大型企业行政管理制度汇编.docx

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大型企业行政管理制度汇编

**有限公司

行政管理制度汇编

**有限公司

2008年9月

**有限公司

第一章：

行政管理制度总则

1、目的

为加强公司的行政管理，明确行政管理权限及工作程序，使公司行政管理工作有章可循，特制定本制度。

2、主题内容与适用范围

2.1本制度对公司的行政管理进行了详细描述；

2.2本制度适用于公司全体员工。

3、业务涉及部

3.1.主要负责部门:

行政部；

3.2.主要参与部门：

公司所有部门

第二章：

会议管理制度

1、会议的分类和召开周期

1.1会议分类

1.1.1公司会议分为生产调度会议、行政例会、专题会议、部门工作会议、公司员工大会、部门员工大会；

1.1.2其他临时性会议。

1.2会议召开周期

1.2.1生产调度会议指每周对生产工作进行总结、沟通、安排的会议。

每周召开一次，定期于每周时举行；

1.2.2行政例会为公司级行政例会。

每周举行一次，时间原则上为每周周一下午17：

00，或由总经理临时确定；

1.2.3专题会议指针对重大项目、临时协议、突发事件召开的会议，召开时间为适时召开；

1.2.4部门工作会议分为周会和晨会。

部门周会每周举行一次，时间为召开，具体时间根据工作安排确定。

部门晨会每天上班时进行；

1.2.5公司员工大会每半年召开一次。

部门员工大会原则上每月一次，可根据实际情况调整。

2、各种会议参会人员要求

2.1公司生产调度会由各部门负责人及采购、库房、车间等相关人员参加，由生产副总主持，生产制造部制造办信息统计员记录；

2.2公司行政例会由总经理或总经理指定的人员主持，各部门主管级以上人员参加（如需扩大参会人员资格，由总经理决定），由行政部行政主管记录；

2.3部门内部周会由各部门负责人主持并确定参会人员，指定人员记录。

晨会由部门负责人或主管主持并确定参会人员；

2.4专题会议由会议发起人主持并确定参会人员，指定人员记录；

2.5公司员工大会由行政人事经理主持，行政主管记录，公司全体人员参加。

3、会议内容

3.1生产调度会由各部门负责人对本部门上周生产工作情况进行总结汇报，对出现的问题点进行阐述；经讨论后，公司针对出现的问题确定解决的办法；并对下一步生产工作作出安排；

3.2行政例会主要对公司的管理情况进行总结，各部门对公司管理工作提出意见和建议，公司对管理工作方向性问题作出明确，制定公司管理工作发展目标。

3.3专题会议和部门会议根据实际需要由召集人确定会议内容；

3.4公司员工大会由行政部下发资料需求，各部门提供对口资料；行政部根据部门提供资料进行综合，完成会议材料准备工作。

4、会议组织

4.1公司生产调度会定在公司会议室召开，由生产制造部组织并准备会场；

4.2行政例会定在公司会议室召开，由行政部组织并准备会场；

4.3部门会议和专题会议由负责人确定会议地点并安排会场准备；

4.4公司员工大会由行政部组织并根据实际情况确定会场和完成会场准备；

4.5公司员工大会由行政部提前5天通知。

5、会议出勤和会场纪律管理

5.1公司各种会议，原则上不允许缺席，如确有特殊情况须提前半天请假；

5.2公司管理工作会请假由总经理批准，生产调度会请假由生产副总批准，部门会议和专题会议请假由部门负责人批准；

5.3会场内一律关闭手机，会议进行过程中发现铃声，罚款20元；

5.4会议迟到者按每迟到一分钟罚款1元累计处罚。

5.5会议期间可在吸烟区吸烟，严禁在会议室内吸烟，否则罚款20元。

6、会议记录和资料管理

6.1公司各种会议（除部门晨会外）都必须整理会议记录；

6.2公司生产调度会记录于完会后次日内整理完毕经生产制造部经理审核，报公司分管领导审批后形成会议纪要下发各部门，报总经理、生产副总各1份，行政部两份，其中存档1份；

