管理制度公文管理办法.docx

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管理制度公文管理办法

公文管理办法

1范围

本规定明确了工程项目管理公司公文种类、公文格式、行文规则和批准发布以及发文办理、收文办理、公文归档和管理的要求。

本规定适用于工程项目管理公司及所属项目经理部公文处理的管理。

2管理职责

工程项目管理公司综合管理部是公文处理的管理部门，主管机关的公文处理工作，并指导各项目部的公文处理工作。

公司所属项目部依照本办法负责本单位公文的处理工作。

3管理内容

3.1公文种类

3.1.1决定

适用于对重要事项或者重大行动做出安排，奖惩有关单位及人员，变更或者撤销下级机关不适当的决定事项。

3.1.2公告

适用于向国内外宣布重要事项或者法定事项。

3.1.3通告

适用于公布社会有关方面或公司内部应当遵守或者周知的事项。

3.1.4通知

适用于批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或执行的事项，任免人员。

3.1.5通报

适用于表彰先进，批评错误，传达重要精神或者情况。

3.1.6报告

适用于向上级机关汇报工作，反映情况，答复上级机关的询问。

3.1.7规定

适用于对特定范围内的工作和事务制订有约束性的措施。

3.1.8请示

适用于向上级机关请求指示、批准。

3.1.9批复

适用于答复下级机关的请示事项。

3.1.10意见

适用于对重要问题提出见解和处理办法。

3.1.11函

适用于不相隶属机关之间商洽工作，询问和答复问题，请求批准和答复审批事项。

3.1.12会议纪要

适用于记载、传达会议情况和议定事项。

3.2公文格式

3.2.1公文一般由秘密等级和保密期限、紧急程度、发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、成文日期、印章、附件、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等部分组成：

