会议管理知识.docx

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会议管理知识

会议管理

　　一、学校重要大型行政会议的组织与筹备

　　学校重要大型行政会议包括校庆、教职工代表大会、教师节庆祝大会、人大代表选举大会、全国性专业会、大型学术会等。

　　组织与筹备会议应包括五个环节，即组成秘书机构、会前准备、会前检查、会议接待、会后处理。

　　１.组成会议的秘书机构。

根据会议性质可分设文字秘书组、行政秘书组、宣传组、保卫组、有的还可设组织组。

　　（１）秘书组：

负责撰写工作报告、决议、决定草案、会议总结报告的初稿、审核会议典型、发言稿等，安排日程表及文稿打字、校对印刷、装订、分发，印发大会手册、简报、文件袋、发言目录、会议名单等。

　　（２）会务组：

负责印制会议代表证、列席（特邀）代表证、工作人员证、会议通知、安排住宿、医疗、车辆、会场、文娱活动、纪念品等。

　　（３）宣传组:

负责新闻报道、会场音响、摄影、录像、书写并挂（贴）会标，散发会议宣传材料，注意调查研究，使会议更具有针对性。

　　（４）保卫组：

负责会议的安全保卫车辆疏导工作。

　　（５）组织组：

负责印制选举名单、选票、准备票箱，起草选举主持人主持词，组织实施选举等。

　　２.会前准备工作

　　（１）预案制定，即拟定议题内容、会议规模，向主管部门报送召开会议的请示，起草会议预算，发出会议通知和向来宾发送请柬等。

　　（２）会场布置，主席台座次要事先标明，或印出名单表，并通知有关人员。

同时准备好会场音响、照明设施、应用的国歌等录音带、场地划分等。

　　（３）议程安排。

秘书人员应根据初定的议程拟出日程表，应注意安排好住宿、车辆、医疗、保卫、保密、文娱活动等几件事。

　　（４）文件准备工作（包括开、闭幕词、工作报告、决议等），会议须知、作息时间表等。

　　（５）其它如准备入场券、代表证、工作证、投票箱、选票以及发奖仪式、集体摄影等活动的组织工作。

　　３.会前检查工作。

应重点检查文件材料、会场布置、主席台、音响效果、安全保卫、出席人员的落实等情况。

　　４.会议的接待工作　　

　　（１）安排好会议用车数、行车路线、停车地点、时间；

　　（２）安排来宾住房、接待报到、登记；

　　（３）安排来宾就食；

　　（４）安排文娱活动；

　　（５）协助主席团或主持人及时掌握会议动态，主要是大会报告之后各组的反映；

　　（６）整理代表的提案、批评、建议，送交大会研究处理。

　　（７）协助主持人组织确定大会发言；

　　（８）作好大会决议、决定、规定、条例等文件的修改工作。

　　５.会议后的处理工作

　　（１）根据会议情况写出会议纪要，编发新闻报道；

　　（２）总结会务工作，撰写会议日志；

　　（３）安排外地代表（来宾）的疏散；

　　（４）各类文件该归档应及时归档，该收回的一定要收回。

记录要及时整理、承办、交办、转办、催办，特别是教代会的决案、提案的办理工作，应将有关文件及时归口分类办理。

　　二、学校行政工作会议的会务

　　１.学校行政工作会议一般有：

　　（１）校长办公会议。

会议内容一般为讨论决定学校教学、科研、后勤、行政等方面的重大问题。

　　（２）党政联席会。

会议内容一般为传达上级文件，通报会议精神，由党委书记与校长商定。

交流工作情况，讨论学校工作中的一些重大问题。

　　（３）系主任（处长）工作会议或二级干部会。

会议内容一般为传达上级文件或会议精神，布置或研究有关学校学年、学期的工作。

　　（４）校长分口召开的专门性会议。

会议内容一般为研究或解决某方面的专门问题，或协调处理某些问题。

　　２.会议的记录工作

　　（１）学校重要会议的记录，一般由校办秘书科承担。

担任记录工作的秘书，必须提前到会。

在会议开始前填好会议记录本中会议名称、、地点、主持人、出席人、缺席人、记录人等内容，并检查到会人员情况，对未及时到会的同志再行催到。

与会人员较多的会议，应进行签到，会后检查缺席的单位或人员，并把会议的主要内容给予传达。

　　（２）认真做好会议记录，重要会议要录音，将录音存档。

未听清楚的重要问题或会议决定不够明确的，秘书可在会时或会后向有关领导询问清楚，进行补记。

　　（３）会后尽快对记录进行整理，对漏字丢句及文法不通之处给予修改和补充。

须写会议纪要的，要及时写出会议纪要后送主持会议的校领导审批，存档。

　　３.会议决定的落实

　　（１）会议记录人员对会议明确作出的决定和需要贯彻的精神，应撰写纪要（时间一般不超过三天），纪要撰写好后，应送有关处（系）领导会签，再送校办主任审阅。

纪要经主管校长签发后由校办文书编号，然后打印下发。

　　对于待进一步讨论研究才能确定的事或暂需保密的内容不发纪要。

　　（２）会议（指决策性会议）作出的规定，超出“纪要”的发放范围可以用文件的形式（“通知”、“决定”等）下发，一般需由有关业务部门按照会议提出的意见修改，经主管校长或校办主任审核后印发。

