社会保险业务档案管理暂行办法.docx

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社会保险业务档案管理暂行办法

山西省社会保险业务档案管理暂行办法

第一章　总　则

第一条为了规范和加强各级社会保险业务档案管理，维护社会保险业务档案真实、完整和安全，有效利用和保护社会保险业务档案，为社会保险事业服务，根据《中华人民共和国档案法》、《社会保险业务档案管理规定（试行）》、《山西省档案管理条例》，结合我省社会保险经办机构工作实际，特制定本办法。

第二条本办法所称社会保险业务档案，是指各级社会保险经办机构在办理社会保险业务过程中，直接形成的具有保存和利用价值的专业性文字材料、电子文档、图表、声像等不同载体的历史记录。

第三条各级社会保险经办机构管理社会保险业务档案。

社会保险经办机构包括：

省、市、县（区）社会保险经办机构。

第四条社会保险业务档案实行集中统一管理的原则，维护社会保险业务档案的完整、准确与安全，积极开展档案的利用工作，实现档案管理的标准化和现代化，为社会保险事业服务，任何部门和个人不得将其据为己有。

第二章　组织机构及其职责

第五条省社会保险局负责各级社会保险经办机构业务档案管理工作的组织领导。

各级社会保险经办机构业务档案工作应当接受同级档案行政管理部门及上级社会保险经办机构的业务指导。

第六条各级社会保险经办机构应当设置业务档案工作领导机构和工作机构并且要配置业务档案工作人员，健全业务档案工作制度，提供必要条件，保证业务档案工作健康发展。

第七条各级社会保险经办机构应建立本单位综合档案室，集中管理本单位各种门类及各种载体的档案。

第八条综合档案室的工作任务：

1、指导、监督、规范本单位文件材料的组成、积累、格式及归档等工作；2、负责管理本单位的全部档案资料；3、认真开发档案信息资源，积极提供利用，为本单位各项工作提供有效服务。

第九条各级社会保险经办机构的业务档案工作人员应当忠于职守，遵守纪律，具备一定专业知识，履行业务档案工作职责，圆满完成业务档案工作任务。

业务档案工作人员对本单位各部门文件材料的形成积累和归档工作进行指导，并参与对业务档案工作的年度考核工作。

第三章　业务档案的管理

第十条各级社会保险经办机构应根据本单位实际情况，参照《山西省社会保险经办机构文件材料归档范围和保管期限规定》（附件1），制定适合本单位工作实际的文件材料归档范围及保管期限。