6.3行政例会记录于完会后二日内整理完毕经行政部经理审核，报总经理审批后形成会议纪要下发各部门，报总经理、副总各1份，行政部存档1份；

6.4专题会议记录于完会后二日内整理完毕经召集人审核后发参会人员各1份，报总经理、副总各1份，行政部存档1份；

6.5部门周会记录于完会后二日内整理完毕经部门负责人审核后各部门自行存档，行政部抽查监督。

7、会议保密管理

7.1.公司生产调度会议、公司行政例会、专题会议、部门周会等会议的参会人员必须严格保守会议秘密。

未经许可，严禁扩大知晓范围，不该说的坚决不说。

严禁对会议上的不同意见、分岐进行传播，保持会上百花齐放，会后一个声音。

7.2.若因泄漏公司机密导致重大损失的，视情节给与50-----1000元罚款，严重者给与开除处理。

8、会议决议执行和监督管理

对于生产调度会、公司管理工作会、专题会形成的决议事项，由行政部进行监督考核，未按决议要求按质、按量完成事项，根据情节给予决议事项负责人100——500元之处罚。

9、会议室使用管理

9.1.由行政部对会议室的清洁、办公物品、桌椅、进行统一管理；

9.2.若其他部门要使用会议室，需提前半天通知行政部，由行政部统一安排；

9.3.若出现同时需要使用会议室的情况，行政部根据先申请先使用原则进行协调安排。

若同时申请，根据重要性原则进行协调安排。

第三章：

车辆管理制度

1、管理部门

公司物流部是公司车辆和驾驶员的管理职能部门，负责安排车辆的调度使用、维修、各种证照的审验和保管。

2、派车管理

2.1公司领导用车自行安排，但如派遣公车驾驶员和使用公务车辆，公司领导应告知物流部，由物流部统一安排；

2.2公司各部门因公用车，先填写《出车命令》，经物流部审批后交驾驶员按要求出车；

2.3物流部安排车辆的原则：

一是先来后到；二是同时申请时根据事情的轻、重、缓、急统筹安排；

2.4驾驶员严格按《出车命令》出车，严禁私自出车；

2.5公司人员申请公车私用或非公司人员借用车辆，必须经公司总经理批准后，由物流部安排。

是否收取费用由总经理决定；

2.6凡需向外租用车辆的事宜，由使用部门形成文字报告，经公司分管领导审核后报公司总经理批准实施；

2.7公司车辆实行定点加油，由当次加油驾驶员签字。

行政部定期检查油耗情况；

2.8公司车辆原则上实行定点停放，严禁驾驶员将车开回家或随意停放，违者停车费用自理并处以50元/次罚款（特殊情况经批准者除外）。

违规停放发生被盗事故，除去保险公司赔偿费用，超出部分由违规者全额承担。

3、车辆维护保养

3.1公务车修理采取定点维修。

修理费用凭修理发票经行政部经理审核、总经理批准后按月和修理厂结帐。

转帐或现金支付按财务规定办理。

如车辆外地出差无法到定点修理厂家确实需要修理的，通报设备科、并经公司分管领导批准后维修；

3.2外出购油及维修经设备科审核、总经理批准后，凭发票据实报销；

3.3车辆维修、清洗、打腊的材料、维修等费用经核准后方可送修，特殊情况例外；

3.4可自行修复的，由驾驶员报销购买材料和零件费用；

3.5因驾驶员疏于车辆检查、保养，致使车辆损坏或发生机件故障，其所需修护费，依情节轻重，由驾驶员或车管责任人分别酌情负担。

4、违规与事故处理

4.1为有利于熟悉车况，了解车辆机械性能、油路、底盘等情况，原则上公司定车定人，一员一车，严禁无照驾驶。

未经许可严禁将车借与他人驾驶。

我方违反交通规则发生事故，由驾驶员负担相应经济损失，并予适当处罚；

4.2违反交通规则，其罚款由驾驶员负担（不属驾驶员责任，由指挥人负担）；

4.3在执行公务途中遇不可抗拒之事故发生，应先急救伤患人员，并向附近公安机关报案，立即与物流部联络协助处理，如属小事故，可自行处理后向物流部报告；