有的会议如有决定事项需小范围内执行的或者需通报有关领导知晓的亦可撰写纪要，以“送阅件”等形式印送。

　　（３）须再议事项，应注意排入下次会议。

（４）将会议决定了又需催办的重要事项填入《行政工作会议决定事项催办登记簿》，然后填写、发送《行政工作会议决定事项催办单》，

并根据办理中的难易填写催办日期。

　　（５）到办日期而承办部门或人员还未将催办单交付时，应由参加会议的秘书向承办部门催问办理结果，并同其协商办理完毕时间期限。

等决定事项办理完毕，要将催办结果集中报校办主任，重要事项催办情况需报告主管校长。

　　５.会议文件的归档

　　会议记录按不同的会议类别归卷，秘书科所有会议记录应该由一人负责立卷归档，移交综合档案室。

　　三、接待校外会议

　　为了保证学校工作的正常开展，保证各种会议的顺利进行，校办应对校外会议的接待工作进行统一协调。

　　１.会议主办单位（含校内承办联系单位，下同）必须提前一至三个月向校办递交接待校外会议申请表。

申请表中应包括会议名称、会议时间、主办单位、承办单位、会议规模、外地代表人、经费来源和会议经费预算等内容。

　　２.校长办公室向主管校长汇报，根据学校接待能力，会议对学校的影响确定是否接受。

　　３.会议承办单位在接到校长办公室关于接受校外会议的批准单后，方可通知主办单位发会议通知，并与校内有关单位接洽。

　　４.会议接待安排必须提前一个月发出，以便接待办公室对与会人员进行各方面的安排。

　　５.以上规定适用于上级机关及兄弟单位在我校举行的所有会议。

企业会议管理制度

（一）总则

为改进作风，减少会议、缩短会议时间，提高会议质量，特制订本制度。

（二）会议分类及组织

第一条全厂会议归纳为四类：

1.厂级会议：

主要包括党政领导（扩大）会，全厂干部会、全厂班组长会、全厂党员大会、全厂团员大会、全厂职工大会，全厂技术人员会以及各种代表大会。

应分别报请党委或厂部批准后，由党、政、工、团等办事部门分别负责组织召开。

2.专业会议：

系全厂性的技术、业务综合会（如经营活动分析会、质量分析会、生产技术准备会、生产调度会、安全工作会等），由分管厂领导批准，主管业务科室负责组织。

3.系统和部门工作会：

各车间、科室、支部召开的工作会（如车间办工会、科务会、支部会、车间（科室）职工大会等）由各车间科室、支部领导决定召开并负责组织。

4.班组（小组）会：

由各党、工、团小组长或行政班组长决定并主持召开。

第二条上级或外单位在我厂召开的会议（如现场会、报告会、办公会等）或厂际业务会（如联营洽谈会，用户座谈会等）一律由厂办受理安排，有关业务对口科室协作作好会务工作。

（三）会议安排

第三条例会的安排。

为避免会议过多或重复，全厂正常性的会议一律纳入例会制，原则上要按例行规定的时间、地点、内容、组织召开。

例行会议安排如下：

1.行政技术会议

（1）厂长办公会：

研究、部署行政工作，讨论决定全厂行政工作重大问题。

（2）厂务会：

总结评价当月生产行政工作情况，安排布置下月工作任务。