第十一条反映社会保险经办机构工作活动，具有查考保存价值的各种文件材料都应归档保存，任何单位和个人不得据为己有或擅自销毁。

第十二条反映社会保险经办机构各种门类、各种载体的档案应按时归档。

各级社会保险经办机构应建立文件材料档案立卷归档制度（附件2.1）。

1、文书档案和社会保险业务档案应当在形成年度的下一年6月份以前归档。

2、基本建设项目档案应在项目竣工验收后的30日内归档；未竣工验收而投入使用的基本建设项目档案应在投入使用后的60日内归档。

3、设备购置过程中形成的文件材料及随机文件材料应在开箱验收后归档。

4、财务会计档案在财务工作年度终结后，由财务部门暂保管一年，到期后编制移交清册，移交本单位综合档案室统一保管，出纳不得监管会计档案。

5、声像档案、实物档案应及时归档。

6、电子文档，每年年底归档一次或任务完成后随时归档。

第十三条社会保险经办机构业务档案的分类：

1、文书类：

以年度分二级类，以保管期限分三级类。

包括党群工作、行政后勤管理、文秘、机要、档案、人事、劳资、综合治理、安全保卫、计划生育等。

2、社会保险业务类：

以各业务环节分二级类，包括社会保险登记管理类、社会保险费征缴管理类、社会保险待遇核定类、社会保险审计稽核类、社会保险个人账户管理类、社会保险业务信息统计类。

以保管期限分三级类，包括永久、100年、50年、30年、10年。

3、会计类：

分帐簿、凭证、财务报告、其它四个二级类。

4、声像电子类：

分录音、录像、照片、光盘、磁盘、磁带等若干个二级类。

5、实物类：

分奖杯、奖状、奖旗、奖牌、证书、印章、其它等若干个二级类。

6、科技类：

以基本建设档案、设备档案分二级类。

基本建设档案以具体工程项目分三级类，设备档案总数量少可不设三级类目。

第十四条社会保险经办机构业务档案的收集：

一是要按照本单位制定的文件材料归档范围及保管期限的内容，由本单位综合档案室对单位内部各部门各工作岗位应归档的文件材料进行接收；二是征集散失在社会或个人手中的，但对本单位具有保存价值的文件材料。

第十五条社会保险经办机构业务档案的整理：

各种门类、载体的档案，规范整理应依据相关标准，做到分类合理，排列有序，编目科学。

1、社会保险业务档案依据《社会保险业务档案管理规定（试行）》（人力资源和社会保障部、国家档案局第3号令）进行整理。

2、文书档案依据《机关文件材料归档范围和文书档案保管期限规定》（国家档案局第8号令）进行整理。

3、会计档案依据国家财政部和国家档案局《会计档案管理办法》进行整理。

4、电子档案依据国家档案局颁布的《电子公文归档管理暂行办法》进行整理。

5、其他档案依据国家有关部门颁布的档案管理规定进行整理。

第十六条社会保险经办机构业务档案工作应建立全宗卷，建立业务档案统计制度，对档案的收进、移出、保管、利用等情况进行管理。

第十七条社会保险经办机构应定期对已超过保管期限的业务档案进行鉴定。

销毁档案要逐件登记于销毁清册，经本单位鉴定小组审核签字后，报上级主管领导批准后销毁；会计档案的销毁应按《会计档案管理办法》执行。

销毁清册要永久保存。

第十八条社会保险经办机构应积极采用先进的现代化技术设备，实现业务档案管理的科学化、规范化、现代化。

第四章　业务档案的保管和利用

第十九条档案保管应配备专门的库房及相应的符合国家标准的档案装具和设备，并符合防火、防盗、防光、防尘、防潮、防水、防虫鼠、防高温、防震等要求。

第二十条各级社会保险经办机构应编制归档文件目录、案卷目录、全引目录、人名索引等检索工具，编写大事记、组织沿革、基础数字汇集、专题概要、利用效果实例汇编、发文汇集等编研材料，满足利用工作需要。

第二十一条业务档案工作人员调动工作时，应在离岗前办好交接手续。

第二十二条各级社会保险经办机构应制定业务档案保管制度、保密制度、查（借）阅制度，规范提供利用工作，确保业务档案安全。

第五章　附　则

第二十三条各级社会保险经办机构要积极开展业务档案管理工作，按照人力资源和社会保障部、国家档案局以及省人力资源和社会保障厅、省档案局有关规定的要求，在规定的时间内达到国家社会保险业务档案达标验收工作标准。

第二十四条本办法由山西省社会保险局和山西省档案管理局负责解释。

第二十五条本办法自印发之日起执行。

附件：

1、山西省社会保险经办机构文件材料归档范围和保管期限规定。

2、山西省社会保险经办机构业务档案管理各项制度。

3、山西省社会保险经办机构业务档案分类编号方案。

4、山西省社会保险经办机构业务档案材料移交清单。

5、山西省社会保险经办机构业务档案销毁清册。

6、山西省社会保险经办机构业务档案借阅登记表。

附件1

山西省社会保险经办机构文件材料

归档范围和保管期限规定

总则

第一条为便于本单位各内设机构及全体职工正确界定文件材料归档范围，准确划分档案保管期限，使所保存的档案既能反映本单位主要职能活动情况，维护其历史面貌，又便于保管和利用，根据《中华人民共和国档案法》、《中华人民共和国档案法实施办法》、《国家档案局8号令》、《社会保险业务档案管理规定（试行）》，制定本规定。

