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财会论文
引言
本文是对公司的内部会计控制制度进行具体的设计,在公司原有会计制度的基础上加以细化,使公司的内部控制制度更加严密完善。
一三河沿口灰厂概述
（一）公司简介
三河沿口灰厂始建于2000年9月，是一家以经营建筑材料为主的企业。
其注册资金为20万元人民币，固定资产为100万元。
年销售额1000万元。
现在职人员有50人，其中大学以上学历占30％，专业技术人员占26％。
（二）公司经营方式和经营范围
公司以批发的方式向全国各地分销，主要经营产品有石灰、水泥等建筑材料，主要往北京运送
二采购业务的内控制度设计
（一）、采购业务与货款结算方式的选择
1、采购业务
从采购业务环节可以看出,这种业务涉及采购部、财务部、仓储部以及相关人员，由他们分别负责货物的购买、验收和款项结算工作。
因此，设计采购业务的内控制度重点是解决好这些总部门相关人员之间的相互制约和分工协作关系。
2、采购业务与货款结算方式的选择
商品流通企业采购业务的主要对象是存货,按进货地点不同可以分为同城进化和异地进货,这两种进货业务手续和凭证游园程序都与货物交接方式和货款结算方式密切相关。
因此,不同的采购对象要区别对待。
从企业的实际情况来看,购进存货主要是本地购入,为了能保证货物的数量和质量,货物交接方式采用发货制,以托收承付结算货款。
（二）采购业务与货款的结算的设计
1、请购单控制制度设计
在确定存货采购时,为了防止由于存货过多而造成的积压风险,必须由存货的使用部门即销售部门,根据未来一定时期内的需要量提前通知仓储部门,仓储部门再根据现有的存货的库存量,计算出合理的请购数量,正式提交请购单。
作为原始凭证之一,请购单的设计既要反映经济业务的发生情况,又要明确经济责任。
因此,请购单要根据具体的实际情况进行设计。
具体格式如图表2-1所示。
请购单
三河沿口灰厂
请购部门:
年 月 日购字第号
内容摘要
通用名
规格
计量单位
用途
请购数量
最低储量
现存数量
前次购价
可替代
材料名称
可替代材料数量
需用日期
到货日期
备注
批准：
审核：
会计主管：
制单：
图表2-1请购单凭证的设计
2、订货控制制度设计
采购部门凭被批准执行的请购单办理订货手续时,首先必须向不同的供应商发出询价单,待获取报价单后,进行比较。
初步确定适合的供应商，并准备谈判。
然后，根据谈判结果是否签订购销合同。
确定供应商后，及时订货并传递给财物部、仓储部等部门。
在订货控制制度中，关键控制点主要是对购货询价、签订购销合同和订货单的控制。
对凭证的询/报价单和订货单的格式设计如图表2-2、2-3所示
图表2-2询/报价单的设计如下
询/报价单
单号：
发出日期：
年月日有效期限：
页次：
供货方
购货方
单位名称
单位名称
交货方式
地址
地址
运输方式
联系部门
联系部门
货款结算方式
电话
电话
运费承担方式
序号
通用名
规格
等级
产地
保质期
包装规格
包装单位
计量
单位
数量
无税
单价
税率
最低订量
建议售价
包装处理方式
购货方主管:
询价人:
供货方:
报价人:
图表2-3订货单的设计如下
订货单
订货单号：
订货日期：
年月日 页次：
供货方
购货方
交货方式
单位名称
单位名称
运输方式
地址
地址
销售方式
联系部门
联系部门
付款方式
电话
电话
货款结算方式
发货及发货地址
订货日期及地址
运费承担方式
序号
通用名
规格
等级
产地
保质期
包装规格
包装单位
计量
单位
数量
无税
单价
税率
最低订量
建议售价
包装处理方式
销售折扣：
付款折扣：
总金额合计大写：
购货方主管：
订货人：
采购员：
由于是异地采购，可以将填写完整的订货单传真到供货方，供货方根据订货单内容与购销合同的内容进行核对并发货。
订货单一式两联，第一联转交给仓储部，作为入库商品与发票核对的依据；第二联采购部存档，以便对订货到货情况进查对、分析。
3、货物验收入库制度设计
供货方发货后，通知采购部到指定地点接货。
采购部凭收货人的身份的复印件、供货方提供的货运单和订货单在指定时间、地点提货并及时转到仓储部验收入库。
仓储部对货物的检验包括数量和质量两个方面。
采购员凭供货方提供的发货单、出库单和出厂检验报告，由验收员对货物进行核对。
与订货单核对一致且无质量问题，填写的“入库单”，其格式设计如图表2-4。
入库单
三河沿口灰厂
收货部门：
年 月 日 入库第 号
起运站
车（船）号
进货单号
供应单位
发票号
提货单号
仓库号数
检验凭证号
技术证明号
付款方式：
材料类别
材料编号
通用名
规格
单位
数量
计划成本
实际成本
应收
实收
单价
数量
单价
数量
备注：
仓库主管：
检验：
收货：
核算：
制单：
图表2-4入库单的设计
“入库单”一式四联，第一联仓储部留存登记用；第二联由采购员转到采购部存档；第三联转到财务部，作为支付货款的原始凭证；第四联转交给供货方，作为到货的凭证。
4、支付货款的设计
收款人开户行接到付款人开户行寄来的联行邮划贷方报单和所附第四联托收凭证时，应抽出留存的第二联凭证，同第四联进行核对审查无误后，在该两联凭证上填注转帐日期，即以第二联作为转帐贷方传票入账。
然后，将第四联托收凭证加盖转讫章作为收款通知交给收款人。
（三）凭证流转程序设计
1、采购申请手续及凭证流转程序图如2-5
