出口物资采购管理办法-01正文.doc
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海外发展公司出口物资采购管理办法（试行）
1范围
本办法适用于海外发展公司各部门、各境外分支机构。
本办法包括物资需用计划编制、物资采购计划确定、物资供方的考核评定和选择、物资采购实施、物资验收入库和出库、物资发运实施、采购货款支付、出口退税的处理等内容。
2目的
保证境外项目所需国内采购物资按时保质的供应，降低采购物资供应成本。
3定义
3.1物资
指境外在建工程项目、日常办公和生活中使用的物资，分为三类:
（1）构成建筑物本身的各类原材料、成品、半成品、工程设备等。
（2）建设项目工程中使用的但不构成建筑本身的机械设备、实验设备、车辆、周转料具、临建临设物资等。
（3）办公用品和生活物资等。
4职责
4.1国内部门
4.1.1采购部
采购部为国内物资采购的主责部门。
（1）根据工程技术部门提供的境外项目物资需用计划，负责国内物资采购。
（2）负责建立合格供应商体系，健全物资采购平台，并每年组织考核评定。
（3）负责组织采购招标与评标。
（4）负责材料报验资料中产品信息与供应商信息的收集。
（5）负责物资采购价格提交境外分支机构审批。
（6）负责组织采购合同起草、评审、会签和签订，以及采购合同保管等事项。
（7）负责境外分支机构国内物资的采购、监造、检验、接收等工作，并对采购物资的价格、质量、供货周期与售后服务负责。
（8）负责组织采购物资货款审批与支付。
（9）负责采购物资的入库手续与发票登记。
（10）指导、监督境外各分支机构物资采购部门的工作。
（11）协助财务部门按照财务制度执行过程中财务资料补充等事项。
（12）协助物流部办理存储和发运物资事项。
4.1.2物流部
物流部为国内物资发运的主责部门。
（1）负责编制采购物资的发运计划。
（2）组织货运公司的招标工作。
（3）负责采购物资的存储、保管、装箱工作。
（4）负责办理材料出库手续。
（5）负责商检、报关与发运；及时向境外分支机构提交发运物资的清关资料。
（6）负责发运物资明细资料与境外分支机构收到的物资的核对、签收、反馈等工作。
（7）跟踪国内物资发运、国外清关过程，协助境外分支机构做好物资接收工作。
（8）根据物资采购计划和报关发运情况，协助采购部编制采购计划。
（9）协助财务部门确定物资报关价格，协助财务部门做好出口退税工作。
4.1.3工程部
（1）负责审核境外分支机构提交的需国内采购的物资需用计划。
（2）负责材料报验资料的汇总编制。
（3）负责采购物资的质量及技术性能验收。
（4）负责采购物资预算价格和实际采购价格的比对分析，进而分析工程材料成本。
（5）参与采购部组织的合格供应商评审。
（6）参与采购部组织的采购招标、合同评审、交货验收与货款支付审核等工作。
4.1.4各部门
协助完成境外项目所需国内采购物资的采购与发运工作。
4.2境外分支机构
（1）负责提交境外项目和自需的需国内采购物资的需用计划。
（2）负责审核并提交材料报验资料，及时反馈材料报验审批结果。
（3）负责审批国内采购物资的价格。
（4）负责支付国内物资采购的资金。
（5）负责办理目的港通关和验收手续。
（6）接收检验国内采购物资并向国内反馈检验结果。
（7）根据国内指令在当地和第三国实施物资采购。
5物资需用计划
物资需用计划是指用于境外工程项目所需物资的需用计划，包括以下几种情况：
（1）用于境外分支机构自需，需在国内采购物资的需用计划。
（2）用于境外分支机构自行签订的境外项目，需在国内采购物资的需用计划。
（3）用于国内代境外分支机构签订的境外项目，需在国内采购物资的需用计划。
（4）用于国内签订的境外项目，拟在国内采购物资以及在国外（含境外分支机构驻在国和第三国）采购物资的需用计划。
