊傳輸，而達到快速且正確的境界。
EDI的交易傳輸模式，即是買方將訂單輸入電腦，再以EOS系統或EDI的方式發送出買方的訂單，期間會透過加值網路中心（ValueAddedNetwork，VAN）來傳遞訂單資訊給賣方的電腦，賣方的電腦同樣也以EOS系統或EDI的方式接收，並且直接銜接自動列印系統，而將訂單資訊轉換、列印成出貨單。
如圖8-2所示：
1.短期利益：
（1）減少人工成本
減少人工重覆輸入工作，並可有效降低錯誤率。
同時所節省下的人力資源可轉而從事更高附加價值的工作。
（2）縮短交易時間
由於EDI是透過標準格式經由電腦網路傳遞相關資料，故可減少重覆輸入、驗證訊息及訊息傳遞的時間。
（3）密切掌握顧客需求
運用EDI傳遞資訊快且正確，容易掌握顧客的需求，以便提供更佳的顧客服務。
（4）減少紙張費用
藉由EDI系統來傳遞交易資料，直接於自身的電腦下單，對方亦於其自身的電腦接單，大幅節省了相關作業紙張及郵資的費用。
（5）降低風險
EDI訊息發出後，系統在確認對方收到後，立即回報發出者訊息已確實送達；並可將單據放在企業內的電子郵件信箱裡，企業負責人或其他持有密碼者可檢視確認內容。
如此，不但可保密且可降低風險。
2.長期利益：
（1）節省公司成本
藉由使用EDI系統，可以降低文件處理費用、人工成本及庫存成本，減少操作成本、增加效率，使企業提昇競爭力與獲利力。
（2）提高個人生產力
利用EDI快速獲取資訊，以便掌握時間流程，達到即時生產；如此，附加價值低的人工作業必然減少，進而提高個人的生產力。
（3）增加顧客服務
經由正確迅速的資訊傳遞，透過與POS系統的結合，可以及時掌握市場動態，調整對顧客的服務，並提升顧客的滿意度。
（4）維持企業生存
當交易對象都採用EDI之後，為了要與其進行交易，若不採用相同的EDI系統很可能做不成生意。
為了維持生意，導入EDI是必要的條件。
（5）強化通路
藉由EDI系統的快速資訊傳遞，可降低對中間商的依賴、減少中間商的數量，與貿易伙伴建立更直接的關係，增強彼此的信任感、強化通路結構。
3.就作業層面而言：
在EDI環境下所產生的效益，可以按照作業層級、管理層級與策略層級來加以探討，如表8-1所示：
表8-1EDI之效益
層級
降低
增加
結果
作業層級
（基層管理）
1.人工資料處理
2.存貨成本
3.資料重複輸入及錯誤產生
1.資訊流程更快速而正確
2.節省成本
3.縮短交易程序及時間
提高生產力
管理層級
（中層管理）
1.行政管理的費用
2.內部作業重新檢討
3.與其他制度的結合
4.提昇生產力與服務品質
--資訊流錯誤
--金錢及商機喪失
--現金運用不良
1.企業程序的重整性
2.改善管理決策
--獲取更精確的資訊
--改善現金流量
--強化預測能力
3.達成及時管理制度
提昇獲利力
策略層級
（高層管理）
1.郵政傳遞的延遲
2.供應商與客戶間的抱怨
3.不良供應商的產生
1.建立商業往來關係
2.提昇供應商與客戶的服務水準
3.快速反應市場需求
4.與原有客戶達成更多的交易
5.爭取的新客戶
更具國際競爭力
資料來源：
經濟部商業司
第二節EDI的要素
EDI的構成要素包含EDI軟體、EDI硬體、EDI標準與加值網路，玆分別敘述如下：
一、EDI軟體
EDI軟體是由檔案轉換軟體、翻譯軟體、以及通訊軟體所組成，其主要的功能是將公司內部專屬的非結構化資料格式轉換成（由檔案轉換軟體負責）共通的結構化EDI標準格式（由翻譯軟體負責），再由網路傳送出去（由通訊軟體負責）。
由於檔案轉換軟體負責將共通的EDI標準格式轉換成組織原有的檔案格式，所以公司引入EDI系統後，公司現行的應用系統不須大作改變便可與外界的資訊系統做雙向的資訊處理。
EDI訊息翻譯之流程為：
將公司內部應用系統的資料庫，經檔案轉換軟體，作資料擷取與群組後產生平坦檔（flatfile），再配合支援檔（如交易夥伴檔、訊息確認檔、稽核檔等），經翻譯軟體轉換成EDI標準格式，再以通訊軟體將EDI訊息透過（或不透過）加值網路發送至交易夥伴處。