审批部
⑵批准
采购部（4）确认采购数量仓储部⑶签字确认财务部
（凭审批后的请购单开始采购）（留请购单第一联存档）
⑴申请采购
销售部
图2-5采购申请手续示意图
2、订货和验收入库环节手续及凭证流转示意图
（1）签订购销合同并订货 采购部 （3）通知到货 车站（或码头）
供货方
（留订货联第二联）
（2）发货 （留订货单第三联）（4）提货
（5）（7）
验入
收库
入单
库第
三
联
（6）入库单第二联、发货单第四联
财务部仓储部
（登记入帐） （留订货单第一联、入库单第一联）
图2-6订货和验收入库环节手续及凭证流转示意图
三、销售业务环节内部会计控制制度设计
（一）结算方式的选择
公司现在经营的产品销售主要是面对全国市场，以现销为主。
结合公司的实际情况，为了保证货款足额安全的回收，采用现销制，并以汇兑方式结算。
（二）销售业务与收款的内部控制制度设计
1、销售业务的准备阶段
销售部门与购货方建立初步购销意向，是销售业务的准备阶段。
我公司的销售模式是大批量对外销售，具体方式是在全国各省市寻求代理商，引导代理商占领市场并帮助其组织分销。
因此，销售部门与代理商签订省（或市）级代理后，再就市场的需求签订购销合同，这才是销售业务的开始。
2、发货申请表的内控制度设计
由于公司采用异地提货制，即先付款再到指定地点提货，因此，购货方必须先委托银行将货款汇到供货方公司的开户银行，开户银行通知公司财务部收款，销售人员据收账通知单填写一式二联的发货申请表，经财务主管签字并由审批部门批准后，方可转到客服部准备发货。
发货申请表
三河沿口灰厂
申请地区：
代理商：
申请日期：
申请人（签字、盖章）：
品名
规格
数量
单价
金额
收货地址
邮编
收件人
联系电话
附汇款汇单（传件）
审批部：
销售部：
财务部：
经理：
图4-1发货申请表的设计
3、发货环节的内控制度设计
审批部门批准发货申请后，销售部就可填写一式四联的发货单，由财务主管审核后，转到客服部准备发货，留第四联发货单存档。
购货方必须提供购货单位的三证一照（即营业执照、生产许可证、税务登记证、组织机构代码证），且加盖购货单位公章。
客服部凭发货单第一、二、三联和购货单位的证照才同意发货，并转到仓储部门准备发货。
客服部留发货单第三联存档备查。
仓储部门据发货单第一联，填制一式三联的出库单。
仓库留出库单第一联登记仓库保管账；将发货单第二联和出库单第二联随货发给供货方；发货单第一联和出库单第一联转到财务，作为记帐的原始凭证。
发货环节主要的原始凭证是发货单和出库单。
具体设计如下图4-1、4-2。
发货单
三河沿口灰厂
发货单：
填写日期：
订货单号：
订货日期：
页次：
供货方
购货方
合同号：
编码
编码
交货方式
单位名称
单位名称
运输方式
地址
地址
销售折扣
联系部门
联系部门
付款方式
电话
电话
付款折扣
发货日期
发货日期
货款结算方式
发货地址
发货地址
运费承担方式
序号
通用名
规格
等级
产地
保持期
包装规格
包装单位
计量
单位
数量
无税
单价
税率
税额
含税总额
包装物处理方式
销售方式：
合计：
总金额大写：
备注：
记帐：
发货仓库：
发货人：
填表人：
图4-1发货单的设计
出库单
三河沿口灰厂
经办部门：
年月日出库第号
序号
通用名
规格
包装
单位
数量
计划单价
金额
用途
合计
仓储主管：
发货人：
保管：
财务：
制单：
图4-2出库单的设计
4、货款的结算
产品发出后，向客户开具销售发票，既是企业销售实现的标志，也是向客户收取货款的依据。
发票的控制关键是要设专人专职负责发票的收发，分离职责，即收款与开发票分离。
（三）销售业务环节凭证流转示意图
1、销售业务与收款环节的凭证流转及会计处理
审批部
（1）与购货方签订购销合同（4）填写发货表 销售部
（5）批准发货（留发货单第一联存档）
（6） 准备发货
客服部
（留发货单第二联存档）
（7）通知发货
（9）发货单第四联和出库单第三联
财务部仓储部
（登记入帐）
（2）支付货款（编出库单，第一联存档）
（10）给购货方开销货发票（8）发货
购货方
（收到发货单第三联和出库单第二联）
四、结束语
内部控制制度不是一项独立的制度，其精神和要求一般贯穿于各项管理制度之中，对各项制度的健全完善和有效执行起保护性作用。
内部控制制度的范围应当涉及企业的各种经济业务，尤其是购销业务的内部会计控制，关系到企业的生存发展，对这三个环节的设计范围越广泛，控制越严密，作用也就越大。
完善的内部会计控制制度,可以提高企业的经济效益，降低经营成本。
加强购销业务各环节的控制，对防范企业的经营风险，防止营私舞弊,保护资产的安全完整,有着不可忽视的作用。
希望通过对三河沿口灰厂购销业务的设计，能够对该公司在购销循环的
内部控制与核算方面有所帮助，使企业内部各环节的控制能够更加严密，提高经济效益。
参考文献
[1]李凤鸣.《会计制度设计》.北京：
北京大学出版社，2002年
[2]虞文钧.《企业内部控制制度》.上海：
上海财经大学出版社，2002年
[3]徐杰.《采购与仓储管理》.北京：
北京交通大学，2004年
[4]罗先和.《财务会计学 》.大连：
东北财经大学出版社，2005年
[5]栾甫贵.《会计制度论》.大连：
东北财经大学出版社，2004年
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