4.4因意外事故造成车辆损坏，其损失在扣除保险金额后，视实际情况处理；

4.5发生交通事故后，如需向受害当事人赔偿损失，经扣除保险金额后，其差额视责任具体处理。

5、大客车管理

公司接送员工上下班的大客车由行政部管理，具体细则参照以上规定执行。

第四章：

食堂管理制度

1、膳食规定

1.1实行食谱制度。

行政部会同食堂承包人根据市场变化情况，合理进行营养调配，于每周六制定下周食谱，下周一上午在食堂张贴公布。

食堂承包人原则上按食谱采购，确实无法完成采购任务时，可酌情调整；

1.2开饭时间安排。

中午12：

00时至13：

00时。

食堂承包人在开饭的起始时间必须完成饭菜的准备工作。

所有员工须按时就餐，不允许提前，超过时间也不再保留。

2、安全卫生管理

2.1食堂承包人要讲究食品卫生。

生熟菜品分开盛装，厨具在生熟使用转变前要进行烫洗或分生熟类准备厨具；

2.2食品采购要认真、细致，严禁购买变质、过期食品；若因采购过期、变质食品引起食物中毒的，由食堂承包人承担全部责任。

2.3保持食堂清洁卫生。

做到每天小扫除一次，每周大扫除一次。

3、费用管理规定

3.1食堂采取承包管理模式。

个人在食堂就餐的以现金与食堂承包人结算；

3.2食堂所需的水、电费用由公司承担，气费由食堂承包人自行承担，食堂炊具由承包人自行准备，场地、桌椅由公司提供；

3.3每餐费用标准控制在3.5-4.5元范围内，由食堂承包人在制定菜谱时统筹把握。

4、就餐秩序管理

4.1就餐时要排好队伍盛饭菜，禁止拥挤和无序就餐；

4.2节约粮食，根据食量酌情盛餐，杜绝浪费。

剩余饭菜不可随意扔弃，而应放在规定的地方；

4.3爱护公物。

损坏各类用餐设备照价赔偿。

5、监督检查

5.1行政部是食堂的直接管理部门。

行政部定期对食品卫生、食堂卫生、市场菜品、食品行情等事项进行检查；

5.2行政部经理不定期对食堂工作进行检查；

5.3各部门管理人员对食堂进行全员监督管理，如有建议、意见或要求，直接向行政部行政主管提出。

第五章：

宿舍管理

1、宿舍申请

1.1本公司正式任职员工（或试用期员工）；

1.2家住外地或上下班交通不方便者；

1.3申请住宿的员工需填写《住宿申请单》并呈部门主管核准，最终由行政部根据工作需要和宿舍住宿状况综合分析后安排；

1.4行政主管根据批准后的住宿申请单办理住宿登记手续并分配房间。

2、宿舍分配

2.1宿舍房间统一分配，不得自行调换，若要调换需提出申请经行政部同意后方可调换。

3、访客

3.1宿舍会客时间一律在下班时间内；

3.2会客一律在规定地点；

3.3本公司宿舍不得让访客任意留宿。

若确因特殊情况需留宿的，需向行政部申请，批准后方可留宿。

4、宿舍安全管理

4.1不得携带易燃易爆物品及其他危险物品进入宿舍；

4.2不得再宿舍里喂养宠物；

4.3不得在宿舍从事非法活动；

4.4离开房间应关闭电器设备及门窗；

4.5发现抢劫、盗窃或者火灾，首先保证人身安全的前提下维护财产安全，并拨打110或119。

5、水、电、气分摊

5.1宿舍电费由每间寝室所住人员共同分摊，水费按照住宿人数每人10元/月收取；

5.2每月由设备科统计电的起止数、行政部统计每间宿舍人数交财务部，由财务部统一缴纳和分摊计算并在员工工资中扣除。

6、退宿管理

6.1住宿员工离职、违反宿舍管理规定被勒令退宿者或其他必要事由应按规定完善退宿手续；

6.2退宿时应填写《退宿申请单》；

6.3住宿员工在退宿时应将住宿所在区域整理清洁，退还借用公司的物品设备，会同行政部清点查核无误，并在《退宿申请单》上签字；