a）涉及国家秘密和企业商业秘密、工作秘密的公文，应当依据有关规定标明密级和保密期限。

其中绝密、机密级公文还应当标明份数序号；

b）紧急公文应当根据紧急程度分别标明“特急”、“急件”。

其中电报应当分别标明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”；

c）发文机关标识应当使用发文机关全称或者规范化简称，联合行文，主办机关排列在前；

d）发文字号应当包括机关代字、年份、序号。

联合行文，只标明主办机关发文字号。

发文字号一般置于发文机关标识的下面，横线中央上面（上行文置于横线左侧上面）。

公司文件字号为“石化四建工×〔20××〕×号”。

六角符号内的“××”为年份，第一个“×”为机关部门代字，如综合部为“办”字、工程管理部为“工程”字，其他部门类推。

各项目部的文件字号，为“单位代字项目代字〔20××〕×号”；

e）上行文应当注明签发人、会签人姓名。

其中“请示”应当在附注处注明联系人的姓名和电话；

f）公文标题应当准确简要地概括公文的主要内容并标明公文种类，一般应当标明发文机关。

公文标题中除法规、规章名称加书名号外，一般不用标点符号。

红头文件的标题可以省去发文机关的名称；

g）主送机关指公文的主要受理机关，应当使用全称或者规范化简称。

主送单位过多，可概括地写为统称；

h）公文如有附件，应当在正文之后成文时间之前注明附件顺序和名称；

i）公文除“会议纪要”和以电报形式发出的以外，应当加盖印章。

联合上报的公文，由主办机关加盖印章，联合下发的公文，发文机关都应当加盖印章；

j）成文日期以负责人签发的日期为准，联合行文以最后签发机关负责人的签发日期为准，电报以发出日期为准；

k）公文如有附注（需要说明的其他事项），应当加括号标注；

l）公文应当标注主题词。

上行文按上级机关的要求标注主题词，平行文、下行文主题词一般从集团公司公文主题词表中选用。

公文主题词一般不得超过5个，最多不得超过7个，排列顺序是先标注类别词，再标注类属词，最后标注文种。

主题词印在末页下部，抄送栏的上面；

m）抄送机关指除主送机关外需要执行或知晓公文的其他机关，应当使用全称或规范化简称、统称。

上级单位用抄报，平级单位和不相隶属单位用抄送，下级单位用发送；

n）印发机关的名称印在文件末页最后一行，印发日期一般为送印日期；

o）会议纪要眉首占首页的四分之一。

会议纪要年号和会议顺序号印在横线中央的上面，密级和保密期限印在首页右上角。

报送、发送栏设在纪要末页下端，对上级机关和领导用报送，对公司领导、机关各部门、各项目部用发送。

印发单位和印发时间放在末页最后一行；

q）文字从左至右横写、横排。

3.2.2公文中各组成部分的标识规则，按照GB/T9704《国家行政机关公文格式》的规定执行。

3.2.3公文用纸一般采用国际标准A4型（210mm×297mm），左侧装订。

张贴的公文用纸大小，根据实际需要确定。

3.3行文规则

3.3.1机关各部门、项目部的行文关系，应根据各自的隶属关系和职权范围确定，一般不得越级请示和报告。

3.3.2机关各部门、项目部送领导的请示、报告、情况反映、汇报材料等，均应由本部门领导签字后，交综合部文秘部门登记转送。

3.3.3属于主管部门职权范围内的具体问题，应当直接报送主管部门处理。

各项目部送机关各部门的公文，可直送各部门登记分办。

3.3.4“请示”应当一文一事，一般只写一个主送机关，需要同时送其他机关的，应当用抄送形式，但不得抄送其下级机关。

“报告”不得夹带请示事项。

3.3.5除上级机关负责人直接交办的事项外，不得以机关名义向上级机关负责人报送“请示”、“意见”和“报告”。

3.3.6受双重领导的机关向上级机关行文，应当写明主送机关和抄送机关，由主送机关负责答复。

上级机关向受双重领导的下级机关行文，必要时应当抄送其另一上级机关。

3.4发文办理

3.4.1发文办理指以本机关名义制发公文的过程，包括草拟、审核、签发、复核、缮印、用印、登记、分发等程序。

3.4.2草拟公文应做到：

a）符合国家的法律、法规及其他有关规定，符合公司的决策和有关规定，前后发文的内容不能互相矛盾，如有矛盾应说明以哪个文件为准。

下级发文不能违反上级发文的有关规定；

b）情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短；

c）公文的文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定；

d）拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，并根据实际需要确定紧急程度；

e）人名、地名、数字、引文准确。

引用公文应当先引标题，后引发文字号。

引用外文应当注明中文含义。

日期应当写明具体的年、月、日；

f）结构层次序数，第一层为“一、”，第二层为“

（一）”，第三层为“1.”，第四层为“

（1）”；

g）应当使用国家法定计量单位；

h）文内使用非规范化简称，应当先用全称并注明简称。

使用国际组织外文名称或其缩写形式，应当在第一次出现时注明准确的中文译名；

i）公文的数字，除成文日期、部分结构层次序数和在词、词组、惯用语、缩略语、具有修辞色彩语句中作为词素的数字必须使用汉字外，应当使用阿拉伯数字；

j）要使用标准红头发文稿纸，并逐项填写清楚。

3.4.3拟制公文，对涉及其他部门职权范围内的事项，主办部门应当主动与有关部门协商，取得一致意见后方可行文。

如有分歧，主办部门的主要负责人应出面协调，仍不能取得一致时，主办部门可以列明各方理据，提出建设性意见，并与有关部门会签后报请上级领导协调或裁定。

3.4.4公文拟制完毕后，应填写中国石化集团第四建设公司工程项目管理公司发文稿纸（见附录A）。

公文送主管领导签发前，须经由综合部审核。

审核的重点是：

是否确需行文，行文方式是否妥当，是否符合行文规则和拟制公文的有关要求，公文格式是否符合本规定等。

3.4.5公文由本机关主管领导签发，以本机关名义制发的上行文，由主要领导或者主持工作的领导签发；以本机关名义制发的下行文或平行文，由主管领导或者主管领导授权的其他负责人签发。

3.4.6公文正式印制前，文秘部门应当进行复核，重点是：

审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全，格式是否统一、规范等。

经复核需要对文稿进行实质性修改的，应按程序复审。

3.4.7公文签发后，由文印部门负责打印，主办部门负责校对，文秘部门负责用印、核阅、送发。

3.4.8各部门以项目管理公司名义召开的专业会议的文件、会议纪要等，需经主管领导签发，方可印发。

会议纪要一般不要超过3000字。

3.4.9对下发的重要公文，应当及时了解和反馈执行情况。

承办单位要主动及时地向文秘部门反馈公文办理情况。

3.5收文办理

3.5.1收到上级公文，文秘部门要认真按照公司OA公文处理流程，进行签收、登记、拟办、批办、承办、催办、查办等项工作。

每一步工作必须加盖电子印章后方可转交下一步。

3.5.2收到下级机关上报的需要办理的公文，综合部还应进行审核。

审核的重点是：

是否应由本机关办理，是否符合行文规则，内容是否符合国家法律、法规及其他有关规定，涉及其他部门职权的事项是否已协商、会签，文种使用、公文格式是否规范。

3.5.3经审核，对符合本规定的公文，综合部文书应当及时填写公文阅办单（见附录B），标识来文单位、收文号、原文号、收文日期等，综合部主任并提出拟办意见送负责人批示或者交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。