第二条本规定中的本单位文件材料是指本单位各内设机构及全体职工在其工作活动中形成的各种门类和载体的历史记录。

第三条本单位文件材料归档范围是：

（一）反映本单位主要职能活动和基本历史面貌的，对本单位工作和历史研究具有利用价值的文件材料；

（二）本单位工作活动中形成的在维护国家、集体和公民权益等方面具有凭证价值的文件材料；

（三）本单位需要贯彻执行的上级机关和同级机关的文件材料；下级机关报送的重要文件材料；

（四）其他对本单位工作具有考查价值的文件材料。

第四条本单位文件材料不归档范围是：

（一）上级机关的文件材料中，普发性不需要本单位办理的文件材料，任免、奖惩非本单位工作人员的文件材料，供工作参考的抄件等；

（二）本单位文件材料中的重份文件，无查考利用价值的事务性、临时性文件，一般性文件的历史修改稿，各次校对稿，无特殊保存价值的信封，不需办理的一般性电话记录，内部互相抄送的文件材料，本单位负责人兼任外单位职务形成的与本单位无关的文件材料，有关工作参考的文件材料；

（三）同级机关的文件中，不需贯彻执行的文件材料，不需办理的抄送文件材料；

（四）下级机关的文件材料，供参阅的简报、情况反映，抄报或越级抄报的文件材料。

第五条凡属本单位归档范围的文件材料，必须按有关规定向本单位档案工作部门移交，实行统一集中管理，任何人不得据为己有或拒绝归档。

第六条本单位文书档案的保管期限定为永久、定期两种。

定期一般分为30年、10年。

第七条永久保管的文书档案主要包括：

（一）本单位制定的法规政策性文件材料；

（二）本单位召开重要会议、举办重大活动等形成的主要文件材料；

（三）本单位职能活动中形成的重要业务文件材料；

（四）本单位关于重要问题的请示与上级机关的批复、批示、重要的报告、总结、综合统计报表等；

（五）本单位机构演变、人事任免等文件材料；

（六）本单位房屋买卖、土地征用、重要的合同协议、资产登记等凭证性文件材料；

（七）上级机关制发的属于本单位主管业务的重要文件材料；

（八）同级机关、下级机关关于重要业务问题的来函、请示与本单位的复函、批复等文件材料。

第八条定期保管的文书档案主要包括：

（一）本单位职能活动中形成的一般性业务文件材料；

（二）本单位召开会议、举办活动等形成的一般性文件材料；

（三）本单位人事管理工作形成的一般性文件材料；

（四）本单位一般性事务管理文件材料；

（五）本单位关于一般性问题的请示与上级机关的批复、批示，一般性工作报告、总结、人事、统计报表等；

（六）上级机关制发的属于本单位主管业务的一般性文件材料；

（七）上级机关和同级机关制发的非单位主管业务但要贯彻执行的文件材料；

（八）同级机关、下级机关关于一般性业务问题的来函、请示与本单位的复函、批复等文件材料。

第九条本单位形成的人事、基建、财务、会计及其他专门文件材料的归档范围和保管期限，按国家有关规定执行。

第十条对应归档的电子文件的原数据、背景信息等要进行相应归档。

第十一条机关联合召开会议、联合行文所形成的文件材料原件由主办机关归档，其他机关将相应的复制件或其他形式的副本归档。

第一部分山西省社会保险经办机构文书档案

归档范围和保管期限表

一、本单位行政、后勤管理工作

1本单位负责人办公会，本辖区内工作会议，工作专题会议等文件材料

1.1请示、批复、通知、名单、日程、报告、领导讲话、总结、决定、决议、纪要、记录永久

1.2典型材料、代表发言材料、经验交流材料、简报30年

2本单位与其他机关联合召开会议的文件材料

2.1本单位主办的

2.1.1请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的原件永久

2.1.2典型材料、代表发言材料、交流材料、简报30年