6.4《退宿申请单》需送行政部核查。

第六章：

文书管理制度

1、文件编号管理

1.1编号原则。

本公司文件的分类编号管理分为五码，前两码为大写英文字母，后三码为阿拉伯数字。

1.2第一码代表文件类别。

A代表外来文件；B代表内部文件；

1.3第二码代表部门。

K代表公司文件；X代表行政部文件；C代表财务部文件；W代表物流场部文件；S代表生产部文件；Z代表质量部文件；J代表技术部文件；

1.4第三码代表年份，如：

2006

1.5第四码代表月份和日期0308，（三月八日）

1.6第五码代表序号流水码。

001起

2、收发文件管理

2.1权责单位

2.1.1行政部负责本办法制定、修改、废止的起草工作；

2.1.2总经理负责本办法的制定、修改、废止的核准；

2.1.3行政部设行政主管统筹并管理本公司公文之收发工作；

2.2对外收发文

2.2.1对外收文之启封

2.2.1.1收文者系公司名称者由行政部经理启封收文；

2.2.1.2收文者系部门名称者由部门负责人启封收文；

2.2.1.3收文者系私人名称者转交当事人启封收文。

2.2.2对外发文

2.2.2.1对外行政发文（专业发文除外）原则上一律以公司名义行文，由行政部统一发送；

2.2.2.2如必须以部门名义行文时需由行政主管签办并转呈总经理核准后再由行政部统一发送。

2.2.3对外发文实行八码编码原则。

如：

重开发年第[]号

2.2.3.1第一码代表本公司。

使用公司名称缩写“重开”来代表“**有限公司”；

2.2.3.2第二码代表发文是正式文件；

2.2.3.3第三码代表发文之公历元年度。

如：

2008年；

2.2.3.4第四码代表发文编号；

2.3对内收发文

2.3.1对内收文（包括文件、公告、通知等）由各部门指定经办人签收并存档；

2.3.2对内发文。

由各职能部门草拟后交行政部，由行政部召集各部门经理共同评议通过后呈总经理审批，再由行政部统一签发、统一编号存档管理；

2.3.3编号要求与对外公文编号规范一样相同。

2.4存档管理

2.4.1对外（内）收发公文原则上由收发文单位自行存档，必要时可由收发文单位

（部门）拷贝予其他单位（部门）存档，作为凭证；

2.4.2行政部应建立《对内（外）收发文登记簿》进行登记管理、追踪核查。

3、档案管理

本公司行政档案由行政部统一管理。

对办理完毕并具有查找保存价值的文件，根据其特征和相互联系，分门别类地组成一个个案卷。

规范公司档案管理。

3.1档案立卷分类方法

3.1.1不归档文件分类

3.1.1.1上级机关普发供参阅的文件材料；上级机关征求意见的未定稿文件；

3.1.1.2本单位重份文件；无查考利用价值的事务性、临时性文件；一般文件的历次修改稿；未生效的文件；一般性的来信和无特殊保存价值的信封；

3.1.1.3内部互相抄送的文件；与本单位无关的文件或为参考目的而收集来的文件；同级单位和非隶属单位的不需要办理的传送文件和一般来往文书；

3.1.1.4下属单位报送的不必备案文件，或需备案但属一般性的文件；不需要办理的文件和简报、情况反映等。

3.1.2归档文件分类方法

3.1.2.1党群工作文件材料

3.1.2.1.1党务。

指党的组织、宣传、国家政策、纪检等方面的文件；

3.1.2.1.2群众团体。

指工会、各种协会、学会等群众团体工作中形成的各种文件。

3.1.2.2行政人事管理文件材料

3.1.2.2.1指企业行政事务、人事管理、职工花名册、职工教育和培训、考核、奖惩文件、劳保福利、安全保卫、法律事务、医疗卫生、纠纷处理、信访、外事活动等方面的文件。