紧急公文，应明确办理时限。

对不符合本规定的公文，经综合部主任批准后，可以退回呈报单位并说明理由。

3.5.4承办部门收到交办的公文后应当及时办理，不得延误、推诿。

紧急公文应当按时限要求办理，确有困难的，应当及时予以说明。

对不属于本部门职权范围或者不宜由本部门办理的，应当及时退回交办的文秘部门，并说明理由。

3.5.5公文办理中遇有涉及其他部门职权的事项，主办部门应当主动与有关部门协商。

如有分歧，主办部门主要负责人应出面协调，如仍不能取得一致，可以报请上级机关协调或裁定。

3.5.6审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见、姓名和审批日期，其他审批人签字视为同意，没有请示事项的，签字表示已阅知。

3.5.7送主管领导批示或者交有关部门办理的公文，综合部文书要负责催办，做到紧急公文跟踪催办，重要公文重点催办，一般公文定期催办。

3.5.8建设公司要求上报办理情况的，承办部门要提前拟好上报文稿，送综合部核稿、送签、印送。

3.5.9对各项目部的请示，应及时批复，不能及时批复的，主办部门应及时向请示单位说明办理情况。

3.6公文归档

3.6.1公文办理完毕后，应根据FCC/BG01.02《档案管理规定》，及时立卷归档。

工程项目管理公司及机关各部门的发文由综合部负责统一立卷归档。

立卷归档工作应在建设公司档案室的指导下进行。

个人不得保存应当归档的公文。

3.6.2归档范围内的公文，应当根据其相互联系、特征和保存价值等整理立卷，要保证归档公文齐全、完整，能正确反映本机关的主要工作情况，便于保管和利用。

3.6.3代表项目管理公司外出参加重要会议后，应将会议文件、资料交综合部文书立卷、归档。

3.6.4归档范围内的公文应当确定保管期限，按照有关规定定期向档案部门移交。

3.6.5拟制、修改和签批公文，书写及所用纸张和字迹材料必须符合存档要求。

3.7公文管理

3.7.1公文由文秘部门统一收发、审核、用印、归档和销毁。

机关各部门、项目部应设置专兼职人员负责公文管理。

3.7.2上级机关的公文，除绝密级和注明不准翻印的以外，下一级机关经主管领导或者办公室主任批准，可以翻印。

翻印时，应当注明翻印的机关、日期、份数和印发范围。

3.7.3公开发布行政机关公文，必须经发文机关批准，经批准公开发布的公文，同发文机关正式印发的公文具有同等效力。

3.7.4公文复印件作为正式公文使用时，应当加盖公文处理专用章。

3.7.5公文被撤销，视作自始不产生效力，公文被废止，视作自废止之日起不产生效力。

3.7.6不具备归档和存查价值的公文，经过鉴别并经综合部主任批准，可以销毁。

3.7.7销毁秘密公文应当到指定场所由2人以上监销，保证不丢失、不漏销。

其中销毁绝密公文应填写“中国石化第四建设公司绝密文件销毁记录”（JB0101）。

3.7.8工作人员调离工作岗位时，应当将本人暂存、借用的公文按照有关规定移交、清退。

中国石化四建工程项目管理公司发文稿纸

发文字号：

石化四建工〔〕号缓急：

密级：

领导签发：

领导会签：

综合部主任、副主任审稿：

综合部秘书核稿：

拟稿部门：

拟稿人：

电话：

部门核稿：

部门会稿：

主送单位：

抄送（抄报）单位：

文种：

主题词：

排版：

校对：

份数：

标题：

备注：

附录B

（规范性附录）

公文阅办单

序号

来文单位

收文号

原文号

收文日期

文件

内容

送批

意见

送到时间

传阅姓名

阅后签字

领导批示

主办

部门

意见

注：

各有关部门，为提高公文处理时效，阅知性的文件停留时间不超过48小时，办结性的速结，之后将原文退回综合部。