财务软件手册1031总帐.docx

财务软件手册1031总帐.docx

《财务软件手册1031总帐.docx》由会员分享，可在线阅读，更多相关《财务软件手册1031总帐.docx（77页珍藏版）》请在冰豆网上搜索。

财务软件手册1031总帐

前言

鹏达财务软件（V3.0版）是鹏达软件开发有限公司的开发者们集多年会计电算化的经验，结合深圳和厦门经济特区企业会计核算需求，在Windows9X/2000/XP平台上开发成功的，在深圳和厦门特区拥有广泛的用户。

本系统操作简便、功能全面，不仅能适应一般会计核算的要求，而且能满足高层管理人员对管理信息的要求。

为让用户更好地使用这套软件，我们组织编写了这份<<用户手册>>。

本手册详细地介绍了鹏达财务软件的操作流程和各个功能的使用方法，使之成为使用鹏达财务软件的良好工具。

对于本系统中的一些灵活有效的管理功能，以及会计电算化应用中的一些专门方法，在本手册中我们专门设置了几个专题来阐述。

鹏达软件用户手册编写组

一九九八年二月

目录

第一篇基础部分1

绪言1

0.1系统运行环境1

0.2鹏达财务软件的安装1

0.2.1应用环境安装1

0.2.2应用软件的安装2

0.3如何使用本手册2

0.4小结2

第一章对系统的快速了解3

1.1系统功能3

1.2系统运行次序3

1.3系统一般操作4

1.3.1窗口的基本操作4

1.3.2如何获得帮助6

1.3.3如何使用键盘和鼠标6

第二章电脑会计制度设计9

2.1帐户体系设计9

2.1.1了解系统的设计思想9

2.1.2往来帐户的使用和往来帐管理10

2.1.3部门帐户的使用和部门管理13

2.1.4项目帐户的使用和项目管理15

2.1.5帐户设计原则17

2.2会计信息报告体系设计17

2.2.1会计报告分类17

2.2.2确定需要的会计报告18

2.2.3设计会计报告的格式及数据来源18

2.3内控设计18

2.3.1内控分类18

2.3.2内控设计的内容19

第二篇总帐报表处理系统21

第三章系统设置----系统初始化21

3.1系统参数设置21

3.2帐户体系设计23

3.2.1会计科目设置23

3.2.2货币档案设置24

3.2.3往来、部门、项目档案设置24

3.3系统初始化25

3.3.1初始数据录入25

3.4初始数据试算表25

3.5关闭初始化25

第四章凭证处理27

4.1凭证填制27

4.2凭证审核30

4.3凭证记帐31

4.4凭证汇总31

4.5凭证查询31

第五章帐簿输出33

5.1三栏明细帐33

5.2数量金额明细细帐34

5.3多栏明细帐34

5.4科目总帐35

5.5数量总帐36

第六章报表处理37

6.1概述37

6.2报表基本概念37

6.3报表工具条各功能说明39

6.4报表格式设置40

6.5取数公式设置41

6.5.1帐上取数函数41

6.5.2表内表间取数函数43

6.6现金流量表编制43

第七章期末帐务44

7.1期末汇率调整44

7.2结帐凭证编制44

7.3期末结帐45

第三篇其他内容45

第八章设置凭证及出入库单据格式45

8.1格式设置概述45

8.2如何设置单据记录体47

8.3如何设置标签48

8.4如何设置页面格式49

附录51

附录一:

操作规程51

附录二系统启用前的数据准备52

第一篇基础部分

绪言

欢迎您加入到一个不断增长的计算机软件用户团体----鹏达软件的应用者行列。

鹏达总帐系统是厦门鹏达财务软件有限公司的开发者们集多年会计电算化的经验，结合深圳和厦门经济特区的企业会计核算需求而开发成功的，在深圳和厦门特区拥有广泛的用户。

本系统操作简便、功能全面，不仅能适应一般会计核算的要求，而且能满足高层管理人员对管理信息的要求。

0.1系统运行环境

1、硬件配置

硬件

最低配置

建议配置

CPU

486DX2/66及以上

586/166

内存

8M以上

16M

硬盘

20M以上自由空间

50M以上自由空间

显示器

VGA

SUPERVGA

显示卡

VGA卡

真彩卡

打印机

各种类型的打印机

鼠标

各种类型的鼠标

2、软件配置

操作系统Windows95中文版，WindowsNTWorkStation中文版

网络环境WindowsNTServer，NovellNetWare

0.2鹏达财务软件的安装

鹏达软件的安装分为两个部分，一是安装运行环境，二是应用软件的安装。

0.2.1应用环境安装

应用环境有四张软盘，您只须按如下步骤进行：

1、将光碟插入光盘驱动器中。

2、在Windows95桌面中，单击左下角的“开始”按钮，在菜单中选择“运行”命令。

3、在命令行中输入D:

（光盘驱动器）\Setup.exe，并按回车，或按〈确定〉铵扭。

4、安装系统自动完成运行环境的安装。

若您同时购买了鹏达软件的多个系统，应用环境只需要安装一次即可。

0.2.2应用软件的安装

应用软件的安装与应用环境安装一样，需要在Windows95桌面中，单击左下角的“开始”按钮，在菜单中选择“运行”命令，运行“D:

（光盘）\Setup”，然后按屏幕上的提示，输入安装目录，然后即可安装本系统。

0.3如何使用本手册

1.本手册使用符号说明：

★重要信息

●补充说明信息

<>功能键或其他键

<<>>报表名称

〖〗档案的项目名称或输入项目名称

【】菜单功能

2.本手册内容介绍：

本手册分为三个部分，另加三个附录。

各部分的内容提要以及对各部分如何使用简要说明如下：

第一部分：

系统启用前的准备

本部分包括前三章，第一章介绍了鹏达总帐系统的功能表、系统的运行次序、系统的一般操作方法等内容；第二章介绍了本系统中电脑会计制度的设计方法；第三章介绍了启用本系统前的数据准备工作。

实施会计电算化，会计制度的设计是非常关键的一步，尤其是帐户体系的设计尤为重要。

在本部分中我们对与会计电算化相关的会计制度的设计内容，结合鹏达总帐系统来谈我们的体会，以使您对鹏达总帐系统的设计有更深入的了解。

这部分您必须详细阅读并力求理解，当然这对于您并不难。

了解了这一部分，对整个系统基本上就有了一个较为深入的认识，对于高水平地使用本系统就已经打下了一个坚实的基础。

第二部分：

总帐系统操作说明

本部分详细介绍了总帐系统各个功能的使用说明。

对于本部分您不必要逐行详细阅读，这部分给予您的是一种这样的工具，只是在您操作中遇到了不可理解的小难题时作为查阅使用，就象您阅读小说不必要先阅读一遍字典一样。

在系统运行中的在线帮助基本上已经提供了本部分的全部内容。

第三部分：

其他各子系统的说明。

附录：

附录部分提供了操作规程以及您在操作过程中可能遇到的错误及错误的排除方法。

这部分是作为使用中的参考而提供给您的。

0.4小结

在绪言部分我们向您介绍了鹏达财务软件的设计思想、系统的简要介绍和对本手册的介绍。

通过阅读这部分，您已经对鹏达财务软件有一个大致了解，并且已经知道了本手册的使用方法。

好了，现在您可以按照本手册的介绍结合您自己的情况开始下一部分的学习了。

第一章对系统的快速了解

1.1系统功能

鹏达系列财务软件所提供的功能与您的智慧相结合，可建立非常完善的电脑会计信息系统。

一个会计信息系统仅能完成日常的会计处理业务，已不能适应逐渐完善的市场经济环境，所以鹏达总帐系统除了完成凭证->帐簿->报表->结帐的所有业务外，还提供有丰富实用的辅助管理功能以适应高水平会计人员的需要。

丰富的辅助管理功能使鹏达财务软件超越了停留在核算层次的同类产品，而使会计电算化进入了管理会计层次。

１、会计循环

处理凭证->帐簿->报表->结帐循环是鹏达总帐系统的基本功能，本部分遵循财务会计的一般原理，按照财务人员的处理习惯而设计。

本部分使用后，日常的会计业务仅仅是需要会计人员根据原始凭证在电脑上填制记帐凭证即可，以后的登帐、帐簿输出以及报表都由电脑自动完成，所以本部分达到了会计电算化的初始目的，即解放财务人员。