3.1.2.3企业产权文件材料

3.1.2.3.1有关部门或单位关于企业的建立和产权界定的批准文件；

3.1.2.3.2股权证明和清产核资工作中形成的各种文件材料；

3.1.2.3.3企业资产产权变动中形成的各种文件材料。

3.1.2.4经营管理文件材料

3.1.2.4.1经营决策、计划工作、经营总结、财务管理、产品销售、物资管理、市场信息和预测，广告、商标及用户反映等。

3.1.2.5生产技术管理文件材料

3.1.2.5.1生产管理。

生产计划及其实施纪录、安全操作规程、事故报告及改进意见等；

3.1.2.5.2质量管理。

质检报告、质量事故分析、获奖证书等；

3.1.2.5.3标准管理、计量管理、能源管理等方面形成的文件；

3.1.2.5.4工业卫生和环境保护形成的文件。

3.1.2.6产品文件材料

3.1.2.6.1产品设计。

产品设计协议书、任务书、设计方案、实验数据、产品鉴定书、产品照片、说明书和底图、蓝图等；

3.1.2.6.2产品制造工艺。

各种配方、技术诀窍、工艺流程、工装、操作规程、工时和材料定额等；

3.1.2.6.3产品检测和管理过程中形成的文件，各种优、特产品及获奖产品的有关文件。

3.1.2.7科学技术研究文件材料

3.1.2.7.1新开发项目的建议书，计划任务书，可行性研究方案、试验记录、成果申报、总结、鉴定、推广应用、奖励证明、专利、技术转让等文件；

3.1.2.7.2技术改造和革新文件、图纸；

3.1.2.7.3各种有参考价值的科研总结报告；

3.1.2.7.4经审定发表的学术论文或著作。

3.1.2.8基本建设工程文件材料

3.1.2.8.1工程项目的可行性研究、计划任务书、审批、勘测设计、施工、竣工验收、工程管理以及维修、改建、扩建等方面的文件和图纸；

3.1.2.8.2有关房屋和土地使用方面的文件。

3.1.2.9设备仪器文件材料

3.1.2.9.1购置设备仪器的全套随机文件及开箱记录、安装调试、检查维修记录以及改装、报废的文件；

3.1.2.9.2自制设备仪器的设计图纸、测定数据、性能鉴定材料、工艺工装图纸、使用说明书及检查维修记录等；

3.1.2.9.3设备台帐。

3.1.2.10会计核算文件材料

3.1.2.10.1会议凭证。

原始凭证、记帐凭证、汇总凭证、银行存款、余额调节表等；

3.1.2.10.2会议帐簿。

日记帐、明细帐、总帐、固定财产卡片、辅助帐簿、移交清单、保管清册、销毁清册、涉外帐簿等；

3.1.2.10.3会计报表。

财务指标快报，月、季度会计报表，年度会计报表（决算）等。

3.2案卷内文件排序方法

3.2.1文字材料的排序

3.2.1.1上级机关文件在前，本企业和下属单位形成的文件在后；

3.2.1.2复文在前，来文在后；

3.2.1.3正文在前，附件在后；

3.2.1.4正文在前，原稿在后；

3.2.1.5成果性、结论性文件在前，原始性、过程性文件在后。

3.2.2图样材料的排序

3.2.2.1图样形成时，已编制了图样目录的，按目录顺序排列。

没有编制图样目录的，机械产品和设备图样，一般按结构隶属关系排列；

3.2.2.2基建工程图纸，一般按总体和局部关系结合专业排列；地形测量图纸，一般按比例尺或地区排列等。

3.2.3图文混排

3.2.3.1一般的排列顺序是文字在前，图样在后。

3.2.3.2若文字材料是对图纸作补充说明的，则排在图的后面。

3.2.4会计文件组成的案卷，一般保持原来卷册内的顺序；

3.2.5人事文件须经鉴别、分类（履历、鉴定、考察考核、学历和职称评聘、政审、奖励、处分等）后，再先按形成时间或问题结合重要程度排列。

3.3案卷编目顺序和方法

3.3.1页号编制

3.3.1.1卷内每一份文件重新统一编制顺序号，方便统计和利用；

3.3.1.2若有多个文件,应从头到尾拉通编号,编号从阿拉伯数字“1”开始，正面写在右下角，背面写在左下角，只对有文件内容的页面进行编号。

若只有一卷文件且形成时已编有页号，且页号连贯、排列次序不变，不必另行编制。

3.3.2案卷目录编制

3.3.2.1卷内文件目录相当于卷内文件的明细表，置于卷首.

