共享办公智能化解决方案docx.docx
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共享办公智能化解决方案docx
共享办公智能化解决方案
2020年1月
1
建设原则....................................................................
4
2
总体设计....................................................................
6
2.1
技术路线....................................................................................
6
2.2
网络拓扑....................................................................................
7
2.3
系统架构....................................................................................
7
3
硬件配置规划..........................................................
10
4
软件功能设计..........................................................
11
4.1
访客预约系统..........................................................................
11
4.1.1
预约登记......................................................................
11
4.1.2
后台审批......................................................................
11
4.2
会议管理系统..........................................................................
12
4.2.1
会议预订管理..............................................................
12
4.2.2
变更会议安排..............................................................
13
4.2.3
会议邀请......................................................................
13
4.2.4
会议室未预约管理.......................................................
13
4.2.5
会议室预定展示...........................................................
13
4.2.6
会议提醒......................................................................
13
4.2.7
数据对接管理..............................................................
14
4.2.8
会议室管理..................................................................
14
4.2.9
会议室使用规则配置...................................................
14
I
4.2.10
会议室积分配置...........................................................
14
4.3
费用管理系统..........................................................................
15
4.3.1
收费配置......................................................................
15
4.3.2
费用核算......................................................................
15
4.3.3
用户微信支付..............................................................
15
4.4
智能会议室管理......................................................................
15
4.4.1
无线投屏......................................................................
15
4.4.2
远程会议......................................................................
16
4.4.3
显示设备......................................................................
16
4.4.4
背景音乐......................................................................
16
4.4.5
智能管控......................................................................
16
4.4.6
路演区..........................................................................
17
4.5
门禁管理..................................................................................
17
4.6.1
门禁管理......................................................................
17
4.6.2
考勤管理......................................................................
17
4.6.3