2.2本单位协办的

2.2.1请示、批复、通知、名单、日程、报告、讲话、总结、决议、决定、纪要的复制件或副本30年

2.2.2典型材料、代表发言材料、交流材料、简报的复制件或副本10年

3上级领导检查、视察本单位工作时形成的文件材料

3.1上级领导讲话、指示、工作部署或上述领导机关派人督办事件、处理专项业务问题形成的纪录、纪要、总结等材料永久

3.2省部级以下领导一般性检查、视察工作的文件材料30年

3.3本单位专项或综合工作汇报材料30年

4本单位业务文件材料

4.1本单位制定的方针政策性、法规性、普发性业务文件、中长期规划、纲要等文件材料永久

4.2本单位的请示与上级有关单位的批复、批示、通知

4.2.1方针政策性业务问题的永久

4.2.2一般业务问题的30年

4.2.3其他具有参考价值的10年

4.3上级机关制发的文件材料

4.3.1上级机关制发的属于本单位主管业务的文件材料

4.3.1.1重要的永久

4.3.1.2一般的10年

4.3.2上级机关制发的非本单位主管业务但要贯彻执行的文件材料10年

4.4同级单位制发的非本单位主管业务但要贯彻执行的文件材料10年

4.5下级单位的文件材料

4.5.1重大问题的来函、请示与本单位的复函、批复等

30年

4.5.2其他的10年

4.6本单位联合行文的文件材料

4.6.1本单位为主办的

4.6.1.1重要业务问题永久

4.6.1.2一般业务问题30年

4.6.2本单位协办的

4.6.2.1重要业务问题30年

4.6.2.2一般业务问题10年

4.7计划、总结、统计、调研等方面的材料

4.7.1年度和年度以上的计划、总结、统计材料永久

4.7.2年度以下的计划、总结、统计材料10年

4.7.3重要职能活动的总结、重要专题的调研材料永久

4.7.4一般活动的总结、一般问题的调研材料10年

4.8出国或出境访问考查等外事活动的文件材料

4.8.1发表的公报，签订的协议，重要会谈纪录纪要等

永久

4.8.2出国审批手续、执行日程、考查报告、一般性会谈纪录30年

4.9本单位编写的文件材料

4.9.1大事记、组织沿革永久

4.9.2本单位编辑、编写的制度、文件汇编、报告汇编、工作目标汇编、统计分析汇编、信息汇编和工作手册30年

4.9.3简报、情况反映、工作信息等10年

5本单位各种规章制度永久

6本单位事务管理文件材料

6.1房产、土地所有权和使用权的文件材料永久

6.2与有关单位签订的合同、协议等文件材料

6.2.1重要的永久

6.2.2一般的10年

6.3本单位物资（办公设备及用品、机动车等）采购计划、审批手续、招标投标、购置等文件材料、机动车调拨、保险、事故、转让等文件材料30年

6.4国有资产管理（登记、统计、核查清算、交换）文件材料

6.4.1重要的永久

6.4.2一般的10年

6.5职工承租、购置本单位住房的合同、协议和有关手续永久

6.6职工住房分配、出售的规定、方案、细则，职工住房情况统计、调查表、职工住房申请30年

二、人事党务与工会工作

1本单位党员大会、党支部支委会议

1.1请示、批复、通知、名单、日程、报告、领导讲话、总结、决议、选举结果、讨论通过的文件材料永久

1.2民主生活会、领导成员民主评议产生的文件材料

10年

2计划、总结等方面的材料

2.1年度和年度以上的计划、总结材料永久

2.2年度和年度以下的计划、总结材料10年

3党、团、工会工作活动中形成的文件材料

3.1工作报告、总结，换届选举结果永久

3.2重要专项活动的报告、总结等到永久

3.3党团员名册、工会会员名册、批准加入党团、工会的文件材料永久

4表彰先进集体、先进个人、优秀党员、党务工作者等文件材料永久