２、往来帐管理

我们将实际工作中总结的往来帐管理经验应用于本功能的设计，使往来帐管理更切合于实际的需要。

在往来帐管理中除了自动进行往来帐核销外，还能反映每一笔往来业务的余额和它的变化过程。

为加强往来业务的管理，还可进行帐龄分析，还可以查询某一单位往来业务的详细情况以了解该单位历史上的信用情况。

３、部门管理和项目管理

责任会计的引入使鹏达总帐系统具有强大的管理会计功能。

我们最初考虑部门帐的使用范围是费用中心的建立，旨在反映各管理职能部门的费用控制业绩。

通过不断的发展和完善，本系统的部门管理可以完成各种责任中心的业绩考核。

在部门帐的完善过程中，我们设计了项目管理功能。

项目管理是根据部门管理功能发展而来的，可以建立更为灵活的责任会计系统。

除此之外，本系统的项目还可以对许多需要进行专题核算的项目进行管理，如新产品开发、在建工程、商品流通企业每一单业务的收支核算等等。

４、辅助帐的交叉核算

当您在管理上需要了解某一个往来单位各个项目（合同）的业务情况，您就需要在相应科目上设置往来和项目核算。

在本系统中您可以对一个科目同时设置往来、部门和项目辅助帐的核算方式，这对管理上要求较高的企业特别有效。

1.2系统运行次序

第一步：

系统设置和系统初始化，系统初始化包括系统参数设置、帐户体系设计、初始数据登录，然后关闭初始化。

第二步：

日常帐务，包括凭证填制、凭证审核、凭证记帐、凭证汇总、凭证查询等内容。

第三步：

帐表输出，包括各类基本帐簿和往来、部门和项目辅助帐簿的查询和打印，以及各种报表的查询和打印。

第四步：

期末帐务，包括期末汇率调整、结帐凭证编制和期末结帐。

期末业务处理后进入下一个会计期间，再从第二步开始下一个会计循环。

以上各步图示如下：

1.3系统一般操作

1.3.1窗口的基本操作

1.3.1.1一般屏幕格式

屏幕一般格式如下图：

屏幕格式中各部分说明：

1、标题条

标题条是屏幕上第一行的内容，列出窗口的标题。

2、菜单条

菜单条是屏幕上第二行的内容，列出对应本窗口的操作菜单。

菜单条中的内容随处理窗口的不同而改变。

3、工具条

工具条是屏幕第三行的内容，列出一系列快捷按钮，来进行本窗口的各项操作。

以简化操作过程，提高操作速度。

工具条中的按钮与菜单中提供的功能操作是一致的。

工具条中所包括的内容也是随着处理功能窗口的不同而改变。

若不想显示工具条，可在从‘窗口’菜单中选择是否显示工具条。

4、主体部分

主体部分在工具条和状态条之间，是本窗口的内容，如帐簿、报表、凭证清单等。

5、状态条

状态条是屏幕的最下一行所显示的内容。

状态条分四个部分，第一部分用于显示工具条中按钮功能的详细说明、当前的操作状态；第二部分显示使用单位的公司名称；第三部分显示当前会计期间；第四部分显示当前操作员姓名等信息。