5.1计划编制与提交
（1）用于境外项目以及境外分支机构自需物资的需用计划，由境外项目技术负责人或所需部门负责编制，并提交给境外分支机构的物资管理部门。
（2）境外分支机构的物资管理部门根据现有库存以及当地市场情况编制需国内采购物资的需用计划。
（3）外分支机构的负责人负责审批需国内采购物资的需用计划。
（4）境外分支机构的物资管理部门负责将审批后的需国内采购物资的需用计划提交给国内工程部。
（5）国内采购物资的需用计划通常情况下需要提前4个月提交到工程部，特殊急需物资至少需要提前15天提交到工程部，境外分支机构提出计划时应充分考虑采购时间、加工周期、航程以及清关所耗费的时间。
5.2计划审批
（1）所有需国内采购的物资需用计划，由国内工程部（项目负责人）负责组织的审核。
（2）工程部（项目负责人）审核后，报给国内分管经理审批。
（3）审批通过后由工程部（项目负责人）转交给采购部实施采购。
（4）审核与审批时间须在一周内完成。
6采购价格审批
（1）采购部收到需国内采购的物资需用计划后，首先了解市场价格，根据物资的类别、体积、重量等特性确定运输方式，并由物流部协助获取运输费用，经汇总整理后将采购物资的到岸价格以及相关信息，填入《采购物资价格审批表》，并提交给工程部（项目负责人）。
（2）工程部（项目负责人）审核后报分管经理审批，审批通过后由工程部（项目负责人）报境外分支机构的物资管理部门。
（3）境外分支机构的物资管理部门应充分考虑当地的清关费用、关税、内陆运输费用等各种费用，比对国内采购价格与当地采购价格的优劣，确认需国内采购物资的明细与价格，将确认结果报分支机构的负责人审批。
（4）境外分支机构的物资管理部门负责将审批后的《采购物资价格审批表》提交给国内工程部（项目负责人）。
（5）工程部（项目负责人）将审批后的《采购物资价格审批表》存档作为双方核算依据，同时提交给采购部实施采购。
（6）如果在采购过程中，实际采购价格与之前的审批价格有较大的出入，则需报境外分支机构重新审批采购价格。
7物资采购计划
（1）采购部接到经过审批的《采购物资价格审批表》后进入采购程序，首先要根据采购物资的供货时间、采购方式与相关要求，编制《物资采购计划》，并根据询价情况编制资金使用计划报财务部。
（2）物流部协助采购部完成《物资采购计划》的编制。
（3）物资采购计划应注明项目信息，还应包括物资名称、规格型号、技术要求、商检要求、、退税比例、出口关税、进口方关税、采购方式、采购时间、包装要求、发运方式、候选供应商的等信息。
（4）工程部（项目负责人）负责物资采购计划的审核。
（5）分管经理负责物资采购计划的审批。
8物资供方的考核评定和选择
8.1考核评定时间
（1）采购部每年年初负责组织相关部门对物资供方进行考核评定，并于每年2月初完成编制“合格物资供方名册”。
（2）各境外分支机构的物资管理部门在接收采购物资时，对其进行检查验收，记录存在的问题，并对采购物资的状况做出评价，评价记录作为物资供方的考核评定依据报国内采购部。
（3）各境外工程项目部在项目结束时对所采购的产品进行评价，评价记录作为物资供方的考核评定依据报国内采购部。
8.2评定方法
采购人员负责向供应商发放供应商资格预审表，并核查供应商填写的供应商资格预审表及提供的相关资料，确认供应商是否具备符合要求的资质能力。
对经销商进行资格预审时，经销商除按照资格预审表要求提供自身有关资料外，还应提供生产厂商的相关资料。
填写《供方评定记录表》、《供方评价表》、《供方登记表》，并按表中要求进行评定。
8.3供方选择
采购物资时首先应从合格物资供方名册中选择供方，如果确实需要选择新的供方，需要先进行登记和评定，由采购部负责组织相关部门进行评定，评定合格后方可选择。
9物资采购实施
采购部按照审批后的采购计划实施采购。