5本单位党、团员组织关系介绍信及存根永久

6本单位党员、干部、职工违法违纪等文件材料

6.1案件调查、处理受警告以上处分的有关文件材料永久

6.2受到警告的30年

6.3查无实据的文件材料10年

6.4受到通报批评的10年

6.5本单位党支部组织开展的各项教育活动30年

6.6情况反映、一般的工作总结、汇报等文件材料10年

7本单位精神文明建设方案

7.1本单位精神文明建设方案永久

7.2本单位精神文明单位检查评比实施细则永久

7.3本单位精神文明单位责任书永久

7.4本单位精神文明建设发展规划永久

8统计机关制发的非本单位主管业务但要贯彻执行的文件材料10年

9本单位机构编制、干部人事文件材料

9.1机构设置、机构撤并、名称更改、组织简则、人员编制、印信启用和作废等文件材料永久

9.2本单位的人事工作制度、规定、办法等文件材料30年

9.3本单位干部职工的任免文件永久

9.4本单位职工名册及年度统计报表永久

9.5本单位干部、职工的录用、转正、聘任、调资、定级、辞退、离退休、死亡、抚恤等有关文件材料永久

9.6人事考核、职称评审等有关文件材料永久

9.7本单位职工调入、调出的行政关系介绍信及存根

永久

第二部分山西省社会保险经办机构业务档案

归档范围和保管期限表

一、社会保险管理类

（一）参保单位登记材料。

包括参保单位办理参保登记、变更登记、注销登记时填报的登记表单及相关审核材料永久

（二）参保人员登记材料。

包括缴费单位职工和退休人员，以家庭为单位或个人身份参加社会保险的城镇无业居民、农村居民、个体工商户、城镇灵活就业人员办理参保、社会保险关系变动、基本信息变更等登记手续时，填报的登记表单及相关审核材料100年

（三）社会保险个人账户管理材料。

包括养老保险个人账户对账、个人账户修改等相关材料100年

（四）社会保险登记证管理材料。

包括社会保险经办机构向参保单位核发社会保险登记证、对已核发的社会保险登记证验证换证、对遗失社会保险登记证的单位补证时的登记表单及相关审验材料10年

（五）社会保险卡（证、手册）管理材料。

为参保人员办理社会保险卡（证、手册）首发、补发、收回等管理的登记表单及相关材料50年

（六）社会保险待遇领取资格验证材料。

包括对享受社会保险待遇人员进行领取资格检查验证的相关审核材料50年

（七）退休人员社会化管理服务材料。

包括对实行社会化管理服务的退休人员进行信息采集、移交、日常管理服务的登记表单及相关材料　50年

（八）异地安置登记材料。

包括异地安置应享受社会保险待遇人员和长期派驻异地工作的参保人员，办理安置地或派驻地享受各项社会保险待遇所填报的核定表、备案表及相关材料

50年

（九）服务协议管理材料。

包括与基金收付款协议银行等签订的协议书、考核材料、终止协议材料10年

二、社会保险费征缴类

（一）社会保险费征缴核定材料。

包括缴费基数核定、中断缴费、恢复缴费、补缴费、预（补）缴费、退费、加收滞纳金、加收利息等申报核定业务表单及相关审核材料100年

（二）收款凭证、会计账簿、会计报表等，按《会计档案管理办法》确定保管期限。

（三）社会保险基金征缴明细表和汇总表50年

（四）社会保险基金征缴年度汇总表永久

（五）催缴材料。

包括社会保险费补缴通知书、补缴协议10年

（六）缴费证明材料。

包括为缴费单位、缴费个人出具的缴费证明及相关材料10年

三、养老保险待遇类

（一）养老保险待遇核定材料。

参保人员基本养老金、养老金领取人员死亡后供养直系亲属及其抚恤金待遇、养老金领取人员丧葬费、养老保险其他一次性待遇核定、养老保险待遇调整、养老保险待遇更正、养老保险待遇补支付、养老保险待遇减支付等申报核定业务表单及相关审核材料50年