自交易夥伴處接收訊息即反向為之。
EDI軟體的選擇，應考慮下列數點：
1.往來對象用什麼轉換軟體：
資料是否符合標準格式。
2.標準是否為「主流」，因標準會隨產業實務上的考量而演進。
3.能處理多種標準版本的轉換軟體：
文件傳遞時，可能有專屬的標準。
特別是過去的做法，不同的供應商或客戶，其文件標準均有不同。
4.支援維護條款及價格。
5.EDI軟體增加MESSAGES時，要增加多少錢。
二、EDI硬體
主要是指讓EDI運作所需的電腦平台以及通訊設備。
電腦平台可以是個人電腦、工作站或者是大型主機；而通訊設備只需一個數據機配合電話線路就可以符合最低的要求。
三、EDI標準
由於EDI的企業應用，算的上是一個跨組織的資訊系統，所傳輸的電子文件是直接由雙方的資訊系統做處理，所以必需仰賴一種共同可以接受的「陳述」，以便讓雙方的電腦系統能夠「閱讀」得懂文件內容，而這一種共同可以接受的陳述就是EDI標準。
大致而言「標準」的演進可以遵循著專屬標準、產業標準、國家標準及國際標準等四個階段。
從專屬標準開始，為了滿足企業內統一的資料傳輸格式之需求；接著，因為商業交易活動的需要，必需與企業外的交易夥伴進行商業往來，於是具有相關性質的企業便共同會商進而制定出產業標準。
同理，各產業間必定或多或少具有關聯性和互動關係，為了結合國內所有的產業，於是發展出國家標準。
最後由於跨國性企業交易日益頻繁，便促使了國際標準的產生。
此一演進的過程是歷經了長時問及多方面協調與嚴密程序下才發展而成。
目前國際通用的EDI標準有國際標準EDIFACT和北美地區的X．12等兩種，玆分別概述如下：
1.EDIFACT標準
1985年10月，美國ASGX.12、TDCC等組織的EDI專家及二十餘國代表在紐約集會，商討建立EDI世界標準的可行性，同時將該次協議發展標準的行動稱為UNJEDI（UnitedNationsJointEDI）。
隨後聯合國委派ECE/WP.4，研究有關行政、商業及運輸等三個領域的電子訊息交換標準，並且協議將UNJEDI易名為EDIFACT（EDIForAdministmtion，CommerceandTransportation）。
1987年三月UN／EDIFACT誕生了，定義了國際EDI語法的EDIFACT草案。
從標準的整合趨勢來看，今後EDI標準將朝向區域化、國際化的方向進行，並且可以看出90年代將是UN/EDIFACT的天下，其它標準將朝向EDIFACT整合。
雖然ANSIX.12已通過將於1997年之後與EDIFACT整合，但是從北美地區仍舊普遍使用ANSIX.12標準，以及我國是以美國為主要的貿易對象的情形來看，我們在建置EDI時，除了應以EDIFACT為主要的考量基礎之外，現階段仍須密切注意ANSIX.12的發展動向，以確保掌握完整的EDI標準發展訊息。
現今，國內在中央標準局的主導下成立了「電子資料交換分組委員會」（TEC），積極參與亞洲EDIFACT理事會及其它國際標準會議與標準制定活動，向國際EDI標準組織邁進。
同時，我國在引用UN/EDIFACT相關標準時，無論是其適應性或依照國內使用者的習慣來看，皆有不足之處。
唯有將其本土化，並且隨著國內實際運用情形來做調整，才能制定出符合國內業界所需要的標準。
至於國內的使用者亦可透過TEC提出修訂請求，以便制定出能滿足跨產業及跨國際性需求的國內EDI的產業標準。
可以EDI標準傳送的文件大約有二百餘種，其中最常用的文件是訂單、訂單修改通知、詢價單、發票、收貨單與提單等。
以國內日用品業為例，這其中已制訂產業標準的有八種，而目前在實際應用上僅採購（訂）單一種較為普及。
2.X.12標準
1970年代初期美國運輸工業聯盟，為了簡化彼此間大量而沒有效率的文件處理過程，進而提升運輸效率，於是透過EDI的運作，採用自動化及電腦化連線，並且成立一個負責EDI的組織稱為TDCC（TransportationDataCoordinatingcommittee），由這一個組織發展商業文件的資料交換格式標準，並且在美國國防部的協助下，於付取5年發表了運輸業特有的而且是世界上第一個EDI標準。