若不想显示状态条，可在‘窗口’菜单中选择是否显示状态条。

1.3.1.2对话框

对话框是由一系列输入或选择项组成的询问窗口，由用户输入或选择。

对话框里的选择项很多都有一个默认值。

对话框一般要求执行确定或取消后才能进行其他工作。

对话框的一般格式如下：

对话框中常用要素的说明：

标题：

对话框的标题

文本输入框：

可在其中输入和修改字符、文字和数字。

文本输入或获取框：

与文本输入框一样，可在其中输入和修改字符、文字和数字。

与文本输入框不同的是在输入框右边有一个获取按钮

，按这个按钮可以获取相应的资料。

本输入框一般用于有预设档案的输入，如摘要、科目代码、往来代码、部门代码等等。

对话框关闭按钮：

按这个按钮可以关闭对话框，相当于按“取消”命令按钮。

命令按钮：

对话框中一般都有“确定”和“取消”两个命令按钮，当然在不同情况下也可能有其他的命令按钮以执行相应的操作。

单选钮：

在一组选项中，只能选择一项。

用鼠标单击单选纽，表示选中。

项目前面的白色圈内存在黑点的表示选中。

下拉列表框：

点中下拉按钮之后，出现下拉列表，可在列表中点取需要的选项。

点中之后，该选项出现在下拉框中。

数字输入框：

在输入框内只能输入整数，可以通过输入框右边的上下箭头来增减数字值。

复选框：

在一组选项中，可以选择多项。

用鼠标单击多选框，表示选中。

项目前面的白色方框内有一个“√”号表示选中。

在对话框中通过鼠标可以选择对话框的各种选择项。

如果使用键盘，按Tab键可在对话框的各选项中正向循环移动，按Shift+Tab键可在对话框的各选项中逆向循环移动。

1.3.2如何获得帮助

1.3.2.1使用帮助主题

1、使用“目录”标签

在进入帮助目录时可以看到图标

，表示此帮助目录项下存在下级内容可以展开。

双击带有这个图标的帮助目录项，出现该目录的所有下级目录项。

在有的帮助目录前有图标

，表示单击它可以直接打开相关帮助正文。

进入帮助正文中有的文字显示为绿色，这样的文字称为热点。

把鼠标指针移动到热点上时，鼠标指针变成手状，单击鼠标可查看相应内容。

2、使用“索引”标签

单击“索引”标签后，显示帮助主题。

在列表中列出所有本系统的名词。

双击所选择的名称或在输入框中输入要查找的名词后单击打开按钮，可以打开相应的帮助正文内容。

1.3.2.2使用F1键

在本系统操作过程中，按下F1键则弹出“帮助主题”窗口，可在其中查找帮助内容。

如果要寻求某个功能的帮助，则进入该功能，然后按下F1键，将调出相关帮助内容。

1.3.3如何使用键盘和鼠标

1.3.3.1鼠标基本操作

鼠标的左键和右键有不同的作用。

一般把左键设为主按钮，按下左键执行正常选定等操作；按下鼠标右键后弹出快捷菜单，快捷菜单中是和鼠标指针当前位置有关的菜单操作。

使用的鼠标操作方式有：

单击鼠标：

按下鼠标器左键，然后立即放开。

单击鼠标用于光标的定位、选择下拉框的选择、选项框的标识等。

双击鼠标：

指接连快速地按两次单击鼠标左键。

如果触发速度不够快，双击变成两次单击。

双击一般用于执行某个动作。

用户可以通过Windows95系统设置两次点击鼠标的间隔。

按鼠标右键：

用于弹出当前位置相关的快捷菜单。

拖动：

按下鼠标器左键不放，然后移动，可将某个对象移至指定位置。

比如在本系统中凭证格式设置时需要利用鼠标的拖动功能。

1.3.3.2鼠标指针形状的变化

在不同情况下，鼠标指针形状会不一样。

不同的鼠标指针形状表示系统在不同的状态，或鼠标正在完成的不同任务。

例如，当您把鼠标指针放在编辑栏内时，指针形状变成

形，表示在编辑栏内通过鼠标改变插入点位置和输入文本。

而当您在窗口边缘上移动鼠标指针时，指针形状变成双向箭头，它表明可以改变窗口大小。

当鼠标指针在标题栏中时，按住鼠标左键可拖动窗口，松开后窗口定位。

在标题栏中双击鼠标按钮可使窗口变成最大；再次双击鼠标左键可使窗口缩小。

有关窗口的操作可参阅Windows95操作手册。

下表列出您在使用本系统时将会遇到以下鼠标指针形状：

一般情况下

在报表操作中

等待时（用户不能进行任何操作）

在文字编辑框中时

在主工作台上指向一个热点时

在窗口边框线上时，拖动鼠标指针可改变窗口高度或宽度

在数据网格中，如报表和帐薄中，当鼠标指针在两列之间时，可以通过拖动改变列宽