（3）班组长以上干部大会（或全厂职工大会）：

总结上季（半年、全年）工作情况、部署本季（半年、新年）工作任务，表彰奖励先进集体、个人。

（4）经营活动分析会：

汇报、分析工厂计划执行情况和经营活动成果，评价各方面的工作情况，肯定成绩，揭露矛盾，提出改进措施，不断提高工厂经济效益。

（5）质量分析会：

汇报、总结、上月产品质量情况，讨论分析质量事故（问题）、研究决定质量改进措施。

（6）安全工作会（含治安、消防工作）：

汇报总结前季安全生产、治安、消防工作情况，分析处理事故，检查分析事故隐患，研究确定安全防范措施。

（7）技术工作会（含生产技术准备会）

汇报、总结当月技术改造、新产品开发、科研、技术和日常生产技术准备工作计划完成情况，布置下月技术工作任务、研究确定解决有关技术问题的措施方案。

（8）生产调度会：

调度、平衡生产进度、研究解决各车间科室不能自行解决的重大问题。

（9）科务会：

检查、总结、布置工作。

（10）车间办公会：

检查、总结、布置工作。

（11）班组会：

检查、总结、布置工作。

（12）班组（科室）班前会：

对先天工作进行讲评，布置当日工作任务和注意事项。

2.各类代表大会

（1）职工代表大会：

（2）车间（部门）职工大会（或职工代表小组会）：

（3）党员代表大会：

（4）团员代表大会：

（5）科协会员代表大会：

（6）企协会员代表大会：

3.民主管理会议

（1）工厂管理委员会：

（2）厂长、党委书记、工会主席联席会：

（3）生产管理委员会：

（4）生活福利委员会：

4.论文、成果发布会。

（1）科协年会：

（2）企协年会：

（3）政治思想政治工作研究会年会：

（4）厂QC成果发布会：

（5）科技成果发布会：

（6）信息发布会：

（7）企管成果发布会：

第四条其他会议的安排：

凡涉及多个车间（科室）负责人参加的各种会议，均须于会议召开前××经部门或分管厂领导批准后，分别报两办汇总，并由厂办统一安排，方可召开。

第五条厂办每周六应将全厂例会和各种临时会议，统一平衡编制会议计划并订印发到厂领导和各车间、科室及有关服务人员。

第六条凡厂办已列入会计计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的其他会议时，召集单位应提前2天报请厂办调整会议计划。

未经厂办同意，任何人不得随便打乱正常会议计划。

第七条对于准备不充分、或重复性、或无多大作用的会议，厂办有权拒绝安排。

第八条对于参加人员相同、内容接近、时间相适的几个会议，厂办有权安排合并召开。

第九条各部门会期必须服从全厂统一安排，各部门小会不应安排在全厂例会同期召开，（与会人员不发生时间上的冲突除外）应坚持小会服从大会，局部服从整体的原则。

（四）会议的准备

第十条所有会议主持人和召集单位与会人员都应分别作好有关准备工作。

（包括拟好会议议程、提案、汇报总结提纲，发言要点、工作计划草案、决议决定草案、落实会场、备好坐位、茶具茶水、奖品、纪念品，通知与会人等）。