一直到1979年美國國家標準委員會（ANSI）授權ASCX.12委員會以TDCC的標準為標準，開始建立跨產業且具有一般性的EDI國家標準。
因此，在相成年由ASCX.12及TDCC合組JEDI（JointElectronicDstaInterchange），開始發展單一的語法規則及資料元素索引觀點來整合這些不同的產業標準，並且利用產生的結果，使北美地區EDI標準的發展及使用更趨於一致。
四、EDI的通訊傳遞-加值網路
傳統的商業溝通工具，隨著商業機能要求的不斷提高，也由早先的電話溝通、郵遞、傳真、電子郵件到現在最新的電子資料交換。
流通業者推行EDI時講求的是價值鏈體系中的垂直整合，以期縮短流通通路、降低成本。
而要能夠充分的整合製造商、批發商以及零售商間的流通作業，則必須仰賴加值網路。
所謂的加值網路是在電信局所提供的基本網路下，結合電腦以及通訊的軟硬體設備，為通訊的雙方做資料的傳遞、通訊處理以及市場情報整理等附加價值服務。
透過公眾的加值網路連線服務，不但可以直接的避免廠商間直接連線的鉅額成本，更可以透過加值網路的服務，以加速其情報的處理、整合商情資訊與物流控制功能。
就流通業中的零售業者而言，「未來」若能解決安全及付款的顧慮，在網際網路上提供加值服務將不是夢，屆時數以百萬計的廠商，可以在網際網路上提供商品豐富的情報及選擇；就供應商來說，網路上難以計數的使用者，都是具有消費潛能的顧客，是一個蘊含無窮商機的市場。
所以不論是那一種行業，誰也無法輕視它所帶來的衝擊與效益。
第三節EDI的多層次架構
在這一節裡，為了適應未來新的發展，我們建議採用一個較廣的EDI定義－EDI別的多層次架構（layeredarchitecture，參考KalakotaandandWhinston，1996，pp.335-357），來理解這些和EDI有關的技術及產業的動態發展。
前一節所定義的EDI的要素，僅只涵蓋「EDI標準層」及部份的「EDI傳送層」（transportlayer），例如透過加值網路來傳送EDI訊息，而完全未觸及「EDI應用層」（semanticlayer）及「通訊媒體層」（physicallayer）。
要注意的是，EDI的標準嚴格來說僅屬於商業文件內容結構的標準，實際上企業間商業文件的交換，必然牽涉到「所有」層次的功能（或至少前三層）。
一、EDI應用層
描述驅動使用EDI的企業應用。
例如，一項採購作業可能需要調價單報價單、採購單、確認單及發票認證等商業文件的處理。
它和使用者的軟體及應用環境密切相關。
這些文件在傳送到交易的對方前，也一定要先轉換成EDI的標準格式才成。
同理，對方在接到傳來的EDI標準文件時，還必須轉換成他們習儂使用的格式或應用系統後才能理解。
二、EDI標準層
EDI標準已於第二節中詳細介紹，在此就不再多加說明。
三、EDI傳送層
EDI傳送標準文件的方法遠較傳統的方式。
例如電子郵遞（e-mail）、檔案資料交換（filetransfer）、留言板（bulletinboard）。
雖然有些e-mail系統可以接受表格型態的訊息，例如LotusNotes軟體，但是前提是對方也要使用相同或有類似功能的e-mail軟體，這就有違EDI開放環境的精神了。
此外，EDI文件可能具有法律的效力，特別是經過交易雙方簽訂的文件交換契約後，這點也是和一般的e-mail訊息極大的不同。
四、EDI通訊媒體層
一般的EDI應用在這一層均未做任何限制。
只要是成本低、安全性高的通訊媒體便是好的選擇。
目前實際上的EDI文件多半是在專屬的網路或透過加值網路來傳送，未來若是網際網路或是更進步的資訊高速公路的應用逐漸成熟，例如安全性的改善即可行的付款方式等，我們可以預期會有更多的商業文件曾在其上傳遞。
第四節EDI系統之導入
倘若企業欲導入EDI系統，要避免企業獨自推動，反而應加入全國商業EDIVAN系統，因為如果企業獨自導入EDI系統，則會有無法選擇適當的交易對象進行試辦。