在数据网格中，如报表和帐薄中，当鼠标指针在两行之间时，可以通过拖动改变行高度

1.3.3.3如何用鼠标或键盘选取编辑项

将鼠标指针移动到想要选取的单元格上，单击鼠标即可选取这个编辑项。

下面列出如何用键盘上的光标移动键来选取单元格：

键作用

光标到下一个控制项

<←>光标左移

<→>光标右移

<↑>光标上移

<↓>光标下移

查询数据时，到上一屏；

查询数据时，到下一屏；

查询数据时，到当前行的第1个单元；

查询数据时，到当前行的最后一个单元；

1.3.3.4如何用鼠标或键盘选取菜单

1、用鼠标选取菜单

单击菜单栏中的任意一项，该菜单项变为兰色，表示被激活。

同时出现一个下拉菜单，列出可以使用的菜单命令。

变灰的菜单命令表示当前无法执行。

把鼠标指针移到想执行的命令上，该命令条被激活变成兰色，点击鼠标即可执行该命令。

在菜单外任意位置单击鼠标即可关闭下拉菜单。

2、用键盘选取菜单

同时按下Alt键和某个特定的字母（在菜单项后面括号内标有下划线的字母）后，该字母对应的菜单项被激活变为兰色，同时出现下拉菜单，列出可以使用的菜单命令。

可以用光标移动键和在菜单栏中移动。

在下拉菜单中用光标移动键和移动要执行的命令上，回车即可执行该命令。

变灰的菜单命令表示当前无法执行。

按Esc键可关闭下拉菜单。

第二章电脑会计制度设计

当您对本手册前面的内容了解之后，就要开始进行会计电算工作的第一步----电脑会计制度设计。

实现会计电算化，设计一套良好的电脑会计制度是非常重要的工作。

会计制度设计是一项非常复杂非常专业化的工作，其内容涉及企业经营管理的各个方面。

它是企业会计核算与管理的统一规程，包括一系列的准则、方法、程序和规定。

本手册就与会计电算化相关的有关内容结合鹏达总帐系统进行阐述，让您更深入地了解本系统的设计思想，更高层次地运用鹏达总帐系统。

我们认为与会计电算化相关的会计制度设计有三个方面的内容，1.帐户体系设计；2.会计信息报告体系设计；3.内控制度设计。

在以下的各部分中我们将按这三个方面的内容对电脑会计制度设计进行阐述。

2.1帐户体系设计

2.1.1了解系统的设计思想

进行帐户体系的设计，首先须了解您将要使用的电脑会计系统在帐户处理方面的规定和原则，这是帐户设计的基础。

对于鹏达总帐系统，您可以从以下几个方面来了解本系统对帐户的处理：

1.帐户体系的构成

前面已经说过，鹏达总帐系统除了完成凭证->帐簿->报表->结帐的所有业务外，还提供有丰富实用的辅助管理功能（往来帐管理、部门管理、项目管理）以适应企业核算和管理的需要。

这样帐户体系除了一般科目帐户外，还包括往来帐户、部门帐户和项目帐户。

此外，本系统因包含有外币业务处理和数量帐户业务处理的功能，所以帐户体系还包括外币帐户和数量帐户。

2.会计科目代码的结构

在电脑中对经济业务的处理一般都是代码化的，本系统对帐户的分类和汇总是根据会计科目代码来进行的。

会计科目可以分为一级科目（或称为总帐科目）、二级明细科目等。

在本系统中，会计科目划分明细最多允许到六级，且科目代码的长度最长是13位。

在系统初始化时，系统设置的【系统参数设置】功能中，您可以设置会计科目编码结构，即各级科目的长度。

您可以根据您公司的实际情况来确定这些内容。

3.会计科目表的结构

当您进行会计科目设置时，系统将会出现如下一张会计科目档案的表格：

科目代码

科目名称

方向

往来

业务

部门

项目

外币

数量

101

现金

借

102

银行存款

借

10201

工行人民币户

借

10202

中行美元户

借

√USD

113

应收帐款

借

√

√

114

坏帐准备

贷

119

其他应收款

借

√

123

原材料

借

√

√

会计科目表的各个项目的说明见【会计科目设置】功能的说明。

4.外币业务处理

在现代企业经营业务中，外币业务的发生是非常频繁的，对于部分企业，记帐本位币也不是我国通行的人民币，而是根据业务情况而选择的某一种货币为记帐本位币。

对此，电脑会计系统必须提供完善的货币性业务的处理方法。

在鹏达总帐系统中，您可以根据企业的业务情况，指定某一种货币为记帐本位币，（在【货币档案设置】功能中的第一个币别是记帐本位币，参见该功能的说明），除记帐本位币之外的所有货币都称为外币。