3.3.2.2目录项目一般包括：

每份文件的排列序号、题名（全称的标题）、编号（文件号或图号）、责任者（直接编制部门或人员）、编制日期、所在页号和备注等。

3.3.2.3编制卷内文件目录，应尽量利用文件形成时原有的目录。

3.3.3填写备考表

3.3.3.1备考表说明卷内文件基本情况和变化情况，一般置于卷内文件尾页之后；

3.3.3.2主要内容包括：

案卷情况说明（归档前案卷基本情况由文件形成者填写，归档后案卷的变动情况由档案人员填写）、立卷人、检查人、立卷时间等。

3.3.4填写案卷封面和脊背标签

3.3.4.1案卷封面，以一定的格式概要介绍卷内文件内容和形式特征；

3.3.4.2封面项目有全宗名称、类目名称、案卷题名、编制单位（责任者）、编制日期、保管期限、密级、档号（由分类号和案卷排列顺序号组成）等。

其中，案卷题名是封面的核心内容，处于封面的中心突出位置。

3.3.4.3脊背标签主要项目包括案卷题名和档号，供管理和检索之用；

3.3.4.4案卷封面和脊背标签的大小、格式由国家、行业和企业的有关标准给予规定。

3.3.5案卷装订

3.3.5.1案卷编目工作结束后，一般应予装订，

3.3.5.2一般采用三孔一线装定法，去掉文件的金属物，纸张折叠整齐，大小一致。

3.3.5.3不便装订的文件，直接放在卷夹或卷盒内。

3.3.5.4将装订好的一卷材料，或按卷内目录次序排列的未装订的一卷文件，放入卷盒或卷夹中，最终形成案卷

3.4档案借阅

3.4.1借阅档案必须填写《档案借阅登记簿》，经存档部门经理批准后方可借阅；

3.4.2档案借阅时间以两天为限。

不得转借、拆卸、调换和复印。

3.5档案保管期限

3.5.1永久保管

3.5.1.1公司章程；

3.5.1.2股东名册、股东大会会议记录等；

3.5.1.3重要的政府机关许可证，认证书以及指示命令等文件；

3.5.1.4契约书等具有永久效力的文件；

3.5.1.5有关主要在职人员的资料和员工花名册；

3.5.1.6其他需永久保存的重要文件、账簿及统计资料。

3.5.2十年保管

3.5.2.1预算、决算及有关会计的各种账簿、各种凭证；

3.5.2.2干部会议等经营管理上重要的考察性文件；

3.5.2.3人事工资方面的文件；

3.5.2.4公司内部全体人员通告的文件；

3.5.2.5市场调查的汇总统计报告。

3.5.3五年保管

3.5.3.1期满或解约的契约书、合同；

3.5.3.2重要的会议记录；

3.5.3.3短期内需查考的文件；

3.5.3.4人事文件。

如：

工资明细表、员工保险等。

3.5.4三年保管

3.5.4.1其他各单位独立存放之资料。

3.6档案销毁

3.6.1对无需保存的文件或保存年限届满的档案，应按规定请示并办理销毁手续；

3.6.2销毁档案应于《目录卡》上备注栏注明销毁日期。

4、图书管理

4.1图书目录编制

4.1.1本公司图书由行政部指定专人分类整理和编号，统一编制总目录册。

写明新

进图书日期、作者、出版社和价格等，供员工参阅；

4.1.2本公司图书分为三类：

A-专业技术类、B-管理类、C-综合类。

编号起止为0001-9999。

4.2图书购买

4.2.1图书购买应根据工作需要，由员工填写《图书申购单》经部门负责人批准，

财务部审核，由行政部查明无重复购买后统一购买，待将图书编号登记入册后再行借阅；

4.3图书借阅

4.3.1凡本公司员工皆可借阅；

4.3.2借阅书籍需填写《图书借阅单》；

4.3.3归还时承办人应查明无损坏、无污迹，并在《图书借阅单》上签字；

4.3.3.1一般借阅单次不得超过两册，每次借期为两周以内，若因特殊原因超时应补办续借手续；

4.3.3.2借阅人应爱护书籍，不得任意划线、折角或撕毁，若书籍污损或遗失，应于两周内赔偿新书，对已经绝版的书籍应赔偿原书两倍