出入记录......................................................................
17
4.6.4
组/部门权限配置.........................................................
17
4.6
智能管控..................................................................................
18
4.7.1
工作时间配置..............................................................
18
4.7.2
非工作时间配置...........................................................
18
4.7.3
隐私模式配置..............................................................
19
II
4.7.4会议室一体化配置19
4.7基础配置管理19
4.8.1空间管理19
4.8.2所属组设置19
4.8.3用户管理19
4.8.4设施管理20
4.8.5积分管理20
4.8.6二维码管理20
4.8.7审批流程管理20
4.8.8邀请函模板管理20
III
1建设原则
整个软硬件系统需具有先进、实用、稳定、可靠、安全、易用、易扩展、
易兼容等特征。
本项目采用前沿的先进技术，全面提升分析运算速度、分析准
确性和场景适应性，有效构建全方位的事前预定、门禁联动、环境控制、事后
评价的智能化会议管理和访客预约系统。
在复星国际中心20层构建一个智能、舒适、便捷和高档次的共享办公环境。
先进性与实用性
系统平台使用先进的技术，符合业内标准，可以在相当长的一段时间内保持系统技术先进性不落后，并具有较大扩展余地，在保证系统整体结构、操作系统平台、软件平台、应用功能等全面总体先进的前提下，整合多种先进的技术平台。
系统开发尽可能采用实用成熟的计算机开发技术，功能设计合理。
稳定性和可靠性
稳定性和可靠性是整个系统能够长时、持续、正常运行的根本保证，同时也是衡量系统建设质量的重要依据，且系统界面友好，用户能够在较短的时间内学会系统使用掌握全部功能。
系统架构易于理解，界面简单实用，功能强大，管理方便简洁易于维护。
同时提高系统的综合处理能力、保障系统的高稳定性运行，考虑到系统数据信息随时进行备份和更新，即使系统崩溃也能够保证在短时间内完成数据和系统的恢复。
安全性与易用性
详细记录系统安全审验，用户登录验证及权限管理，用户在预先设置的权限内进行查询编辑等操作。
在保证系统安全的前提下充分考虑实际运行和操作的简单化、标准化。
4
扩展性和兼容性
系统必须具有良好的可扩展性和可扩充性，能够通过适当增加模块，适应
系统规模扩张要求，达到良好效果而不会造成浪费；系统设计还考虑了不同分
系统之间具有良好的兼容性。
5
2总体设计
共享办公大楼会议室资源共享整合，建立一套现代化的多媒体会议管理系统。
入口处设计人脸识别门禁和二维码识别，一楼前台设置人脸识别登记，访客可在前台登记也可通过微信端远程预约登记，实现访客预约与门禁智能联动管理。
多媒体会议管理系统通过整合：
包括显示系统，音响扩声系统、远程视频会议系统、会务预约及信息发布系统、人脸识别及门禁联动、灯光智能控制系统、插座智能控制。
易设施会议管理系统将以上各子系统与整个会议环境有机的结合成为一个整体，实现共享办公会议的智能化管理。
2.1技术路线
需求分析
实地调研
可行性分析
系统设计
硬件选型功能开发接口开发
功能测试
系统集成与测试
用户培训和可用性测试
系统初始化和试运行
系统上线
6
2.2网络拓扑
在本地部署一台服务器实现私有云平台部署，以招标公司名义注册微信公
众号实现访客预约和会议预定的移动端入口。
互联网
易设施平台
数据边界
防火墙
微信应用后台管理端
二维码
人脸
远程
识别
会议
核心交换机
物联网
网关
数据边界
传感器
灯光插座
控制控制
访客预约系统会议管理系统费用管理系统门禁管理系统
2.3系统架构
共享办公系统是基于B/S架构设计的多媒体智能化的集成性系统，系统数
据基于TCP/IP网络平台,实现分布式多模块性智能化管理,支持RTMP、RTSP、TS、UDP等流媒体协议直接到共享办公系统播放（格式支持:
WMV、AVI、ASF、MKV、TP、TS等）、支持MP3、MPEG、AAC-LC、WMA等音频文件播放、支持BMP、GIF、JPG图片展示,基于WEB页面自定义广告模板制作,屏幕区域自有分
隔、屏幕内容自有组合随意更改。
共享办公系统是基于PC与微信端数据信息交互实现智能化办公软件,通
过访客预约系统可实现访客（固定员工与临时人员）与门禁的智能联动，无感开
门和无感考勤。
通过会议预约系统在实现会议室占用情况、会议室预定、电子
签到、费用管理、积分管理、远程会议、会议共享、共享屏幕等功能。
通过费
7
用系统有效管理共享资产配置和租赁费用。
通过共享办公系统中显示管理信息
发布系统可远程将编辑好的图片、视频、音频等传输到终端播放等。
用户端设
计为基于统一的微信公众号作为统一入口以提升用户体验。
8
9
3硬件配置规划
服务器
会议管理系统
访客预约系统
电子水牌+55英寸会议交互平板
人脸识别门禁MAXHUB
电子水牌+55英寸会议交互平板
人脸识别门禁MAXHUB
2套电子水牌+
激光超短焦投影仪
人脸识别门禁
电子水牌+55英寸会议交互平板
人脸识别门禁MAXHUB
电子水牌+55寸会议交互平板
激光超短焦投影仪
人脸识别门禁移动式MAXHUB
电子水牌+55英寸会议交互平板
高清投影机扩音系统
人脸识别门禁移动式MAXHUB
访客预约系统
5号会议室
6号会议室
3号会议室
2号会议室
1号会议室
路演大厅
一楼前台
物联网网络
灯控和插座控制
灯控和插座控制
灯控和插座控制交换机
灯控和插座控制
灯控和插座控制交换机
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4软件功能设计
4.1访客预约系统
4.1.1预约登记
微信端设计访客预约功能：
访客可自行录入人脸照片、访客信息及被访问人，打通部署在一楼的立方人脸识别闸机，系统将人脸特征信息提交给立方人脸识别系统进行匹配验证，通过则上传照片和信息，不通过则需要访客重新提交人脸照片。
一楼前台设置访客登记功能：
访客到一楼前台登记人脸照片和被访者信息。
4.1.2后台审批
访客预约信息传递到被访者微信端，可审核通过或拒绝，审核状态将反馈给访客。
审核通过的访客信息传递给立方门禁系统，访客通过道闸时实现无感开门。
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4.2会议管理系统
4.2.1会议预订管理
用户在微信端可自行查询会议室占用情况、空闲情况,进行会议室预定；
亦可在大厅前台进行会议室的查询和预约；会议预定人需输入或前台登记人脸
特性和个人信息进行会议室预定，会议时可通过刷脸或扫二维码进入会议室，