（二）养老保险个人账户一次性支付申报核定业务表单及相关审核材料50年

（三）劳动能力鉴定材料。

包括参保人员劳动能力鉴定结论通知书及相关文书和审核材料50年

（四）养老保险付款凭证、会计账簿、会计报表等，按《会计档案管理办法》确定保管期限。

（五）养老保险支付明细表和汇总表30年

（六）养老保险基金支付年度汇总表永久

四、社会保险业务统计报表类

（一）各项社会保险年度统计报表永久

（二）社会保险数据和分析报告等资料30年

（三）社会保险业务月/季统计报表10年

（四）各项社会保险基金年度预决算表按《会计档案管理办法》确定保管期限。

五、社会保险稽核监管类

（一）社会保险稽核材料。

包括稽核方案、稽核通知书、工作记录、相关证据、稽核告知书或整改意见书、处罚建议书、稽核报告等专业文书及相关材料30年

（二）社会保险监察材料。

社会保险行政部门依照有关规定向社会保险经办机构通报的社会保险违法案件的查处情况及相关行政执法文书和其他材料30年

（三）社会保险经办机构内部控制材料。

包括内部控制监督工作方案、内部控制检查通知、工作记录、相关证据、告知书或整改意见书、内部控制报告等专业文书及相关材料30年

（四）社会保险大案、要案、特殊案件的稽核材料永久

第三部分会计档案归档范围及保管期限表

一、会计凭证类

（1）各种会计凭证（包括原始凭证、记账凭证汇总表）

15年

（2）银行存款余额调节表和银行对账单5年

二、会计账簿类

（1）现金、银行存款日记账25年

（2）总账15年

（3）明细分类、分户账或登记簿15年

三、财务报告类

（1）会计年报（决算，包括文字分析）永久

（2）会计月、季度报表（包括文字分析）5年

四、会计档案移交清册等

（1）会计档案移交清册15年

（2）会计档案保管清册永久

（3）会计档案销毁清册永久

第四部分声像电子类归档范围及保管期限表

1.单位全体工作人员的照片、底片永久

2.上级领导来本单位视察、指导工作形成的照片、底片、录音带、录像带、光盘等长期

3.本单位召开的各种会议及重要业务活动形成的照片、底片、录音带、录像带、光盘等长期

4.本单位概貌及其所属基础设施的照片、底片、录音带、录像带、光盘等永久

5.反映全单位基本历史面貌和重要职能活动中形成的磁带、光盘、软件等永久

第五部分实物档案类归档范围及保管期限表

1.各种奖状、奖杯、奖章、锦旗、荣誉证书等

永久或长期

2.对外交流活动获得的各种重要纪念品、物品、票证（具有凭证、教育、宣传和欣赏价值的）永久或长期

3.其他具有保存价值的手迹、字画、牌匾等永久

4.已停止使用的印信（章）永久

第六部分其它档案类

其它档案根据国家有关规定执行。

附件2

山西省社会保险经办机构

业务档案管理各项制度

为了规范和加强全省社会保险业务档案管理，维护社会保险业务档案真实、完整和安全，有效利用和保护社会保险业务档案，为全省社会保险事业服务，根据《中华人民共和国档案法》、《社会保险业务档案管理规定（试行）》、《山西省档案管理条例》，特制定山西省社会保险经办机构业务档案管理各项制度。

一、业务档案立卷归档制度

为确保社会保险业务档案资料内容完整、条理清晰，业务档案管理工作井然有序，规范并加强社会保险业务档案立卷归档工作，特制定本制度。

一、社会保险业务经办机构在行使社会保险事业管理职能的实践活动过程中，直接形成的具有保存和利用价值的各种门类和载体的文件材料，包括各种文字、图表、声像、实物、电子文件及其它形式的原始记录，均需进行整理、立卷、归档。

归档文件的印件与定稿、正文与附件、转发件与被转发件、请示与批复、来函与复函均应齐全，报表、凭证不得缺少，字迹、印章清晰。

二、业务档案立卷归档工作应在档案室的统一指导下进行，本着“谁承办，谁立卷”的原则，分工立卷，两个部门共同承办的文件，由主办部门立卷。

三、应归档文件要收集齐全，遵循文件的形成规律和特点，按照文件之间的有机联系分级分类，系统排列，编定案卷号、案卷目录，填写全宗号、目录号，固定案卷的位置和顺序，将档案按序入库