采购应按照“透明公开、质优价廉、就近采购”的原则并选择最有利的方式进行。
采购方式分招标采购、比价采购、单一来源采购、零星采购、紧急放行采购五种方式。
9.1招标采购程序
招标采购是指对于采购金额数量较大（单项金额50万以上，多项金额100万以上）、技术要求较高且有较多可供选择供应商时，采用邀请招标的方式选择供应商，参与投标报价的供应商不得少于三家。
9.1.1招标文件准备
采购部负责编制采购招标文件。
工程部（项目负责人）、物流部等有关部门就招标文件当中的技术、商务等条款提出具体协助。
招标文件原则应包括：
l技术要求：
技术性能与规范要求、样品要求、材料报验资料要求、交货地点、运输方式、交货方式、包装要求；
l商务要求：
报价格式、支付条款、质量保证期、质量保证金、报价有效期、合同条款；
l招标须知：
报价时间、提交方式、特殊要求；等。
招标文件由采购部负责组织相关部门会签，分管经理与主管副总经理审批。
9.1.2供应商投标报价
在邀请供应商投标时，采购人员应与供应商就下列采购信息进行沟通：
l产品的名称、规格、型号、数量；
l对产品的质量、环境、安全等方面的要求；
l样品/样本报验的要求；
l检验和交付（供货期、运输、交付方式、进货地点等）的要求；
l人员资格的要求；
l产品的标识和包装等方面的要求；等。
9.1.3供应商评价与选择
采购单位和项目必须根据对供应商提供产品及供应商能力的综合评价结果选择供应商。
综合评价的内容根据供应商提供的产品对工程的重要程度不同而有所区别，具体规定如下表：
供应商类型
评价内容
考察
样品/样本
确认
产品性能
比较
供应商能力
评价
采购价格
评比
钢材、水泥等主要结构材料
○△
○△
●▲
●▲
●▲
重要机电设备
○△
●▲
●▲
●▲
●▲
一般机电设备
○△
●▲
●▲
●▲
门、窗、防水材料
○△
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●▲
●▲
●▲
主要装修、机电材料
○△
●▲
●▲
●▲
●▲
一般装修、机电材料
○
○△
●▲
●▲
●▲
零星材料
○
●▲
●▲
注：
●――必须进行的评价○――根据合同约定和需要选用
▲――必须保留的记录△――该项评价进行时应保留的记录
9.1.4考察
必要时，采购部应在评价前组织对供应商进行考察。
考察的内容应包括：
生产能力、产品品质和性能、原料来源、机械装备、管理状况、供货能力、售后服务能力进行必要的调查等。
考察由采购部组织、工程部（项目负责人）与有关人员参加。
考察后，组织者应将考察内容和结论写入供应商考察报告作为供应商进行能力评价的依据。
对公司合格物资供方名册中的供应商可免于考察。
9.1.5样品/样本确认
根据工程实际情况，对于需要进行样品/样本确认的物资，工程部（项目负责人）应提前确定需要，并向采购部提交样品/样本确认计划，明确需要确认物资的名称、规格、数量、提交时间等要求。
采购人员负责样品/样本搜集与询价。
收到样品/样本后，采购人应交与工程部（项目负责人）确认。
工程部（项目负责人）负责从技术角度与经济角度综合考虑，对所提交的样品/样本进行确认，并将样品/样本的确认结果通知采购部。
9.1.6综合评标及供应商的确定
综合评标由评标小组进行评价，评标小组由采购部负责组织，成员由采购部、工程部（项目负责人）及相关人员、分管经理等组成。
评标小组通过将资格预审情况、考察结果、样品/样本报验结果、价格与工程要求的比较，应对供应商做出以下方面的评价：
l供应商和厂家的资质是否符合规定要求；
l产品的功能、质量、安全、环保等方面是否符合要求；
l价格是否合理（必要时应附成本分析）；
l生产能力能否保证工期要
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