参会者可通过刷二维码进入会议室，并自动实现电子签到。
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4.2.2变更会议安排
用户可以在微信端进行日程安排变更（查看已经预定的会议室的参会名单，
再次邀请参会人员，取消预定等）。
确认变更后，会议发起者会收到变更成功
通知，其他所有参会人员会收到相应变更内容信息的推送。
4.2.3会议邀请
通过转发微信给参会者，可以邀请本次参与会议的外部参与者。
预定成功
时会议发起人会收到预定成功的通知信息，被邀请参与者也会收到会议通知，
预定失败则向会议发起人推送预定失败原因。
被邀请人可以通过微信端接受会
议发起人的会议邀请，可以进入微信端查看会议日程。
4.2.4会议室未预约管理
在会议室没有预定的情况下，若有人进入会议室，屏幕会字幕提醒用户进
行预约。
持续一段时间未预约，系统会发送信息给运营人员。
4.2.5会议室预定展示
会议室预定情况/使用情况通过智能会议室预定PAD进行展示。
4.2.6会议提醒
会议开始前半小时会进行会议提醒，会议结束前五分钟会在屏幕进行续订
提醒。
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4.2.7数据对接管理
大厦员工信息、访客信息与参与会议人员数据对接，达到全楼人员数据一
致的目的。
会议管理系统与微信进行对接，以达到信息通知的功能。
4.2.8会议室管理
展示和管理所有的会议室位置、名称等基本信息。
4.2.9会议室使用规则配置
根据会议室的使用规则（如:
给每个会议室设置使用人数权限,未达到人数
时建议不要使用该会议室、设置会议室使用类型等）。
根据用户输入人数和类
型后智能化推荐可使用的会议室。
4.2.10会议室积分配置
可设置每个会议室使用多长时间可获取多少积分，每个会议室使用每小时
可用积分进行兑换。
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4.3费用管理系统
4.3.1收费配置
设置会议室使用费用（如会议室每个时间段费用等），用于在计算费用时提
供基础支撑。
4.3.2费用核算
根据收费配置，在用户预定会议室时计算出费用，供用户支付和后续结算。
4.3.3用户微信支付
用户可通过微信支付会议室预定使用费用。
4.4智能会议室管理
4.4.1无线投屏
通过无线投屏器，可以将手机或者PC上的内容直接投屏至会议室的显示
设备上；同时可以实时共享PC上的各种资料，也可实时共享屏幕。
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4.4.2远程会议
通过远程会议云平台发起远程视频会议，远程会议可实现和复星视频会议
系统互通（用户可以通过输入会议室编码的方式共同加入会议，实现远程的视
频会议、PC端可以不安任何软件，通过浏览器接入、手机端可以通过拨打SIP
电话手机接入）。
在远程视频会议的同时实现异地屏幕共享。
视频会议发起时自动开启，在会议中起到收声和发声功能。
4.4.3显示设备
共享会议室显示屏能触屏控制。
4.4.4背景音乐
路演区有背景音乐，扩音话筒等设备，背景音乐系统能满足播放音乐，人
工语音通知等功能。
4.4.5智能管控
通过云网关接入智能照明系统，联动会议预约信息智能化控制照明，包括
灯光控制、定时开关照明、自动时控、人工控制，可根据会议时间调节照明明
暗度及定时自动开关照明。
通过云网关接入智能插座系统，联动会议预约信息智能化控制插座，包括
插座控制、定时通断电源、自动时控、人工控制，可根据会议时间定时自动通
断插座。
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4.4.6路演区
至少满足100人以上开会需求，包括投影机、投影幕布、扩音器等设备。
4.5门禁管理
4.6.1门禁管理
记录所有门禁设备，为配置门禁权限和发卡、下卡作为数据支撑。
4.6.2考勤管理
将人员中属于固定人员（员工）每天访问的第一次和最后一次数据进行处
理，提供基础的考勤凭证。
4.6.3出入记录
记录汇总用户的每一次出入行为（时间、地点、开门方式）。
4.6.4组/部门权限配置
配置组和部门的门禁权限，使组内人员都可以进出门禁。
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4.6智能管控
4.7.1工作时间配置
会议室在工作时段内，其中的智能设备：
包括灯光、视讯一体机、音频一
体机、大屏等保持通电工作状态。
当会议室无人预定时，灯光会变为正常光亮的30%（如果采取的是两组灯
光组合模式，节能状态会关闭一组灯光）。
4.7.2非工作时间配置
非工作时间段，会议室会进入强节能模式。
会议室被预定，在会议开始前10分钟，会议室中的包括灯光，会议一体
机，麦克风，大屏等进入通电状态，让会议室处于正常工作状态。
当会议结束，
会议室感应到持续无人15分钟在会议室中时，会关闭会议室中所有设备。
当会议室没有被预定但用户进入会议室时，会议室会开启所有设备，让会
议室进入正常工作状态；当用户离开会议室超过15分钟，会议室关闭所有设
备。
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4.7.3隐私模式配置
会议室在用户预定时段内，会自动进入隐私模式，隐私膜处于不透明状态，
当会议室处于无预约状态，隐私膜恢复透明状态。
4.7.4会议室一体化配置
会议室控制主机能在会议前自动控制室内设备自动开启，包括：
照明、投
影机或显示屏、扩音器、远程会议设备、门禁等设备。
4.7基础配置管理
4.8.1空间管理
可以正常建立企业，设置企业部门，按部门管理成员；设置企业门禁组权
限。
4.8.2所属组设置
设置组名称，可往组内加入人员并与门禁进行绑定。
4.8.3用户管理
新增固定人员（基本信息）段、分部门访问权限。
用户离职，管理员只需要从后台删除ID，即可消除用户在场地内的权限，
确保场地安全，最后并记录出入情况。
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4.8.4设施管理
添加和管理设施，如：
会议室、门禁等
4.8.5积分管理
配置积分使用规则，用户初始积分手工维护。
4.8.6二维码管理
二维码与门禁相关联，每次由访客/中介申请审核通过后生成。
4.8.7审批流程管理
访客、中介到达一楼大堂后，在设备上填写姓名、手机号、所属单位、被
访人姓名、单位等信息并录入照片，设备会立即将信息发送给被访人，被访人
同意后，访客、中介信息秒级同步至写字楼内的人脸识别设备，访客、中介可
以“刷脸”进入写字楼，过期失效；如果被访人选择“拒绝”，则访客、中介
无法使用“刷脸”方式进入写字楼。
4.8.8邀请函模板管理
设置邀请函模板的样式（如:
颜色、字体大小、邀请函语句等）。
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