即使企業強行導入系統，也無法向大部分的對象作推廣，因為企業無法與有經驗的使用者交流。
然而資訊是不斷的更新，所以當現行標準沒有辦法實行時，企業就要面臨再次更換系統，或被淘汰的命運了。
商業EDIVAN系統導入可分為六大階段：
1.EDI系統導入企業的效益評估
2.EDI系統導入之作業分析
3.EDI系統之標準表單訊息的規劃準備
4.EDI系統導入之作業流程規劃
5.測試並開發使用EDI系統的交易對象
6.應用EDI系統並推廣交易對象
EDI的導入必需同時兼顧技術面與管理面。
雖然EDI的技術層面可能已經是現成的（turnkey），帶給企業的困境比較小，但是在管理面上，由於EDI的導入同時會政變企業內外的作業程序與互動關係，所以帶給企業的困擾遠較技術面為高。
為了掌握導入EDI後所帶給企業的改變與衝擊，避免導入EDI的失敗，企業在導入EDI之前必需做好詳細的規劃；考慮EDI在企業的地位、決定EDI的種類以及擬訂建立EDI的計劃。
一、定義EDI的任務
由於每一個企業的可用資源不同，所以導入EDI的第一個步驟，就是釐清EDI在企業中的任務角色。
其中有兩項重要的工作，第一是決定EDI與企業程序的整合程度，以便定義出EDI的種類，第二是決定EDI在企業組織中的使用程度（dispersion）。
對於資源有限的的小公司，面對保守的主管以及缺乏強而有力的合作夥伴時，公司中的少數重要部門使用獨立作業型的EDI，可能是唯一的選擇。
但是對於想將EDI視為策略性工具的企業，主管旺盛的企圖心以及強力的合作夥伴，都是不可或缺的條件。
所以企業在考量EDI的種類及使用程度時，必需考量到企業的特性，量力而為。
二、獲得高階主管的承諾
EDI的導入成本，在初期時由於未達經濟規模，因而成本相當的高昂。
所以獲得高階主管的承諾，非但有利於公司內部資源的獲得，更有助於排除EDI與管理資訊系統整合時的障礙。
三、成立跨部門的EDI專案小組
由於導入EDI會影響到組織內的各部門，所以專案小組內的成員如果是來自各個不同功能部門的人員，不但可以獲得各部門的認同與支持，更有利於往後資訊系統的整合，避免閉門造車的情形發生。
四、擬定教育計劃
教育公司內部的EDI專業人員以及訓練企業外的合作夥伴，讓協力網路中的所有成員，都知道什麼是EDI以及它的運作過程（技術面）。
五、完成EDI的資料調查
EDI系統最主要的目的，就是要取代原有的人工資料作業。
當專案小組的工作人員知道EDI的運作過程後，接下來要面對的問題就是要知道是怎麼樣的資料要在EDI系統中運作。
此時專案小組人員必需蒐集原來的人作業資料，進而分析出新的電子資料結構或格式。
六、成本與效益分析
當系統的功能特性明確後，接下來便是成本與效益分析，評估系統的可行性。
EDI的導入成本有如倒吃甘蔗一漸入佳境。
建置的初期由於未達經濟規模，所以必需投入相當多的資本，但是當達到一定的規模後，投入的資金便相對的減少。
整體而言EDI的成本可由下表得知：
七、選擇夥伴與協議書的簽訂
一但企業經過成本與效益評估後，接下來便是如何取得系統。
EDI系統並非是一個單獨的系統，它必需有各式各樣的夥伴共同參與，例如：
EDI軟體設計公司、加值網路服務公司、不同的企業參與標準的制定等等。
而這一些夥伴的素質高低，必定直接的影響到系統的品質，所以企業在推行EDI的時候，必需慎選參與的夥伴，並簽訂系統完整功能的協議書，以利EDI各環節的順利運作。
八、先導系統測試與修正
系統獲得後，接下來便是上線測試與修正，直到系統達到預期的功能目標。
九、尋找EDI的策略性應用
循序的擴展EDI應用層次，是企業實施EDI的一項穩健作法。
由初期的直接性效益到間接性效益，最後到達策略性的效益，全是有賴於企業能否將EDI視為企業整體性策略工具的一環。
EDI帶給企業的究竟是維持競爭優勢或者是獲取競爭優勢，全賴於企業能否尋找出EDI的策略性應用機會，而不單單只是將EDI視為一項溝通工具而
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