这样所有以外币计量的经济业务在记帐时都会折合成本位币记入有关帐户。

对于货币性项目，其帐面汇率一般在会计期末都需按现行汇率进行调整，以保证财务状况更接近于期末实际。

鹏达总帐系统在期末帐务中提供了期末汇率调整功能，您在期末将各货币的汇率改为现行汇率后即可执行该功能。

该功能自动生成一张汇率调整的转帐凭证，调整的差额记录在汇兑损益科目。

5.数量帐户的处理

在总帐系统中能进行简单的数量帐处理，对于存货的计价在本系统中是采用移动平均法。

一般当存货核算不是很复杂且存货项目不是很多的情况下，可以在总帐系统中进行数量核算，如果存货核算复杂，我们建议使用鹏达存货管理系统进行核

6.往来、部门和项目辅助帐户

总帐系统中专门设置了往来帐管理、部门管理和项目管理三大辅助管理功能算。

，其中我们还可以对往来和项目进行分类进行管理。

辅助帐管理功能在以下作专门说明。

2.1.2往来帐户的使用和往来帐管理

1.往来核算帐户的使用

按照会计制度的规定和企业的核算要求，对于往来帐户必须按往来单位设置明细帐。

这样我们在会计科目设置上一般采用如下格式：

科目代码

科目名称

113

应收帐款

11301

北京中发公司

11302

沈阳达威百货公司

.......

................

这种设置对于往来单位不多的企业来说是适合的，但对于往来单位多的企业若采用这种帐户设置方法就比较麻烦了。

这种方法主要有以下缺点：

（1）往来明细科目相当多，造成科目表的庞大；

（2）不利于查询往来往来单位的代码，比如要查询厦门嘉禾贸易有限公司的代码，需要在上百个甚至上千个往来单位中查找，这是很麻烦的；

（3）不利于进行分类统计。

对于往来单位较多的企业，我们建议设置会计科目时通过下设往来帐的功能来设置往来帐户。

在本系统中，我们可以对往来进行分类，这样以便于往来的查询、统计。

比如我们将往来分为购货商往来、供应商往来或个人往来。

分类要根据企业的具体情况而定。

往来帐户设置如下：

科目代码

科目名称

往来

113

应收帐款

√

在科目设置中只需要将应收帐款科目指定为往来核算科目，然后建立往来单位档案。

按照这种设置方法，实质上各往来单位就是明细科目，对比上一种直接将往来单位设置在明细科目中在核算上是没有任何区别的。

其主要的作用在于：

（1）不需设置大量明细科目，使会计科目清晰明了。

（2）方便查询往来单位，在往来单位档案中我们可以将往来单位档案进行分类，比如往来代码的编码方式是以地区加编号的编码方式，（如厦门的各公司编号以XM开头，北京的公司以BJ开头），要查询厦门嘉禾贸易有限公司，我们只需要查询XM即可。

（3）利于进行分类统计。

如要统计北京地区的应收款，我们就只统计往来代码是以BJ开头的公司。

（4）可以反映往来单位的相关信息，如地址、电话、帐号等。

往来帐户的设置不管采用哪种方法，在核算上是没有区别的，如果我们要进行往来帐的管理，比如进行往来帐的核销、往来帐帐龄分析等等我们必须要将往来核算与业务编号结合来实现。

业务编号在后面详细说明。

2.往来帐管理----往来帐户和业务编号结合

往来帐的管理对往来业务发生频繁的企业，如工业企业的应收款、商品流通企业的应收应付款等等，是日常会计管理工作中的重要内容。

会计部门对于往来业务的管理主要有如下的要求：

１、